پردازش هوشمند اسناد IDP چیست و چه کاربردی دارد؟

زمان تقریبی مطالعه: 9 دقیقه

یکی از مشکلاتی که سازمان‌ها و شرکت‌ها در مسیر الکترونیکی و هوشمند شدن و استفاده از سامانه‌های الکترونیکی با آن روبه‌رو هستند، نحوه تبدیل داده‌های ساختار نیافته، به داده‌های ساختار یافته دیجیتال، می‌باشد.

به عنوان مثال، بسیاری از اسناد مانند فاکتورهای سنتی، قراردادهای فروش، فرم‌های مالیاتی و… جزو اسنادی محسوب می‌شوند که داده‌های آنها ساختارنیافته و یا نیمه ساختار یافته است. برای تبدیل این نوع از اطلاعات و داده‌ها به موارد ساختاریافته، نرم افزارها و ابزارهای گوناگونی طراحی و توسعه داده شده‌اند، که بهترین آنها، فناوری پردازش هوشمند اسناد (IDP) می‌باشد. برای آشنایی بیشتر با این فناوری و شناخت کاربرد‌های آن، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.

فناوری IDP چیست؟

فناوری پردازش هوشمند اسناد یا IDP (Intelligent Document Processing) نرم‌افزاری برای خودکار کردن فرآیند استخراج داده‌ها از انواع اسناد می‌باشد؛ به بیان دیگر، فناوری IDP ابزاری برای تبدیل داده‌های نیمه ساختار یافته یا بدون ساختار، به داده‌های ساختار یافته و قابل استفاده در سامانه‌ها و نرم‌افزارهای کامپیوتری است.

فناوری پردازش هوشمند سند می‌تواند در فرآیندهای ساده‌ای مانند مرتب‌سازی و بایگانی اسناد و یا فرآیندهای پیچیده‌تری مانند استخراج داده‌های مختلف جهت تهیه گزارشات مالی یا تجزیه و تحلیل قرارداد‌ها مورد استفاده قرار بگیرد.

IDP برای این کار از فناوری‌های مختلفی بهره می‌برد، که برخی از آنها عبارت‌اند از:

• هوش مصنوعی (AI)
• یادگیری ماشین (Machine Learning)
• تشخیص کاراکتر نوری (OCR)
• پردازش زبان طبیعی (NLP)
• و…

نقاط قوت نرم افزارهای IDP عبارت‌اند از:

• شناسایی و استخراج داده‌های بدون ساختار و با قالب‌بندی ضعیف از درون اسناد (مانند تاریخ تولد درون متن، ایمیل‌ها، کتاب‌ها، گزارشات مالی و…)
• تبدیل کلمات، اعداد و کاراکتر‌های موجود در اسناد تصویری و تبدیل آنها به متن قابل ویرایش، دسته‌بندی و جستجو.
• مرتب کردن داده‌ها و رفع نقص‌های موجود در برخی از داده‌ها به کمک هوش مصنوعی
• تجزیه و تحلیل داده‌ها و تهیه انواع گزارشات از داده‌های بدون ساختار و ساختاریافته

چه اسنادی با فناوری IDP قابل پردازش هستند؟

یکی از نقاط قوت نرم‌افزارهای IDP، قابلیت پردازش اسناد و مدارک گوناگون می‌باشد و از آنجایی که اسناد و مدارک در فایل‌ها و قالب‌های مختلفی عرضه می‌شوند، نرم‌افزارهای IDP باید قادر به پردازش انواع مختلفی از اسناد و فایل‌ها باشند؛ برخی از اسناد و فایل‌های قابل پردازش توسط فناوری پردازش هوشمند اسناد عبارت‌اند از:

• ایمیل‌ها
• فایل‌های رزومه
• دست‌نوشته‌ها
• فایل‌های Word و PDF
• اسناد تصویری
• و…

تصویر 01 – اسناد قابل پردازش با فناوری IDP

فناوری IDP در چه زمینه هایی کاربرد دارد؟

فناوری پردازش هوشمند اسناد، با توجه به ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی که دارد، برای پردازش مستندات در حوزه‌های مختلف کاربرد دارد، که عبارت‌اند از:

• پردازش انواع فاکتورها
• مدیریت قراردادها
• پردازش و ثبت خودکار اطلاعات مشتریان یا مراجعین جدید
• تهیه انواع مختلفی از گزارش‌ها (مانند گزارش‌های مالی، گزارش‌های نظرسنجی و…)
• ثبت و رسیدگی به درخواست‌ها
• پردازش و بایگانی اسناد و مدارک

