پیام رسان سازمانی چیست و چه امکاناتی برای سازمان فراهم می کند؟
زمان تقریبی مطالعه: 9 دقیقه
ارتباطات و گفتگوهای غیررسمی سهم زیادی از ارتباطات سازمانی را تشکیل می‌دهند؛ در گذشته برقراری این دسته از ارتباطات از طریق مراجعه حضوری و یا برقراری تماس تلفنی ایجاد می‌شدند، اما با پیشرفت سامانه‌های اتوماسیون و نرم‌افزارهای ارتباطی، بسیاری از سازمان‌ها از پیام‌رسان‌های آنلاین یا تحت وب برای گفتگوهای غیررسمی سازمانی استفاده می‌نمایند.
با شنیدن نام پیام رسان سازمانی سؤالات مختلفی در ذهن ما شکل می‌گیرد؛ به زبان ساده، پیام رسان سازمانی ابزاری برای برقراری ارتباطات غیررسمی درون سازمانی محسوب می‌گردد. برای آشنایی بیشتر با این نرم افزار و شناخت امکانات و کاربردهای آن، تا انتهای این مقاله از قراگستر همراه ما باشید.
مشاهده فهرست مطالب
پیام رسان سازمانی چیست؟
به زبان ساده، پیام رسان سازمانی ابزاری برای برقراری ارتباطات درون سازمانی به شکلی غیررسمی است؛ نرم‌افزارهای پیام رسان سازمانی با نام‌های دیگری مانند نرم افزار چت سازمانی، گفتگوی سازمانی و یا پیام رسان تیمی نیز شناخته می‌شوند. هدف اصلی طراحی و توسعه این دسته از نرم افزارها ارتباطی، بهبود سرعت و کیفیت ارتباطات داخلی غیررسمی و افزایش بهره‌وری اعضای سازمان می‌باشد.
به بیان دیگر، کارمندان و مدیران با استفاده از نرم افزار پیام رسان سازمانی، می‌توانند به راحتی و در کمترین زمان ممکن با هم ارتباط برقرار نمایند و اطلاعات، داده‌ها و فایل‌های مورد نطر خود را در محیطی امن به اشتراک بگذارند؛ این امر موجب بهبود کارایی و بهره‌وری سازمان‌ها می‌گردد.
پیام رسان سازمانی چه کمکی به سازمان شما می کند؟
همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، نرم افزار پیام رسان سازمانی ابزاری مؤثر برای برقراری ارتباطات سریع درون سازمانی محسوب می‌گردند؛ لازم به ذکر است که پیام رسان سازمانی کاربردهای مختلفی دارد و سازمان‌ها می‌توانند از آن در حوزه‌های مختلفی کمک بگیرند و استفاده نمایند. برخی از کاربردهای نرم افزارهای پیام رسان سازمانی عبارت‌اند از:
- برقراری ارتباط بین تیم ها و واحد‌های سازمانی
- اشتراک گذاری فایل ها در کمترین زمان
- بهبود مدیریت پروژه ها
- انجام هماهنگی ها و برنامه ریزی کاری
- افزایش سرعت پیشبرد کارها
حال بیایید هر کدام از کاربردهای نرم افزار گفتگوی سازمانی را باهم بررسی کنیم.
تصویر 1 – کاربردهای پیام رسان سازمانی
برقراری ارتباط بین تیم ها و واحد‌های سازمانی
اولین و مهم‌ترین کاربرد پیام رسان سازمانی، برقراری ارتباط بین تیم‌ها و واحد‌های سازمانی می‌باشد؛ با استفاده از این ابزار، بسیاری از گفتگوها، هماهنگی‌ها، پرسش و پاسخ‌ها و حتی اطلاع‌رسانی‌ها در محیطی دوستانه و غیررسمی صورت می‌گیرند. این ارتباط می‌تواند به بحث و تبادل نظر اعضای سازمان در راستای پیشبرد پروژه‌ها و همکاری در حل مسائل مختلف کمک‌های شایانی بکند.
اشتراک گذاری فایل ها در کمترین زمان
یکی دیگر از کاربردهای پیام رسان تیمی، اشتراک‌گذاری فایل‌ها می‌باشد. در بسیاری موارد – مانند انجام پروژه‌ها، وظایف روزانه، تهیه گزارش، آمادگی برای جلسات و… – فایل‌های مختلفی باید بین اعضای سازمان رد و بدل شوند؛ پیام رسان های سازمانی به کاربران این امکان را می‌دهند که در کمترین زمان و به راحتی انواع مختلفی از فایل‌ها را ارسال و یا دریافت نمایند.
