20 سوالی که در جلسات دمو قبل از خرید اتوماسیون اداری از ما می‌پرسند

زمان تقریبی مطالعه: 11 دقیقه

خرید و پیاده‌سازی اتوماسیون اداری، فرایندی مهم و حیاتی برای سازمان‌ها و کسب و کارها محسوب می‌گردد؛ در همین راستا دریافت اطلاعات کافی و شناخت کامل قابلیت‌ها و ویژگی‌های اتوماسیون اداری نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. شرکت فراگستر قبل از فروش و پیاده‌سازی اتوماسیون اداری، جلسات مشاوره رایگان برگزار می‌کند که در آن علاوه بر معرفی قابلیت‌ها و امکانات اتوماسیون اداری فراگستر، نیازهای سازمان‌ها و کسب و کارها نیز شناسایی می‌شود و مشتریان نیز می‌توانند تمامی سوالات، ابهامات و نیازهای خود را در این جلسات بیان کنند.

در  ادامه این مقاله که نتیجه بررسی بیش از 3000 سوال مشتریان در جلسات دمو است، 20 سوال متداول و مهمی که مشتریان قبل از خرید اتوماسیون اداری از تیم فروش و پشتیبانی می‌پرسند را برای شما جمع‌آوری کرده‌ایم، تا علاوه بر افزایش دانش و آگاهی پیرامون اتوماسیون اداری فراگستر، دید بهتر و کامل‌تری نسبت به سوالاتی که باید در جلسه مشاوره و دموی رایگان پرسیده شوند، به دست بیاورید.

1- برای استفاده مناسب از نرم افزار اتوماسیون از چه سخت افزاری می بایست استفاده شود؟

نرم افزار اتوماسیون اداری به عنوان بستری برای مدیریت ارتباطات، مکاتبات، اطلاعات و فرایندها، به سخت‌افزار مناسب، فضای ذخیره‌سازی کافی و… برای ارائه بهترین عملکرد خود نیاز دارد. سخت‌افزار مورد نیاز و مناسب برای پیاده‌سازی اتوماسیون اداری، متناسب با تعداد کاربرهای هم زمان، حجم اطلاعات، توزیع جغرافیایی سازمان بهره بردار و… از مشخصات متفاوتی برخوردار است.

ما در این لینک اطلاعات کاملی بر اساس پارامتر های مهم دخیل در تهیه زیر ساخت سخت افزاری مناسب تهیه کرده‌ایم که مطالعه آنها می‌تواند پاسخ‌گوی بسیاری از سوالات در این حوزه باشد:

پیش نیازهای سخت افزاری موردنیاز سمت سرور به تفکیک تعداد کاربران همزمان

2- لایسنس نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر سخت افزاری است یا نرم افزاری؟

لایسنس سخت‌افزاری به معنای ارائه مجوز استفاده از نرم‌افزارها بر اساس سخت‌افزار فیزیکی مانند دانگل USB و… است، که به صورت فیزیکی بر روی سرور میزبان نرم افزار نصب می‌شوند و به سخت‌افزار متصل می‌گردند. این روش معمولاً محدودیت‌هایی در نگهداری از این سخت افزار منتج می گردد و احتمال مفقود شدن یا از بین رفتن سخت افزار فیزیکی نیز وجود دارد.

لایسنس نرم‌افزاری به معنای ارائه مجوز استفاده از نرم‌افزار بر اساس اطلاعات سخت‌افزاری مرتبط با سرور، نرم‌افزار مربوطه و پارامترهای مختلف دیگری است، که به صورت یک سرویس نرم‌افزاری بر روی سرور میزبان نرم‌افزار یا سرور دیگری نصب خواهد شد؛ در این حالت، معمولاً امکانات بیشتری برای مدیریت و نگهداری لایسنس‌ها در اختیار سازمان بهره بردار قرار خواهد داشت و دغدغه‌ای بابت تخریب یا مفقود شدن لایسنس فیزیکی نیز وجود نخواهد داشت. اتوماسیون اداری فراگستر نیز در راستای افزایش ضریب در دسترس‌پذیری و امنیت سیستم، از لایسنس‌های نرم‌افزاری استفاده می‌کند.

