فرایند کسب و کار (Business process) چیست و چطور آنرا مدیریت کنیم؟

زمان تقریبی مطالعه: 10 دقیقه

هر کسب و کاری دارای فرآیندهای مختلفی است، که برخی از آن‌ها به طور روزانه بارها صورت می‌گیرند و برخی دیگر استفاده کمتری دارند؛ در هر صورت، کسب و کارهای برای پیشرفت و توسعه، باید فرآیندهای خود را شناسایی و مدیریت کنند.

به طور کلی، فرآیند کسب و کار (Business Process) مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و اقدامات محسوب می‌شود، که در راستای شناسایی فرآیندهای موجود در یک کسب و کار و سپس مدیریت یا خودکارسازی آن‌ها صورت می‌گیرند. برای آشنایی بیشتر با فرآیند کسب و کار و نرم‌افزارها و سامانه‌های مرتبط به آن، تا انتهای مقاله از فراگستر همراه ما باشید.

فرآیند کسب و کار یعنی چه؟

کسب و کارها برای پیشرفت و افزایش بهره‌وری خود، باید فرآیندهای مختلفی که مورد استفاده قرار می‌دهند را، شناسایی و مدیریت کنند؛ فرآیند کسب و کار، مجموعه‌ای از اقدامات و کارهای مختلفی است که در کسب و کار صورت می‌گیرند. شاید برای شما هم سوال پیش آمده که چرا کسب و کارها به فرآیندهای مشخص نیاز دارند؟

چرا به فرآیندهای کسب و کار نیاز داریم؟

مدیران برای این که مدیریت درست و اصولی بر کسب و کار خود داشته باشند، باید دید کاملی نسبت به فرآیندهای کسب و کار خود داشته باشند؛ دلایل دیگری نیز برای مشخص کردن فرآیندهای کسب و کار وجود دارند، که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:

• مشخص نبودن وظایف
• بهره‌وری پایین کسب و کار
• ارتباط ضعیف افراد سازمان با یکدیگر
• وجود بی‌نظمی در فعالیت‌های کسب و کار
• هدر رفت منابع مالی و انسانی
• و…

انواع فرآیندهای کسب و کار چیست؟

انواع مختلفی از فرآیندهای کسب و کار یا همان Business Process وجود دارند، که می‌توان آ‌ن‌ها را به 3 دسته کلی تقسیم کرد:

انواع فرآیندهای کسب و کار

فرآیندهای عملیاتی

فرآیندهای عملیاتی به فرآیندهایی گفته می‌شوند که برای فعالیت کسب و کار و ارائه محصولات یا خدمات به مشتریان ضروری هستند؛ برخی از فرآیندهای عملیاتی عبارت‌اند از:

• فرآیندهای تولید محصولات
• فرآیندهای تدارکات و خرید
• فرآیندهای فروش و بازاریابی
• فرآیندهای تحویل محصول
• فرآیندهای ارائه خدمات
• و…

فرآیندهای پشتیبانی

فرآیندهای پشتیبانی، به مجموعه فرآیندهایی گفته می‌شوند که جزو فرآیندهای اصلی (عملیاتی) محسوب نمی‌شوند، اما همچنان تاثیر و کاربرد مهمی در کسب و کارها و همچنین هموار‌سازی فرآیندهای اصلی دارند. برخی از فرآیندهای پشتیبانی عبارت‌اند از:

• فرآیندهای پشتیبانی فنی
• فرآیندهای پشتیبانی نرم‌افزاری
• فرآیندهای مرتبط با مرکز تماس
• فرآیندهای منابع انسانی
• و…

فرآیندهای مدیریتی

مجموعه فرآیندهایی که مرتبط با مدیران و تعیین استراتژی‌های کسب و کار می‌باشند را، فرآیندهای مدیریتی می‌گویند؛ برخی از این فرآیندها عبارت‌اند از:

• فرآیندهای تعیین بودجه
• فرآیندهای تعیین قوانین و خط مشی کسب و کار
• فرآیندهای آماده‌سازی زیرساخت‌های کسب و کار
• و…

چرخه حیات فرآیند کسب و کار چیست؟

هر فرآیند دارای چرخه حیات می‌باشد؛ چرخه حیات فرآیندهای کسب و کار دارای 6 مرحله است، که این مراحل به ترتیب عبارت‌اند از:

1. شناخت فرآیندها (Identification)
2. توصیف و تعریف فرآیندها (Documentation)
3. تجزیه و تحلیل فرآیندها (Analysis)
4. بهینه‌سازی فرآیندها (Optimization)
5. پیاده سازی فرآیندها (Implementation)
6. نظارت و کنترل فرآیندها (Control)

اولین قدم برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار، فرآیند کاوی و شناسایی فرآیندها و مراحل مختلف آن می‌باشد؛ با گذارندن مراحل بالا، دید کاملی از فرآیندهای کسب و کار به دست می‌آید و به کمک آن می‌توان به مدیریت فرآیندهای کسب و کار پرداخت.

