طراحی فرایند چیست و چه نرم افزاری برای طراحی فرایند کسب و کار مناسب است؟

زمان تقریبی مطالعه: 9 دقیقه

فرایندهای سازمانی مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و اعمال مختلف هستند که در راستای رسیدن به هدفی صورت می‌گیرند؛ به عنوان مثال، درخواست مرخصی هدف محسوب می‌شود و روند و مراحل ثبت درخواست، بررسی و تایید آن، فرایند درخواست مرخصی را تشکیل می‌دهند. حال هر سازمان و کسب و کاری شامل فرایندهای مختلف می‌باشد و برای مدیریت بهینه سازمان یا کسب و کار، این فرایندها باید به صورت بهینه‌ای طراحی شوند و در سازمان پیاده گردند. حال این سوال پیش می‌آید که طراحی فرایند چیست؟ چه ابزار یا نرم افزاری برای طراحی فرایند کسب و کار یا سازمان مناسب است؟

در این مقاله به بررسی کامل طراحی فرایندهای کسب و کار و ابزارهای مناسب آن می‌پردازیم؛ با ما همراه باشید.

طراحی فرایند چیست؟

همان‌طور که در ابتدا اشاره کردیم، سازمان‌ها و کسب و کارها فرایندهای مختلفی دارند و یکی از مهم‌ترین استراتژی‌ها برای پیشرفت و توسعه یک کسب و کار، طراحی فرایندها و مدیریت و بهبود آن‌ها است. طراحی فرایند یعنی شناسایی، برنامه‌ریزی، اصلاح و بهینه‌سازی مراحل و فعالیت‌های موجود در یک فرایند؛ به بیان دیگر، هنگام طراحی فرایندهای کسب و کار باید بهینه‌ترین راه برای رسیدن به هدف را طراحی کنید.

طراحی فرایند کسب و کار چه اهمیتی دارد؟

بسیاری از صاحبان کسب و کارها و مدیران سازمان‌ها این سوال را می‌پرسند که چرا باید فرایندهای کسب و کار را شناسایی و طراحی کنیم؟ یا تاثیر طراحی فرایندهای کسب و کار چیست؟  در پاسخ باید بگوییم که فرایندها اجزای اصلی و جدانشدنی هر کسب و کار و سازمانی محسوب می‌شوند و طراحی و مدیریت این اجزای اصلی، مزیت‌های مختلفی با خود به همراه دارد، که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:

• حذف مراحل اضافی و کاهش هزینه‌ها
• افزایش سرعت و کیفیت فرایندها
• افزایش شفافیت در کسب و کار
• ایجاد بستر مناسب برای خودکارسازی فرایندها

دلایل اهمیت طراحی فرایند کسب و کار

حال که با تعریف و مزایای طراحی فرایندهای کسب و کار یا همان فرایندهای سازمانی آشنا شدیم، زمان آن رسیده که مراحل طراحی فرایند سازمانی و کسب و کاری را باهم بررسی کنیم.

بیشتر بخوانید: مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) چیست و چه کاربردی برای کسب و کارها دارد؟

طراحی فرایند کسب و کار چه مراحلی دارد؟

برای طراحی فرایندهای کسب و کار، مراحل و ابزارهای مختلفی وجود دارند؛ در این بخش به معرفی مراحل طراحی فرایند سازمانی یا همان فرایندهای کسب و کار می‌پردازیم و سپس به سراغ معرفی بهترین ابزارها و نرم‌افزارها برای طراحی فرایند کسب و کار می‌رویم.

مراحل طراحی فرایند کسب و کار عبارت است از:

• شناسایی و توصیف فرایندها
• تجزیه و تحلیل فرایندها
• بهینه‌سازی فرایندها
• طراحی فرایندها
• اجرا و بهبود مستمر فرایندها

مراحل طراحی فرایند کسب و کار

شناسایی و توصیف فرایندها

اولین قدم برای مدیریت و طراحی فرایند کسب و کار، شناسایی فرایندها و توصیف آن‌ها می‌باشد؛ در این مرحله باید تمامی ورودی‌ها، خروجی‌ها، فعالیت‌ها، نقش‌ها، اعضای دخیل در فرایند و منابع مورد نیاز برای اجرای فرایند شناسایی شوند.

تجزیه و تحلیل فرایندها

در مرحله دوم، اطلاعات به دست آمده از مرحله قبل (اطلاعات و مشخصات فرایند) به صورت جزئی‌تری مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرند؛ ترتیب مراحل، نحوه ارتباط بین مراحل و چگونگی انتقال اطلاعات در آن ها، نقاط ضعف و قوت فرایند، شناسایی گلوگاه‌ها و… همگی در این مرحله بررسی می‌شوند.