بهبود مدیریت پروژه ها
از پیام رسان های سازمانی می‌توان در مدیریت پروژه‌‌های مختلف استفاده نمود؛ مدیران تیم‌ها با استفاده از نرم افزار گفتگوی سازمانی می‌توانند به راحتی وظایف و تسک‌های هر کدام از اعضای تیم را به آنها اطلاع دهند، با دیگر تیم‌ها به هماهنگی کاملی دست پیدا کنند و به راحتی در مورد زمان‌بندی پیشرفت پروژه‌ها و سایر جزئیات مربوط به آن در ارتباط باشند.
انجام هماهنگی ها و برنامه ریزی کاری
همان‌طور که قرارهای ملاقات و کارهای شخصی خود را با کمک پیام‌رسان‌های آنلاین – مانند واتس‌اپ – مدیریت می‌کنید، با استفاده از پیام رسان سازمانی نیز قادر به برنامه‌ریزی کارها و وظایف خود در سازمان و همچنین هماهنگی جلسات و ملاقات‌های کاری خود بپردازید.
افزایش سرعت پیشبرد کارها
از آنجایی که برقراری ارتباط به کمک پیام رسانهای سازمانی به راحتی و با سرعت بالایی صورت می‌گیرد، سازمان‌ها می‌توانند از این ابزار در راستای افزایش سرعت پیشبرد کارها و پروژه‌ها استفاده کنند. با استفاده از این ابزار ارتباطی، کارکنان می‌توانند به راحتی و به سرعت در مورد مسائل مختلف با همدیگر در ارتباط باشند و به راحتی بروزرسانی‌های خود از وضعیت رسیدگی به وظایف و درخواست‌ها را به مدیران یا همکاران خود ارائه دهند.
سازمانهای موفقیک ابزار مدیریتی کارآمداتوماسیون کسب و کاردارند.
اگر مدیر، تصمیم گیرنده یا صاحب کسب و کار هستید، همین حالا وقتشه از مشاوره رایگان ما استفاده کنید تا با ابزارهای مدیریت آسان‌تر، سریع‌تر و به صرفه‌تر آشنا شوید.
یک پیام رسان سازمانی خوب چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟
پیام رسان های سازمانی مختلفی در بازار وجود دارند، که هر کدام از آنها دارای قابلیت‌ها و ویژگی‌های گوناگونی هستند و انتخاب از بین آنها کاری دشوار محسوب می گردد؛ در همین راستا، در این قسمت قصد داریم تا برخی از ویژگی‌های یک پیام رسان سازمانی خوب را با هم مرور کنیم:
- محیط کاربرپسند و راحتی در استفاده
- امکان ارسال انواع پیام
- قابلیت انطباق و هماهنگی با سامانه اتوماسیون
- قابلیت ایجاد گروه‌های کاری و کانال‌های اطلاع‌رسانی
- قابلیت جستجو در بین گفتگوها
- امنیت بالای اطلاعات و داده‌ها
- پشتیبانی فنی قوی
- تحت شبکه بودن
در ادامه به بررسی هر کدام از موارد گفته شده می‌پردازیم.
تصویر 2 – ویژگی‌های یک پیام رسان سازمانی خوب
محیط کاربرپسند و راحتی در استفاده
بسیاری از پیام رسانهای سازمانی با اینکه قابلیت‌های فروانی دارند، اما دارای محیطی پیچیده هستند و کاربران هنگام کار با آنها دچار سردرگمی می‌شوند؛ این امر با هدف اصلی توسعه پیام رسان‌ها که برقراری آسان و راحت ارتباطات درون سازمانی است، تضاد دارد و موجب از بین رفتن میل و رغبت استفاده از نرم افزار گفتگوی سازمانی در بین کاربران می‌گردد. در همین راستا، یک پیام رسان سازمانی خوب باید محیطی کاربرپسند داشته باشد و استفاده از آن برای کاربران نیز راحت باشد.
امکان ارسال انواع پیام
یک پیام رسان سازمانی خوب باید امکان ارسال انواع مختلفی از پیام‌ها (مانند پیام متنی، صوتی، فایل‌های مختلف و…) را داشته باشد، تا کاربران بتوانند به راحتی و با سرعت فایل‌ها، اطلاعات و پیام‌های خود را با کاربران دیگر به اشتراک بگذارند.
قابلیت انطباق و هماهنگی با سامانه اتوماسیون
نرم افزارهای گفتگوی سازمانی کاربردهای مختلفی دارند و بخش‌ها و واحد‌های مختلف سازمانی بر اساس نیازهای خود، از قابلیت‌ها و ابزارهای مختلف پیام رسانهای سازمانی استفاده می‌کنند؛ در همین راستا، یک پیام رسان سازمانی خوب باید با نیازهای سازمان منطبق شود.
