مدل بلوغ فرایند کسب و کار BPMM چیست؟ همه چیز در مورد BPMM

زمان تقریبی مطالعه: 9 دقیقه

هر سازمانی متناسب با حوزه کاری خود، دارای طیف گسترده‌ای از فرایندهای مختلف است، که برای افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد خود، باید این فرایندها را شناسایی و تعریف کند؛ در قدم بعدی نیاز است تا با گذشت زمان و تغییر شرایط، فرایندها را اصلاح کرد و توسعه داد.

راه‌ها و روش‌های مختلفی برای توسعه و بهبود فرایندهای کسب و کار وجود دارد، اما یکی از بهترین روش‌ها برای بلوغ فرایندهای کسب و کار و بهبود آن‌ها، مدل بلوغ فرایند کسب و کار BPMM است. مدل بلوغ فرایند کسب و کار BPMM، روشی برای ارزیابی، ارتقا و بهبود کیفیت فرایندهای کسب و کار می‌باشد. برای آشنایی بیشتر با BPMM و نحوه پیاده سازی آن در سازمان‌ها، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.

مدل بلوغ فرایند کسب و کار BPMM چیست؟

بسیاری از کسب و کارها و سازمان‌ها در ابتدای راه فعالیت خود، درک و شناخت کاملی از فرایندهای موجود ندارند و تا زمانی هم که فرایندهای خود را شناسایی و بهینه‌سازی نکنند، مسیر سختی برای پیشرفت و توسعه در پیش رو خواهند داشت؛ مدل بلوغ فرایند کسب و کار BPMM یک مدل‌ استاندارد برای ارزیابی، بهینه‌سازی، بهبود و توسعه فرایندهای کسب و کار و دستیابی به بلوغ فرایند‌ها در سازمان می‌باشد.

با استفاده از مدل بلوغ فرایند کسب و کار BPMM (Business Process Management Maturity)، فرایندهای متناقض و پراکنده در کسب و کارها و سازمان‌ها شناسایی می‌شوند و به فرایندهایی هماهنگ و بهینه تبدیل می‌شوند؛ هر چه این هماهنگی‌ها و بهینه‌سازی‌ها بهتر و بیشتر صورت گرفته باشد، کسب و کارها یک قدم دیگر در راستای بلوغ فرایندهای خود رو به جلو حرکت خواهند کرد. حال باید به این سوال بپردازیم که آیا استانداردی برای تشخیص میزان بلوغ فرایندهای یک کسب و کار وجود دارد؟ آیا مدل بلوغ فرایند کسب و کار BPMM سطوح مختلفی دارد؟ در ادامه به بررسی پاسخ این سوال می‌پردازیم.

استفاده از مدل بلوغ کسب و کار فرایند BPMM چه مزایایی دارد؟

پس از تعیین سطح بلوغ فرایندهای کسب و کار، نقشه راه و چارچوب استانداردی برای تغییرات و اصلاحات مورد نیاز جهت افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد فرایندها در اختیار کسب و کارها و سازمان‌ها می‌گیرد؛ اگر بخواهیم برخی مزایای پیاده‌سازی مدل بلوغ فرایند کسب و کار BPMM را باهم مرور کنیم، می‌توانیم به موارد زیر اشاره داشته باشیم:

• شاخت فرایندهای موجود در کسب و کار
• شناسایی زمینه‌های بهینه‌سازی فرایندها
• مقایسه راهکارهای مختلف برای بهینه‌سازی فرایندها
  افزایش چابکی سازمان
• بهبود ارزیابی و مدیریت ریسک
• سازماندهی دقیق و فزایش شفافیت روش‌های مدیریتی
• افزایش شفافیت و دقت فرایندها
• مدیریت بهتر هزینه‌های سازمان و کاهش آن‌ها
• افزایش بهره‌وری و سرعت فرآیندها
• و…

5 سطح مدل بلوغ فرایند کسب و کار BPMM

مدل بلوغ فرایند کسب و کار BPMM توسط استاندارد بین‌المللی ISO/IEC 33000 تعریف شده و شامل 5 سطح بلوغ می‌باشد؛ سطوح بلوغ فرایند کسب و کار BPMM عبارت‌اند از:

5 سطح مدل بلوغ فرایند کسب و کار

سطح یک BPMM: فرایندهای آغازین (Initial)

در این سطح، که پایین‌ترین سطح مدل بلوغ فرایند کسب و کار است، فرایندهای سازمان به صورت نا‌هماهنگ و غیر سازمان‌یافته‌ای پراکنده هستند و شناخت دقیقی از آن‌ها وجود ندارد؛ این سطح به ندرت برای کسب و کارها قابل قبول است و نیاز به توجه ویژه و شناسایی فرایندها و دسته‌بندی آن‌ها دارد.