3- خدمات آموزش به کاربران در سطوح مختلف سازمانی به چه صورت است؟

شرکت فراگستر برای کاربران در سطوح مختلف سازمانی – مانند کاربران عادی، مدیران عالی، کاربران دبیرخانه، مدیران دفتر، مسئولین دفتر، راهبران سیستم و… – سر فصل‌ها و برنامه‌های آموزشی خاصی متناسب با میزان و نوع استفاده کاربران تهیه کرده است؛ کاربران در سطوح مختلف سازمانی می‌توانند با ورود به آکادمی فراگستر، به صورت آنلاین و رایگان در دوره‌ها و کلاس‌های آموزشی شرکت کنند.

علاوه بر دوره‌های آموزشی آنلاین رایگان در آکادمی فراگستر، کاربران می‌توانند از ویدیوهای آموزشی اتوماسیون اداری (بیش از 20 ساعت ویدیو آموزشی)، کتابچه‌های آموزشی PDF، راهنمای آنلاین و آفلاین نرم‌افزار به تفکیک هر بخش و همچنین پایگاه دانش در پورتال مشتریان نیز برای یادگیری کار با بخش‌های مختلف اتوماسیون اداری بهره ببرند.

4- آیا امکان دارد فقط ماژول‌ها و بخش‌های خاصی از نرم افزار را تهیه کنیم؟

با تهیه هسته مرکزی اتوماسیون اداری فراگستر یا همان اتوماسیون پایه فراگستر – که شامل کارتابل الکترونیکی مکاتبات، دبیرخانه تحت‌وب، بایگانی، گزارش‌ساز، تقویم سازمانی، مدیریت جلسات، مدیریت ایمیل، فکس و ECE و… است – می‌توانید هر کدام از ماژول‌های دیگر اتوماسیون اداری فراگستر – مانند مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS، مدیریت کارها و وظایف تیمی، مدیریت مستندات و فرم ساز و… – را  که نیاز دارید، به صورت جداگانه تهیه نمایید و بر روی اتوماسیون اداری فراگستر فعال کنید.

ما در این لینک اطلاعات کاملی از زیر سیستم ها تشکیل دهنده نرم افزار اتوماسیون کسب و کار فراگستر بر تهیه کرده ایم که مطالعه آنها می تواند پاسخ گویی بسیاری از سوالات در این حوزه باشد:

اتوماسیون اداری فراگستر

5- چگونه اتوماسیون اداری فراگستر را می‌توان با سایر سامانه‌های سازمان (مانند حضور و غیاب، انبارداری، CRM و…) یکپارچه کرد؟

رابط برنامه‌نویسی کاربردی یا همان API، فناوری برای برقراری ارتباط بین سیستم‌ها و سامانه‌ها است و پل ارتباطی سرویس‌های نرم‌افزاری محسوب می‌گردد؛ نرم‌افزارها و سامانه‌هایی که از فناوری API پشتیبانی می‌کنند،  امکان تبادل اطلاعات و داده‌ها به صورت یکپارچه را به دست می‌آورند.

اگر سامانه‌های سازمانی قابلیت اتصال از طریق API را داشته باشند، به شما این امکان را میدهند تا بین سیستم های جاری در سازمان و سیستم اتوماسیون اداری یکپارچگی و ارتباط بر قرار شود. حسن بزرگ نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر آن است که API ها را بصورت از پیش آماده برای استفاده و برقراری ارتباط از پیش آماده نموده است که همراه مستندات بهره برداری بصورت رایگان ارائه می نماید.

بیشتر بخوانید: اتوماسیون اداری با چه نرم افزارهایی قابلیت یکپارچه شدن دارد؟

6- آیا می توانم قبل از خرید این نرم افزار را امتحان کنم؟

بله. در جلسات دمو، متخصصین ما علاوه بر ارائه مشاوره رایگان متناسب با نیاز سازمان و کسب و کار شما و نمایش نسخه دموی آنلاین، لینک نسخه ابری اتوماسیون اداری فراگستر را در اختیار شما می‌گذارند، تا با ثبت نام رایگان در آن، از اتوماسیون اداری فراگستر استفاده کنید و به صورت عملی با محیط کاربری، قابلیت‌ها و زیرسیستم‌های آن آشنا شوید.

