بهبود فرآیندهای منابع انسانی با استفاده از سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BMPS)

زمان تقریبی مطالعه: 9 دقیقه

با پیشرفت ساختارهای سازمانی و سیستم‌های مدیریتی، مدیریت منابع انسانی به عنوان یکی از محورهای اصلی در موفقیت سازمان‌ها و کسب و کارها محسوب می‌شود؛ مدیریت منابع انسانی از فرایندهای مختلفی مانند جذب و استخدام، آموزش، نظارت بر عملکرد، محاسبه کارکرد و… تشکیل شده است، که همگی نقش مهمی در افزایش بهره‌وری و رضایت کارکنان ایفا می‌کنند. با این حال، هنوز هم بسیاری از سازمان‌ها به جای خودکارسازی و اتوماسیون فرایند منابع انسانی و الکترونیکی کردن آن‌ها، برای مدیریت فرایندهای منابع انسانی از سیستم‌ها و راهکارهای سنتی استفاده می‌کنند، که موجب افزایش خطاهای انسانی، روند کند فرایندها و کاهش رضایت کارکنان و بهره‌وری آن‌ها می‌گردد.

یکی از بهترین راهکارها برای اتوماسیون فرایند منابع انسانی، استفاده از ابزار تخصصی مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPMS است؛ نرم افزار BPMS به سازمان‌ها و کسب و کارها کمک می‌کند تا با کمترین نیاز به دانش برنامه‌نویسی و با استفاده از Drag&Drop نمادها و المان‌های بصری استاندارد طراحی و مدلسازی فرایند، انواع مختلفی از فرایندهای ساده، پیچیده و ترکیبی را مدلسازی و خودکارسازی نمایند. در ادامه این مقاله قصد داریم تا کاربرد و تاثیر خودکارسازی فرایندهای مدیریت منابع انسانی به کمک ابزار BPMS را باهم بررسی کنیم.

فرایندهای مدیریت منابع انسانی و نقش سیستم BPMS در آنها

همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، مدیریت منابع انسانی از فرایندهای متنوعی تشکیل شده و هدف آن جذب بهترین نیروی انسانی در سازمان و پرورش و نگهداری از آن‌ها است. مدیریت منابع انسانی به شیوه سنتی، با چالش‌های مختلفی مانند افزایش احتمال خطای انسانی، عدم شفافیت در فرایندها، سرعت پایین فرایندها، هدر رفت زمان و هزینه‌های اجرای فرایند‌ها مواجه است.

بهترین راهکار برای مقابله با این چالش‌ها، استفاده از نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPMS (Business Process Management) است؛ سیستم BPMS با ایجاد بستری منسجم و استاندارد برای طراحی، مدلسازی، خودکارسازی، مدیریت و بهبود فرایندها، امکان خودکارسازی فرایندهای مدیریت منابع انسانی را برای سازمان‌ها و کسب و کارها فراهم می‌کند، که این امر افزایش کارایی، افزایش سرعت و دقت فرایندها، کاهش هزینه‌های اجرای فرایندها و همچنین افزایش شفافیت آن‌ها را برای سازمان‌ها به همراه دارد. برخی از قابلیت‌های نرم‌افزار BPMS عبارت‌اند از:

• طراحی و مدلسازی فرایندها
• مدیریت و خودکارسازی فرایندها
• بهینه‌سازی و اصلاح فرایندها
• طراحی و استفاده از فرم‌های آنلاین
• یکپارچگی و اتصال به سایر سامانه‌های سازمان
• فراخوانی اطلاعات و داده‌ها از سایر سامانه‌ها (مانند حضور و غیاب)
• گزارش‌گیری از فرایندها و اطلاعات و داده‌های موجود در آن‌ها
• و…

در ادامه نمونه‌هایی از خودکارسازی فرایندهای مدیریت منابع انسانی با استفاده از BPMS را باهم بررسی خواهیم کرد.

