اتوماسیون اداری فراگستر چطور به کاهش هزینه ها در کسب و کار کمک می‌کند؟

زمان تقریبی مطالعه: 9 دقیقه

یکی از بهترین روش های کاهش هزینه در سازمان، استفاده از راهکارهای اتوماسیون، مانند نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر است. اما آیا می‌دانید که نرم افزارهای اتوماسیون چگونه به کاهش هزینه‌ها کمک می‌کنند؟ در این مقاله به روش‌هایی اشاره می‌کنیم که از طریق آن، اتوماسیون اداری فراگستر باعث کاهش هزینه های سازمان شما می‌شود.

اتوماسیون اداری فراگستر چگونه به کاهش هزینه‌های کسب و کار کمک می‌کند؟

اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر از زیرسیستم‌های متعددی تشکیل شده است و ابزارهای متعددی را برای خودکارسازی کارهای تکراری و روزمره در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد. به همین دلیل، بسته به ابزاری که استفاده می‌کنید، به اشکال مختلفی می‌تواند باعث کاهش هزینه شما شود. در ادامه به معرفی ابزارهایی می‌پردازیم که اتوماسیون فراگستر با استفاده از آنها، باعث کاهش هزینه سازمان‌ها می‌‎شود.

اتوماسیون اداری فراگستر

خودکارسازی کارها

خودکارسازی کارها و گردش مکاتبات اداری در سازمان، یکی از دلایل اصلی کاهش هزینه‌ها با استفاده از اتوماسیون اداری است. نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، با خودکارسازی کارهای اداری روزمره و تکراری بار زیادی را از روی دوش کارکنان سازمان بر‌می‌دارد. به این ترتیب هزینه نیروی انسانی لازم برای انجام این کارها را نیز حذف می‌کند.

افزایش سرعت کارها

خودکارسازی کارهای تکراری و الکترونیکی کردن گردش مکاتبات، تاثیر زیادی بر سرعت انجام کارها، به ویژه سرعت ارسال نامه‌ها، ثبت درخواست‌ها و پیگیری آنها و گردش کارها دارد. به عنوان نمونه اتوماسیون اداری فراگستر می‌تواند روزانه هزاران نامه و درخواست را ثبت و پردازش کند. سازمانی را فرض کنید که روزانه تعداد زیادی نامه و درخواست دریافت می‌کند و باید آنها را ثبت کند. استفاده از اتوماسیون اداری در چنین سازمانی مستقیماً باعث افزایش بهره وری و به طور غیرمسقیم باعث کاهش هزینه‌ها می‌شود. در واقع چنین سازمانی می‌تواند از منابعی که هزینه می‌کند، بیشترین استفاده را بکند.

یکپارچه‌سازی نرم افزارهای سازمانی

سازمان‌های امروزی از نرم افزارهای متعددی استفاده می‌کنند که معمولاً قابلیت اتصال به همدیگر را ندارند. این مساله انتقال اطلاعات میان این نرم افزارها را به کاری دستی و زمان‌بر تبدیل می‌کند و سرعت کارها را کاهش می‌دهد. اتوماسیون اداری فراگستر با داشتن یک API به‌عنوان بستری برای تبادل اطلاعات سازمان، برقراری ارتباط میان سیستم‌ها و نرم‌افزارهای مختلف سازمان از جمله نرم افزارهای مالی، انبارداری، بازاریابی،CRM ، حضور و غیاب و امثال اینها را فراهم می‌کند. به این ترتیب ارتباط میان این نرم افزارها بدون نیاز به کار دستی، با سرعت بالا و با کمترین هزینه انجام می‌شود.

حذف کاغذ از فرآیندهای اداری

کارها و فرآیندهای زیادی در هر سازمان وجود دارند که وابسته به کاغذ هستند. از نامه‌ها و مکاتبات اداری گرفته تا تهیه انواع صورتحساب‌های مالی، اسناد، قراردادها و …، نقش کاغذ در فرآیندهای اداری غیرقابل انکار است، اما مشکل اینجاست که استفاده از کاغذ حتی در سازمان‌های کوچک زیاد است. این مساله به‌ویژه در سازمان‌های بزرگ‌تر یک مشکل بزرگ ایجاد می‌کند و ممکن است آنها را وادار کند تا روزانه تعداد زیادی کاغذ مصرف کنند. حجم زیاد این کاغذها، هزینه‌های قابل توجهی را به سازمان‌ها تحمیل می‌کند و مهم‌تر از همه رشد آنها و سرعت انجام کارها را کندتر می‌کند. نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر با دیجیتالی کردن اسناد و مکاتبات شما، بخش زیادی از کاغذها را از فرآیندهای اداری سازمان حذف کرده و بدین ترتیب باعث کاهش هزینه‌های سازمان می‌شود. حذف کاغذ و دیجیتالی کردن اسناد و مکاتبات، سرعت پیگیری آنها را نیز افزایش داده و هزینه این پیگیری را کاهش می‌دهد.

