شاخصهای ارزیابی اتوماسیون اداری از منظر ماژول‌های کاربردی
زمان تقریبی مطالعه: 7 دقیقه
برترین شرکت‌های تولیدکننده نرمافزارهای اتوماسیون اداری نسبت به نیاز کاربران، ماژول‌های اتوماسیون اداری را طراحی و توسعه داده‌اند. اما در این میان ماژول‌های کدام نرم‌افزار اتوماسیون اداری کاملتر و مناسب سازمان شماست؟
در انتهای این مقاله به شما خواهیم گفت که وجود کدام ماژول در اتوماسیون اداری برای یک سازمان ضروری و حیاتی بوده و هنگام خرید حتماً باید به آن توجه ویژه‌ای داشت و کدام ماژول‌ها در اولویت‌های دوم و سوم بعنوان معیار ارزیابی خرید نرم‌افزار می‌باشد.
۳ رکن اساسی نرمافزارهای اتوماسیون اداری کدام‌اند؟
سه رکن اساسی نرمافزارهای اتوماسیون اداری بخش کارتابل الکترونیکی نامه‌ها، بخش دبیرخانه الکترونیکی و بخش بایگانی و آرشیو نامه‌ها است و سایر اجزای اتوماسیون اداری مکمل این سه رکن اصلی هستند. در واقع این سه ماژول پایه و اساس نرمافزارهای اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. بنابراین در همه نرم‌افزارها وجود داشته و کاربران بیشترین تعامل را با این بخش‌ها دارند.
اما در کنار این سه ماژول اساسی، ماژول‌های دیگری نیز بنا به نیاز کاربران سازمانهای مختلف توسط شرکت‌های تولیدکننده نرمافزارهای اتوماسیون اداری، در نرم‌افزار هر شرکت دیده شده است که باعث مدیریت بهتر امور کاربران خواهند شد.
ماژول‌های اتوماسیون اداری که قبل از خرید باید مدنظر قرار داد چه ماژول‌هایی هستند؟
ماژول‌های مکمل نرمافزارهای اتوماسیون اداری عموماً شامل موارد فرم‌ساز و مدیریت جریان کار، گزارش‌ساز، مدیریت مستندات، مدیریت فکس، ایمیل، ECE و پیامک، کارتابل آفلاین، رسانه سازمانی، دانش‌نامه، تقویم سازمانی و مدیریت جلسات، طبقه‌بندی محرمانه، سامانه تبادل فایل، بکارگیری نرمافزارهای آفیس (Word, Excell, Outlook و …)، هوش تجاری (BI)، جستجوی هوشمند (جستجوی معنایی)، نسخه تبلت و موبایل و … هستند.
در ادامه 6 مورد از مهمترین ماژول‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری را بررسی می‌کنیم:
۱. مهمترین ماژولی که در نرم‌افزار اتوماسیون اداری برای سازمانهای متوسط و بزرگ حیاتی است!
نرمافزارهای اتوماسیون اداری از جمله نرمافزارهای اداری هستند که بدلیل کاربرد بسیار زیاد آنها در سازمان‌ها، تولید، ذخیره و بازیابی حجم بالای اطلاعات در آنها بسیار حائز اهمیت هستند. یکی از نکات بسیار مهمی که سازمانهای متوسط و بزرگ قبل از خرید نرم‌افزار اتوماسیون اداری باید به آن توجه ویژه‌ای داشته باشند؛ سرعت و عملکرد نرم‌افزار اتوماسیون اداری در جستجو و نمایش اطلاعات مورد نیاز کاربران است.
اما راهکار جستجوی سریع در میان حجم عظیم اطلاعات سازمان‌ها چیست؟
عمدتاً سیستم جستجوی نرمافزارهای اتوماسیون اداری بر دو نوع SQL و Semantic Search (جستجوی معنایی) است.
در سازمانهای با حجم اطلاعات زیاد، سیستم‌های رایج جستجو همانند SQL بسیار زمان‌بر بوده و توان پاسخگویی سریع به نیاز مشتری را ندارند. در برخی موارد مشاهده شده جستجوی یک عبارت یا کلمه در این سیستم‌ها بیش از ۲ دقیقه زمان صرف کرده است.
