مدیریت اسناد و مدارک مهندسی با سیستم مدیریت مستندات

زمان تقریبی مطالعه: 8 دقیقه

سازمان‌ها و شرکت‌های مهندسی به طور روزانه و معمول، انواع مختلفی از اسناد و مدارک مهندسی را مورد استفاده قرار می‌دهند و مدیریت این مستندات، یکی از دغدغه‌های سازمان‌ها و شرکت‌های مهندسی محسوب می‌شود. از آنجایی که امروزه بسیاری از اسناد و مدارک مهندسی به صورت الکترونیکی تهیه می‌گردند، پس برای مدیریت آن‌ها نیز بهتر است از نرم افزارهای بایگانی اسناد و مدارک مهندسی استفاده کنیم. برای آشنایی با انواع اسناد و مدارک مهندسی و همچنین مدیریت اسناد مهندسی به کمک سیستم مدیریت مستندات فراگستر، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.

انواع اسناد مهندسی کدامند؟

قبل از بررسی نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک مهندسی فراگستر (مدیریت مستندات فراگستر)، بهتر است کمی با انواع اسناد و مدارک مهندسی آشنا شویم. برخی از این مستندات مهندسی عبارت‌اند از:

• فرم های ترنسمیتال  (Transmittal)
• فرم های بازخورد  (Comment sheet)
• فرم پاسخ به نظرات دریافتی  (Reply Sheet)
• فرم پرسش و پاسخ فنی (Technical Query یا TQ)
• لیست مدارک اصلی (MDL)
• نقشه های چون – ساخت  (As- Built)
• کتابچه مهندسی نهایی (Final Books)

انواع اسناد مهندسی

فرم های ترنسمیتال (Transmittal)

فرم ترنسمیتال برای ارسال اسناد و مدارک مهندسی به صورت درون/برون سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد. فرم‌های ترنسمیتال حاوی اطلاعاتی از قبیل شماره فرم، تاریخ صدور، لوگوی سازمان فرستنده، نام/سمت سازمانی فرستنده، نام/سمت سازمانی گیرنده، مشخصات مدارک ارسالی با جزئیات مورد نیاز (مانند نام، کد، شماره سند، شماره ویرایش و…)، هدف از ارسال و… .

1 – نمونه فرم ترنسمیتال

2 – نمونه فرم ترنسمیتال

فرم های بازخورد (Comment sheet)

فرم بازخورد یا Comment Sheet، فرمی جهت ثبت نظرات، بازخوردها و ارزیابی‌های کارفرما در مورد اسناد مدارک مهندسی دریافت شده می‌باشد؛ به بیان دیگر، وقتی مستنداتی برای کارفرما ارسال می‌گردد، کارفرما (مشاور یا مدیر طرح) نظرات خود را در قالب فرم بازخورد و بر اساس موارد مشخص شده، اعلام می‌دارد.

نمونه فرم بازخورد

فرم پاسخ به نظرات دریافتی (Reply Sheet)

فرم پاسخ یا Reply Sheet، در جواب فرم بازخورد ارسال می‌گردد و حاوی نظرات و توضیحات مهندس مسئول یا پیمانکار پروژه نسبت به نظرات درج شده کارفرما در فرم بازخورد می‌باشد.

فرم پرسش و پاسخ فنی (Technical Queryیا TQ)

هنگام اجرای پروژه‌های مهندسی، ممکن است هنگام اجرای پروژه ابهامات یا ایراداتی وجود داشته باشد، پیمانکار و کارفرما سوالات و اصلاحات پیشنهادی خود را از طریق فرم TQ یا همان فرم پرسش و پاسخ فنی (Technical Query) به هم منتقل می‌کنند. به عنوان مثال، پیمانکار در صورت وجود ایراداتی در نقشه طراحی، سوالات و ابهامات خود را در فرم TQ ثبت کرده و برای کارفرما ارسال می‌نماید.

نکته
فرم‌های ترنسمیتال، بازخورد و پاسخ به نظرات، بیشتر در فاز طراحی و مهندسی پروژه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند و فرم‌های پرسش و پاسخ فنی (TQ) بیشتر در فاز اجرایی و ساخت پروژه استفاده می‌شوند.