سطح دو BPMM: فرایندهای مدیریت شده (Managed)

با گذر از سطح یک، سازمان‌ها فرایندهای خود را شناسایی و دسته‌بندی کرده‌اند و به مدیریت و اجرای آن‌‌ها بر اساس رویه‌های شناسایی شده می‌پردازند؛ در سطح دو که «فرایندهای مدیریت شده» نیز نام دارد، سازمان‌ها مشغول مدیریت فرایندها و اجرای آن‌ها بر اساس استاندارد‌های سازمانی هستند و سعی بر بهبود فرایندها و اجرای درست آن‌ها دارند.

سطح سه BPMM: فرایندهای استاندارد شده (Standardized)

در سطح سوم، سازمان‌ها فرایندهای خود را شناسایی کرده‌اند و به اجرای آن‌ها بر اساس رویه‌های استاندارد می‌پردازند؛ در این سطح، هدف سازمان‌ها ارزیابی استانداردهای فرایندها در جهت تعیین دقیق بهره‌وری فرایند و بهبود آن می‌باشد.

 سطح چهار BPMM: ارزیابی کمی و کیفی فرایندها (Quantitatively Managed)

پس از استانداردسازی فرایندها و رویه‌های اجرای آن‌ها، در سطح چهارم سازمان‌ها مشغول ارزیابی عملکرد و بهره‌وری فرایندها هستند، تا در صورت نیاز، اصلاحات مختلفی بر روی آن‌ها اعمال نمایند. در این سطح فرایندها از نظر کمی و کیفی مورد بررسی قرار می‌گیرند.

سطح پنج BPMM: فرایندهای بهینه سازی شده (Optimized)

سطح پنجم، فرایندهای بهینه سازی شده نام دارد؛ در این سطح، همان‌طور که از اسمش پیداست، شرکت‌ها و سازمان‌ها به بهینه‌سازی فرایندها و رویه‌های استاندارد اجرای آن‌ها می‌پردازند؛ در این سطح از تکنیک‌ها و ابزارهای مختلف برای بهینه‌سازی فرایندها و بهبود عملکرد آن‌ها استفاده می‌شود.  سطح پنجم، بالاترین سطح مدل بلوغ فرایند کسب و کار محسوب می‌گردد، اما توجه داشته باشید که، شرکت‌ها و سازمان‌ها باید به طور مداوم به بهینه‌سازی فرایندها و طراحی فرایندهای جدید بپردازند؛ به‌طوری که فرایندهای موجود در کسب و کار، همیشه مطابق و متناسب با شرایط موجود بهینه‌سازی شده باشند.

اکنون که با تعریف و سطوح مختلف مدل بلوغ فرایند کسب و کار BPMM آشنا شدیم، زمان آن فرا رسیده که باهم نحوه پیاده‌سازی مدل بلوغ فرایند کسب و کار را باهم بررسی کنیم.

چطور می توانیم مدل بلوغ فرایند کسب و کار BPMM را پیاده سازی کنیم؟

پیاده‌سازی مدل بلوغ فرآیند کسب و کار BPMM با توجه به فرایندهای موجود در کسب و کارها و همچنین میزان شناخت آن‌ها از فرایندهای خود، ممکن است کاری دشوار و یا آسان باشد؛ اما به طور کلی مدیریت فرآیندها و بهینه‌سازی و اجرای استاندارد آن‌ها کاری مهم و کمی پیچیده محسوب می‌گردد. اما با رعایت مراحل زیر مسیر بلوغ فرایندهای کسب و کار هموارتر خواهد شد:

مراحل پیاده سازی مدل بلوغ فرایند کسب و کار

شناسایی و توصیف فرایندها

اولین قدم برای پیاده‌سازی مدل بلوغ فرایند کسب و کار، شناسایی و توصیف فرایندها در کسب و کار می‌باشد؛ شرکت‌ها و کسب و کارها باید در ابتدا فرآیندهای کلیدی و تکرارپذیر خود را شناسایی و توصیف نمایند و شناخت دقیقی از جریان کار، ورودی‌ها، خروجی‌ها، نقش‌ها، مسئولیت‌ها و… به دست بیاورند.

