شرح موفقیت پروژه اتوماسیون اداری فراگستر در بانک ملی

زمان تقریبی مطالعه: 7 دقیقه

اجرای پروژه اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر در بانک ملی ایران از سال ۱۳۹۴ بصورت متمرکز آغاز شد و هم اکنون بعنوان یکی از بزرگترین پروژ‌ه‌های ملی کشور بالغ بر ۶۰٫۰۰۰ کاربر _که 7٫000 کاربر آن همزمان هستند_ در بیش از 3500 شعبه در داخل و خارج کشور به همراه تمامی ادارات کل مرکزی و ادارات امور شعب و شعب تابعه در حال بهره‌برداری از سامانه اتوماسیون اداری فراگستر می‌باشند. بنابراعلام رسمی سایت بانک ملی ایران در ماه های ابتدایی راه‌اندازی این سیستم، باعث صرفه‌جویی ماهانه یک میلیارد تومان در دو بخش “کاهش مصرف کاغذ” و “کاهش هزینه نیروی انسانی» شده است.

عنوان پروژه: سامانه اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها

زیرسیستم‌های ارائه شده به بانک ملی در این پروژه:

• اتوماسیون اداری 
• زیرسیستم تخصصی دبیرخانه 
• مدیریت ایمیل
• مدیریت فاکس
• چند سازمانی (هلدینگ)
• پروتکل ECE
• فرم‌ساز مدیریت فرایندها
• مکاتبات دارای طبقه بندی 

بانک ملی در یک نگاه

بانک ملی ایران با بیش از 95 سال سابقه فعالیت در صنعت بانکداری، بعنوان بزرگترین بانک جهان اسلام و بزرگترین بانک خاورمیانه و ایران شناخته می‌شود و هم اکنون در بیش از 3500 شعبه و اداره در داخل و خارج کشور، در امر ارائه خدمت‌رسانی به ملتی که با همت خود پایه‌های تشکیل این بانک را استوار نمودند، مشغول به فعالیت می‌باشد.

شرح مختصری از پروژه

اجرای پروژه اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر در بانک ملی ایران از سال ۱۳۹۴ بصورت متمرکز آغاز شد و هم اکنون بعنوان یکی از بزرگترین پروژ‌ه‌های ملی کشور بالغ بر ۶۰٫۰۰۰ کاربر _که 7٫000 کاربر آن همزمان هستند_ در بیش از 3500 شعبه و اداره در داخل و خارج کشور به همراه تمامی ادارات کل مرکزی و ادارات امور شعب و شعب تابعه در حال بهره‌برداری از سامانه اتوماسیون اداری فراگستر می‌باشند.

از اولین نتایج پیاده‌سازی سامانه اتوماسیون اداری در بانک ملی ایران می‌توان به کاهش بسیار بالای هزینه‌های اداری و صرفه‌جویی ۶ میلیارد تومانی هزینه‌ها در دو بخش کاهش مصرف کاغذ و کاهش هزینه نیروی انسانی در یک بازه ۶ ماهه پس از استقرار فاز دو سامانه اشاره کرد.

تا پیش از راه‌اندازی این سامانه، برخی از ادارات بانک بصورت مجزا و جزیره‌ای از سیستم‌های اتوماسیون اداری دیگری استفاده می‌کردند که اغلب برای ثبت نامه‌ها در دبیرخانه از آن بهره می‌گرفتند و گردش مکاتبات بین ادارات و شعب هم از راههای مختلفی نظیر پست، ایمیل و یا ECE انجام می‌شد. به مرور زمان این سیستمها مشکلاتی را برای بانک به وجود آورده بود که در نهایت مدیران ارشد بانک را مجاب کرد تا اقدام به پیاده‌سازی سامانه اتوماسیون اداری فراگستر نمایند.

