شرح موفقیت پروژه اتوماسیون اداری و BPMS فراگستر در خبرگزاری ایرنا

زمان تقریبی مطالعه: 5 دقیقه

نخستین استفاده‌ی اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر در خبرگزاری ایرنا به سال ۱۳۹۰ بازمی‌گردد. اکنون پس از گذشت بیش از ۸ سال از استقرار و راه‌اندازی پروژه اتوماسیون اداری در ایرنا، بیش از ۱۰۰۰ کاربر _که ۳۰۰ کاربر آن همزمان هستند_ در کلیه دفاتر مرکزی و تمامی دفاتر داخل (بیش از ۵۰ دفتر) و خارج کشور (بیش از ۱۵ دفتر) تحت پوشش این سیستم، فرایندهای مرتبط با تحریر خبر و نامه‌نگاری‌های خود را انجام می‌دهند. بطوریکه تاکنون بیش از ۲۶۰ هزار نامه و بالغ بر ۲میلیون و هفتصد هزار ارجاع بر بستر این سیستم توسط کاربران سازمان ایجاد شده است.

عنوان پروژه: سیستم اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها

زیرسیستم‌های ارائه شده به ایرنا در این پروژه:

• اتوماسیون اداری نسخه ۶
• فرم‌ساز مدیریت فرایندها
• جستجوی هوشمند معنایی (بهجو)
• داشبورد گزارش‌ها
• پروتکل ارتباطی ECE

ایرنا در یک نگاه

خبرگزاری ایرنا، خبرگزاری رسمی جمهوری اسلامی ایران است که از سال ۱۳۱۳ آغاز به کار نمود و امروز با بیش از ۸۵ سال سابقه فعالیت، یکی از تاثیرگذارترین خبرگزاری‌های ایران در داخل و خارج کشور به‌ حساب می‌آید. هم‌اکنون این خبرگزاری بیش از ۵۰ دفتر نمایندگی در استان‌های کشور و بیش از ۱۵ دفتر برون مرزی دارد. تعداد کارکنان ایرنا بالغ بر ۱۳۰۰ نفر است و از موسسات تابعه آن می‌توان به دانشکده خبر، روزنامه ایران، روزنامه ایران دیلی، الوفاق، ایران ورزشی و ایران سپید اشاره کرد.

شرح مختصری از پروژه

نخستین استفاده‌ی اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر در خبرگزاری ایرنا به سال ۱۳۹۰ بازمی‌گردد. تا قبل از سال ۱۳۹۰، خبرگزاری ایرنا به دلیل گستردگی و پراکندگی جغرافیایی کاربرانش _که بخش اعظم آنها را خبرنگاران تشکیل میدهند_ با مسائل متعدی از جمله این چالش‌ها روبرو بود:

• استفاده از یک سیستم کوچک اتوماسیون اداری صرفا در حوزه دبیرخانه و ثبت مکاتبات
• تحت ویندوز بودن سیستم که خود مشکلات متعددی در حوزه سرعت و امنیت بوجود آورده بود
• نیاز شدید مدیران و کاربران به دسترسی به سیستم مکاتبات از نقاط مختلف خارج از مجموعه ایرنا
• زمان‌بر بودن پیدا کردن سابقه مکاتبات بدلیل عدم مکانیزه بودن بخش‌های زیادی از سازمان
• نیاز به پیش‌نویس متن خبرها و رفت و برگشت کاغذی اخبار برای رسیدن به متن نهایی و تأیید شده در واحد تحریریه خبر
• دشواری پیگیری وضعیت فرایندهای پرترافیک و حساس نظیر فرایند درخواست وسیله نقلیه و رزرواسیون‌های مرتبط برای اعزام خبرنگار و عکاس در طول شبانه‌روز به اقصی نقاط شهر و کشور
• هزینه‌ی بالای مصرف کاغذ
• …

در سال ۱۳۹۰ پس از آشنایی ایرنا با توانمندی‌های فنی و تخصصی فراگستر و با توجه به دغدغه‌ها و چالش‌های متعددی که در حوزه مدیریت مکاتبات و فرایندهای سازمان با آن مواجه بودند، مدیران ایرنا تصمیم به استفاده از ابزاری یکپارچه برای مدیریت نامه‌ها و فرآیندهای خود گرفتند و در همین راستا کارشناسان ایرنا اقدام به بررسی نرم‌افزارهای ارائه شده توسط شرکت‌های مختلف نمودند و سرانجام سیستم اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر را به عنوان بهترین گزینه برای سازمان خود انتخاب نمودند.

در حال حاضر با گذشت بیش از ۸ سال از استقرار و راه‌اندازی پروژه اتوماسیون اداری در ایرنا، بیش از ۱۰۰۰ کاربر _که ۳۰۰ کاربر آن همزمان هستند_ در کلیه دفاتر مرکزی و تمامی دفاتر داخل (بیش از ۵۰ دفتر) و خارج کشور (بیش از ۱۵ دفتر) تحت پوشش این سیستم، فرایندهای مرتبط با تحریر خبر و نامه‌نگاری‌های خود را انجام می‌دهند. بطوریکه تاکنون بیش از ۲۶۰ هزار نامه و بالغ بر ۲میلیون و هفتصد هزار ارجاع بر بستر این سیستم توسط کاربران سازمان ایجاد شده است.

گفتنی است سیستم اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر در بین کاربران ایرنا با نام «کاتب» شناخته شده است.

دستاوردهای بکارگیری اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر

• افزایش رضایتمندی مدیران و کارکنان_ که بخش اعظم آنها خبرنگار هستند_ بدلیل تحت وب بودن سیستم و دسترسی سریع‌تر و راحت‌تر به کارتابل الکترونیکی مکاتبات خود در هر نقطه‌ای از کشور
• افزایش سرعت اجرای فرآیندهای سازمانی، تصمیم‌گیری و ابلاغ به افراد مورد نظر
• حذف و در برخی مواقع به حداقل رساندن شدید مصرف کاغذ در سازمان
• گردش نامه‌ها و فرم‌ها به‌شکل سیستمی و در زمان مناسب
• ایجاد شفافیت و امکان کنترل و نظارت کامل بر فرایند تحریر و انتشار خبر
• افزایش ضریب اطمینان از آرشیو اخبار و نامه‌ها در مقابل بلایای طبیعی با استفاده از بایگانی الکترونیکی
• دسترسی به اطلاعاتِ درست، دقیق و در لحظه به آرشیو اخبار در واحد تحریریه خبر
• بهره‌مندی از قابلیت جستجوی هوشمند و معناگرایانه در سیستم و کاهش زمان جستجو
• تسهیل و تسریع در انجام فرایندهای روتین سازمانی با استفاده از گردش فرم الکترونیکی
• ایجاد فضای تعامل و گفت‌و‌گوی راحت کاربران با یکدیگر و اشتراک‌گذاری خبر
• ارتباط با زیرساخت SSO (یکبار لاگین) ایرنا به جهت تعدد سامانه‌های موجود در خبرگزاری
• ….