توسعه امکانات مدیریت پیوست‌ها و نامه‌های مرتبط
زمان تقریبی مطالعه: 10 دقیقه
در این قسمت از مجموعه آموزشهای قابلیتهای نرم‌افزار اتوماسیون کسب‌وکار فراگستر به بیان قابلیت جدید مدیریت پیوست‌ها و نامه‌های مرتبط پرداخته‌ایم.
سرفصلهای اصلی این آموزش در زیر آمده است. با کلیک روی هر عنوان بصورت سریع به اون بخش از مطلب منتقل میشوید.
ب – مدیریت دسترسی نامه‌های مرتبط
ایجاد مجوز کاربری جهت تعیین دسترسی به پیوست ها و نامه های مرتبط
الف- مدیریت دسترسی پیوست‌ها
همانگونه که میدانید کاربران می‌توانند در هنگام ایجاد نامه و یا در هنگام ارجاع نامه‌هایی که در اختیار دارند بر روی نامه، فایل (های) پیوست قرار دهند. سامانه به نحوی توسعه داده شده است که کاربران دارای دسترسی، این امکان را داشته باشند که برای پیوست‌هایی که خود بر روی نامه قرار میدهند؛ دسترسی تعیین نمایند. تا در صورت لزوم و صلاحدید آن پیوست (ها) برای همه گیرندگان ارجاع آن نامه (بر اساس شرایط تعیین شده که در ادامه عنوان خواهد شد) قابل دسترس نباشند.
سوال: چگونه برای نامه های که دریافت کردم پیوستی قرار دهم و برای سایر کاربران جهت دسترسی به آن پیوست محدویت تعیین کنم ؟
پاسخ: برای تعیین دسترسی و محدودیت بر روی پیوست‌هایی که در هنگام دریافت نامه در کارتابل می‌خواهیم به نامه اضافه کنیم، کافیست مشابه روش قبلی نامه را باز و سپس وارد زبانه پیوست شویم، بعد از بارگذاری فایل (های) مورد نظرمان بر روی گزینه “دسترسی” کلیک می‌کنیم.
شایان ذکر است گزینه “دسترسی” صرفاً برای کاربران دارای مجوز (مجوز تعیین دسترسی در ادامه مطلب معرفی گردیده است) قابل دسترس خواهد بود. با کلیک بر روی این گزینه فرم “دسترسی به پیوست نامه” در اختیار کاربر قرار خواهد گرفت. این فرم شامل امکانات ذیل خواهد بود:
- تعیین دسترسی از فهرست گیرندگان قبلی
برای آنکه بخواهیم پیوستی که اضافه می‌کنیم از فهرست گیرندگان قبلی ارجاع نامه در اختیار همه نباشد، کافیست بر روی دکمه “کلیه گیرندگان قبلی ارجاع” کلیک کرده تا تمامی گیرندگان ارجاع نامه به فهرست ذیل اضافه گردند سپس از فهرست ایجاد شده مشخص کنیم پیوست جدید نامه (که جدیداً اضافه کرده‌ایم) برای کدام یک از گیرندگان ارجاع نامه قابل دسترس نباشند.
- تعیین دسترسی به پیوست فقط در سازمان جاری (کاربر ایجاد کننده پیوست)
در صورتیکه بخواهیم پیوستی که اضافه می‌کنیم صرفاً در دسترس کاربران سازمان خودمان باشد. (چه کاربرانی که قبلاً ارجاعی از نامه گرفته‌اند و چه کاربرانی که بعداً ارجاعی از آن خواهند داشت) کافیست بر روی دکمه “فقط سازمان جاری” کلیک کرده تا ردیف سازمان جاری به فهرست اضافه گردد. در این صورت پیوست نامه در صورت ارجاع نامه به خارج از سازمان جاری، در اختیار کاربران دیگر قرار نخواهد گرفت.
- تعیین دسترسی به پیوست فقط در واحد سازمانی جاری (کاربر ایجاد کننده پیوست)
در صورتیکه بخواهیم پیوستی که اضافه می‌کنیم صرفاً در دسترس کاربران واحد سازمان خودمان باشد (چه کاربرانی که قبلاً ارجاعی از نامه گرفته اند و چه کاربرانی که بعداً ارجاعی از آن خواهند داشت) کافیست بر روی دکمه “فقط واحد سازمانی جاری” کلیک کرده تا ردیف واحد سازمانی جاری به فهرست اضافه گردد. در این صورت پیوست نامه در صورت ارجاع نامه به خارج از واحد سازمان جاری، در اختیار کاربران سایر واحدهای دیگر قرار نخواهد گرفت.