نتیجه این تصمیم ظرف مدت کوتاهی موج تحولات عظیمی در سرویس‌دهی به مشتریان، سرعت برقراری ارتباط میان کلیه اداره‌های امور شعب استان‌ها و شعب تابعه در سراسر کشور و همچنین ایجاد یک جریان رقابتی در صنعت بانکی را موجب شد. رقابتی که مهم‌ترین ثمره آن خدمت‌رسانی مطلوب به مشتریان و جلب رضایت آنها را در پی داشت.

مراحل پیاده‌سازی و اجرای سامانه اتوماسیون اداری فراگستر در بانک ملی

با توجه به وسعت پروژه و پراکندگی بالای کاربران، پیاده‌سازی سیستم و اجرای این پروژه طی چندین فاز مختلف انجام شد.

فاز اول: در فاز اول، دو اداره در استان تهران (اداره کل سازمان و روش‌های بانک ملی و اداره امور شعب غرب تهران و شعب تابعه آن) برای استقرار اتوماسیون اداری بعنوان پایلوت انتخاب شدند.

فاز دوم: پس از اجرای موفق فاز اول، در فاز دوم که به مدت ۶ ماه به طول انجامید، اتوماسیون اداری در کلیه ادارات مرکزی، سایر ادارات امور پنجگانه شعب تهران و شعب تابعه و شعب مستقل بانک ملی راه‌اندازی شد که در همین زمان طی آمار رسمی منتشر شده در سایت بانک ملی ایران، حدود ۲ میلیون و ۵۰۰ هزار گردش نامه از درگاه سیستم اتوماسیون اداری بانک تبادل می‌شد که این امر صرفه‌جویی قابل ملاحظه‌ی ماهیانه مبلغ یک میلیارد تومان در دو بخش کاهش مصرف کاغذ و کاهش هزینه نیروی انسانی صرفاً در همان ماه‌های اول در پی داشته است.

فاز سوم: در فاز سوم که به مدت ۲ ماه بطول انجامید سامانه اتوماسیون اداری در سطح کل کشور بصورت متمرکز و یکپارچه راه‌اندازی گردید. بطوریکه در حال حاضر بیش از ۷۸۰۰ دبیرخانه به همراه ۱۵۰۰ زیرسیستم مدیریت فاکس در سطح کل بانک پیاده‌سازی گردید.

در طی راه‌اندازی و استقرار سامانه در سطح بانک ملی، استفاده از قابلیت چند سازمانی سامانه و اعمال دسترسی‌ها بر اساس چارت سازمانی هر واحد بصورت متمرکز در صدر اهداف بوده است تا همواره امکانات نظارتی به نحو مطلوب در دسترس باشد.

فاز چهارم: پس از استقرار و استفاده از سامانه و به عنوان فاز چهارم، ارتباط و تعامل با سایر سامانه‌های درون بانک و یا بیرون از بانک اعم از حقوقی، دولتی و یا عمومی بنا به درخواست بانک در دستور کار فراگستر قرار گرفت که این امر با استفاده از امکانات، سرویس¬ها و تکنولوژی¬های مختلف و مدرن صورت پذیرفت و این فاز همچنان در حال توسعه می‌باشد.

فاز پنجم: در فاز پنجم که تقریباً پس از اتمام فاز دوم شروع گردید، بکارگیری زیرسامانه فرم‌ساز مدیریت فرآیندهای کسب و کار بود که به عنوان یک پروژه مجزا در بانک تعریف و در دستور کار قرار گرفت و توسط کارشناسان آموزش دیده بانک در حال توسعه و پیاده‌سازی است.