همچنین لازم به ذکر است که سازمانهای بزرگ، از سامانه‌ها و سیستم‌های دیگری نیز استفاده می‌کنند، که با یکدیگر در ارتباط هستند و یکپارچگی دارند؛ در راستای حفظ این یکپارچگی، پیام رسانهای سازمانی خوب باید قابلیت اتصال و پشتیبانی از سامانه‌های اتوماسیون مختلف را داشته باشد.
قابلیت ایجاد گروه های کاری و کانال های اطلاع رسانی
علاوه بر امکان ایجاد گفتگوی شخصی که قابلیت پایه پیام رسانهای سازمانی است، باید امکان ایجاد گروه‌های کاری و کانال‌های اطلاع‌رسانی نیز در نرم افزارهای پیام رسان تیمی وجود داشته باشد؛ این قابلیت تأثیر بسیار مثبتی بر مدیریت پروژه‌ها، ایجاد هماهنگی بین تیم‌ها، مدیریت ملاقات‌ها و جلسات و… دارد.
کاربران باید بتوانند با توجه به نیازهای خود، گروه‌های کاری مختلفی را در پیام‌رسان‌های سازمانی ایجاد نمایند و همچنین از طریق کانال‌های اطلاع رسانی، پیام‌ها و اعلانات را به صورت همزمان برای افراد مد نظر خود به اشتراک بگذارند.
قابلیت جستجو در بین گفتگوها
یکی دیگر از ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی که در نرم افزارهای چت سازمانی خوب وجود دارد، امکان جستجو در بین گفتگوها می‌باشد؛ کاربران با استفاده از این قابلیت می‌توانند فایل‌ها و پیام‌های مد نظر خود را به راحتی در بین تمامی گفتگوها، کانال‌ها و گروه‌های کاری جستجو نمایند و استفاده کنند.
امنیت بالای اطلاعات و داده ها
حفظ امنیت اطلاعات و داده‌ها یکی از مهم‌ترین فاکتورها در انتخاب پیام رسان سازمانی به حساب می‌آید؛ نرم افزارهای گفتگوی سازمانی باید امنیت بالایی در احراز هویت کاربران، مدیریت تعداد ورود همزمان کاربران، ذخیره‌سازی و بایگانی اطلاعات و همچنین انتقال اطلاعات بین کاربران داشته باشد.
پشتیبانی فنی قوی
هر سامانه یا نرم‌افزاری بنا به دلایل مختلف ممکن است دچار مشکلات فنی شود و پیام رسانهای سازمانی نیز از این قاعده مستثنا نیستند. در همین راستا، یک نرم افزار پیام رسان سازمانی خود باید دارای تیم پشتیبانی فنی قوی باشد، تا در صورت بروز مشکل، در کمترین زمان ممکن به رفع آن بپردازند؛ علاوه بر این، در بسیاری از موارد ممکن است کاربران با نحوه استفاده از برخی قابلیت‌های تخصصی این نرم افزارها آشنا نباشند، در این صورت باز هم وجود یک تیم پشتیبانی قوی و ارائه آموزش‌ها و راهنمایی‌های لازم، امری ضروری محسوب می‌گردد.
تحت شبکه بودن
نرم افزارهای گفتگوی سازمانی بهتر است که قابلیت دسترسی بر روی شبکه داخلی و بدون نیاز به اینترنت را داشته باشند؛ این امر موجب می‌شود تا در صورت قطعی اینترنت، راه‌های ارتباطی پابرجا باقی بمانند و کاربران بتوانند باهم به گفتگو، انتقال فایل و اطلاعات بپردازند.
نمونه هایی از پیام رسان های سازمانی خارجی و بررسی معایب آنها
با افزایش تعداد سازمان‌ها و شرکت‌هایی از پیام رسانهای سازمانی استفاده می‌کنند، انواع مختلفی از این پیام رسان‌ها توسعه یافتند، که هر کدام از آنها دارای مزایا و معایب مختص به خود می‌باشند؛ یکی از این پیام رسانهای خارجی محبوب، نرم افزار Slack نام دارد.
