معیارهای کلیدی جهت اندازه‌گیری فعالیت مفید کارکنان
زمان تقریبی مطالعه: 5 دقیقه
تمام سطوح مدیریت بر یک هدف متمرکز شده‌اند؛ تولید کالا یا ارائه خدمات با کیفیت بالا با حداکثر بهره‌وری از زمان و منابع. درحالی که مدیران ارشد وقتشان را صرف طرح برنامه‌های استراتژیک بلند مدت میکنند و زمانیکه کارکنان روی عملیات روزمره کار میکنند، اهداف آنها یکسان است. در واقع تمامی افراد در سازمان همواره به دنبال هدف فوق‌الذکر می‌باشند. البته دستیابی به این هدف در کنار افزایش بهره‌وری و بهبود مستمر کیفیت، بدون وضوح و شفافیت وضعیت کنونی سازمان بسیار دشوار است. اندازه‌گیری فعالیت مفید کارکنان و ارزیابی عملکرد آنها با استفاده از معیارهای کلیدی این فرصت را به شما می‌دهد تا ببینید چه بخشی درست کار می‌کند و کجا اصلاحات و تغییرات اضافه لازم است.
اهمیت فعالیت مفید کارکنان در تحقق بخشیدن به اهداف سازمان
حتی ساده‌ترین فرآیندها نیز نیاز به ورود اطلاعات از طرف کارمندها دارند و از این رو کیفیت عملکرد کارکنان بر فرایندها تاثیر می‌گذارد. نهایتا، بهره‌وری میتواند با دو شاخص زمان، پول و یا هر دو سنجیده شود. اندازه‌گیری فعالیت مفید کارمندان شناخت نقاطی که در آنها سرعت کار پایین می‌آید را ممکن می‌سازد. این به شما کمک می‌کند که فرایندها یا عملکرد کارکنان خود را اصلاح کنید. اعمال بهبود جزئی بر این موارد میتواند تاثیر بلند مدت قابل ملاحظه‌ای روی نتایج نهایی حاصل شده در کسب و کار داشته باشد.
کسب و کارهای فاقد معیارهای کلیدی برای اندازه‌گیری بهره‌وری کارکنان می‌توانند این فرایند را با انتخاب عواملی که باید اندازه‌گیری شوند و همچنین تعریف سازمان از موفقیت شروع کنند. پس از تعیین و اندازه‌گیری این معیارها، باید آنها را با ارزیابی عملکرد کارکنان و اهداف شخصی یکپارچه کنند تا بهبود و پیشرفت موردنظر حاصل شود. بعضی از مدیران و راهبران نگرانی خود را از تعیین معیارهای کلیدی و مسئول قلمداد کردن کارمندان برای دستیابی به بهره‌وری موردنظر اعلام کرده و ابراز نگرانی کرده‌اند که این امر سطح انگیزه کارکنان را در فعالیت‌ها کاهش می‌دهد.
خوشبختانه تحقیقات نشان داده‌اند که این امر مشکلی ایجاد نمی‌کند. در واقع کارمندان از اهداف دقیق و قابل اندازه‌گیری استقبال میکنند و سطح انگیزه آنها با بازخورد قاعده‌مند مدیران افزایش می‌یابد.
بر اساس نظرسنجی موسسه گالاپ (Gallup)، نرخ عایدی فعالیت‌ها برای کارمندانی که بر حسب نقاط قوتشان بازخورد دریافت میکنند ۱۴٫۹ درصد پایین‌تر است.
مستندسازی جریان کاری سازمان
در ابتدا لازم است هر فرایند کسب و کار و جریان کار سازمان را به دو بخش وظایف تعریف شده و مسئولیت مقرر شده برای تکمیل هر عمل تقسیم کنید. مستندسازی جریان کار سازمان، به شما کمک می‌کند تا معیارهای کلیدی و قابل سنجش حول زمان و هزینه را تعریف کنید. نقشه روندکار از تصمیمات رهبران در تعیین نواحی دارای مشکل پشتیبانی می‌کند. همچنین مستندسازی گردش کار تشخیص منبع مشکل را بسیار آسان‌تر می‌سازد؛ که آیا منبع مشکل فردیست که کار به او محول شده و یا خود فرایند یا محدودیت اجرایی حاصل از حجم بالای کار است.
