راهکار فراگستر برای مدیریت شرکت های هلدینگ چیست؟

زمان تقریبی مطالعه: 8 دقیقه

مدیریت و نظارت یکپارچه و متمرکز شرکت‌های یک هلدینگ، یکی از بزرگ‌ترین دغدغه‌های مدیران هلدینگ‌ها است؛ برای دستیابی به این هدف و مدیریت شرکت های هلدینگ، باید سامانه ارتباطی و اطلاعاتی یکپارچه‌ای بین مجموعه‌ها و شرکت‌های هلدینگ ایجاد کرد. بهترین ابزار برای ایجاد سامانه ارتباطی و اطلاعاتی یکپارچه، نرم افزار اتوماسیون اداری می‌باشد.

اتوماسیون اداری فراگستر برای مدیریت ارتباطات و اطلاعات شرکت های هلدینگ، از زیرسیستم چندسازمانی خود استفاده می‌کند؛ به کمک این زیرسیستم، ارتباطات و اطلاعات هر کدام از شرکت های عضو هلدینگ قابل تعریف و مدیریت و همچنین یکپارچه‌سازی در یک بستر متمرکز می‌باشد.

برای آشنایی با زیرسیستم چندسازمانی و قابلیت‌ها و کاربردهای آن در مدیریت شرکت های هلدینگ، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.

هلدینگ چیست؟

هلدینگ یا شرکت هلدینگ، نوعی ساختار سازمانی است که در آن شرکت‌های واحد یا فرعی مختلفی، تحت کنترل مالی و مدیریتی یک شرکت مادر یا سرمایه‌گذار (همان شرکت هلدینگ) فعالیت می‌کنند؛ ممکن است شرکت‌ها و کسب‌ و کارهای مختلف و گوناگونی عضو یک هلدینگ باشند و هر کدام نیز در حوزه و صنعت خود فعالیت نمایند.

هدف اصلی شرکت‌های هلدینگ، مدیریت شرکت‌ها و سازمان‌های زیرمجموعه و افزایش سود و بهره‌وری هر کدام از آن‌ها می‌باشد؛ برای رسیدن به این هدف، اولین و مهم‌ترین قدم، ایجاد بستری برای مدیریت اطلاعات و ارتباطات بین شرکت مادر و شرکت‌های زیر مجموعه و همچنین بین شرکت‌های زیر مجموعه با یکدیگر است.

ایجاد همچنین بستری، امکان تحلیل اطلاعات و داده‌های جمع‌آوری شده از شرکت‌های زیرمجموعه در شرکت مادر را فراهم می‌کند و موجب افزایش همکاری و هماهنگی بین سازمان‌ها و شرکت‌های هلدینگ و همچنین افزایش نفوذ شرکت هلدینگ در بازار می‌گردد.

حال برای ایجاد این بستر ارتباطی و اطلاعاتی متمرکز و یکپارچه، باید از ابزارها و نرم‌افزارهای تخصصی استفاده نمود و بهترین ابزار برای ایجاد این بستر نیز نرم افزار اتوماسیون اداری می‌باشد.

اتوماسیون اداری چیست؟

سامانه اتوماسیون اداری، ابزاری یکپارچه متشکل از نرم‌افزارها و زیرسیستم‌های مختلف است، که با هدف تسهیل ارتباطات، مدیریت متمرکز آن و همچنین مدیریت اطلاعات در سازمان‌ها و مجموعه‌های مختلف می‌باشد؛ نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، با زیرسیستم‌ها و ابزارهای مختلفی که دارد، بهترین گزینه برای مدیریت شرکت‌های هلدینگ محسوب می‌گردد. برخی از زیرسیستم‌های نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر عبارت‌اند از:

• کارتابل و گردش مکاتبات
• دبیرخانه
• چت سازمانی
• سامانه تبادل فایل
• تحلیل عملکرد کارکنان و گزارش ساز
• مدیریت فرآیندها BPMS
• مدیریت ایمیل، فکس، ECE و…
• مدیریت کارها و وظایف تیمی
• و…

در بین زیرسیستم‌هایی که نام بردیم، زیرسیستم چند سازمانی، ابزار تخصصی برای مدیریت شرکت های هلدینگ است؛ شرکت‌های هلدینگ با استفاده از اتوماسیون اداری فراگستر و زیرسیستم چندسازمانی آن، قادر به ایجاد بستری متمرکز و یکپارچه برای مدیریت ارتباطات و اطلاعات سازمان‌ها و شرکت های عضو هلدینگ می‌باشند، اما چگونه؟ اتوماسیون اداری چه کاربردها و قابلیت‌هایی در مدیریت شرکت های هلدینگ دارد؟