بهینه سازی فرایندها

یکی از مهم‌ترین مراحل طراحی فرایندها، بهینه‌سازی آن‌ها می‌باشد؛ در مرحله بهینه‌سازی باید به رفع گلوگاه‌ها، حذف مراحل اضافی، بهینه‌سازی ترتیب مراحل فرایند، استفاده از فناوری‌های جدید و این قبیل موارد بپردازید.

طراحی فرایندها

حال با توجه به اطلاعات و نتیجه‌گیری‌های به دست آمده، باید فرایندهای کسب و کار یا سازمان خود را طراحی کنید؛ در این مرحله از طراحی فرایندها، باید مراحل را به ترتیب بچینید، ارتباطات بین مراحل و اجزای فرایند را برقرار نمایید و جریان اطلاعات در فرایند را مشخص کنید.

اجرا و بهبود مستمر فرایندها

آخرین مرحله از طراحی فرایند سازمانی، پیاده‌سازی و اجرای آن‌ها در کسب و کار یا سازمان و همچنین بهبود مستمر آن‌ها تا رسیدن به بلوغ فرایند می‌باشد؛ برای این که مراحل طراحی فرایند کسب و کار را با موفقیت اتمام کنید، نیازمند یک سیستم مدیریتی و نظارتی بر فرایندها و عملکرد آن‌ها هستید. همچنین شایان ذکر است که علاوه بر مدیریت و نظارت بر فرایندهای کسب و کارها، باید قادر به اصلاح و بهبود آن‌ها نیز باشد.

بهترین ابزار و نرم افزار برای طراحی فرایند کسب و کار چیست؟

قبل از انتخاب ابزارها و نرم افزارهای  مورد نیاز برای طراحی فرایند سازمانی، باید نیازهای خود را مشخص کنید و هدف از طراحی فرایند و بهبود آن‌ها را مشخص نمایید و سپس با توجه به اهدافی که دارید؛ ابزار مناسب را انتخاب کنید؛ برخی از ابزارها و نرم افزارهای طراحی فرایند کسب و کار عبارت‌اند از:

• نمودارهای جریان کار
• مدلسازی فرایند
• نمودارهای جریان داده
• نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار

در ادامه هر کدام از مواردی که نام بردیم را باهم بررسی خواهیم کرد.

نمودارهای جریان کار

نمودارهای جریان کار (Flowcharts) یکی از ابزارهای پایه و کاربردی در طراحی فرایند کسب و کار می‌باشند؛ در این نمودارها، جریان فرایندها و کارها به کمک المان‌های بصری – مانند انواع اشکال هندسی، نماد‌ها، خطوط ارتباطی و… – نمایش داده می‌شوند و دید کاملی از مراحل مختلف فرایند‌های کسب و کار ارائه می‌دهد.

مدلسازی فرایند

مدلسازی فرایند (Process Modeling) عبارت است از توصیف و نمایش فرایندهای سازمانی به صورت خلاصه و قابل درک؛ به عبارت دیگر در مدلسازی فرایند، آنچه که در مراحل قبل طراحی شده است به کمک نمودارهای جریان کار و نمودارهای جریان داده، به نمایش در می‌آیند و نقاط ضعف و قوت آن‌ها مورد بررسی قرار می‌گیرند.

مدلسازی فرایند

نمودارهای جریان داده

یکی دیگر از ابزارهای مورد استفاده در طراحی فرایندهای کسب و کار یا سازمان، استفاده از نمودارهای جریان داده (Data Flow Diagrams) است؛ این نمودارها جریان داده‌ها در فرایند، ورودی‌ها و خروجی‌های اطلاعات در فرایند و انتقال و حرکت آن‌ها در فرایندها را نشان می‌دهند و به شناخت دقیق‌تر آن‌ها کمک می‌کنند.

به طور کلی نمودارهای جریان داده از 4 عصر اصلی تشکیل شده‌اند، که این عناصر عبارت‌اند از:

1 – پردازش (Process)

نشان دهنده مراحل و نحوه پردازش اطلاعات و داده‌ها در جریان فرایندها و همچنین اعمالی که روی اطلاعات و داده‌ها صورت می‌گیرد.

2 – جریان داده (Data Flow)

نمایش ورودی‌ها و خروجی‌های فرایند – مراحلی که اطلاعاتی به سیستم وارد می‌شود و مراحلی که اطلاعات و داده‌ها از سیستم خارج می‌گردند – و همچنین جریان اطلاعات و چرخش آن در فرایند.

