سیستم اتوماسیون اداری و تاثیرات آن در سازمانهای دولتی
زمان تقریبی مطالعه: 6 دقیقه
تاکنون پیاده‌سازی اتوماسیون اداری در سازمان ها و ارگانهای دولتی بسیاری انجام شده است. اما وضعیت استفاده از سیستم اتوماسیون اداری در سازمانها، روند اجرایی و چالشهای پیشروی آن چگونه بوده است؟ در این مقاله به ارائه گزارشی از وضعیت مکاتبات دستگاههای دولتی در سال ۹۶ و مقایسه آن با سال‌های گذشته می‌پردازیم.
هرساله در تاریخ ۱۷ اردیبهشت به مناسبت روز ملی اسناد همایشی با محورهای مکاتبات، اسناد، فناوری اطلاعات، اداری و مالی برگزار می‌گردد. این مقاله بر اساس گزارش نهایی دومین همایش بزرگ نظام اداری کشور که به وسیله اداره کل دبیرخانه مرکزی تدوین شده است؛ ارائه می‌گردد.
اقدامات دولت در جهت تحقق دولت الکترونیک
در راستای متناسب‌سازی تشکیلات نظام اداری کشور، اصلاح فرایندها، توسعه نظام اداری الکترونیک، یکپارچه‌سازی اطلاعات و مدیریت دانش، حذف فساد اداری، ارتقای ظرفیت نیروی انسانی متخصص و به طور کل تحقق دولت الکترونیک، تاکنون اقدامات زیر در سازمانهای دولتی صورت گرفته است:
- راه‌اندازی سامانه رصد با هدف امکان پایش و رصد الکترونیکی مکاتبات بین دستگاهی (ارائه وب سرویس رصد اتوماسیون اداری فراگستر به سازمانهای دولتی)
- راه‌اندازی سامانه شناسه ملی سند (شمس) با هدف برخوردار شدن کلیه اسناد از شماره یکتا و اختصاصی (زیرسیستم شناسه ملی سند “شمس” اتوماسیون اداری فراگستر برای سازمانهای دولتی)
- راه‌اندازی سامانه ساد (سامانه اسناد دولت) با هدف قرار گرفتن اسناد و مدارک کلی و عمومی برای کلیه دستگاههای اجرایی و ایجاد یک تالار مرجع از مستندات دولتی؛
- اتصال دفاتر پست و پیشخوان به شبکه دولت با هدف سرعت و سهولت و افزایش رضایتمندی ارباب رجوع؛
وضعیت الکترونیکی شدن مکاتبات در سازمانهای دولتی
براساس بررسی به عمل آمده از ۱۲۱ میلیون مکاتبه انجام شده در سال ۱۳۹۶ ، ۷۰ درصد آن الکترونیکی و ۳۰ درصد آن کاغذی بوده است که در این وضعیت، استانداری‌ها و استانهای کشور وضعیت مطلوب‌تری نسبت به سازمانها و وزارتخانه‌ها دارند. بطور میانگین دستگاههای اجرایی حدود ۵۰ درصد از قابلیتهای موجود در اتوماسیون اداری (نسخه 7) را برخوردار هستند.
همچنین طبق ارزیابی به عمل آمده، وضعیت الکترونیکی شدن در مجموع روند رو به بهبود را نشان می‌دهد. در سال ۱۳۹۱ یعنی آخر دولت دهم مکاتبات کاغذی ۷۰ درصد و الکترونیکی ۳۰ درصد بوده است. درحالیکه در دولت یازدهم و دوازدهم رشد مناسبی در مسیر الکترونیکی شدن را پیموده‌ایم. به گونه‌ای که اکنون در مجموع ۷۰ درصد مکاتبات به صورت الکترونیکی و صرفاً ۳۰ درصد به صورت کاغذی صورت میگیرد.
با این همه وضعیت چاپ (پرینت) در شرایط مطلوبی قرار ندارد و کثیری از کاربران امکان چاپ مکاتبات را دارند. هنوز یک چهارم دستگاههای اجرایی کشور بیش از ۵۰ درصد مکاتبات خود را بصورت کاغذی انجام میدهند که امید است با هم‌اندیشی و بکارگیری فناوری‌های اطلاعاتی میزان چاپ مکاتبات روز به روز کاهش یابد.
