الزام استفاده از مدیریت فرایند کسب و کار در بستر اتوماسیون اداری

زمان تقریبی مطالعه: 4 دقیقه

همانطور که میدانیم تغییرات محیط سازمان‌های امروزی آنها را با چالش‌هایی روبرو کرده است. سازمان‌ها و شرکت‌های کوچک و بزرگ امروزی نیازمند این هستند که در این شرایط محیطی جدید بتوانند با یکدیگر رقابت کنند. در واقع امروزه در یک سازمان رویکرد وظیفه‌ای که از پیش تعیین شده باشد مانع سازندگی و پویایی خواهد شد و عقب ماندگی آن سازمان را در پی خواهد داشت. امروزه مدیران اجرایی درباره لزوم بکارگیری اتوماسیون اداری اتفاق نظر دارند. اما در مورد پیاده‌سازی مدیریت فرایند کسب و کار بعلت جدید بودن آن نظرات مختلفی ارائه شده است. در این مقاله سعی کرده‌ایم تا لزوم پیاده‌سازی مدیریت فرایند کسب و کار را در بستر اتوماسیون اداری بیان کنیم.

زمانیکه ما یک کسب و کار را اداره می‌کنیم لازم است تمامی اطلاعات مربوط به قسمت‌های مختلف سازمان را نگهداری و ثبت کنیم. برای این کار به اتوماسیون اداری نیاز داریم. اتوماسیون اداری داده‌های ما را طبقه‌بندی میکند و آنها را ثبت میکند. ما برای اتخاذ تصمیم‌هایمان به این داده‌ها نیاز داریم.

چرا باید بعد از پیاده‌سازی اتوماسیون اداری به سیستم مدیریت کسب و کار بیندیشیم؟

همانطور که یک ساختمان در ابتدا نیاز به شالوده و فونداسیون دارد مدیریت فرایند کسب و کار نیز به یک شالوده نیاز دارد. این شالوده همان اتوماسیون اداری می‌باشد.

 باید بدانیم که اتوماسیون اداری برای اینکه نقش فعالی در سازمان ما داشته باشد باید بتواند بخوبی بین اجزای مختلف یک سازمان ارتباط موثر برقرار کند. همچنین باید در کنار این برقراری ارتباط بتواند یکپارچگی خود را نیز حفظ کند. در کنار تمام ابزارهای اتوماسیون ما به ابزارهایی برای طراحی نیاز داریم. همچنین ما نیاز داریم بطور پیوسته فرایندهای سازمان را در جهت پیشبرد اهداف‌مان رصد کنیم. در اینجاست که سیستم مدیریت فرایند به کمکمان می‌آید. سیستم مدیریت فرایند در کنار اتوماسیون اداری و مکمل با آن تمامی ابزارهای ذکر شده را در اختیارمان قرار می‌دهد و به ما کمک میکند تا دریابیم که سازمان ما چه پیشرفتی در مسیر رسیدن به اهدافش دارد.

لازم به توضیح است که برای پیاده‌سازی سیستم مدیریت فرایند از آنجا که باید تمامی بخش‌ها را شامل شود. ابتدا باید مدیران تمامی بخش‌ها توجیه شوند و سپس سطوح دیگر را به ترتیب برای پذیرش این سیستم آماده کرد.

آیا پیاده‌سازی سیستم مدیریت فرایند کسب و کار نظم سازمانی را از بین میبرد؟

باید بدانیم که پیاده‌سازی سیستم مدیریت بر بستر اتوماسیون اداری کاملا گام به گام است و به هیچ عنوان نیاز به تغییرات ناگهانی ندارد. بنابراین سازمان‌هایی که ابتدا اتوماسیون اداری به آنها نظم بخشیده به هیچ عنوان نباید نگرانی جهت پیاده‌سازی سیستم مدیریت فرایندها داشته باشند و پیاده‌سازی این سیستم در آنها کاملا یکپارچه و قدم به قدم خواهد بود.جهت اطلاع از چگونگی پیاده‌سازی BPMS در سازمان مطلب مراحل هفتگانه ساخت فرایند را مطالعه کنید.

مدیریت فرایند کسب و کار بر پایه اتوماسیون اداری

قاعدتا وقتی سیستم یا نرم‌افزاری بروزرسانی میشود و یا نرم‌افزار جدیدتر به بازار می‌آید، برای استفاده از آن باید به سراغ کسانی برویم که اولا در حوزه آن سیستم و نرم‌افزار دانش و تخصص کافی داشته باشند. ثانیا برای کارایی و بهره‌وری بیشتر باید از کسانی کمک بگیریم که علاوه بر دانش،‌ تجربه کار با همان سیستم یا نسخه های قبلی آن را داشته باشند.

فراگستر با تکیه بر تخصص و دانش و همچنین تجربه چند ساله خود سیستم مدیریت کسب و کار را بر پایه اتوماسیون اداری در سازمان شما پیاده‌سازی خواهد کرد. این سیستم بروز شده علاوه بر اینکه همان جامعیت اتوماسیون اداری را دارد منعطف می‌باشد و قابلیت متناسب سازی طبق اهداف هر سازمان را دارد.

خدمات و پشتیبانی که همواره یکی از دغدغه‌های کاربران میباشد، یکی از مولفه‌های مورد تاکید مدیران فراگستر نیز می‌باشد. چرا که بطورکلی در حوزه نرم‌افزار و فناوری اطلاعات خدمات و پشتیبانی بسیار پر اهمیت می‌باشد.

نتایج استفاده از مدیریت فرایند کسب و کار بر پایه اتوماسیون اداری

مولفه مهم این روزهای بازار بی‌گمان سرعت است. تغییرات بازار و بالطبع خواسته‌های مردم بسیار سریع است و مدیران سازمان‌ها برای ماندن در این بازار رقابتی باید بتوانند به این نیازها به سرعت پاسخ بدهند. استفاده از سیستم مدیریت کسب و کار بر پایه اتوماسیون بطور مشهود باعث سرعت در کسب و کار خواهد شد. همچنین مدیران میتوانند براحتی عوامل خطا در کسب و کار را مشاهده کنند و آنها را رفع سازند. برای تصمیم‌گیری‌های آتی مدیران با نمودار و عدد و رقم می‌توانند قاطعانه‌تر و علمی‌تر نظر بدهند.

شما مدیر گرامی چنانچه همین امروز تصمیم گرفته‌اید به کسب و کار مجموعه‌تان نظم بدهید و اسناد مهم و اطلاعات‌تان را ثبت و ضبط کنید می‌توانید ابتدا با دمو اتوماسیون اداری فراگستر بطور رایگان کار کنید سپس بهترین تصمیم را برای مجموعه‌‌تان بگیرید.