قابلیت های اتوماسیون فراگستر در مدیریت شرکت های هلدینگ چیست؟

اولین و مهم‌ترین نکته‌ای که باید به آن اشاره کنیم این است که تمامی نرم افزارهای اتوماسیون اداری قابلیت تعریف چندین سازمان و ایجاد ارتباط بین آن‌ها را ندارند؛ اما اتوماسیون اداری فراگستر به کمک زیرسیستم چندسازمانی، قابلیت ایجاد شبکه ارتباطی و اطلاعاتی متمرکز بین شرکت های هلدینگ و شعب مختلف یک کسب و کار یا سازمان را برای هلدینگ‌ها و مجموعه‌های بزرگ فراهم کرده است. برای آشنایی کامل با این زیرسیستم تخصصی مدیریت شرکت های هلدینگ، لازم است تا با قابلیت‌های اتوماسیون اداری فراگستر در مدیریت شرکت های هلدینگ آشنا شویم:

قابلیت‌های اتوماسیون اداری فراگستر برای مدیریت شرکت‌های هلدینگ

تعریف درختواره سازمان های عضو هلدینگ

شرکت هلدینگ – یا همان شرکت مادر – می‌توانید سازمان‌ها و شرکت‌های عضو هلدینگ را قالب درختواره تعریف کند و چارتی یکپارچه و متمرکز از شرکت‌ها و سازمان‌های عضو هلدینگ به دست بیاورد؛ همچنین با کمک این قابلیت، می‌توانند ارتباط بین شرکت‌ها و زیرمجموعه‌های هر کدام از آن‌ها را تعریف و مشخص نمایند. این قابلیت موجب می‌شود تا مدیران هلدینگ دید کاملی از وضعیت ارتباطات شرکت‌های عضو با یکدیگر و شرکت‌های زیرمجموعه به دست بیاورند.

تعریف چارت سازمانی مجزا برای هر سازمان

در جهت افزایش شفافیت ارتباطات درون سازمانی و همچنین مدیریت بهتر و دقیق‌تر سلسله مراتب سازمانی و ارتباطات کارکنان، امکان تعریف چارت سازمانی مجزا برای هر سازمان در زیرسیستم چندسازمانی فراگستر وجود دارد. به کمک این قابلیت، هلدینگ‌ها می‌توانند چارت سازمانی شرکت‌های زیرمجموعه خود را متناسب با سمت‌ها، نحوه مدیریت سازمانی، رفتار سازمانی و دیگر مشخصات هر سازمان، تعریف کنند و به چارت سازمانی شرکت‌ها شخصیت ببخشند.

ایجاد و تعریف درگاه های متعدد دبیرخانه برای هر سازمان

به منظور مدیریت بهتر مکاتبات بین سازمانی، شرکت‌های هلدینگ می‌توانند به ازای هر سازمان، متناسب با بزرگی آن و حجم مکاتبات روزانه‌ای که دارد، یک یا چند درگاه دبیرخانه تعریف و ایجاد کنند و ارتباطات آن‌ها را مدیریت نمایند.

طراحی و تعریف قالب نامه برای هر سازمان

به کمک اتوماسیون اداری و زیرسیستم‌های آن، هر سازمان می‌تواند سربرگ‌ و قالب نامه مختص به خود را داشته باشد؛ این سربرگ‌ها با توجه به لوگوی شرکت، نام شرکت، تگ‌های اطلاعاتی، رنگ سازمانی و… قابل شخصی‌سازی و تعریف در سیستم هستند. همچنین شایان ذکر است که امکان تعیین دسترسی کاربران، واحد‌ها و سازمان‌های دیگر به سربرگ‌ها و قالب‌های نامه نیز وجود دارد.

تعریف قالب نامه چند امضایی

برخی از نامه‌ها باید توسط مدیران و افراد مختلفی به صورت سلسله مراتبی، تایید شوند؛ برای این کار شرکت‌ها و سازمان‌ها باید قادر به تعریف قالب‌های نامه با قابلیت چند امضایی باشند، که اتوماسیون اداری فراگستر این امکان را برای سازمان‌ها و شرکت های هلدینگ فراهم کرده است.

تعیین راهبر سیستم برای هر سازمان

در اتوماسیون فراگستر، به منظور مدیریت بهتر سامانه اتوماسیون اداری در شرکت های هلدینگ، امکان تعریف و تعیین راهبر‌ سیستم جدا و مجزا برای هر سازمان وجود دارد؛ به این ترتیب، شرکت‌های عضو هلدینگ با اینکه در یک سامانه و بستر ارتباطی و اطلاعاتی یکپارچه هستند، امکان شخصی‌سازی اتوماسیون بر اساس نیازهای خود را نیز دارند.

تعریف انواع سازمان ها و تعیین دسترسی ارتباطات آنها

علاوه بر تعریف درختواره سازمان، شرکت هلدینگ می‌تواند نوع سازمان‌ها و شرکت‌های عضو و زیرمجموعه و همچنین دسترسی ارتباطی و اطلاعاتی آن‌ها به یکدیگر را تعریف نمایند؛ به عنوان مثال همان‌طور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، شعب و مراکز زیرمجموعه نمی‌توانند به طور مستقیم با هلدینگ مرکزی ارتباط برقرار کنند، بلکه از طریق ادارات کل باید مکاتبات خود را هلدینگ مرکزی را ارسال نمایند.