نمونه هایی از اتوماسیون فرایند منابع انسانی به کمک BPMS

در کنار ابزارها و قابلیت‌های طراحی و مدلسازی فرایندها، نرم افزار BPMS از ابزار فرم ساز نیز برخوردار است؛ با استفاده از فرم ساز، سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند انواع مختلفی از فرم‌های اداری را طراحی کنند و در فرایندهای خود از آن‌ها استفاده نمایند. در ادامه علاوه بر بررسی برخی از مهم‌ترین فرایندهای مدیریت منابع انسانی که با استفاده از BPMS می‌توانید آن ها را طراحی، مدلسازی و خودکارسازی نمایید، به کاربرد فرم ساز و فرم های الکترونیکی در فرایندها نیز اشاره می‌کنیم:

نمونه هایی از اتوماسیون فرایند منابع انسانی به کمک BPMS

جذب و استخدام نیرو

برای مکانیزاسیون و خودکارسازی فرایند جذب و استخدام نیرو، سازمان‌ها می‌توانند فرمی برای درج اطلاعات افراد کارجو، بارگذاری رزومه و تعیین موقعیت شغلی مد نظر طراحی نمایند و در فرایند استخدامی که طراحی کرده‌اند، قرار دهند تا فرم استخدام پس از تکمیل توسط افراد کارجو، به صورت خودکار برای مسئولین مربوطه ارسال گردد. علاوه بر این، نرم افزار BPMS امکان گردش قرارداد افراد واجد شرایط در سازمان و اخذ تاییدات لازم جهت صدور و ثبت قرارداد را نیز برای سازمان‌ها و کسب و کارها فراهم می‌کند؛ به بیان دیگر به کمک BPMS می‌توان فرایند امضای قرارداد استخدام را بر اساس الگوهای از پیش تعریف شده تولید کرده و برای اخذ تاییدات و امضای کارمند و مدیر به صورت خودکار ارسال نمود.

آموزش و توسعه کارکنان

به کمک سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS می‌توان فرایندی تعریف کرد که در آن کارکنان نیازهای آموزشی خود را به صورت آنلاین ثبت نمایند و سپس این درخواست‌ها به صورت خودکار به واحد آموزش در منابع انسانی ارسال گردد و پس از بررسی‌های انجام شده، برای برگزاری دوره‌های آموزشی مختلف، برنامه‌ریزی صورت بگیرد؛ همچنین به منظور ارزیابی سطح پیشرفت کارکنان در دوره‌های آموزشی، سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند انواع مختلفی از آزمون‌های آنلاین را به کمک فرم ساز در BPMS طراحی نموده و سپس آزمون‌های متنوعی – مانند تستی، تشریحی و یا چندمرحله‌ای – را در قالب یک فرایند در سازمان برگزار کنند و نتایج آن را به صورت خودکار به افراد مسئول ارسال نمایند.

بیشتر بخوانیم: ساخت انواع آزمون های آنلاین توسط فرم ساز فراگستر

آنبوردینگ کارکنان

فرایند آنبوردینگ کارکنان در سازمان، جزو فرایندهایی است که از زیرفرایندها و مراحل مختلفی تشکیل شده؛ با استفاده از زیرسیستم BPMS سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند فرایندهایی متشکل از چندین فرایند دیگر طراحی نمایند، مانند فرایند آنبوردینگ که شامل فرایندهای استخدام، آموزش و توسعه، ارزیابی عملکرد، معرفی و… است.

ارزیابی عملکرد کارکنان

جمع‌آوری خودکار داده‌ها و اطلاعات عملکردی کارکنان و فعالیت‌هایی که انجام داده‌اند از طریق فرم و فرایند ثبت گزارش کار؛ BPMS امکان ثبت گزارش‌های کار و ارسال خودکار آن‌ها به افراد مربوطه را برای کارکنان فراهم می‌کند و از آن طرف هم، با استفاده از این راهکار، مدیران می‌توانند به کمک تجمیع خودکار داده‌ها و اطلاعات مربوط به عملکرد کارکنان و فعالیت‌هایی که انجام داده‌اند، ارزیابی دقیقی از نحوه عملکرد آن‌ها داشته باشند.

نمونه فرم ساده گزارش کار واحد پخش

ثبت درخواست های رفاهی کارکنان

یکی از متداول‌ترین کاربردهای BPMS در خودکارسازی و اتوماسیون فرایند منابع انسانی، ثبت و گردش خودکار درخواست‌ها در سازمان است؛ به عنوان مثال، سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند انواع مختلفی از درخواست‌ها – مانند مرخصی، اضافه کار، ماموریت، درخواست خودرو، درخواست مساعده، درخواست خدمات، درخواست کالا و… – را در قالب فرم آنلاین طراحی کنند و برای هر کدام از آن‌ها فرایندها و مسیر جریان کار متفاوتی تعریف نمایند، تا درخواست کارکنان پس از تکمیل فرم و ثبت آن، به صورت خودکار در سازمان به گردش در بیاید و تاییدات لازم را دریافت کند.

