نحوه تعریف الگو برای شماره دهی اسناد در مدیریت مستندات فراگستر
زمان تقریبی مطالعه: 4 دقیقه
یکی از قابلیت‌های نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر این است که امکان شمارهگذاری خودکار انواع اسنادی را که بایگانی می‌شوند، برای شما فراهم می‌کند. برای اینکار کافیست تا الگو و فرمت شماره‌دهی این اسناد را تعریف کنید. برای آشنایی با نحوه تعریف این الگو با ما همراه باشید.
مشاهده فهرست مطالب
منظور از شماره سند چیست؟
زمانی که می‌خواهیم هزاران سند مربوط به واحدهای متعدد یک سازمان را بایگانی کنیم، امکان تفکیک و دسترسی سریع به آنها اهمیت زیادی پیدا می‌کند. برای دستیابی به این هدف، اسناد اداری مورد نظر را شمارهگذاری می‌کنند. اما منظور از شماره سند دقیقاً چیست؟
شماره سند معمولاً ترکیبی از اعداد و حروف است که در قسمت بالای سمت راست اسناد درج شده و شناسایی و تفکیک آنها را از سایر سندها ممکن می‌کند. این شماره‌ها در بایگانی‌هایی که اسناد متعددی در آنها وجود دارد، جستجو و پیدا کردن اسناد مورد نظر را تسریع می‌کنند. از این شماره‌ها همچنین برای طبقه‌بندی اسناد مرتبط در کنار هم نیز استفاده می‌شود.
شماره اسناد در سیستم‌های بایگانی مختلف، می‌تواند از بخش‌های مختلفی تشکیل شود. یک مورد رایج از فرمت و الگوی شمارهگذاری اسناد، ترکیب 3 بخش شماره سال، کد پرونده و شماره ترتیبی سند در آن سال است. بنابراین، هر سندی که بایگانی می‌شود دارای یک شماره منحصر به فرد است.
شماره سند در هر سازمان مفهومی قراردادی است که می‌تواند شامل اطلاعات مختلفی مثل واحدهایی که سند مربوط به آنهاست، تاریخ ایجاد سند و … شود و هر سازمان برای شماره گذاری اسناد اداری خود، می‌تواند استاندارد مخصوص به خودش را داشته باشد. فایده دیگر شمارهگذاری اسناد اداری این است که می‌توان از آن در پیگیری‌ها و ارجاع‌ها نیز به عنوان شناسه استفاده کرد. شمارهگذاری اسناد در انواع بایگانی اعم از فیزیکی یا الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرد و نقش مهمی در موفقیت آنها دارد.
نحوه شماره گذاری مستندات اداری چگونه است؟
شماره گذاری اسناد اداری در گذشته به صورت دستی انجام می‌شد، اما امروزه توسط نرم‌افزارهای مدیریت مستندات و به صورت خودکار انجام می‌شود. نحوه این شماره گذاری می‌تواند هم به صورت ترتیبی انجام شود و هم با استفاده از یک فرمت خاص. در صورت شماره گذاری با فرمول، باید فرمت و الگوی مورد نظر برای واحد بایگانی هر سازمان به طور خاص تعریف شود تا اسناد را مطابق با نیاز سازمان خود شمارهگذاری کند.
همچنین، در صورت شماره گذاری اسناد با فرمول، صرف‌نظر از فرمت شمارهگذاری خاص هر سازمان، باید نکاتی رعایت می‌شود. از جمله اینکه شمارهگذاری اسنادی که در بایگانی یک سازمان ثبت می‌شود نباید به گونه‌ای باشد که 2 سند دارای شماره مشابه باشد. برای اجتناب از چنین اشتباهی، تعریف دقیق فرمت شمارهگذاری اسناد الزامی است.
نحوه تعریف الگو برای شماره‌دهی اسناد در مدیریت مستندات فراگستر
در سامانه اتوماسیون اداری فراگستر، این امکان فراهم شده که سازمان‌ها بتوانند فرمت شمارهگذاری اسناد بایگانی خود را متناسب با نیازهایشان تنظیم کنند. این فرمت همان فرمولی است که در قسمت بالای اسناد بایگانی شده در برخی از سازمان‌ها، به شکلی مانند حروف/شماره/تاریخ و… مشاهده می‌کنید.