نتایج حاصله از ارزیابی پیاده‌سازی اتوماسیون اداری در سازمان های دولتی
نتایج تجزیه و تحلیل ارزشیابی دستگاههای اجرایی، چالش‌ها و راهکارهای پیشنهادی | |||
عنوان | وضعیت | چالش‌ها | راهکارها |
وضعیت مکاتبات الکترونیکی | فاصله تا وضعیت مطلوب | عدم استفاده ۹۰ درصدی مدیران ارشد از سیستم اتوماسیون اداری | عزم جدی مدیران ارشد به استفاده از سیستم اتوماسیون اداری در سازمان – حل مشکل الکترونیکی شدن مکاتبات مالی، حقوقی، نامه های طبقه بندی شده – حذف ایستگاه های اضافی و پیشگیری از موازی کاری (دستی – الکترونیکی) |
وضعیت چاپ | مناسب نیست | دسترسی یک سوم کاربران به چاپ | تلاش جهت کاهش و یا حذف دسترسی چاپ کاربران – صرفه‌جویی و نظارت بر خرید کارغذ – آمارگیری ماهانه و یا فصلی از میزان و چگونگی مصرف کاغذ – کاهش و جمع‌آوری چاپگرهای مازاد و غیرضروری در کشور |
شبکه دولت | خوب و نیاز به تلاش بیشتر | عدم اتصال دستگاه های امنیتی، نظامی، سازمانهای خصوصی و شرکتی | ترمیم زیرساخت‌ها و توسعه بیش از پیش شبکه دولت (ارتقا به سیماد ۳) – اتصال تمام دستگاههای اجرایی به شبکه دولت از طریق مخابرات کشور |
قابلیت های سامانه | تاحدودی خوب | نبود نرم افزار یکپارچه با یک زبان مشترک | برخوردار بودن از ۴۳ درصد قابلیتهای نرم‌افزاری – بروزرسانی سامانه‌ها، ارتفا و اصلاح و بهبود فرایندها و حذف ایستگاه‌های اضافی |
تکریم ارباب رجوع | خوب | عدم رضایت مشتریان | داشتن متوسط زمان پاسخگویی به مکاتبات وارده ارباب رجوع – استفاده از پیامک برای اطلاع و پیگیری نامه‌های ارباب رجوع – اتصال دفاتر پست و پیشخوان به شبکه دولت |
دولت همراه | مناسب نیست | مقاومت دستگاه های امنیتی و حفاظتی | عملیاتی شدن نسخه موبایلی نرم افزار – داشتن قابلیت دسترسی از راه دبیرخانه همراه با استفاده از APN |
امنیت | خوب | سرقت و از بین رفتن اطلاعات | داشتن سرور پشتیبان اتوماسیون بصورت آنلاین – عدم اتصال دبیرخانه ها به شبکه اینترنت – تعیین سطوح دسترسی کاربران با رعایت اصول و ضوابط – حفاظت و نگهداری اصولی و استاندارد اسناد |
در مجموع بیش از ۹۵ درصد فعالیت‌های روزانه دولت در قالب‌های استاندارد قابل تعریف است که با پیاده‌سازی صحیح سیستم اتوماسیون اداری، این نیاز برطرف خواهد شد. مهمترین عامل در مسیر تحقق سازمان کم یا بدون کاغذ، ارتباط نظام‌مند نرم‌افزاری بین سامانه‌های متعدد و متنوع، آموزش، فرهنگ‌سازی و ترویج استفاده از فناوری‌های نوین میباشد.
رفع چالشهای پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون اداری در سازمان با راهکارهای فراگستر
چنانچه اتوماسیون اداری استاندارد و یکپارچه در دولت پیاده‌سازی شود، بسیاری از چالشهای کنونی استقرار این سیستم در سازمانها حذف خواهد شد بطوریکه کلمات، اعداد و حتی اقدامات قابل داده کاوی هستند. بخشی از راهکارهای سیستم اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر برای سازمانهای دولتی در زیر عنوان شده است:
- امکان پشتیبانی از سامانه‌های دولتی مانند رصد
- پشتیبانی از فرم‌ساز و گردش فرم در سازمان با پیاده سازی مدیریت فرایندها
- داشتن زیرسیستم مدیریت مستندات جهت بایگانی اسناد و مدارک
- امکان ارسال پیامک جهت پیگیری و یادآوری نامه‌ها و ارجاعات
- قابلیت “سامانه در نگاه” جهت آمارگیری از میزان مصرف کاغذ و صرفه‌جویی در سازمان
- رابط کاربری فوق‌العاده زیبا و ساده جهت استفاده تمامی کارمندان و مدیران سازمان
- ارائه نسخه موبایل سازمانی برای مدیریت مکاتبات بصورت آفلاین و آنلاین، برای دو سیستم عامل Android و iOS
- ارائه داشبورد هوش تجاری (گزارشات و نمودارهای متعدد برای تصمیم‌گیری بهتر مدیران)
- راه اندازی آکادمی فراگستر جهت آموزش کامل کارکنان تا پیاده‌سازی کامل و موفق سیستم اتوماسیون اداری در سازمان
- و…
آیا می‌دانستید که اتوماسیون اداری فراگستر ماژول‌های متنوعی برای تسهیل ارتباطات سازمانهای دولتی باهم و با مردم دارد؟
فراگستر با هدف تسهیل الکترونیکی کردن خدمات دولتی، چندین ماژول اختصاصی را در اتوماسیون اداری فراگستر توسعه و در اختیار سازمانهای دولتی قرار داده است. برای آشنایی کامل با امکانات مربوط به دولت الکترونیک در اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توانید از لینک زیر بازدید کنید:
سیستم اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر
در همین خصوص شرکت فراگستر با ۲۰ سال سابقه و تجربه موفق بیش از ۱۵۰۰ فرایند اجرا شده در سازمانها ؛ جهت اجرایی شدن اصل ۴۴ قانون اساسی، کوچک کردن دولت و تحقق دولت الکترونیک به ارائه راهکارهای تخصصی و پیاده‌سازی اتوماسیون اداری در سازمان ها می‌پردازد. اگر شما نیز به تاثیرات مثبت بکارگیری این نرم افزار در سازمان خود پی برده و تسهیل در جمع‌آوری و طبقه‌بندی اطلاعاتی سازمانی برایتان اهمیت دارد؛ پیشنهاد می‌کنیم بطور رایگان و به مدت محدود با سیستم کار کنید تا تصمیم درست را اتخاذ کنید.