- عدم تعیین محدودیت برای دسترسی به پیوست نامه
در صورتیکه هیچ دسترسی برای پیوست نامه تعریف نکنیم، عملاً هیچ محدودیتی برای دسترسی به آن تعیین نکردهایم. البته هر کاربر (دارای مجوز) میتواند بعداً نیز به نامه‌ای که در آن پیوستی اضافه نموده رجوع کند و مشابه روشهای ذکر شده در بالا برای آن پیوست محدودیت دسترسی تعیین نماید.
جهت پیش گیری از خطای کاربری در هنگام مشاهده پیوست‌های نامه ارجاع شده در بین کاربران مختلف و وجود احتمال عدم یکسان بودن تعداد پیوست‌های نامه برای کاربران مختلف، در هنگام مشاهده و تعیین محدودیت دسترسی مشاهده پیوست برای کاربران افزوده شده است.
این موضوع یعنی وجود محدودیت برای مشاهده همه پیوست‌ها برای کاربری جاری (در صورت وجود محدودیت) با نمایش کادر “بر اساس تعیین دسترسی تمامی پیوست‌ها قابل مشاهده نمی‌باشد” (مطابق شکل ذیل) نمایش داده خواهد شد.
سوال: آیا می‌توانم برای پیوست‌های پیش نویس نامه‌ای که در حال ایجاد آن هستم یا پیش نویس نامه‌ای که دریافت کرده‌ام نیز محدودیت تعیین کنم؟
پاسخ: بلی کاملاً مشابه یا روش تشریح شده در بالا برای پیوست‌های مندرج در پیش نویس‌ها نیز میتواند تعیین محدودیت دسترسی انجام داد.
سوال: چگونه در هنگام ارجاع نامه می‌توانم برای پیوست‌هایی که به نامه اضافه نموده‌ام دسترسی تعیین کنم؟
پاسخ: برای این کار مشابه تصویر ذیل گزینه “دسترسی به پیوست‌های نامه” در فرم ارجاع در دسترس کاربر قرار گرفته است (برای مشاهده این گزینه نیز لازم است کاربر دسترسی تعیین محدودیت برای پیوست‌ها را داشته باشد).
با کلیک بر روی این گزینه مشابه تصویر ذیل کاربر ارجاع دهنده میتواند دسترسی گیرنده ارجاع بر روی پیوست‌هایی که به نامه افزوده است را تعیین نماید.
ب – مدیریت دسترسی نامه‌های مرتبط:
همانگونه که میدانید کاربران می‌توانند در هنگام ایجاد نامه و یا در هنگام ارجاع نامه‌هایی که در اختیار دارند برای آن نامه، نامه مرتبط ایجاد نمایند.
سامانه اتوماسیون اداری فراگستر، بنحوی توسعه داده شده است که کاربران دارای دسترسی امکان اینکه برای نامه(های) مرتبطی که خود به نامه جاری مرتبط نموده‌اند دسترسی تعیین نمایند را در اختیار خواهند داشت. تا در صورت لزوم و صلاحدید آن نامه(های) مرتبط برای همه گیرندگان ارجاع آن نامه (بر اساس شرایط تعیین شده که در ادامه عنوان خواهد شد) قابل دسترس نباشند.
سوال: چگونه برای نامه‌های که در اختیار دارم نامه مرتبطی قرار دهم و برای سایر کاربران جهت دسترسی به آن نامه مرتبط محدویت مشاهده تعیین کنم ؟
پاسخ: برای تعیین دسترسی و محدودیت بر روی نامه‌های مرتبطی که به نامه جاری اضافه کرده‌ایم؛ کافیست مشابه روش قبلی نامه را باز و سپس وارد زبانه نامه مرتبط شویم. بعد با زدن دکمه ایجاد نامه مرتبط و باز شدن پنجره اقدام به جستجوی نامه موردنظر که می‌خواهیم به نامه جاری مرتبط نماییم، می‌کنیم (تا اینجای فرآیند تغییری نسبت به قبل ندارد).
شایان ذکر است گزینه “دسترسی” صرفاً برای کاربران دارای مجوز قابل دسترس خواهد بود. با کلیک بر روی این گزینه فرم “دسترسی به نامه مرتبط” در اختیار کاربر قرار خواهد گرفت. این فرم شامل امکانات ذیل خواهد بود:
- تعیین دسترسی از فهرست گیرندگان قبلی
برای آنکه بخواهیم نامه مرتبطی که اضافه می کنیم از فهرست گیرندگان قبلی ارجاع نامه در اختیار همه نباشد، کافیست بر روی دکمه “کلیه گیرندگان قبلی ارجاع” کلیک کرده تا تمامی گیرندگان ارجاع نامه به فهرست ذیل اضافه گردند. سپس از فهرست ایجاد شده مشخص کنیم نامه مرتبط جدید (که جدیداً اضافه کرده‌ایم) برای کدام یک از گیرندگان ارجاع نامه قابل دسترس نباشند.