3 – مخزن داده (Data Store)

مخزن داده نشان دهنده محلی از سیستم است که اطلاعات و داده‌ها به صورت موقت یا دائم روی آن ذخیره می‌شوند؛ مخزن داده می‌تواند مواردی مانند پایگاه داده، صف‌های پیام و دیگر وسایل ذخیره‌سازی ابری یا فیزیکی باشد.

4 – ارتباطات خارجی (External Entity)

هر چیزی که از سیستم خارج می‌شود و یا به آن وارد می‌شود – مانند کاربران، سامانه‌های سازمانی، سرویس‌های وب و…، جزو عناصر ارتباطات خارجی در فرایندهای کسب و کار، محسوب می‌شوند.

نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار : بهترین نرم افزار برای طراحی فرایند

نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار یا همان نرم افزار BPMS (Business Process Management Software) ابزاری تخصصی برای طراحی، پیاده‌سازی و خودکارسازی فرایندها در کسب و کارها و سازمان‌ها می‌باشد. انواع مختلفی از نرم افزارهای  BPMS در دنیا وجود دارند، که یکی بهترین آن‌ها، نرم افزار Process Maker است؛ در این نرم افزار امکان طراحی فرایندها با استفاده از نمادهای گرافیکی و بصری و قابلیت Drag&Drop برای سازمان‌ها و کسب و کارها وجود دارد.

نرم افزار مدیریت فرایندهای فراگستر یا همان نرم افزار BPMS فراگستر، نسخه بومی شده نرم افزار Process Maker است که به صورت یکپارچه با اتوماسیون فراگستر و به عنوان یکی از زیرسیستم‌‌های آن در اختیار کسب و کارها و سازمان‌ها قرار می‌گیرد. تمامی امکانات موجود در نسخه جهانی نرم افزار Process Maker در نرم افزار مدیریت فرایندها BPMS فراگستر نیز موجود هستند؛ شایان ذکر است که قابلیت‌ها و امکانات BPMS فراگستر کاملا متناسب با نیازهای کسب و کارها و سازمان‌های ایرانی بهینه‌سازی شده‌اند.

محیط کاربری BPMS فراگستر – مدلسازی فرایند

برخی از قابلیت‌ها و ویژگی‌های نرم افزار مدیریت فرایندهای فراگستر عبارت‌اند از:

• یکپارچگی کامل با کارتابل اتوماسیون اداری فراگستر و زیرسیستم‌های دیگر
• طراحی، مدل‌سازی و پیاده‌سازی تعداد نامحدودی از فرایندهای کسب و کار
• طراحی و مدلسازی مطابق با استاندارد 2
• طراحی فرایندها و فرم‌ها با Drag&Drop
• طراحی فرم‌ها و شخصی‌سازی و سفارشی‌سازی ساختار گرافیکی
• فراخوانی کاربران و چارت سازمانی اتوماسیون اداری و تعیین سطح دسترسی آن‌ها به فرایندها
• پشتیبانی کامل از معماری سرویس‌گرا SOA و واکنش‌گرا بودن نرم‌افزار (Responsive)
• فراخوانی یا درج اطلاعات در سایر پایگاه‌های داده‌ها از طریق فراخوانی وب سرویس
• قابلیت پشتیبانی از JavaScript برای برنامه‌نویسی‌های پیشرفته
• تهیه گزارش‌های آماری و تحلیلی به کمک گزارش‌ساز فراگستر

لازم به ذکر است که برای طراحی فرایندها به کمک BPMS فراگستر، نیازی به دانش برنامه‌نویسی حرفه‌ای ندارید و تنها با Drag&Drop و کمی دانش برنامه‌نویسی، می‌توانید انواع مختلفی از فرایندها را طراحی و پیاده‌سازی کنید. در ادامه می‌توانید برخی از نمونه‌های موفق پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر به همراه نرم افزار BPMS را بررسی کنید:

• شرح موفقیت پروژه اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر در دانشگاه خواجه نصیر طوسی
• شرح موفقیت پروژه اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر در دیوان عدالت اداری
  
• شرح موفقیت پروژه اتوماسیون اداری و BPMS فراگستر در شرکت بیمه نوین
• شرح موفقیت پروژه اتوماسیون اداری و BPMS فراگستر در خبرگزاری ایرنا

آموزش طراحی فرایند با BPMS فراگستر

در ویدیو زیر می‌توانید مدلسازی یک فرآیند نمونه در محیط طراحی نرم افزار مدیریت فرایندها فراگستر را مشاهده کنید:

نقش اتوماسیون اداری در طراحی فرایند کسب و کار و پیاده سازی آن

به طور کلی اتوماسیون اداری به عنوان ابزاری برای مدیریت مکاتبات و ارتباطات در کسب و کارها سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد، هرچند لازم به ذکر است که بسیاری از اتوماسیون‌های اداری امروزه از زیرسیستم‌ها و ابزارهای مختلفی برخوردار هستند و دیگر تنها ابزاری برای مدیریت مکاتبات و ارتباطات محسوب نمی‌شوند.