پیام رسان Slack دارای ویژگی‌های مختلفی مانند ایجاد گروه و کانال، تماس صوتی و تصویری و… می‌باشد، اما دارای معایبی نیز هست؛ برخی از معایب پیام رسان Slack عبارت‌اند از:
- جستجوی ضعیف در بین گفتگوها
- قابلیت انتقال فایل ضعیف
- هزینه بالا برای استفاده از تمامی قابلیت‌ها و امکانات
- امکانات محدود نسخه رایگان
از رقبای پیام رسان Slack می‌توانیم به Microsoft Teams اشاره کنیم؛ پیام رسان سازمانی Teams با اینکه دارای قابلیت‌ها و امکانات فراوانی است، اما همانند رقیب خود معایبی دارد، که استفاده از آن را برای سازمان‌ها کمی دشوار می‌کند. برخی از معایب نرم افزار Microsoft Teams عبارت‌اند از:
- پیچیدگی محیط کاربری
- ابزارهای سنگین و مصرف بالای منابع سیستمی
- نیاز به اتصال مداوم اینترنت
- کمبود امکانات نسخه رایگان
- پشتیبانی محدود از سیستم عامل‌ها
مهم‌ترین مشکلی که پیام‌رسان‌های سازمانی خارجی دارند، نیاز آنها به اتصال به اینترنت و همچنین عدم پشتیبانی از سامانه‌های اتوماسیون داخل کشور ما می‌باشد؛ همچنین، از آنجایی که سرورهای مورد استفاده‌ی این نرم‌افزارها در خارج از کشور قرار دارد، سازمان‌ها هیچ‌گونه کنترلی بر روی روند انتقال، ذخیره‌سازی و مدیریت اطلاعات و داده‌ها ندارند.
برای رفع این مشکلات، اتوماسیون اداری فراگستر در کنار زیرسیستم‌های یکپارچه و قابلیت‌های متنوعی که دارد، پیام رسان سازمانی را نیز به صورت پیش‌فرض در اختیار سازمان‌ها قرار داده است. نرم افزار چت سازمانی فراگستر، ابزاری تحت وب می‌باشد که با اتوماسیون اداری فراگستر یکپارچه شده است و این یکپارچگی، امکانات و قابلیت‌های کاربردی را در اختیار سازمان‌ها گذاشته، که در نمونه‌های خارجی وجود ندارند.
تصویر 3 – مقایسه ویژگی‌های پیام رسانهای Slack، Teams و گفتگوی سازمانی فراگستر
چت سازمانی فراگستر، بهترین نرم افزار پیام رسان سازمانی
نرم افزار چت سازمانی فراگستر، یک راهکار بومی برای ایجاد ارتباط غیررسمی و گفتگو در سازمان‌ها می‌باشد، که شما را از پیام رسانهای خارجی مانند واتس‌اپ، Slack، Teams، تلگرام و… بی‌نیاز می‌کند.این نرم افزار به عنوان یکی از قابلیت‌های پیش‌فرض اتوماسیون اداری پایه فراگستر عرضه شده و در اختیار سازمان‌ها می گیرد.
به دلیل یکپارچگی کاملی که پیام رسان سازمانی فراگستر با سامانه اتوماسیون اداری و زیرسیستم‌های آن دارد، کاربران می‌توانند صفر تا صد تعاملات سازمانی خود، اعم از مکاتبات، مدیریت کارها، اشتراک‌گذاری فایل‌ها، مدیریت جلسات، مدیریت مستندات و … را در داخل یک بستر مشترک انجام دهند.
برخی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های پیام رسان سازمانی فراگستر عبارت‌اند از:
- مدیریت فایل‌های قابل ارسال
- گزارش دریافت پیام توسط کاربر گیرنده (Delivery)
- تعیین سطح دسترسی افراد
- قابلیت جستجو در گفتگوها و پیام‌ها
- امکان ارسال فایل با Drag&Drop
- ارسال پیام صوتی (Voice)
- امکان ساخت گروه (Group) و کانال (Channel)
- مدیریت و پشتیبان‌گیری از داده‌ها و اطلاعات
- امکان Copy&Paste فایل‌ها و تصاویر از Clipboard در چت سازمانی
- قابل استفاده در سیستم عامل‌های مختلف و گوشی‌های هوشمند
- محیط کاری ساده و کاربرپسند
- امکان پاسخ (Reply) و ارجاع (Forward) پیام‌ها
- حفظ تمامی سوابق گفتگوها و قابلیت مدیریت آنها توسط راهبر
- امنیت بالای حفظ اطلاعات و داده‌ها
تصویر 4 – محیط کاربری پیام رسان سازمانی فراگستر
مخلص کلام
در این مقاله با اهمیت استفاده از پیام رسانهای سازمانی و همچنین کاربرد‌ها و ویژگی‌های آنها آشنا شدیم؛ همان‌طور که اشاره کردیم، نمونه‌های مختلفی از پیام رسانهای سازمانی وجود دارد، که هر کدام از آنها در کنار قابلیت‌ها و امکانات متنوع، معایب بزرگی داشتند، که استفاده از آنها در سازمان‌ها را با محدودیت روبه‌رو می‌کرد. اتوماسیون اداری فراگستر، با توسعه و عرضه نرم افزار گفتگوی سازمانی فراگستر، تمامی محدودیت‌ها و دغدغه‌های استفاده از پیام رسان سازمانی را بر طرف نموده است.