به علاوه، یکی از مشکلات جستجوی اطلاعات در سازمانهای بزرگ، نبود قابلیت جستجو در متون تصاویر است. برای رفع این مشکل باید از راهکارهای تبدیل تصویر به متن (OCR) استفاده کرد.
ماژول جستجوی معنایی (Semantic Search) چیست؟
حتماً تا به‌حال در گوگل چیزی را جستجو کرده‌اید و متوجه سرعت و توان بالای گوگل در جستجو و حتی تشخیص اشتباهات نوشتاری عبارت خود شده‌اید. سیستم جستجوی گوگل از نوع جستجوی معنایی (Semantic Search) است که در کوتاه‌ترین زمان ممکن و با دقتی فوق‌العاده نتیجه مورد نظر شما را برمی‌گرداند.
بنابراین اگر شما نیز در سیستم اتوماسیون سازمان خود حجم عظیمی از اطلاعات را ذخیره می‌کنید و نیاز به یک اتوماسیون با سیستم جستجوی سریع، دقیق و هوشمند دارید؛ حتماً از اتوماسیون‌هایی که ماژول جستجوی معنایی دارند بهره گیرید تا متحمل هزینه‌های مالی و زمانی در سازمان خود نشوید.
بیشتر بدانید: قابلیتهای موتور جستجوی معنایی اتوماسیون اداری
ماژول تبدیل تصویر به متن فارسی (OCR) فراگستر چیست؟
یکی از ابزارهای مهم و منحصر بفرد اتوماسیون اداری فراگستر که میتواند به بهبود و افزایش سرعت جستجو در میان اسناد و مکاتبات سازمانی شما کمک کند، زیرسیستم تبدیل تصویر به متن (OCR) است. این نرم افزار به گونه‌ای طراحی شده است که میتواند انواع فونت‌های مرسوم فارسی را با دقت و سرعت بالا شناسایی کند. این نرم افزار تمامی مکاتبات و اسناد سازمان شما را به محض ورود به سامانه به طور خودکار و موازی تبدیل به متن کرده و محتوای آنها را در دیتابیس اتوماسیون ذخیره می‌کند. به این ترتیب به شما امکان می‌دهد، حتی در میان متن‌های نوشته شده در تصاویر هم جستجو کنید.
۲. ماژول فرم‌ساز راهکاری جهت کاهش هزینه بالای یکپارچگی سیستم‌های سازمانی
بسیاری از سازمان‌ها برای مدیریت بهتر امور سازمان خود تصمیم به خرید نرمافزارهای یکپارچه سازمانی (ERP) و یا سفارش نرم‌افزاری متناسب با خصوصیت فرایندهای سازمان خود می‌کنند. اما با اولین استعلام قیمت و اطلاع از هزینه‌های بسیار زیاد این مجموعه نرم‌افزارها در خرید خود مردد شده و دچار سردرگمی می‌شوند.
ماژول مدیریت جریان کار یا فرم‌ساز به سازمان‌ها این قابلیت را می‌دهد که فرایندهای خاص سازمان خود را بدون نیاز به دانش تخصصی برنامه‌نویسی به صورت فرم و شبیه به نرمافزارهای تخصصی طراحی و پیاده‌سازی کرده و حتی فرایندهای پیاده‌سازی شده را به کمک وب‌سرویس به سایر نرمافزارهای سازمان متصل کرده و یکپارچگی ابزارهای سازمانی را به وجود بیاورند.
بنابراین بوسیله ماژول مدیریت جریان کار میتوانید تا حد خوبی نیازهای یکپارچه‌سازی نرمافزارهای سازمان خود را مرتفع سازید.
۳. دو ماژول بسیار کاربردی در نرمافزارهای اتوماسیون اداری ویژه مدیران سازمان
از جمله ماژول‌های بسیار مهم اتوماسیون اداری که برای سازمان‌ها و به خصوص از منظر مدیران دارای ارزش بالایی است ماژول‌های گزارشات و نسخه‌های موبایل و تبلت نرم‌افزار اتوماسیون اداری است.