در روش شماره گذاری در سند اداری بر اساس یک فرمت، از ترکیبی از کدهایی که از پیش تعریف شده‌اند استفاده می‌شود. در این فرمول‌ها معمولاً اعداد، نشان‌دهنده شماره ثبت سند در دفتر اندیکاتور یا در سیستم اتوماسیون است. از حروف الفبا نیز معمولا برای تعیین واحدهای اداری ایجاد کننده سند استفاده می‌شود. به عنوان نمونه: حرف «میم» نشانی برای واحد مدیریت، «کاف» اشاره به واحد کارگزینی و «م» می‌تواند نشانی به واحد مالی و … باشد.
شمارهگذاری سند می‌تواند بسیار پیچیده‌تر شده و حتی شامل کدهایی مانند کد موضوع، کد نوع سند (اداری، مالی، حقوقی و …)، کد پرونده و کد واحد ایجادکننده سند و امثال این موارد نیز باشد. در ادامه مراحل تعریف الگو برای شماره‌دهی اسناد در نرم افزار مستندات فراگستر را می‌خوانید:
قدم اول:
برای تعیین این فرمول در نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، باید ابتدا مطابق تصویر زیر وارد قسمت زیرساخت اتوماسیون اداری شوید.
قدم دوم:
سپس باید مطابق زیر وارد قسمت تنظیمات دبیرخانه شوید. مخزن شمارهگذاری اتوماسیون اداری فراگستر در این قسمت تعبیه شده است که برای شماره گذاری اسناد بایگانی نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد.
قدم سوم:
پس از ورود به قسمت تنظیمات دبیرخانه، می‌توانید با انتخاب زبانه فرمت و سپس کلیک بر روی گزینه “اضافه”، یک فرمت جدید را مطابق با نیاز و سلیقه خود تنظیم کنید.
قدم چهارم:
پس از کلیک بر روی گزینه “اضافه”، پنجره‌ای مطابق تصویر زیر برای تعریف فرمول شماره‌دهی اسناد باز می‌شود که به صورت پیش‌فرض دارای چند آیتم است که می‌توانید از آنها برای تعریف فرمول مورد نیاز خود استفاده کنید. این آیتم‌ها شامل عنوان فرمت، طول شماره سند، ساختار فرمت و سطح محرمانگی سند است.
قدم پنجم:
در قسمت ساختار نیز شما می‌توانید از میان چندین گزینه، آیتم‌های مربوط به ساختار فرمت مورد نظر خود را برای شمارهگذاری اسناد انتخاب کنید. برخی از این آیتم ها شامل {Fldr} به معنای کد پرونده، {Dep} به معنی کد واحد، {Number} به معنی شمارنده، {YY} به معنی سال ۲ رقم آخر و {Year} به معنای سال تا ۴ رقم می‌باشد.
قدم ششم:
در تصویر زیر به عنوان نمونه یک عنوان فرمت همراه با طول شماره و ساختار آن را مشاهده می‌کنید.
در ویدیو زیر نیز می‌توانید راهنمای تصویری ایجاد یک فرمت جدید را جهت شماره گذاری اسناد بایگانی با استفاده از اتوماسیون اداری فراگستر مشاهده کنید.
کلام آخر
در گذشته، فرآیند ثبت و شماره گذاری اسناد اداری توسط واحدهای بایگانی سازمان‌ها و به صورت دستی انجام می‌شد. اما امروزه، نرم افزارهای مدیریت مستندات، این کار را به صورت خودکار و با استفاده از فرمول‌هایی که از پیش تعریف می‌کنید، انجام می‌دهند. زیرسیستم مدیریت مستندات اتوماسیون اداری فراگستر از بهترین نمونه‌های این نوع نرم افزارها در ایران است که به شما اجازه می‌‍‌‌دهد با تعریف فرمت ثبت و شمارهگذاری اسناد اداری، ارجاع و بازیابی آنها را با دقت و سرعت تمام انجام دهید.