معیارهای مختلفی وجود دارد که میتواند حجم کار کارمندان را زمانیکه وظایف آنها شکسته شده؛ محاسبه کنند. استانداردهابی که در زیر آورده شده‌اند بعضی از مهمترین عوامل در بهبود اثربخشی کلی کسب و کار شما هستند:
- زمان متوسط تکمیل وظایف در روندکاری توسط هر کارمند یا کل کارمندان
- تعداد کارهای محول شده به هر کارمند
- هزینه تکمیل هر وظیفه توسط یک کارمند
- زمان پاسخگویی به ازای یک وظیفه
استفاده از معیارهای کلیدی جهت اندازه‌گیری موفقیت
سازمان‌هایی که از دیرباز مشغول به اندازه‌گیری معیارهای بهره‌وری کارمندان بوده‌اند، مجموعه‌ای از داده‌ها را جمع‌آوری کرده‌اند که موفقیت کارمندان را تعریف می‌کند و داده‌های جدید را با آنها می‌سنجند. درصورتیکه شرکت شما هنوز اقدام به شروع این فرآیند نکرده است، روش‌های دقیقی برای اندازه‌گیری میزان بهره‌وری موفقیت کارکنان موجودند.
از داده‌های جمع‌آوری شده برای ارزیابی عملکرد کارکنان در نقشهای شغلی یکسان استفاده کنید. برای تعیین معیارهای کلیدی سازمان خود از تجزیه و تحلیل بررسی‌های آماری استفاده کنید. از این معیارها می‌توانید جهت تعیین اهداف برای مقاصد کاری، حجم کاری کارکنان و بودحه سازمان استفاده کنید.
عملکرد کارمندان در برابر معیارهای تعیین شده فرصتی برای شناسایی و مقایسه نتایج برای شما پدید می‌آورد. پس از طی این مراحل می‌توانید بسنجید تا چه اندازه همه اعضای سازمان استاندارهای کسب و کار را رعابت میکنند. فارغ از اینکه شما عملکرد را با پاداش مالی مرتبط می‌دانید یا خیر، تعیین هدف میتواند انگیزه کارایی بهتر را در نیروی کار شما ایجاد کند.
برای شناسایی کارمندانی که عملکرد ضعیفی دارند، می‌توانید به افرادی که خلاف شاخص‌های کلیدی عمل میکنند توجه کنید. این اطلاعات برای ارائه پشتیبانی و تمرین‌های ارتقاء مهارت و اطلاع از داشتن منابع مناسب جهت حصول اطمینان از تحقق استانداردهای کسب و کار، بسیار مهم است. البته مسئله مقاومت کارکنان جهت پیاده‌سازی سیستمهای جدید اتوماسیون نیز در این تحلیل ها مشخص میشود.
نهایتا، اندازه‌گیری این بهره‌وری، تنها کارآمدترین کارمندان را به شما نشان نمی‌دهد، بلکه توجه شما را به تغییرات سوددهی کسب و کار نیز معطوف می‌کند.
BPM بهترین نرم‌افزار ارزیابی عملکرد کارکنان
مزیت‌های مختلفی هنگام پیاده‌سازی یک برنامه برای اندازه‌گیری کارایی کارمندان برای سازمان شما به ارمغان خواهد آورد. البته سودمندی واقعی زمانی ملموس میشود که فرآیندها را با دقت و بصورت پیوسته کامل کنید. روش‌های سنتی که وابسته به جداول و حسابهای دستی هستند دیگر کارآمد نمی‌باشند. نرم‌افزار BPM میتواند بهره‌وری کارکنان را با درنظر گرفتن هزینه‌ی وظایف، کارمندان و فرآیندها بادقت محاسبه کند. همچنین این عمل به محاسبه تغییرات سوددهی کسب وکار نیز کمک می‌کند.
اینگونه نرم‌افزارها معمولا ابزارهای کمکی بصری مانند نمودارها و گزارش‌ها را نیز ارائه میکنند که در فهم بهتر داده و منابع تاثیر بسزایی دارد. توانایی تجزیه و تحلیل آمار فرایندها به داده های کوچکتر برای مدیریت کارایی کارکنان و بهبود بهره‌وری فرآیندها ضروریست. قابلیت مشاهده تعداد وظایف محول شده و در حال انجام هر نفر، دپارتمان، گروه و فرایند برای مدیران بسیار مفید است. این عمل، اطلاعات موردنیاز شما را جهت تعیین میزان کارایی تغییر فرآیندها، ارائه تمرین‌های ارتقاء مهارت، و تاکتیک‌های بهبوددهنده دیگر فراهم می‌کند.
حتما بخوانید: چه دلایلی ممکن است شما را به استفاده از BPM ترغیب کند؟
نرم‌افزار BPM شما میتواند گزارش‌های SLA (توافق‌نامه سطح خدمات) ارائه کند تا حساب کردن زمانی که برای انجام و تکمیل فرایندها و وظایف صرف میشود به راحتی محاسبه شود. همچنین این گزارش هوشمند وظایفی را که زمان بیشتری نسبت به زمان اختصاص یافته صرف کرده‌اند را نشان خواهد داد. باتوجه به این موارد، خیلی از شرکت‌ها گزارش SLA را مهمترین نوع اطلاعات موجود می‌دانند. این گزارش امکان مقرر کردن هدف برای هر فرآیند، وظیفه، و یا گروهی از وظایف در یک فرایند را فراهم می‌کند.