تصویر 02 – زمینه‌های کاربردی فناوری IDP

چرا کسب و کارها باید به سمت استفاده از IDP بروند؟

بسیاری از سازمان‌های بزرگ به سمت خودکار کردن حداکثری فرآیند‌های سازمانی خود در حرکت می‌باشند و در این راستا، از سامانه‌های اتوماسیون استفاده می‌نمایند؛ نقطه قوت سامانه‌های اتوماسیون، نحوه استفاده آنها از داده‌های ساختار یافته و همچنین نحوه تحلیل و پردازش آنها است.

اگر سامانه‌های اتوماسیون به داده‌های ساختار یافته‌ای دسترسی نداشته باشند، بسیاری از فرآیند‌های خودکار آنها، دچار نقص می‌گردد؛ در همین راستا، بسیاری از سازمان‌ها به دنبال تبدیل تمامی داده‌های خود به شکل ساختاریافته و قابل استفاده در نرم‌افزارها و کامپیوترها می‌باشند.

همان‌طور که در قسمت‌های قبل اشاره شد، کاربرد اصلی و پایه فناوری IDP، استخراج اطلاعات در اسناد بدون ساختار و تبدیل آنها به داده‌های ساختار یافته است؛ از طرفی به این نکته هم اشاره کردیم که، فناوری IDP می‌تواند ابزاری بسیار کاربردی برای نرم‌افزارهای RPA سازمان شما باشد.

تحقیقات و بررسی‌های جهانی نشان داده که به طور میانگین، زمان انجام فرآیند‌های اتوماسیون سازمانی در هنگام استفاده از نرم‌افزارهای IDP، 75 درصد کاهش یافته است؛ تمامی این موارد حاکی از آن هستند که اگر سازمانی، قصد خودکار کردن حداکثری فرآیند‌ها و همچنین افزایش سود و بهره‌وری سازمان خود را دارد، باید از فناوری IDP در کنار سامانه‌های اتوماسیون خود استفاده نماید.

فناوری پردازش هوشمند اسناد IDP چه مزایایی دارد؟

تا این جای مقاله با برخی از کاربرد‌ها و قابلیت‌های فناوری IDP آشنا شدیم، حال قصد داریم تا به بررسی مزایای این فناوری هوشمند بپردازیم؛ مزایای استفاده از فناوری IDP عبارت‌اند از:

تصویر 03 – مزایای فناوری پردازش هوشمند اسناد

افزایش بهره وری

با استفاده از فناوری پردازش هوشمند سند، دیگر نیازی به وارد کردن دستی اطلاعات و داده‌ها ندارید و می‌توانید به سرعت تمامی داده‌های بدون ساختار خود را، تنها با انجام برخی تنظیمات، به صورت خودکار به داده‌های ساختاریافته تبدیل نمایید؛ این امر موجب افزایش بهره‌وری سازمان شما می‌گردد، زیرا می‌توانید به جای ثبت داده‌های بدون ساختار، وظایف مهم‌تری را به نیروی انسانی سازمان خود بسپارید.

افزایش دقت

حذف نیروی انسانی در فرآیند استخراج داده‌ها و استفاده از فناوری IDP، موجب کاهش خطاهای انسانی و افزایش دقت شناسایی و ثبت داده‌ها و اطلاعات می‌شود؛ همچنین شایان ذکر است که، به دلیل استفاده از فناوری‌های هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، عملکرد نرم‌افزار IDP روزبه‌روز بهتر می‌شود و دقت آن در شناسایی و استخراج داده‌ها افزایش می‌یابد.

مقیاس پذیری پیشرفته

یکی دیگر از مزیت‌های فناوری IDP، قابلیت مقیاس‌پذیری پیشرفته‌ای است که در اختیار سازمان‌ها می‌گذارد؛ سیستم‌های IDP به شما اجازه می‌دهند تا حجم زیادی از اسناد را برای پردازش خودکار، مدیریت نمایید. به بیان دیگر، شما می‌توانید با توجه به بزرگی سازمان خود و همچنین حجم اسنادی که باید پردازش شوند، سیستم IDP خود را مقیاس کنید تا از عملکرد روان آن اطمینان حاصل نمایید.

