اتوماسیون و پرتال سازمانی چطور می توانند هم افزایی داشته باشند؟

زمان تقریبی مطالعه: 8 دقیقه

پرتال سازمانی درگاهی برای ارائه خدمات به صورت غیرحضوری و الکترونیکی می‌باشد؛ بسیاری از سازمان‌ها، قبل از توسعه سامانه‌های میز خدمت الکترونیک، از پرتال‌های سازمانی برای ارائه خدمات غیرحضوری و مدیریت اطلاعات استفاده می‌کردند.

امروزه نیز هنوز سازمان‌های مختلفی از پرتال‌های سازمانی برای مدیریت اطلاعات و همچنین ارائه خدمات غیرحضوری استفاده می‌کنند؛ پرتال‌های سازمانی به دلیل ساختاری که دارند، در برخی از موارد دارای محدودیت و کمبود می‌باشند، که این محدودیت‌ها با کمک گرفتن از سامانه‌های اتوماسیون بر طرف می‌شوند. استفاده از سامانه‌های اتوماسیون و پرتال سازمانی، موجب ایجاد یکپارچگی مدیریت اطلاعات، مکاتبات، ارائه خدمات و موارد دیگر، می‌گردد؛ برای کسب اطلاعات بیشتر، تا انتهای مقاله از وبلاگ فراگستر همراه ما باشید.

اتوماسیون و پرتال سازمانی چه ویژگی هایی دارند؟

پرتال سازمانی یا EIP که مخفف عبارت Enterprise Information Portal می‌باشد، ابزاری آنلاین برای ارائه برخی خدمات به صورت الکترونیکی و مدیریت اطلاعات سازمانی است؛ در واقع پرتال های سازمانی پل ارتباطی دنیای بیرون با درون سازمان‌ها محسوب می‌گردند. برخی از انواع پرتال های سازمانی عبارت‌اند از:

• پورتال سازمانی مشارکتی
• پرتال سازمانی تصمیم‌گیری
• پرتال سازمانی بانکی
• پرتال سازمانی دانشگاهی
• پرتال سازمانی شهرداری‌ها
• پرتال سازمانی دولت
• پرتال سازمانی شرکت‌های خصوصی

شایان ذکر است که پرتال‌های سازمانی به طور دقیق، تنها ابزاری برای انتشار اطلاعات (مانند اخبار، اسناد عمومی، آموزش‌ها و…) و دریافت اطلاعات برای شروع فرآیندهای مختلف می‌باشد؛ به عبارت دیگر، پرتال‌های سازمانی به خودی خود، قابلیت گردش اطلاعات در جریان کار را ندارند و افراد سازمان باید به صورت دستی وارد پرتال شوند و درخواست‌های ثبت شده در آن را بررسی کنند و در جریان کار قرار دهند.

اتوماسیون یا همان اتوماسیون اداری، سیستمی متشکل از نرم‌افزارها و زیرسیستم‌های مختلف است، که به منظور تسهیل و خودکارسازی فرآیندها و همچنین مدیریت متمرکز مکاتبات، فرآیندها و اطلاعات و داده‌های یک سازمان یا کسب و کار، مورد استفاده قرار می‌گیرد. سامانه اتوماسیون اداری، برای افزایش بهره‌وری و تهسل فرآیندهای بخش‌های مختلف یک سازمان یا کسب و کار، از زیرسیستم‌ها و نرم‌افزارهای تخصصی همان بخش برخوردار است.

به عنوان مثال، نرم‌افزارها و زیرسیستم های اتوماسیون اداری فراگستر عبارت‌اند از:

• کارتابل و گردش مکاتبات
• دبیرخانه
• بایگانی الکترونیکی (مدیریت مستندات)
• پیام رسان سازمانی (چت درون سازمانی)
• مدیریت فرآیندها BPMS
• مدیریت فکس، ایمیل و ECE
• نسخه موبایل PWA
• میز خدمت الکترونیکی
• فرم ساز
• گزارش ساز
• و…

اتوماسیون اداری و پرتال سازمانی در کنار هم چه کاربردهایی دارند؟

پرتال سازمانی ابزاری برای انتشار اطلاعات و دریافت اطلاعات از کاربران است و اتوماسیون اداری ابزار برای مدیریت اطلاعات و ارتباطات سازمانی و تسهیل فرآیندهای مختلف می‌باشد؛ اتصال این دو سامانه به یکدیگر، کاربردهای مختلفی دارد، که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:

ثبت و ارسال خودکار درخواست ها به سازمان

با اتصال پرتال سازمانی به اتوماسیون اداری، درخواست‌های ثبت شده در پرتال سازمانی، پس از ثبت توسط کاربران، با تعریف یک فرآیند – به کمک BPMS – به صورت خودکار به کاربر یا بخش مربوطه در اتوماسیون یا زیرسیستم‌های متصل به آن ارسال و ارجاع داده می‌شوند. این امر موجب ایجاد یکپارچگی در فرآیند ثبت و رسیدگی به درخواست‌ها می‌گردد.