تعریف انواع سازمان ها و تعیین دسترسی ارتباطات آنها

پیگیری و مشاهده ارجاعات مکاتبات

یکی از مهم‌ترین قابلیت‌ها و امکانات اتوماسیون فراگستر برای مدیریت شرکت های هلدینگ، امکان پیگیری نامه‌ها و مشاهده ارجاعات (بر اساس دسترسی‌های تعیین شده) مکاتبات می‌باشد؛ به کمک این قابلیت افراد می‌توانند نامه‌ها و مکاتبات را درون سازمان خود و یا در سازمان‌های مرتبط و تعریف شده در زیرسیستم چندسازمانی پیگیری کنند و ارجاعات صورت گرفته را مشاهده نمایند.

مدیریت مستندات و پایگاه داده متمرکز

سامانه اتوماسیون اداری فراگستر، با استفاده زیرسیستم مدیریت مستندات، امکان مدیریت متمرکز مستندات و ایجاد چرخه حیات اسناد را برای شرکت مادر و همچنین شرکت‌های زیرمجموعه آن فراهم می‌کند. برخی از قابلیت‌های زیرسیستم مدیریت مستندات فراگستر عبارت‌اند از:

• ثبت و دسته‌بندی دقیق مستندات
• بازیابی و جستجوی سریع مستندات
• پشتیبانی از OCR فارسی
• اصلاح و نویزگیری تصاویر بدنه اسناد
• و…

نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، با زیرسیستم‌ها و ابزارهای مختلفی که دارد با هدف بهبود و تسهیل فرآیندهای سازمانی، ارتباطات سازمانی و مدیریت اطلاعات درون یک سازمان و همچنین شرکت‌های هلدینگ (چندسازمانی)، توسعه یافته است. برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توانید از طریق لینک زیر نسخه دمو رایگان آن را تهیه کنید و بررسی نمایید.

تجربه پیاده سازی اتوماسیون اداری در بانک ملی ایران

بانک ملی ایران به عنوان یکی از مجموعه‌های بزرگ دولتی، با داشتن تعداد بسیار زیادی شعب و ادارات مرتبط، یکی از مشتریان اتوماسیون اداری فراگستر می‌باشد؛ در سال 1394 اجرای پروژه اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر در بانک ملی آغاز شد و اکنون یکی از بزرگ‌ترین پروژه‌های ملی کشور می‌باشد.

اتوماسیون اداری فراگستر در بیش از 3800 شعبه درون/برون مرزی بانک ملی پیاده‌سازی شده است و در حدود 60 هزار کاربر (6500 کاربر همزمان) دارد؛ از زیرسیستم‌های مورد استفاده بانک ملی، می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

• زیرسیستم چندسازمانی (هلدینگ)
• کارتابل مدیریت مکاتبات
• فرم ساز و مدیریت فرآیندها BPMS
• مدیریت فکس
• و…

سخن پایانی

راهکار و پاسخ فراگستر برای مدیریت شرکت های هلدینگ، زیرسیستم چندسازمانی می‌باشد؛ به کمک این زیرسیستم و یکپارچگی آن با سایر نرم‌افزارها و زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری (مانند دبیرخانه، میزخدمت الکترونیک، مدیریت مستندات، کارتابل مکاتبات و…) امکان تعریف چند سازمان در قالب یک هلدینگ و همچنین مدیریت یکپارچه و متمرکز آن‌ها برای مدیریت شرکت های هلدینگ، فراهم شده است.

امیدواریم که با مطالعه این مقاله، اطلاعات مفیدی به دست آورده باشید؛ در صورت وجود هرگونه سوال پیرامون نحوه و راهکار مدیریت شرکت‌های هلدینگ، می‌توانید سوالات خود را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید و یا اینکه با  شماره 42623 (021) تماس حاصل بفرمایید و از همکاران ما راهنمایی‌ها و اطلاعات لازم را به دست بیاورید.

سوالات متداول مشتریان

مزایای مدیریت شرکت های هلدینگ به کمک اتوماسیون اداری چیست؟

مدیریت متمرکز و یکپارچه اطلاعات

مدیریت ارتباطات درون/بین سازمانی

افزایش سرعت و دقت ارتباطات

افزایش هماهنگی و همکاری بین سازمانی

و…

قابلیت‌‎های اتوماسیون اداری در مدیریت شرکت های هلدینگ چیست؟

برخی از قابلیت‌های اتوماسیون اداری فراگستر برای مدیریت شرکت‌های هلدینگ عبارت‌اند از:

تعریف درختواره سازمان‌های عضو هلدینگ

تعریف چارت سازمانی مجزا برای هر سازمان

تعیین راهبر سیستم برای هر سازمان

مدیریت مستندات و پایگاه داده متمرکز

و…