رسیدگی به انتقادات و پیشنهادات

پیاده‌سازی نظام انتقادات و پیشنهادات در سازمان مزایای مختلفی مانند افزایش رضایت کارکنان، بهبود فرایند تصمیم‌گیری، ارتقای فرهنگ سازمانی، تقویت روحیه کارکنان و… را به همراه دارد؛ پیاده‌سازی نظام انتقادات و پیشنهادات در سازمان و دستیابی به این مزایا، نیازمند راه ارتباطی آسان برای دریافت نظرات، انتقادات و پیشنهادات کارکنان و رسیدگی به آن‌ها است. نرم افزار BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با طراحی فرم نظرسنجی و طراحی فرایندی برای آن، به سادگی نظرات، انتقادات و پیشنهادات کارکنان را دریافت نمایند و به آن‌ها رسیدگی کنند و در نهایت نظام انتقادات و پیشنهادات را پیاده‌سازی نمایند.

بیشتر بخوانیم: پیاده سازی نظام انتقادات و پیشنهادات با استفاده از فرم ساز

نرم افزار BPMS کاربردها و قابلیت‌های بسیار متنوعی دارد و سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند علاوه بر خودکارسازی و اتوماسیون مدیریت منابع انسانی، در دیگر بخش‌های سازمان نیز به خودکارسازی فرایندها و تسهیل فعالیت‌ها بپردازند؛ اما مهم‌ترین نکته پیاده‌سازی BPMS در سازمان، استفاده از بستری مناسب برای پیاده‌سازی فرایندها است. به نظر شما بهترین بستر برای پیاده‌سازی فرایندها به کمک BPMS چه سامانه‌ای است؟

اتوماسیون اداری، بهترین بستر برای پیاده‌سازی BPMS

اتوماسیون اداری یکی از انواع سامانه‌های سازمانی بوده و هدف آن تسهیل و خودکارسازی فعالیت‌ها و فرایندهای اداری است؛ این سامانه از زیرسیستم‌ها و ابزارهای مختلفی تشکیل شده و امکانات مختلفی را در حوزه‌های مدیریت مکاتبات، ارتباطات، فرایندها و اطلاعات در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارها می‌گذارد. از طرفی، اتوماسیون اداری سامانه‌ای است که در سطوح مختلف سازمانی پیاده‌سازی می‌شود و مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ این امر در کنار قابلیت‌ها و زیرسیستم‌های مختلفی که دارد،  موجب می‌شود تا اتوماسیون اداری به عنوان بهترین بستر برای مدیریت و پیاده‌سازی یکپارچه فرایندها و خودکارسازی آن‌ها در سازمان‌ها و کسب و کارها محسوب گردد.

به عنوان مثال، اتوماسیون اداری فراگستر با در اختیار داشتن زیرسیستم‌ها و قابلیت‌هایی مانند BPMS، فرم‌ساز، گزارش‌ساز، کارتابل الکترونیکی و گردش مکاتبات، اتصال و یکپارچگی از طریق API و… قابلیت‌ها و کاربردهای مختلفی را برای خودکارسازی و اتوماسیون منابع انسانی در اختیار سازمان‌ها می‌گذارد. در ادامه با نقش برخی از این زیرسیستم‌ها و قابلیت‌ها در خصوص خودکارسازی فرایندهای منابع انسانی بیشتر آشنا می‌شویم:

زیرسیستم فرم ساز

علاوه بر ابزار فرم ساز درون زیرسیستم BPMS، اتوماسیون اداری فراگستر از زیرسیستم جدایی تحت عنوان فرم ساز برای طراحی فرم‌ها برخوردار است؛ با استفاده از زیرسیستم فرم ساز، سازمان‌ها می‌توانند انواع مختلفی از فرم‌ها را طراحی نمایند و در قالب بدنه نامه در سازمان به گردش بیاندازند و یا همانند فرم سازهای مطرح جهانی – مانند Google Forms – آن‌ها را در قالب فرم الکترونیکی در میزکار هوشمند اتوماسیون اداری قرار دهند و نظرات، انتقادات، پیشنهادات و دیگر اطلاعات و داده‌ها را به صورت تجمیعی و ساختار یافته در اختیار داشته باشند و آن‌ها را مورد ارزیابی و بررسی قرار دهند.