تعیین سطح بلوغ فرایندها

پس از شناسایی فرآیندها، باید سطح بلوغ آن‌ها مورد بررسی قرار بگیرد؛ در این مرحله کسب و کارها باید بر اساس استانداردهای موجود، سطح بلوغ فرایندهای خود را تعیین کنند و دسته‌بندی نمایند. این سطوح بلوغ معیاری برای ارزیابی سطح کیفیت و بهره‌وری فرایندهای کسب و کار محسوب می‌شوند.

ارزیابی و بررسی فرایندها

در این مرحله کسب و کارها باید فرآیندهای خود را مورد ارزیابی و بررسی قرار دهند و گلوگاه‌ها، نقاط ضعف، چالش‌ها و کمبود‌های فرآیندها را شناسایی نمایند. شناسایی کمبود‌ها و کاستی‌های فرایندها، زمینه را برای بهبود و توسعه فرایندها و افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد آن‌ها فراهم می‌کند.

بهبود و بهینه سازی فرایندها

چهارمین مرحله برای پیاده‌سازی مدل بلوغ فرایند کسب و کار، بهبود و بهینه‌سازی فرآیندها می‌باشد؛ در این مرحله کسب و کارها و سازمان‌ها باید با استفاده از ابزارها، نرم‌افزارها، تکنیک‌ها و فناور‌ی‌های مختلف، به بهینه‌سازی فرایندها و بهبود آن‌ها بپردازند، تا شاهد عملکرد بهتر و بهره‌وری بیشتر فرایندهای خود باشند.

پیاده سازی فرایندها

پس از گذراندن مراحل بالا و دستیابی به فرایندهایی بهینه‌سازی شده، زمان اجرا و پیاده‌سازی اصولی این فرایندها در سازمان می‌رسد؛ در این مرحله، فرایندها به کمک ابزارهای مختلف و به روش‌های متنوعی اجرا و پیاده‌سازی می‌شوند. مهم‌ترین نکته در این مرحله اجرای دقیق و درست فرایندها بر اساس مراحل و جریان کار بهینه‌سازی شده می‌باشد؛ کسب و کارها برای اجرای درست و دقیق فرایندها معمولا از نرم افزارهای اتوماسیون و مدیریت فرایندها استفاده می‌کنند. در ادامه مقاله به معرفی و بررسی بهترین ابزار برای پیاده سازی مدل بلوغ فرایند کسب و کار خواهیم پرداخت.

کنترل و نظارت بر فرایندها

آخرین مرحله از پیاده‌سازی مدل بلوغ فرایند کسب و کار، کنترل و نظارت مداوم فرآیندها سطح بلوغ آن‌ها می‌باشد؛ کسب و کارها برای اینکه همیشه فرایندهای خود را در بهینه‌ترین حالت ممکن حفظ کنند، باید به طور مداوم عملکرد و بهره‌وری فرایندها را زیر نظر داشته باشند و در صورت نیاز، فرایندها را متناسب با شرایط فوق دهند و بهینه نمایند.

کنترل و نظارت بر فرایندها

بهترین روش برای پیاده سازی مدل بلوغ فرایند کسب و کار BPMM چیست؟

روش‌ها و راه‌های مختلفی برای پیاده‌سازی مدل بلوغ فرایند کسب و کار و دستیابی به فرآیندهایی بالغ و کامل وجود دارد، اما بهترین روش برای دستیابی به این بلوغ، استفاده از نرم افزارهای مدیریت فرآیند BPMS است.

کسب و کارها با استفاده از نرم افزار BPMS می‌توانند فرایندهای کسب و کار خود را به سادگی طراحی نمایند و جریان کار آن فرآیند و مراحل مختلف آن را مشاهده کنند؛ نرم افزار مدیریت فرآیندها BPMS در شناسایی گلوگاه‌ها، مراحل اضافی، جریان کار و دیگر جزئیات فرآیندها، کمک‌های شایانی به کسب و کارها و پیاده‌سازی مدل بلوغ فرایند کسب و کار می‌کند.