ماژول گزارشات:
این ماژول به مدیران سازمان کمک می‌کند که در یک نگاه وضعیت بخش‌های مختلف سازمان خود را از لحاظ مکاتبات اداری و فرایندهای سازمانی به کمک گزارشات آن بررسی و مشاهده کرده و همواره از تغییرات سازمان خود در کوتاه‌ترین زمان ممکن آگاه شوند.
ماژول نسخه موبایل و تبلت:
مدیران سازمان به دلیل مشغله کاری و نیاز به دسترسی راحت‌تر به اتوماسیون اداری و پیگیری امور خود در هر زمانی و در هر مکانی به این ماژول بسیار نیاز خواهند داشت.
برخی شرکت‌های نرم‌افزاری علاوه بر نسخه اندروید و نسخه iOS، نسخه PWA نرم‌افزار اتوماسیون اداری خود را نیز برای موبایل توسعه داده‌اند و در این زمینه از سایر رقبا پیشی گرفته‌اند. تکنولوژی PWA بروزترین تکنولوژی این حوزه بوده و دردسرهای زیادی اعم از تفاوت نسخه‌های اندروید و آی‌اواس، از کارافتادگی اپ به واسطه تحریم‌های بین المللی و … را ندارد و امروزه این تکنولوژی باعث ارتقای نرمافزارهای سازمانی بسیاری شده است.
۴. مکاتبات محرمانه ماژولی مهم برای سازمانهای خاص
اگر شما نیاز به یک سیستم برای پشتیبانی و پوشش نامه‌های محرمانه سازمان خود دارید؛ هنگام خرید نرم‌افزار اتوماسیون اداری حتماً توجه کنید که آیا محرمانگی در این سیستم‌ها صرفاً با یک برچسب و یا تگ اطلاعاتی بر روی نامه مشخص میشود؟ یا در آن سیستم اتوماسیون، قابلیت تعریف سطوح دسترسی محرمانگی مختلفی برای افراد درنظر گرفته شده است؟
در واقع این قابلیت میتواند به عنوان ماژولی مهم در اتوماسیون اداری در نظر گرفته شود که راهبر سیستم بتواند برای افراد مختلف در سازمان سطح محرمانگی‌های مختلف مانند سطح عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و… تعریف کند. بطور مثال شخص با سطح عادی نتواند نامه‌های با سطح محرمانه و یا سطوح بالاتر را مشاهده کند.
بیشتر بدانید: قابلیتهای ماژول مکاتبات دارای طبقه‌بندی (مکاتبات محرمانه)
جمع‌بندی: نحوه بررسی مشخصات و زیرسیستم‌های یک اتوماسیون اداری ایده‌آل
اگر شما نیز قصد دارید کامل‌ترین پکیج نرم‌افزار اتوماسیون اداری با قیمتی مناسب و معقول را برای سازمان خود تهیه کنید، حتماً ابزارهای اتوماسیون اداری که در این مقاله معرفی شده‌اند را مدنظر قرار دهید.
بخاطر داشته باشید همواره جستجوی معنایی رکن اساسی و جدایی‌ناپذیر نرمافزارهای اتوماسیون اداری بوده و از ماژول‌های حیاتی برای سازمانهای متوسط و بزرگ بشمار میرود. ماژول‌های مکاتبات محرمانه و فرم‌ساز (مدیریت جریان کار) را نیز در اولویت دوم خود برای خرید نرم‌افزار قرار دهید. دیگر ماژول‌های کاربردی مانند: نسخه موبایل و گزارشات نیز میتواند برای مدیران سازمان بسیار لازم و مفید باشد.
از مشخصات یک اتوماسیون اداری خوب دربرداشتن ماژول‌های کاربردی و مطابق با تکنولوژی روز است تا بتواند نیازهای کاربر را بطورکامل پوشش دهد. قبل از خرید نرم‌افزار اتوماسیون اداری حتماً از شرکت‌های فعال این حوزه درخواست دمو و ارائه نرم‌افزار خود را دهید و با دقت موارد این مقاله را در مورد هرکدام بررسی نمایید.
در دموی اتوماسیون اداری فراگستر میتوانید ماژول‌های فوق را بررسی کنید