تسریع فرآیند‌های گردش کار

همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، با استفاده از فناوری IDP در کنار سامانه‌ها و نرم‌افزارهای دیگر مانند ربات‌های RPA، می‌توانیم بسیاری از فرآیند‌های تکراری را خودکار کنیم و همچنین پردازش اسناد را سرعت ببخشیم تا زمان اتمام فرآیندها کاهش یابد؛ این مزیت موجب افزایش رضایت مراجعین/مشتریان سازمان شما می‌گردد.

کاهش هزینه های سازمان

پردازش دستی اسناد جدای از زمان‌بر بودن، نسبت به پردازش هوشمند اسناد، فرآیندی پر هزینه محسوب می‌گردد؛ با استفاده از فناوری پردازش هوشمند سند، می‌توانید تمامی اسناد، ایمیل‌ها، نامه‌ها، فاکتورها و… را با هزینه‌ای بسیار پایین‌تر پردازش کنید و از نیروی انسانی سازمان خود، در سمت‌هایی با وظایف بهتر و مهم‌تر استفاده نمایید و کارایی عملیاتی سازمان و افراد خود را در کنار کاهش هزینه‌ها، بهبود ببخشید.

افزایش امنیت داده ها

از آنجایی که فناوری IDP در قالب نرم‌افزار مورد استفاده قرار می‌گیرد، می‌توان دسترسی کاربران به اطلاعات و داده‌های موجود در آن را محدود کرد؛ این امر موجب افزایش امنیت داده‌ها و اطلاعات در سازمان شما می‌گردد.

تجزیه و تحلیل پیشرفته داده ها

نرم‌افزارهای IDP به جز استخراج داده‌ها، می‌توانند داده‌های مختلف را برای شما تجزیه و تحلیل نمایند، تا از آنها برای تهیه گزارشات مختلف استفاده کنید؛ با کمک تجزیه و تحلیل‌های IDP، قادر به تعیین استراتژی‌هایی برای بهینه‌سازی فرآیند‌ها، افزایش بهره‌وری و پیشرفت سازمان خود هستید.

ادغام با سیستم های اتوماسیون موجود

یکی از مزیت‌های بزرگ فناوری پردازش هوشمند اسناد (IDP)، قابلیت ادغام آن با سامانه‌های موجود در سازمان‌ها می‌باشد؛ این مزیت موجب ایجاد یکپارچه‌سازی جریان داده‌ها و افزایش همکاری و هماهنگی بین سامانه‌های مختلف می‌گردد. برخی از سامانه‌هایی که IDP می‌تواند با آنها ادغام شود عبارت‌اند از:

• سیستم‌های مدیریت مشتریان (CRM)
• سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (ERP)
• سیستم‌های اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA)
• سیستم‌های بایگانی اسناد و مدیریت مستندات
• و…

فناوری IDP چه تفاوتی با فناوری OCR دارد؟

فناوری پردازش هوشمند داده با اینکه شباهت‌های زیادی به فناوری OCR، دارد، اما تفاوت‌های اساسی نیز با یکدیگر دارند؛ برخی از تفاوت‌های فناوری IDP با OCR عبارت‌اند از:

• در فناوری IDP تصاویر پردازش می‌شوند، ولی در OCR کاراکترها پردازش می‌شوند
• فناوری IDP اسناد را تجزیه و تحلیل می‌کند و فونت و تصاویر را روی تصویر پیدا می‌کند، در حالی که فناوری OCR با تقسیم تصویر به کدهای ASCII، فونت و زبان نوشته درون تصاویر را پیدا می‌کند.
• فناوری OCR تنها 10 تا 15 درصد از اسناد را به درستی پردازش می‌کند و در کنار آن افراد باید وقت خود را برای استخراج داده‌ها و اعتبارسنجی و سازماندهی آنها صرف نمایند، در حالی که فناوری IDP قادر به پردازش صحیح 80 تا 85 درصد از مستندات به صورت خودکار می‌باشد و افراد در برخی موارد باید به صورت دستی به استخراج داده‌ها بپردازند.
• فناوری IDP در اتوماسیون‌های بزرگ (مانند سامانه‌های خدمات مالی، بیمه و…) به راحتی قابل استفاده است، اما فناوری OCR این گونه نیست و از مقیاس‌پذیری کمترین نسبت به فناوری IDP برخوردار می‌باشد.