به عنوان مثال، اتوماسیون اداری فراگستر علاوه بر زیرسیستم اصلی و پایه مکاتبات اداری (شامل ابزارها و قابلیت‌هایی مانند کارتابل و گردش مکاتبات، دبیرخانه تحت وب، چت سازمانی، مدیریت جلسات و تقویم سازمانی، گزارش‌ساز و…) از زیرسیستم‌های تخصصی دیگری نیز برخوردار است.

اتوماسیون اداری به عنوان سامانه‌ای که تمامی اعضای کسب و کار یا سازمان از آن استفاده می‌کنند، بهترین بستر برای پیاده‌سازی و خودکارسازی فرایندهای سازمانی و استفاده از آن‌ها توسط کاربران می‌باشد. اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS دو ابزار متفاوت از هم هستند که مکمل یکدیگر می‌باشند و امکان مدیریت متمرکز و یکپارچه فرایندهای مختلف (مکاتبات، ثبت درخواست‌ها و…) را در کنار دیگر فعالیت‌های سازمانی فراهم می‌کند.

با استفاده از اتوماسیون اداری فراگستر و زیرسیستم یکپارچه مدیریت فرایندهای کسب و کار آن، امکان طراحی، مدل‌سازی و پیاده‌سازی انواع فرایندها و فرم‌ها در سازمان و کسب و کار را برای شما فراهم می‌کند.

بیشتر بخوانید:
اتوماسیون اداری و BPMS دو روش مکمل برای یک هدف
تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS در چیست ؟

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری و BPMS در کنار یکدیگر چیست؟

استفاده از اتوماسیون اداری و BPMS یکپارچه مزایای مختلفی دارد، که برخی از آ‌ن‌ها عبارت‌اند از:

• عدم نیاز به تعریف راهبرهای جداگانه
• استفاده از چارت سازمانی و دسترسی‌های تعیین شده در اتوماسیون، درون BPMS
• عدم نیاز به تعریف و تنظیم مجدد زیرساخت‌ها (مانند پنل ارسال پیامک، ایمیل و…)
• استفاده از سامانه اعتبارسنجی و احراز هویت مشترک
• امکان تعیین جانشین در سامانه BPMS
• ایجاد یکپارچگی در سامانه‌ها و محیط کاربری

برای بررسی دقیق‌تر هر کدام از این موارد، می‌توانید مقاله ” ۶ دلیلی که وجود BPMS و اتوماسیون اداری در یک پکیج متمرکز را حیاتی می کند” را مطالعه بفرمایید؛ همچنین برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون و BPMS فراگستر، می‌توانید با کلیک بر لینک زیر، نسخه دموی رایگان این سامانه یکپارچه را دریافت نمایید.

سخن پایانی

در این مقاله به بررسی کامل مراحل طراحی فرایند کسب و کار و همچنین بهترین ابزارها و نرم‌افزارها برای طراحی و پیاده‌سازی آن‌ها پرداختیم؛ استفاده از اتوماسیون اداری و نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) بهترین استراتژی برای شناسایی و طراحی فرایندها در سازمان‌ها و کسب و کارها‌ و همچنین مدیریت و خودکارسازی آن‌ها محسوب می‌گردد، زیرا اتوماسیون اداری به عنوان نرم‌افزار مشترک تمامی اعضای سازمان، بهترین بستر برای پیاده‌سازی و خودکارسازی فرایندهای کسب و کار محسوب می‌گردد.

امیدواریم که با مطالعه این مقاله اطلاعات مفیدی به دست آورده باشید؛ در صورتی که سوالاتی در ذهن شما بدون پاسخ باقی مانده‌اند، حتما آن‌ها را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید؛ همچنین می‌توانید با همکاران ما از طریق شماره تماس 42623 (021) در ارتباط باشید و مشاوره رایگان دریافت کنید.

سوالات متداول

طراحی فرایند کسب و کار چیست؟

طراحی فرایند یعنی شناسایی، برنامه‌ریزی، اصلاح و بهینه‌سازی مراحل و فعالیت‌های موجود در یک فرایند.

مراحل طراحی فرایند سازمانی چیست؟

راحل طراحی فرایند کسب و کار عبارت است از: شناسایی و توصیف فرایندها، تجزیه و تحلیل فرایندها، بهینه‌سازی فرایندها، طراحی فرایندها، اجرا و بهبود مستمر فرایندها.