دستاوردهای پیاده‌سازی سامانه اتوماسیون اداری در بانک ملی ایران

• ثبت میانگین 15 هزار نامه در روز
• گردش بیش از 60 هزار ارجاع الکترونیکی
• ایجاد چابکی در جابه‌جایی نامه‌ها
• در دسترس بودن متمرکز و در لحظه‌ی تمامی سوابق و گردش نامه‌ها
• حذف موانع مسافتی و امکان برقراری ارتباط سریع با دورترین شعب در سطح کشور
• حذف روش‌های سنتی پیگیری مکاتبات که اغلب غیرمستند
• زمان‌بر و پرهزینه بوده است
• حفظ و نگهداری متمرکز تمامی اسناد و مدارک مرتبط با مکاتبات به‌صورت الکترونیکی
• کاهش زمان رسیدگی به درخواست‌ها
• کاهش بایگانی‌های فیزیکی و استفاده بهینه از قابلیت‌های بایگانی الکترونیکی
• صرفه‌جویی در زمان و انرژی
• استفاده از شبکه امن اختصاصی بانک با کمترین مصرف پهنای باند و بدون تاثیر بر کسب و کار اصلی بانک ملی
• در دسترس پذیری بالای ۹/۹۹ درصدی سامانه
• پایگاه داده متمرکز با سرعت پردازش مطلوب
• امکان دسترسی آسان و سریع به‌تمامی مکاتبات با استفاده از موتور جستجوی پیشرفته و بهبود یافته
• و…

ازجمله دستاوردها و مزیت‌هایی است که بانک ملی ایران با پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر از آن بهره‌مند شده است.

نحوه ارائه خدمات آموزش و پشتیبانی در پروژه بانک ملی ایران

با توجه به تعداد بسیار بالای کاربران تحت پوشش سامانه، از ابتدای پروژه آموزش کاربران و راهبران در بانک ملی ایران از مهمترین دغدغه‌های مدیران ارشد بانک بود. استفاده از تیم آموزشی با اتکا بر نیروهای بومی بانک ملی ایران و مدل آموزشی به کارگرفته شده در پروژه برای انتقال اطلاعات و نحوه استفاده از اتوماسیون اداری به طیف وسیعی از کاربران نهایی در کلیه ادارات و شعب نیز یکی از عوامل موفقیت این سامانه به شمار می‌رود.

برای مدیریت هرچه بهتر این موضوع ابتدا طی برگزاری جلسات آموزشی محتوا محور و تعاملی به ۳۰ نفر از راهبران معرفی شده از طرف بانک طبق سرفصلهای آموزشی تدوین شده، آموزش‌های لازم کاربری و راهبری ارائه شد و سپس مورد آزمون و ارزیابی قرار گرفتند. در این فرایند به کاربرانی که به اندازه کافی صلاحیت لازم را کسب ننمودند آموزشهای مجدد ارائه شد و حتی در برخی مواقع راهبران دیگری جایگزین آنها شدند تا در نهایت تیم خبره‌ای متشکل از کارشناسان فراگستر و راهبران بانک، آموزش سایر کاربران نهایی را برعهده گرفتند.

از مزیت‌های این نوع آموزش می‌توان به کاهش مقاومت افراد در امر یادگیری و همچنین اتکای بانک به راهبران و مربیان خود برای ارائه خدمات پشتیبانی به کاربران نهایی اشاره کرد. همین‌طور سرفصل‌های آموزشی بر مبنای نیاز افراد که در سطوح مختلف بودند ارائه شد. به‌این‌ترتیب هر فرد متناسب با نیاز و مجموعه روال‌هایی که در طی فرآیند کاری خود با آن مواجه است تحت آموزش قرار گرفت.

با نگاهی به تجربه 9 ساله بانک ملی ایران در پیاده‌سازی این سامانه می‌توان دریافت که تهیه و راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری با یک تصمیم آغاز می‌شود؛ اما به سال‌ها پشتکار، ممارست و قاطعیت برای ایجاد فرآیندهای مطلوب نیازمند است. آنچنانکه در حال حاضر سامانه اتوماسیون اداری در جریان روال اداری بانک ملی ایران جای خود را بازکرده است و به عنوان یکی از سیستمهای هسته مرکزی بانک شناخته می‌شود.

تقدیر بانک ملی ایران از فراگستر