فرم الکترونیکی در میزکار هوشمند

کارتابل الکترونیکی و گردش مکاتبات

زیرسیستم کارتابل الکترونیکی و گردش مکاتبات به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا فرم‌ها و مکاتبات خود را در محیط امن و یکپارچه اتوماسیون اداری به گردش بیاندازند، مسیر گردش آن‌ها را زیر نظر داشته باشند و در صورت نیاز ارجاعات و فعالیت‌های صورت گرفته بر روی مکاتبات، درخواست‌ها و فرم‌ها را به صورت آنی پیگیری نمایند. همچنین، با استفاده از اتوماسیون اداری، تمامی بخش‌های سازمان‌ها – اعم از اداری، منابع انسانی، مالی و… – می‌توانند ارتباط پویا و مدیریت شده‌ای با یکدیگر داشته باشند و انواع مختلفی از درخواست‌ها، اطلاعات، داده‌ها، مکاتبات و حتی اسناد را در محیط اتوماسیون اداری به سادگی به گردش بیاندازند.

محیط کاربری کارتابل و گردش مکاتبات فراگستر

زیرسیستم چندامضایی و تاییدات نامحدود

زیرسیستم چندامضایی و تاییدات نامحدود به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ضمن گردش فرم‌ها، درخواست‌ها و مکاتبات از طریق فرایندها و یا کارتابل الکترونیکی، امضاها و تاییدات لازم را نیز دریافت نمایند، مانند اخذ امضا در فرایند امضای قرارداد و یا تایید لیست خرید و درخواست کالا و… .

زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان

یکی از امکانات خاص اتوماسیون اداری فراگستر، زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان است؛ سازمان‌هایی که شرایط و یا نیازی به طراحی فرم با استفاده از فرم ساز ندارند، می‌توانند با تهیه این زیرسیستم، برخی از فرم‌های اداری پرکاربرد و متداول را به صورت کاملا آماده در اختیار داشته باشند و استفاده نمایند.

فرم های آماده پیشخوان خدمات کارکنان

یکپارچگی سازمانی با API

قابلیت یکپارچگی و اتصال به سایر سامانه‌ها از طریق API، امکان فراخوانی داده‌ها و اطلاعات از سایر سیستم‌ها و استفاده از آن‌ها در فرایندها را فراهم می‌کند؛ با این تفاوت نسبت به BPMS که سامانه اتوماسیون اداری فراگستر ابزارهای بهتری برای مدیریت اطلاعات و داده‌ها در اختیار دارد و همچنین با ارائه APIهای آماده، فرایند یکپارچگی سازمانی را تسهیل کرده و سرعت می‌بخشد.

مواردی که بررسی کردیم، تنها بخشی از قابلیت‌ها و زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری فراگستر در زمینه خودکارسازی و مدیریت فرایندها در سازمان محسوب می‌شوند؛ برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر و زیرسیستم‌های آن مانند BPMS و فرم ساز، کافیست درخواست خود را از طریق دکمه “درخواست دمو” در زیر، ارسال نمایید تا همکاران ما در کمترین زمان ممکن با شما تماس بگیرند و ضمن ارائه مشاوره آنلاین رایگان، نسخه دموی آنلاین و رایگان نرم افزار اتوماسیون فراگستر را نیز به شما نمایش دهند:

سخن پایانی

در این مقاله به بررسی فرایندهای مدیریت منابع انسانی و نقش BPMS یا همان سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار در خودکارسازی و تسهیل اتوماسیون فرایند منابع انسانی پرداختیم؛ همچنین با کاربردهای نرم افزار BPMS در حوزه منابع انسانی نیز آشنا شدیم. امیدواریم که از مطالعه این مقاله لذت برده باشید و در آخر به این نکته اشاره کنیم که پذیرای سوالات و ابهامات شما در بخش نظرات هستیم، تا در کمترین زمان ممکن پاسخگوی شما عزیزان باشیم.

سوالات متداول

اتوماسیون منابع انسانی با نرم افزار BPMS و اتوماسیون اداری چه مزایایی دارد؟

مدیریت و خودکارسازی فرایندهای مدیریت منابع انسانی با استفاده از سیستم‌هایی مانند اتوماسیون اداری و BPMS، موجب افزایش سرعت فرایندها، افزایش یکپارچگی سازمان، افزایش یکپارچگی داده‌ها و اطلاعات، کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری و عملکرد می‌گردد.

آیا میتوان BPMS فراگستر را به صورت جداگانه تهیه کرد؟

اتوماسیون اداری فراگستر از زیرسیستم‌های مختلفی تشکیل شده، که همگی به صورت یکپارچه با اتوماسیون اداری توسعه داده شده‌اند؛ به بیان دیگر، برای استفاده از زیرسیستم‌های فراگستر، به اتوماسیون اداری پایه جهت اجرای نرم‌افزارها و زیرسیستم‌هایی مانند BPMS، نیاز دارید.