تصویر 4 – مقایسه فناوری IDP با فناوری OCR

تفاوت فناوری IDP با فناوری RPA چیست؟

بسیاری از افراد، فناوری IDP را با فناوری‌های دیگری مانند اتوماسیون رباتیک فرآیند (RPA) یکی می‌دانند، اما این گونه نیست؛ فناوری RPA یا همان اتوماسیون رباتیک فرآیند، وظایف گوناگونی که طی فرآیند‌های مختلف تعریف شده‌اند را اجرا می‌نماید؛ اساس کار فناوری RPA استفاده از داده‌های ساختار یافته در راستای انجام وظایف تعریف شده می‌باشد و در مواجهه با داده‌های بدون ساختار، با مشکل مواجه می‌شود.

شایان ذکر است که فناوری RPA، یکی از کاربردی‌ترین فناوری‌های مورد استفاده در سامانه‌های اتوماسیون حرفه‌ای می‌باشد؛ با این حال، در برخی از فرآیندها دارای ضعف است. نقاط ضعف نرم‌افزارهای RPA عبارت‌اند از:

• اسناد بدون ساختار (مانند ایمیل‌ها، کتاب‌ها، ارائه‌ها و…)
• اسناد دست‌نویس
• اسنادی با فونت‌های نا‌خوانا
• اسنادی با طرح‌بندی و جدول‌بندی‌های غیرمعمول

بر خلاف فناوری RPA، فناوری پردازش هوشمند سند (IDP) بر روی پردازش داده‌های بدون ساختار یا نیمه ساختار یافته و تبدیل و دسته‌بندی آنها به داده‌های ساختار یافته، تمرکز دارد؛ در همین راستا، بسیاری از سامانه‌های اتوماسیون و همچنین سازمان‌ها، از فناوری IDP برای افزایش بهره‌وری فناوری‌های دیگر (مانند RPA) استفاده می‌کنند.

به طور کلی، IDP به شما کمک می‌کند تا فرآیند‌های دستی مرتب‌سازی اسناد مورد نیاز RPA، در زمانی بسیار کم و با دقتی بسیار زیاد به صورت خودکار صورت بگیرد.

تاثیر پردازش هوشمند اسناد بر سیستم های مدیریت مستندات

همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، نرم‌افزارهای IDP قابل ادغام با سامانه‌های مختلف هستند و یکی از سامانه‌هایی که در این مقاله مد نظر ما است، سامانه مدیریت مستندات می‌باشد. با توجه به قابلیت‌ها و مزایایی که فناوری IDP دارد، تأثیرات بسیار مثبتی بر روی مدیریت مستندات می‌گذارد. برخی از تأثیرات مثبت پردازش هوشمند اسناد در نرم‌افزارهای مدیریت مستندات عبارت‌اند از:

• پردازش سریع اسناد بدون ساختار
• بایگانی و دسته‌بندی هوشمند مستندات
• ایجاد و تقویت یکپارچگی بین نرم‌افزار مدیریت مستندات با سامانه‌های دیگر
• افزایش سرعت فرآیند‌های بایگانی و مدیریت مستندات
• بهبود جستجوی مستندات در نرم‌افزارهای بایگانی اسناد
• و…

با اضافه شدن فناوری IDP به سیستم‌های مدیریت مستندات، می‌توانید به جای پرداخت هزینه برای پردازش دستی اسناد بدون ساختار و وارد کردن آنها در سامانه به صورت ساختار یافته، از قابلیت‌های پردازش، تبدیل، دسته‌بندی و بایگانی خودکار اسناد (بدون ساختار) استفاده نمایید.

در حال حاضر، نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر، از فناوری OCR فارسی برای تبدیل اسناد تصویری به متون قابل ویرایش و جستجو در کامپیوتر و سامانه‌های اتوماسیون استفاده می‌کند.

سخن پایانی

در این مقاله شناخت کاملی از فناوری پردازش هوشمند اسناد یا همان IDP پیدا کردیم و با قابلیت‌ها و مزایای آن آشنا شدیم؛ این فناوری، در بسیاری از فرآیندهای خودکار و سامانه‌های اتوماسیون شما کاربرد دارد و موجب افزایش بهره‌وری، سرعت و دقت سامانه‌ها و سازمان شما می‌گردد.

امیدواریم که اطلاعات مفیدی از این مقاله به دست آورده باشید؛ در صورت وجود هرگونه سؤال یا ابهام پیرامون فناوری پردازش هوشمند اسناد IDP، حتماً آن را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.