استفاده از فرم های اطلاعاتی

فرم های اطلاعاتی یا همان فرم های الکترونیکی، بهترین ابزارها برای ثبت داده‌ها به صورت ساختاریافته و قابل پردازش می‌باشند؛ با اتصال اتوماسیون اداری به پرتال سازمانی، می‌توان به کمک نرم افزار فرم ساز، انواع مختلفی از فرم‌های الکترونیکی مانند فرم‌های درخواست کالا، فرم درخواست مرخصی، فرم درخواست وام، نظرسنجی، آزمون آنلاین و… را طراحی کرد و در پرتال سازمانی در اختیار کاربران گذاشت.

گردش اطلاعات در جریان کار

اطلاعات و مستنداتی که در از طریق پرتال های سازمانی ثبت می‌شوند، با اتصال اتوماسیون اداری، به صورت خودکار وارد جریان کار می‌شوند؛ این امر موجب تسهیل فرآیندها و افزایش سرعت ارائه خدمات غیرحضوری به کاربران می‌گردد.

ایجاد یکپارچگی سامانه های مختلف با پرتال سازمانی

همان‌طور که در قسمت‌های قبل اشاره کردیم، اتوماسیون اداری دارای زیرسیستم‌ها و سامانه‌های مختلفی است که یکپارچه شده‌اند؛ با اتصال اتوماسیون اداری به پرتال سازمانی، می‌توان به سادگی یکپارچگی کاملی میان پرتال سازمانی و سامانه‌های مختلف (مانند مدیریت مشتریان، مدیریت مستندات، دبیرخانه و…) ایجاد کرد.

پیگیری درخواست ها و مکاتبات

یکی از کاربردهای بسیار کلیدی استفاده از اتوماسیون اداری در کنار پرتال سازمانی، امکان پیگیری لحظه‌ای و شبانه‌روزی درخواست‌ها و مکاتبات می‌باشد. به کمک این قابلیت، کاربران و مراجعین می‌توانند با وارد کردن مشخصه‌های مختلف – مانند کد رهگیری، شماره نامه، شماره درخواست و… – در هر ساعت از شبانه‌روز، درخواست‌ها و مکاتبات خود را پیگیری کنند و فرآیند رسیدگی به آن را مشاهده نمایند.

مدیریت متمرکز و یکپارچه سازمان

به کمک اتوماسیون اداری، می‌توان تمامی فرآیندها و بخش‌های یک سازمان را به صورت یکپارچه و متمرکز مدیریت کرد؛ مانند مدیریت مکاتبات (مانند تعیین سلسله مراتب مکاتباتی، طراحی سربرگ نامه و…)، مدیریت و بایگانی مستندات ( مانند ثبت، نگه‌داری و بازیابی مستندات)، مدیریت وظایف و جلسات (مانند درج رویدادها و جلسات در تقویم سازمانی) و… .

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری در کنار پرتال سازمانی چیست؟

همان‌طور که مطالعه کردیم، اتوماسیون اداری و پرتال سازمانی در کنار هم کاربردهای مختلفی دارند، اما این کاربردها چه مزایایی برای سازمان‌ها و ارگان‌های مختلف دارد؟ مزایای استفاده از اتوماسیون اداری در کنار پرتال سازمانی عبارت‌اند از:

کاهش خطای انسانی

به کمک زیر سیستم BPMS می‌توان تمامی فرآیندهای قابل پیش‌بینی و تکرار پذیر را طراحی کرد و خودکار نمود؛ خودکارسازی فرآیندها و حذف نیروی انسانی در انتقال اطلاعات و یا انجام دستی فرآیندها، موجب کاهش خطای انسانی و افزایش دقت و صحت فرآیندها می‌گردد.

بهبود ارائه خدمات غیرحضوری

با اتصال اتوماسیون اداری به پرتال سازمانی و طراحی و استفاده از فرم‌های الکترونیکی، سازمان‌ها و ارگان‌ها می‌توانند طیف گسترده‌تری از خدمات را به صورت غیرحضوری به کاربران و ارباب رجوع ارائه نمایند؛ این امر موجب افزایش رضایت ارباب رجوع و پیش‌برد طرح دولت الکترونیک و طرح تکریم ارباب رجوع می‌گردد.

افزایش سرعت فرآیندها

خودکارسازی فرآیندها علاوه بر کاهش خطای انسانی و افزایش دقت فرآیندها، موجب افزایش سرعت آن‌ها نیز می‌گردد و زمان اتمام فرآیندها نیز کاهش می‌یابد.

افزایش شفافیت در سازمان

قابلیت‌هایی همچون امکان پیگیری لحظه‌ای و آنی مکاتبات و درخواست‌ها، مشاهده مراحل فرآیندها و…، مواردی هستند که موجب افزایش شفافیت‌ها در سازمان و افزایش اعتماد ارباب رجوع به سازمان می‌گردند.