مراحل چرخه حیات فرآیندهای کسب و کار

مزایای استفاده از روش فرآیند کسب و کار چیست؟

استفاده از روش فرآیند کسب و کار و شناسایی و تعریف فرآیندها، مزایای مختلفی برای کسب و کارها دارد، که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:

افزایش انعطاف پذیری کسب و کار

با شناسایی و تعریف فرآیندهای کسب و کار، مدیران می‌توانند در کمترین زمان ممکن، فرآیندهای کسب و کار خود را متناسب با شرایط جدید و نیاز مشتریان و بازار، تغییر دهند و اصلاح نمایند؛ این امر موجب افزایش چابکی سازمان و وفق‌پذیری آن می‌گردد.

بهبود مدیریت ریسک

یکی از مراحل شناسایی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار، تحلیل، بررسی و بهبود فرآیندها می‌باشد؛ با تحلیل درست و اصولی فرآیندها، مدیران می‌توانند استراتژی‌ها و راهبرد‌های موثرتری برای پیشرفت و توسعه کسب و کار خود در پیش بگیرند و مدیریت ریسک بهتری داشته باشند.

افزایش شفافیت و ارتباطات

با مشخص شدن مراحل مختلف یک فرآیند و تخصیص وظایف به افراد، شفافیت در فرآیندهای کسب و کار افزایش می‌یابد و این امر موجب افزایش روحیه همکاری و کارتیمی در کسب و کار و کاهش سوتفاهم‌ها می‌گردد؛ شایان ذکر است که علاوه بر افزایش شفافیت، شناخت و تعریف فرآیندهای کسب و کار، موجب بهبود ارتباطات درون سازمانی نیز می‌گرد.

بهبود مدیریت منابع مالی و انسانی

شناسایی و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار، موجب حذف مراحجل اضافی از فرآیندها و در نتیجه کاهش هزینه‌های سازمان و بهبود مدیریت منابع مالی می‌گردد؛ از طرفی با تعریف فرآیندهای کسب و کار و تقسیم وظایف، مدیریت منابع انسانی نیز بهبود می‌یابد.

امکان خودکارسازی فرآیندها

شناسایی و بهینه‌سازی فرآیندها اولین قدم برای خودکارسازی فرآیندها می‌باشد؛ خودکارسازی فرآیندها به کمک نرم‌افزارهای مختلف (مانند BPMS)، موجب افزایش سرعت فرآیندها، کاهش هزینه‌ها، کاهش خطای انسانی، افزایش دقت فرآیندها و… می‌گردد.

مزایای استفاده از روش فرآیند کسب و کار (Business Process)

چطور فرآیندهای کسب و کار (Business Process) را مدیریت کنیم؟

روش‌ها و ابزارهای مختلفی برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا همان BPM وجود دارد؛ BPM مخفف عبارت Business Process Management می‌باشد و شامل روش‌ها و نرم‌افزارهای مختلفی برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار است. برخی از پرکاربردترین روش‌ها و ابزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار عبارت‌اند از:

مدل سازی فرآیند کسب و کار

مدل سازی فرآیند کسب و کار یا همان Business Process Modeling، روشی است که در آن به کمک نمودارها، چارت‌ها و المان‌های گرافیکی مختلف، فرآیندها و مراحل آن‌ها را مدل‌سازی می‌کنند؛ از پرکاربردترین نمونه‌های این روش، می‌توانیم به نمودارهای جریان کار (Workflow Diagrams) کنیم.

مدیریت فرآیند تجاری

در روش مدیریت فرآیندهای تجاری با Business Process Management که تحت عنوان BPM هم شناخته می‌شود، کلیه فرآیندهای تجاری یک کسب و کار را شناسایی، طراحی و کنترل می‌کند و همچنین به بهینه‌سازی آن‌ها می‌پردازد.