- تعیین دسترسی به پیوست فقط در سازمان جاری (کاربر ایجاد کننده پیوست)
در صورتیکه بخواهیم نامه مرتبطی که اضافه می‌کنیم صرفاً در دسترس کاربران سازمان خودمان باشد. (چه کاربرانی که قبلاً ارجاعی از نامه گرفته‌اند و چه کاربرانی که بعداً ارجاعی از آن خواهند داشت) کافیست بر روی دکمه “فقط سازمان جاری” کلیک کرده تا ردیف سازمان جاری به فهرست اضافه گردد. در این صورت نامه مرتبطی که ایجاد نمودهایم در صورت ارجاع نامه به خارج از سازمان جاری، در اختیار کاربران دیگر قرار نخواهد گرفت.
- تعیین دسترسی به پیوست فقط در واحد سازمانی جاری (کاربر ایجاد کننده پیوست)
در صورتیکه بخواهیم نامه مرتبطی که اضافه می‌کنیم صرفاً در دسترس کاربران واحد سازمان خودمان باشد. (چه کاربرانی که قبلاً ارجاعی از نامه گرفته اند و چه کاربرانی که بعداً ارجاعی از آن خواهند داشت) کافیست بر روی دکمه “فقط واحد سازمانی جاری” کلیک کرده تا ردیف واحد سازمانی جاری به فهرست اضافه گردد. در این صورت نامه مرتبطی که اضافه نمودهایم در صورت ارجاع نامه به خارج از واحد سازمان جاری، در اختیار کاربران سایر واحدهای دیگر قرار نخواهد گرفت.
- عدم تعیین محدودیت برای دسترسی به پیوست نامه
در صورت که هیچ دسترسی برای نامه مرتبط اضافه شده تعریف نکنیم، عملاً هیچ محدودیتی برای دسترسی به آن تعیین نکردهایم. البته هر کاربر (دارای مجوز) میتواند بعداً نیز به نامه‌ای که در آن نامه مرتبطی اضافه نموده رجوع کند و مشابه روشهای ذکر شده در بالا برای آن نامه مرتبط محدودیت دسترسی تعیین نماید.
سوال: آیا می‌توانم برای نامه مرتبط پیش نویس نامه‌ای که در حال ایجاد آن هستم یا پیش نویس نامه‌ای که دریافت کرده‌ام نیز محدودیت تعیین کنم؟
پاسخ: بلی کاملاً مشابه یا روش تشریح شده در بالا برای نامه مرتبط های مندرج در پیش نویس ها نیز میتواند تعیین محدودیت دسترسی انجام داد.
سوال: چگونه در هنگام ارجاع نامه می‌توانم برای نامه مرتبطی که قبلاً به نامه اضافه نموده‌ام دسترسی تعیین کنم؟
پاسخ: برای این کار مشابه تصویر ذیل گزینه ” دسترسی به نامه‌های مرتبط نامه” در فرم ارجاع در دسترس کاربر قرار گرفته است (برای مشاهده این گزینه نیز لازم است کاربر دسترسی تعیین محدودیت برای نامه‌های مرتبط را داشته باشد).
با کلیک بر روی این گزینه مشابه تصویر ذیل کاربر ارجاع دهنده میتواند دسترسی گیرنده ارجاع بر روی نامه‌های مرتبطی که به نامه افزوده است را تعیین نماید.
ایجاد مجوز کاربری جهت تعیین دسترسی به پیوست‌ها و نامه‌های مرتبط :
راهبر جهت ارائه دسترسی (مجوز) امکان تعیین محدودیت برای پیوست‌ها و نامه‌های مرتبط ، کافیست از بخش مجوزهای عمومی دو مجوزی که در تصویر ذیل مشخص میباشد را به کاربران مورد نظر ارائه نماید. در این حالت کاربران دارای مجوز امکان استفاده از امکانات عنوان شده در بخش های تعیین دسترسی برای پیوست‌ها و نامه‌های مرتبط را در اختیار خواهند داشت.
با اعطای مجوز های بالا کاربر میتواند برای پیوست‌ها و نامه‌های مرتبط به ترتیب شرح داده شده در این سند دسترسی مشاهده تعیین نمایید.
حال اگر در صورت تعیین دسترسی برای پیوست‌ها و نامه‌های مرتبط فردی در سازمان در هر حالتی بتواند پیوست‌ها و نامه‌های مرتبط محدود شده را ببیند کافیست مشابه تصویر ذیل به او دو دسترسی ذیل اعطا شود.
- مجوز مشاهده فهرست نامه‌های مرتبط در صورت تعیین دسترسی
- مجوز مشاهده پیوست‌ها در صورت تعیین دسترسی