ایجاد محیط کاربری یکپارچه

یکی از مزیت‌های بسیار مهم استفاده از اتوماسیون اداری، ایجاد محیط کاربری یکپارچه و متمرکز می‌باشد؛ با اتصال این سامانه به پرتال سازمانی، کارکنان/کارمندان سازمان کافی است وارد اتوماسیون اداری خود شوند و از آنجا تمامی مکاتبات خود را مدیریت کنند و به زیرسیستم‌ها و سامانه‌های مختلف دسترسی داشته باشند.

همچنین استفاده از اتوماسیون اداری، موجب بهبود مدیریت سازمان و ارزیابی عملکرد بخش‌های گوناگون سازمان می‌گردد؛ مدیران به کمک ابزارهایی مانند تقویم سازمانی و گزارش ساز، قادر به مدیریت وظایف زیردستان خود و همچنین ارزیابی عملکرد آن‌ها می‌باشند.

مدیریت متمرکز و یکپارچه اطلاعات

از آن جایی که تمام اطلاعاتی که از طریق پرتال سازمانی ثبت می‌گردند به اتوماسیون اداری منتقل می‌شوند و در جریان کار قرار می‌گیرند، سازمان‌ها می‌توانند مدیریت یکپارچه و متمرکزی بر روی اطلاعات داشته باشند؛ همچنین ذخیره‌سازی و پردازش اطلاعات در سامانه اتوماسیون اداری، موجب افزایش امنیت اطلاعات و داده‌ها می‌گردد.

افزایش امنیت داده ها و اطلاعات

اتوماسیون اداری از امنیت بسیار بالاتری نسبت به پرتال‌های سازمانی برخوردار است؛ سامانه‌های اتوماسیون اداری با استفاده از انواع پروتکل‌های امنیتی و پروتکل‌های ارتباطی، از اطلاعات و داده‌ها در برابر حملات فضای سایبری محافظت می‌کنند و همچنین با امکان تعیین سطح دسترسی کاربران به قالب‌های نامه، مستندات و زیرسیستم‌ها – بر اساس چارت سازمانی و سمت سازمانی – می‌توانند امنیت اطلاعات و داده‌ها را بیش از پیش مدیریت نمایند.

چطور می توان اتوماسیون اداری را به پرتال سازمانی متصل کرد؟

برای اتصال سامانه اتوماسیون اداری و پرتال سازمانی، می‌توان از API ها کمک گرفت؛ به کمک APIها می‌توان یک پل ارتباطی امن بین پرتال سازمانی و اتوماسیون اداری برقرار کرد، تا اطلاعات در امنیت کامل و با بالاترین سرعت و دقت، از پرتال سازمانی به اتوماسیون اداری منتقل شوند و وارد جریان کار گردند.

به عنوان مثال، در تصویر زیر، یک نمونه پرتال سازمانی متصل به اتوماسیون اداری فراگستر را مشاهده می‌کنید، که در آن خدمات دسته‌بندی شده‌اند و کاربران با انتخاب درخواست مورد نظر خود، می‌توانند فرم مربوطه به ثبت آن درخواست را تکمیل نمایند.

تصویر 3 – پرتال سازمانی متصل به اتوماسیون اداری فراگستر

در تصویر زیر نیز، نمونه فرم طراحی شده توسط فرم ساز فراگستر برای استخدام در سازمان را مشاهده می‌کنید؛ اطلاعات کاربران پس از تکمیل و ارسال فرم، از طریق APIها به اتوماسیون اداری فراگستر فرستاده شده و در قالب یک نامه، به فرد مربوطه ارجاع داده می‌شود.

تصویر 4 – فرم استخدام در سازمان

مخلص کلام

استفاده از اتوماسیون اداری در کنار پرتال سازمانی، موجب بهبود خدمات غیرحضوری، افزایش سرعت و دقت فرآیندها، کاهش هزینه‌های سازمان و مدیریت یکپارچه و متمرکز اطلاعات و فرآیندها می‌گردد. اتوماسیون اداری فراگستر با فراهم کردن APIهای آماده، قابل اتصال به انواع سامانه‌ها و پلتفرم‌های مختلف، از جمله پرتال سازمانی می‌باشد.

سوالات متداول مشتریان

آیا پرتال سازمانی قابلیت اتصال به اتوماسیون را دارد؟

بله، به کمک APIها می‌توان پرتال‌‌های سازمانی را به سامانه‌های اتوماسیون متصل کرد؛ اتوماسیون اداری فراگستر دارای APIهای آماده می‌باشد و به راحتی می‌توان با استفاده از آن‌ها، به پرتال‌های سازمانی متصل شد.

آیا پرتال سازمانی قابلیت گردش کار دارد؟

خیر، اطلاعات ثبت شده در پرتال سازمانی به اتوماسیون منتقل می‌شوند و سپس در آنجا وارد جریان کار می‌شوند و به گردش در می‌آیند.