لیست مدارک اصلی (MDR)

مهندسین در پروژه‌هایی که دارای فاز طراحی و مهندسی هستند مانند پروژه‌های EPC – پروژه‌های مهندسی و تدارکات (Engineering)، تامین و تدارکات (Procurement) و ساخت (Construction) برای ثبت و مدیریت تمامی مستندات مهندسی مرتبط با پروژه، از سندی تحت عنوان لیست مدارک مهندسی یا همان MDL (Master Document List) یا MDR (Master Document Register) استفاده می‌کنند.

به بیان دقیق‌تر، لیست مدارک اصلی یا MDR، فرمی شامل اطلاعات کلیه مستندات و مدارک مهندسی است، که توسط پیمانکار بخش طراحی و مهندسی پروژه تهیه شده و برای اخذ تاییدات لازم به کارفرما یا مشاور کارفرما ارسال می‌گردد.

نمونه فرم لیست MDR

نقشه های چون – ساخت (As- Built)

در هر پروژه‌ای ممکن است هنگام اجرای نقشه‌های طراحی شده، تغییرات و اصلاحاتی در نقشه‌ها صورت بگیرد؛ نقشه‌های چون – ساخت یا As – Built، نقشه‌هایی هستند که وضعیت حال حاضر پروژه و آخرین تغییرات اعمال شده در نقشه طراحی پروژه را نشان می‌دهند. توجه داشته باشید که نقشه‌های چون ساخت با نقشه‌های مراحل اجرایی ساختمان فرق دارند و جهت اعلام از آخرین وضعیت حال حاضر سازه می‌باشد.

کتابچه مهندسی نهایی (Final Books)

در پایان پروژه‌های مهندسی، کتابچه یا لیستی از مستنداتی شامل اطلاعات تکمیلی پروژه، تجهیزات مورد استفاده و مورد نیاز برای بهره‌برداری، نتایج تست‌ها و ارزیابی‌های فنی، سوابق کنترل کیفی، نقشه‌های نهایی و… تهیه می‌گردد و به بهره‌بردار اصلی پروژه تحویل داده می‌شود. در برخی از پروژه‌ها، Final Bookها به صورت جزئی‌تری دسته‌بندی می‌شوند؛ مانند کتابچه تجهیزات مکانیکی، کتابچه تجهیزات برقی، کتابچه بهره‌برداری، کتابچه نگهداری و تعمیرات تاسیسات و… .

اسناد و مدارک مهندسی که باهم بررسی کردیم و بسیاری دیگر از انواع مستندات مهندسی، باید به صورت مدیریت شده و دقیق، ثبت و بایگانی شوند. همان‌طور که در ابتدا نیز به آن اشاره کردیم، امروزه بسیاری از مستندات مهندسی – مانند انواع فرم‌ها، نقشه‌ها، مکاتبات مهم، اسناد رسمی و قانونی و… به صورت الکترونیکی تهیه می‌شوند و در همین راستا، برای مدیریت، اشتراک‌گذاری و بایگانی آن‌ها نیز بهتر است که از سیستم‌ها و نرم افزارهای بایگانی الکترونیکی و مدیریت مستندات استفاده کنیم.

مدیریت اسناد مهندسی با نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر

سیستم مدیریت مستندات فراگستر که یکی از زیرسیستم‌های تخصصی اتوماسیون فراگستر است، یک نرم افزار بایگانی و آرشیو الکترونیکی می‌باشد، که با هدف مدیریت متمرکز مستندات و فرایندهای بایگانی و همچنین ایجاد چرخه حیات اسناد در سازمان‌ها و کسب و کارها، طراحی شده و توسعه یافته است. به کمک سیستم مدیریت مستندات فراگستر، می‌توانید انواع مختلفی اسناد و مدارک را ثبت، دسته‌بندی، بایگانی، اصلاح و بازیابی کنید.

بیشتر بدانیم: چرا باید اسناد خود را به صورت الکترونیکی بایگانی کنیم؟

انواع اسناد و مدارک قابل بایگانی با سیستم مدیریت مستندات فراگستر

انواع مختلفی از مستندات که به کمک نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر قابل ثبت و بایگانی هستند، عبارت‌اند از:

• اسناد ایزو: فرم‌ها، فرایندها، آیین‌نامه‌ها، روش‌های اجرایی و… .
• اسناد اداری و ستادی: نامه‌های اداری، نامه‌های محرمانه، صورت‌جلسات، قوانین درون سازمانی و… .
• اسناد مهندسی: فرم های ترنسمیتال، کتابچه مهندسی نهایی، نقشه های چون – ساخت، لیست مدارک اصلی، فرم پرسش و پاسخ فنی، فرم های بازخورد و… .
• اسناد مالی: قراردادها، تفاهم‌نامه‌ها، پیش‌فاکتورها، اسناد مناقصه و… .
• اسناد منابع انسانی: پرونده پرسنل و کارکنان، احکام کارگزینی، سوابق رفاهی و… .
• اسناد فنی و پروژه‌ها: صورت وضعیت، نقشه، مدارک فنی و… .