شایان ذکر است که، به کمک نرم افزار مدیریت فرآیند BPMS، کسب و کارها می‌توانند در کمترین زمان ممکن فرایندها را اصلاح نمایند و آن‌ها را مطابق با نیازهای کسب و کار و شرایط موجود تغییر دهند.

هدف نرم افزارهای مدیریت فرایند، شناسایی، طراحی و خودکارسازی فرایندها می‌باشد؛ اما با اینکه هدف مشترکی دارند، اما هر کدام از آن‌ها قابلیت‌ها و امکانات متنوعی را در اختیار کسب و کارها و سازمان‌ها می‌گذارند. یکی از کامل‌ترین و کاربردی‌ترین نرم افزارهای BPMS، نرم افزار مدیریت فرایندها BPMS فراگستر می‌باشد.

نمایی از محیط کاربری نرم افزار مدیریت فرایندها BPMS فراگستر

این نرم افزار، یکی از زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری فراگستر است و یکپارچگی کاملی با آن دارد؛ به کمک نرم افزار BPMS فراگستر، کسب و کارها می‌توانند در محیطی کاملا گرافیکی و به کمک Drag&Drop نماد‌های بصری، فرایندهای مختلف را – اعم از ساده تا پیچیده – تعریف، طراحی و مدیریت نمایند. برخی دیگر از قابلیت‌های نرم افزار مدیریت فرایندها فراگستر عبارت‌اند از:

• یکپارچگی با اتوماسیون اداری
• فراخوانی اطلاعات اتوماسیون از پایگاه داده (مانند چارت سازمانی)
• یکپارچگی کاربران با LDAP و Active Directory از طریق اتوماسیون اداری
• طراحی فرایندها مطابق با استاندارد 2
• اتصال به سامانه‌های مختلف
• تعیین جانشین برای کاربران
• محیط کاربری گرافیکی و بصری
• طراحی انواع فرم های الکترونیکی
• سفارشی‌سازی ساختار گرافیکی فرم‌ها
• تعریف تعداد نامحدود فرایندها
• دسته‌بندی فرایندها
• و…

سخن پایانی

در این مقاله به معرفی و بررسی کامل مدل بلوغ کسب و کار BPMM پرداختیم و با سطوح مختلف آن و نحوه پیاده‌سازی آن در سازمان صحبت کردیم؛ همچنین در آخر بهترین ابزار برای پیاده سازی مدل بلوغ فرایند کسب و کار – یعنی نرم افزار مدیریت فرآیندها BPMS – را باهم مورد بررسی قرار دادیم.

امیدواریم که اطلاعات مفیدی از این مطالعه به‌دست آورده باشید؛ در صورتی که سوالاتی درون ذهن شما بدون پاسخ مانده، حتما در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول مشتریان

مدل بلوغ فرایند کسب و کار BPMM چیست؟

مدل بلوغ فرایند کسب و کار BPMM، روشی برای ارزیابی، ارتقا و بهبود کیفیت فرایند‌های کسب و کار می‌باشد: در این روش استاندارد، از ابزارها و متد‌های مختلفی برای شناسایی و بهینه‌سازی فرآیندها و در نهایت افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد آن‌ها استفاده می‌کنند.

سطوح مدل بلوغ فرایند کسب و کار BPMM چیست؟
مدل بلوغ فرایند کسب و کار به طور استاندارد دارای 5 سطح می‌باشد، که به ترتیب عبارت‌اند از:

سطح یک: فرایندهای آغازین

سطح دو: فرایندهای مدیریت شده

سطح سه: فرایندهای استاندارد شده

سطح چهار: ارزیابی کمی و کیفی فرایندها

سطح پنج: فرایندهای بهینه سازی شده

بهترین ابزار برای پیاده سازی مدل بلوغ فرایند کسب و کار چیست؟

نرم افزار مدیریت فرایندها BPMS بهترین ابزار برای پیاده‌سازی مدل بلوغ فرایند کسب و کار است؛ هدف نرم افزارهای مدیریت فرایند، شناسایی، طراحی، بهینه‌سازی و خودکارسازی فرایندها می‌باشد. مهم‌ترین مزیت نرم‌افزار BPMS، سرعت آن در ایجاد تغییرات و اصلاحات در فرایندها است.