اتوماسیون مدیریت فرآیندها یا BPMS فراگستر

یکی از اصلی‌ترین زیرسیستم‌های اتوماسیون کسب و کار فراگستر، نرم افزار مدیریت فرآیندها یا BPMS آن است. در ادامه به راه‌هایی می‌پردازیم که استفاده از این نرم افزار باعث کاهش هزینه در سازمان‌ها می‌شود:

خودکارسازی فرآیندها

نرم افزار مدیریت فرآیندهای فراگستر، نسخه بومی شده از نرم افزار BPMS پروسس میکر است که به شما امکان می‌دهد تا تمام فرآیندهای کسب و کار خود را مدل‌سازی و خودکارسازی کنید. میزان خودکارسازی گردش کارها با BPMS بیش‌تر از اتوماسیون اداری است، زیرا در اتوماسیون اداری شما باید گیرنده را انتخاب کنید. در حالی که در BPMS مسیر فرآیند کاملاً از پیش تعریف شده است و با کلیک روی یک دکمه، فرآیند از ابتدا تا انتها به صورت خودکار انجام می‌شود.

بسته به تعداد فرآیندهایی که خودکارسازی می‌کنید، این نرم افزار می‌تواند تاثیر زیادی بر کاهش هزینه های سازمان شما داشته باشد. برخی از نمونه فرآیندهایی که می‌توان با این نرم افزار خودکار کرد عبارتند از: فرآیند ثبت مرخصی، فرآیند ترخیص کالا از انبار، فرآیند خرید یا فروش کالا، فرآیند درخواست و ارائه پشتیبانی، فرآیند سنجش عملکرد کارکنان و هزاران مورد دیگر.

بهینه سازی فرآیندها باعث کاهش هزینه‌های سازمان می‌شود

بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار

نرم افزار BPMS فراگستر، علاوه بر خودکارسازی فرآیندها با بهینه‌ساختن آنها، باعث صرفه جویی در هزینه‌های سازمان می‌شوند. بهینه ساختن فرآیندهای کسب و کار می‌تواند باعث بهبود عملکرد سازمان، افزایش کیفیت محصولات و خدمات آن و انطباق بیشتر سازمان با مقررات و قوانین می‌شود. به عنوان نمونه، سازمانی را فرض کنید که در فرآیند پشتیبانی فروش از محصولات خود، نیروی انسانی بیشتری نسبت به پشتیبانی فنی استفاده می‌کند. استفاده از نرم افزارهای خودکارسازی فرآیندها، این ازدیاد یا عدم تعادل نیروها را به عنوان دلیلی برای افزایش هزینه‌ها نشان می‌دهد و می‌تواند به سازمان‌ها در کاهش هزینه‌هایشان کمک کند.

زیرسیستم مدیریت مستندات فراگستر

یکی دیگر از زیرسیستم‌های اصلی اتوماسیون اداری فراگستر، نرم افزار مدیریت مستندات است که وظیفه اصلی آن ذخیره‌سازی، طبقه‌بندی و مدیریت اسناد سازمانی است. این نرم افزار در واقع کار واحد بایگانی را در سازمان‌های سنتی به صورت دیجیتالی و خودکار انجام می‌دهد. احتمالاً تنها با خواندن همین توصیف بتوانید حدس بزنید که این ابزار تا چه مقدار می‌تواند در هزینه‌های یک سازمان صرفه جویی کند. بایگانی به روش سنتی نه تنها باعث مصرف حجم زیادی از کاغذ می‌شود، بلکه فضای فیزیکی زیادی را اشغال می‌کند و به تعداد نیروی زیادی هم احتیاج دارد. تمامی اینها هزینه‌هایی را بر دوش سازمان تحمیل می‌کنند.

نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر با ذخیره‌سازی دیجیتال اسناد، بسیاری از هزینه‌های بایگانی سنتی را حذف می‌کند. با استفاده از این نرم‌افزار نیازی به اتاق‌های بزرگ، قفسه‌های آهنی و پرونده‌های قطور کاغذی نخواهید داشت. شما حتی می‌توانید اسناد کاعذی خود را با استفاده از یک اسکنر به سند دیجیتال کنید و دیگر نیاز به نگهداری سند کاغذی نداشته باشید. حجم بسیار کم اسناد دیجیتالی به شما امکان می‌دهد تا قدیمی‌ترین اسناد را نیز در فضای یک هارددیسک کوچک نگهداری کنید.

علاوه بر اینها، نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر به شما امکان می‌دهد تا ضمن دسته‌بندی اسناد، ثبت و بایگانی آنها را به صورت خودکار انجام دهید. به این ترتیب نیاز به هزینه برای تعداد زیاد نیروی انسانی جهت مدیریت آنها وجود نخواهد داشت. این نرم افزارها با تسهیل مدیریت، نگهداری و جستجوی اسناد، امکان انطباق بیشتر با قوانین را نیز برای سازمان‌ها فراهم می‌کنند و به این ترتیب، به طور غیرمستقیم از خطاها و هزینه‌های ناشی از جریمه‌های قانونی جلوگیری می‌کنند.

نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر با آسان‌تر کردن دسترسی به داده‌ها، باعث صرفه‌جویی در زمان نیز می‌شود. این نرم افزار با تسهیل گردآوری اسناد مختلف سازمانی به شما کمک می‌کند تنها با جستجوی یک شماره یا عبارت مرتبط به سند، آن را در کسری از ثانیه پیدا کنید.

زیرسیستم گزارشات فراگستر

یکی دیگر از ابزارهای اتوماسیون فراگستر که می‌تواند به کاهش هزینه‌های سازمانی شما کمک کند، زیرسیستم گزارشات و گزارش‌ساز فراگستر است. این نرم افزار ضمن ارائه گزارشات پیش فرض، به شما امکان می‎‌دهد تا از داده‌های مختلفی که در سامانه اتوماسیون فراگستر گردآوری می‌شود، گزارش تهیه کنید. ممکن است بپرسید که این گزارشات چگونه می‌توانند باعث کاهش هزینه‌ها در سازمان شوند. پاسخ بسیار ساده است. این گزارشات به ویژه در نرم افزار BPMS فراگستر، باعث افزایش درک و بینش مدیران نسبت به عملکرد سازمان می‌شوند و اطلاعات دقیق‌تری را برای تصمیم گیری بهتر در اختیار مدیران قرار می‌‎دهند. این مزیت‌ها به طور غیرمستقیم باعث افزایش بهره‌وری سازمان و در نتیجه کاهش هزینه‌های آن خواهند شد.

زیرسیستم دبیرخانه فراگستر

در سازمان‌های بزرگ، واحدی به نام واحد دبیرخانه وجود دارد که وظیفه ثبت و شماره‌‌گذاری نامه‌های وارده و صادره را بر عهده دارد. وجود این واحد، نقش مهمی در قابلیت پیگیری مکاتبات اداری و تسریع آنها دارد. با این حال، این واحدها به طور سنتی، نیازمند تعداد زیادی نیروی انسانی بوده و بیشتر کارهای آنها به صورت دستی و با سرعت کم انجام می‌شود که این امر باعث تحمیل هزینه زیادی به سازمان می‌شود. در مقابل، استفاده از زیرسیستم دبیرخانه اتوماسیون اداری فراگستر، با خودکارسازی فرآیند ثبت و شماره‌گذاری نامه‌ها و حذف دفاتر اندیکاتور کاغذی، تا حدود زیادی از هزینه‌های واحد دبیرخانه می‌کاهد.

قابلیت میزبانی تحت وب اتوماسیون فراگستر

یکی از قابلیت‌های پایه‌ای اتوماسیون اداری فراگستر تحت وب بودن آن است. با فعالسازی قابلیت «میزبانی وب» در اتوماسیون اداری فراگستر شما می‌توانید علاوه بر استفاده از اتوماسیون اداری در شبکه محلی سازمان، از طریق اینترنت و در خارج از سازمان نیز تنها با یک اتصال اینترنت و یک مرورگر، با سرعت و امنیت بالا، به سامانه اتوماسیون اداری فراگستر متصل شوید. در این صورت، می‌توانید حتی در مواردی که در منزل یا در مسافرت هستید، در هر ساعت از شبانه روز، با اتصال به اتوماسیون اداری فراگستر، به کارهای خود رسیدگی کنید. یکی از اصلی‌ترین فواید این قابلیت این است که دورکاری کارکنان را تسهیل می‌کند. استفاده از نیروی دورکار هم به نوبه خود، می‌تواند به کاهش هزینه‌های فضای کار، خدمات و تجهیزات اداری منجر شود. بنابراین این قابلیت در کاهش هزینه‌های سازمان موثر است.

فرم ساز فراگستر

یکی از کاربردی‌ترین ابزارها در هر محیط اداری، فرم‌های اداری هستند که برای تهیه و ارسال اسنادی با محتوای مشابه به‌کار می‌روند. این فرم‌ها می‌توانند برای انواع اظهاریه‌ها، درخواست‎‌ها، سفارش‌ها و … مورد استفاده قرار بگیرند. در حالت سنتی، تهیه و به گردش انداختن این فرم‌ها به صورت دستی و کاغذی انجام می‌شود که زمان‌بر و پر هزینه است. ابزارهای فرم‌ساز فراگستر، این امکان را به شما می‌دهند تا انواع فرم‌های مورد نیاز خود را به صورت الکترونیکی تهیه و استفاده کنید. شرکت فراگستر 3 نوع از این ابزارها را طراحی کرده که شامل فرم ساز BPMS، فرم ساز اتوماسیون اداری و فرم‌های از پیش آماده در پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر است. تنوع این ابزارها به شما امکان می‌دهد تا مطابق نیاز خود از آنها استفاده کنید و با حذف روش‌های ناکارآمد سنتی، در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنید.

کلام آخر

در این مقاله خواندید که اتوماسیون اداری فراگستر راه‌های مختلفی را برای کاهش هزینه در اختیار شما قرار می‌دهد. بنابراین پاسخ به این سوال که این نرم افزار چگونه به صرفه‌جویی در هزینه‌های شما کمک می‌کند، بسته به نحوه استفاده شما از آن دارد. برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر و امکانات آن، حتماً از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.