بیشتر بدانیم: انواع اسناد اداری کدامند؟ و نحوه بایگانی آنها در اتوماسیون اداری فراگستر

راهکار جامع فراگستر برای مدیریت مدارک مهندسی

اتوماسیون اداری فراگستر با هدف تسهیل و مدیریت ارتباطات و فرایندهای سازمانی و اداری طراحی شده و توسعه یافته است و با ایجاد یک اکوسیستم اداری، پاسخگوی تمامی نیازهای یک سازمان برای تهیه، بایگانی و مدیریت اسناد مهندسی است.

اتوماسیون فراگستر از زیرسیستم‌ها و ابزارهای مختلفی تشکیل شده است، که هر کدام از آ‌ن‌ها در عین یکپارچگی با یکدیگر، وظایف و امکانات خاصی دارند. در این قسمت به شرح اکوسیستم اتوماسیون فراگستر برای مدیریت اسناد مهندسی می‌پردازیم.

ایجاد و تهیه اسناد مهندسی

برای ایجاد و تهیه برخی از اسناد مهندسی – مانند فرم ترنسمیتال، فرم بازخورد، فرم MDL و… – می‌توانید به راحتی از فرم ساز فراگستر استفاده کنید؛ نرم افزار فرم ساز فراگستر به شما امکان طراحی طیف گسترده‌ای از فرم‌های الکترونیکی را فراهم می‌کند. با فرم ساز فراگستر بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی و به کمک قابلیت Drag&Drop در محیطی کاملا گرافیکی، به طراحی فرم‌های مهندسی بپردازید و از آن‌ها در اتوماسیون فراگستر استفاده کنید.

بیشتر بدانیم: ۱۵ فرم آماده در نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر

ارسال و اشتراک گذاری اسناد مهندسی

برای ارسال و اشتراک‌گذاری اسناد و مدارک مهندسی می‌توانید از زیرسیستم مدیریت مکاتبات فراگستر – که شامل بخش‌هایی مانند کارتابل مکاتبات، دبیرخانه، چت سازمانی و… است – استفاده کنید. شما به راحتی می‌توانید از طریق کارتابل مکاتبات به فرم‌های مهندسی طراحی شده با فرم ساز فراگستر دسترسی داشته باشید و پس از تکمیل فرم‌های مورد نظر، آن‌ها را مستقیما از کارتابل خود برای فرد/افراد مورد نظر ارسال کنید؛ همچنین می‌توانید اسناد و مدارک مهندسی که به صورت فیزیکی هستند را اسکن کرده و در قالب نامه یا پیوست نامه برای افراد مورد نظر بفرستید.

شایان ذکر است که علاوه بر کارتابل مکاتبات، از طریق نرم افزار چت سازمانی فراگستر نیز، امکان ارسال اسناد و مدارک و دیگر فایل‌های مورد نظر برای شما فراهم می‌باشد.

اخد تاییدیه اسناد مهندسی

بسیاری از اسناد و مدارک قبل از ثبت و بایگانی در سامانه مدیریت مستندات، باید از سمت افراد مختلفی تایید شوند و سپس بایگانی گردند؛ به کمک زیرسیستم مدیریت فرایندهای فراگستر (BPMS) می‌توانید فرایند تایید اسناد و مدارک را در سازمان خود طراحی کنید، جریان کار و گردش اطلاعات و مکاتبات را مشخص نمایید و آن را به صورت خودکار در اتوماسیون اداری اجرا کنید.