نرم افزار مدیریت فرآیندها BPMS

نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا همان Business Process Management Software، ابزاری بسیار کاربردی برای مدل‌سازی، طراحی و خودکارسازی فرآیندها محسوب می‌گردد؛ کسب و کارها پس از شناساییی فرآیندهای خود، می‌توانند آن‌ها را در این نرم افزار، به کمک المان‌های بصری، طراحی نمایند و سپس در سامانه‌های الکترونیکی از آن استفاده کنند.

مدیران کسب و کارها با توجه به نیازهایی که دارند، باید یکی از روش‌ها و ابزارها بالا را برای مدیریت فرآیند کسب و کار خود استفاده نمایند؛ شایان ذکر است که کامل‌ترین و بهترین راه برای مدیریت فرآیندها، استفاده از نرم افزار BPMS است. برای آشنایی کامل با نرم افزار BPMS و کاربردها و قابلیت‌های آن، می‌توانید به مقاله “BPMS چیست؟” مراجعه بفرمایید.

نرم افزار مدیریت فرآیند فراگستر، بهترین ابزار شناسایی و خودکارسازی فرآیندها

در بین انواع مختلف روش‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار، نرم افزار مدیریت فرآیندهای فراگستر، جزو بهترین ابزارها برای تعریف، خودکارسازی و مدیریت فرآیندها می‌باشد. این نرم افزار یکی از زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری فراگستر است و یکپارچگی کاملی با این سامانه و زیرسیستم‌های دیگر آن دارد.

برخی از کاربردها و قابلیت‌های نرم افزار مدیریت فرآیند BPMS فراگستر عبارت‌اند از:

• یکپارچگی کامل با اتوماسیون اداری فراگستر و زیرسیستم‌های آن
• قابلیت طراحی و استفاده از فرم‌های الکترونیکی
• محیط کاربرپسند و گرافیکی
• طراحی فرآیندها و فرم‌ها با Drag & Drop
• تعریف تعداد نامحدودی از فرآیندها
• امکان دسته‌بندی فرآیندها
• امکان اتصال به پایگاه‌های داده
• فراخوانی چارت سازمانی تعریف شده در اتوماسیون اداری
• مدیریت یکپارچه و متمرکز فرآیندها
• امکان یکپارچگی کاربران با LDAP و Active Directory از طریق اتوماسیون اداری
• قابل اجرا در سیستم عامل‌ها و مرورگرهای مختلف
• و…

برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت نسخه دمو، می‌توانید به لینک زیر مراجعه بفرمایید و یا اینکه با شماره 42623 (021) تماس حاصل بگیرید.

محیط کاربری نرم افزار مدیریت فرآیند BPMS فراگستر

جمع‌بندی و نتیجه‌گیری

در این مقاله به تعریف و بررسی فرآیندهای کسب و کار پرداختیم و همچنین انواع روش‌ها و ابزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار را نیز باهم مرور کردیم. کسب و کارها برای پیشرفت و توسعه، باید فرآیندهای مشخصی داشته باشند و همچنین بتوانند این فرآیندها را به بهینه‌ترین شکل ممکن مدیریت و اجرا نمایند. برای انجام این کار، بهترین ابزار، نرم افزار مدیریت فرآیند BPMS می‌باشد؛ زیرا علاوه بر امکان شناسایی و بهینه‌سازی فرآیندها، قابلیت خودکارسازی آنها را نیز در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارها می‌‍گذارد.

امیدواریم که اطلاعات مفیدی از این مقاله به دست آورده باشید؛ همچنین در صورت وجود هرگونه سوال پیرامون فرآیندهای کسب و کار و نحوه مدیریت و خودکارسازی آن‌ها، سوالات خود را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول مشتریان

چطور می توانیم فرآیندهای کسب و کار خود را خودکار کنیم؟

با استفاده از روش فرآیند کسب و کار و به کمک ابزار مدیریت فرآیندها BPMS، می‌توانید علاوه بر شناسایی فرآیندها، آن‌ها را طراحی و خودکار نمایید.

آیا نرم افزار BPMS به سامانه‌های دیگر هم متصل می‌شود؟

بله، نرم‌افزار BPMS به طور معمول قابلیت اتصال به سامانه‌های دیگر مانند اتوماسیون اداری، CRM، HRS و… را دارد.