شایان ذکر است که علاوه بر طراحی فرایند، امکان طراحی فرم و درج آن در فرایند نیز در زیرسیستم مدیریت فرایندهای فراگستر وجود دارد. برخی دیگر از قابلیت‌های زیرسیستم BPMS فراگستر عبارت‌اند از:

• طراحی و مدل‌سازی فرآیندهای سازمانی در محیط کاملا گرافیکی
• طراحی و مدل‌سازی فرایند مطابق با استاندارد BPMN 2
• تعریف فرایندها بصورت نامحدود
• دسته‌بندی گروه‌های مختلف فرایندها
• سفارشی‌سازی ساختار گرافیکی فرم‌ها
• امکان تعریف زیرفرآیند
• فراخوانی یا درج اطلاعات در سایر پایگاه داده‌ها از طریق فراخوانی وب سرویس
• و…

ثبت و بایگانی اسناد مهندسی

و بالاخره نوبت به بخش اصلی، یعنی ثبت و بایگانی اسناد مهندسی در اکوسیستم اتوماسیون اداری فراگستر می‌رسد. زیرسیستم تخصصی مدیریت مستندات فراگستر، ابزاری تخصصی برای مدیریت کامل اسناد و مدارک مهندسی و ایجاد چرخه حیات اسناد در سازمان می‌باشد. با توجه به قابلیت‌های این زیرسیستم، سازمان‌ها و شرکت‌های مهندسی می‌توانند تمامی نیازهای خود برای مدیریت مستندات مهندسی را برطرف کنند.

به عنوان مثال، می‌توان پوشه‌ای خاصی برای Final Book پروژه‌ها تعریف کرد و تمامی اسناد و مدارک مرتبط با آن‌ها، درون این پوشه قرار داد و حتی دسترسی کاربران به آن را نیز تعیین نمود؛ یا مثلا به کمک قابلیت کار تیمی روی اسناد، تیم‌های دخیل در پروژه، قادر به دسترسی و کار مشترک بر روی اسناد هستند.

محیط کاربری نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر

قابلیت ها و ویژگی های نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر

سیستم مدیریت مستندات فراگستر به منظور ایجاد چرخه حیات اسناد در سازمان و مدیریت متمرکز و یکپارچه اسناد مهندسی و دیگر مدارک و مستندات، قابلیت‌ها و ویژگی‌های مختلفی را در اختیار سازمان‌ها و شرکت‌ها گذاشته است. برخی از این قابلیت‌ها و ویژگی‌ها عبارت‌اند از:

• یکپارچگی با کارتابل مکاتبات فراگستر
• ارسال و دریافت اسناد از طریق ایمیل و فکس
• یکپارچگی با نرم‌افزارهای خانواده Office
• کارگروهی بر روی اسناد و مدارک
• حفظ سوابق و نسخ قبلی مستندات (Versioning)
• تعیین تاریخ انقضا برای مستندات و ارسال اعلان تاریخ سررسید
• تعریف و گردش فرم‌های اطلاعاتی با ابزار Enterprise Form Generator
• پشتیبانی از قابلیت OCR فارسی
• کاهش نویز تصاویر اسکن شده (Image Processing)
• تعریف درختواره پوشه‌ها و پرونده‌های بایگانی
• امکان جستجو روی اسناد درون پرونده های بایگانی بر اساس موضوع، شماره ،نوع سند، گروه سند، کلید واژه و…
• تعریف سطوح دسترسی به مستندات (مشاهده، اصلاح، حذف، اشتراک‌گذاری، جابجایی و…)
• تعریف الگو برای شماره دهی خودکار اسناد
• قفل سند (check in/check out) جهت کنترل ویرایش اسناد اشتراکی
• ارائه گزارش‌های تعدادی و گزارش از اسناد جدید اضافه یا ویرایش شده، اسناد دارای سر رسید انقضاء و…

برای آشنایی بیشتر با سیستم مدیریت مستندات فراگستر و همچنین کسب تجربه کار با آن، می‌توانید از طریق لینک زیر، نسخه دموی رایگان این نرم افزار را تهیه کنید؛ همچنین در صورت نیاز می‌توانید از طریق شماره 42623 (021) با همکاران ما تماس بگیرید و مشاوره رایگان دریافت نمایید.

سخن پایانی

در این مقاله ضمن بررسی انواع اسناد و مدارک مهندسی، نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر و کاربردها و قابلیت‌های آن برای مدیریت اسناد مهندسی را نیز با هم بررسی کردیم؛ امیدواریم که اطلاعات مفیدی از این مقاله به دست آورده باشید.

در آخر ضمن سپاسگزاری از شما بابت همراهی ما تا انتهای مقاله، باید به این نکته اشاره کنیم که می‌توانید سوالات و ابهامات خود را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید، تا در کمترین زمان ممکن، پاسخگوی شما عزیزان باشیم.