7- هزینه راه اندازی اتوماسیون اداری فراگستر چقدر است و شامل چه مواردی می شود؟

محاسبه هزینه‌های راه‌اندازی اتوماسیون اداری به پارامترهای مختلفی بستگی دارد و نمی‌توان بدون دریافت اطلاعات لازم، برآورد دقیقی از آن داشت؛ به عنوان مثال تعداد کاربران، زیرسیستم‌ها و ماژول‌های مورد نیاز، ساختار سازمان (تک سازمانه یا چند سازمانه)، SLA پشتیبانی و خدمات مدیریت شده مورد نیاز و… همگی عوامل و فاکتورهای تاثیرگذار در قیمت و هزینه راه‌اندازی اتوماسیون اداری هستند. برای اطلاع از هزینه ماژول‌های مختلف اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توانید با همکاران ما از طریق شماره 42623 (021) و یا فرم درخواست دمو در ارتباط باشید.

بیشتر بدانیم: نکاتی درباره قیمت خرید نرم افزار اتوماسیون اداری

8- آیا این نرم افزار برای اجرا روی دستگاه های تلفن همراه سازگار است؟

دسترس‌پذیری اتوماسیون اداری یکی از ویژگی‌های مهم نرم افزارهای اتوماسیون اداری محسوب می‌شوند؛ اتوماسیون اداری فراگستر به منظور تسهیل و افزایش دسترس‌پذیری کاربران به اتوماسیون، نسخه موبایل PWA را در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارها گذاشته است.

مهم‌ترین مزیت نسخه PWA اتوماسیون اداری فراگستر این است که فارغ از سیستم عامل تلفن‌های همراه (اندروید، IOS، ویندوزفون و…) از طریق مرورگر قابل اجرا و دسترسی است و کاربران با هر نوع تلفن هوشمندی که دارند، می‌توانند از نسخه موبایل PWA استفاده کنند. شایان ذکر است که نسخه موبایل PWA فضای گوشی شما را اشغال نمی کند، نیازی به آپدیت ندارد و به صورت خودکار و آنلاین آپدیت می‌شود و کاربران همیشه به آخرین نسخه آن دسترسی خواهند داشت.

نسخه موبایل PWA اتوماسیون اداری فراگستر، امکان پیگیری کارها را خارج از سازمان و بدون دسترسی به کامپیوتر فراهم کرده است

9- امکان نامه نگاری با سازمان های دیگر به کمک اتوماسیون فراگستر وجود دارد؟

مدیریت مکاتبات به صورت متمرکز و یکپارچه، یکی از کاربردهای اصلی اتوماسیون اداری محسوب می‌شود؛ اتوماسیون اداری فراگستر علاوه بر امکان مدیریت مکاتبات داخلی، با پشتیبانی از سرویس‌های ایمیل، فکس و ECE، امکان مکاتبه سیستماتیک با سازمان‌های دیگر (ارسال و دریافت مکاتبه) را نیز برای شما فراهم کرده است.

علاوه بر این موارد، اتوماسیون اداری فراگستر یک راهکار اختصاصی نیز برای مکاتبه و نامه‌نگاری با سازمان‌های دیگر به نام پروتکل ارتباطی PTP نیز ارائه کرده است؛ سازمان‌ها و کسب و کارهایی که از اتوماسیون اداری فراگستر استفاده می‌کنند، می‌توانند دبیرخانه‌های مشخصی تعریف نمایند و از طریق پروتکل PTP انواع نامه‌ها و مکاتبات خود را به سازمان‌هایی که اتوماسیون فراگستر دارند، همانند نامه‌های داخلی ارسال کنند و یا دریافت نمایند.

10- سیستم مبتنی بر ابر است یا در محل و بصورت on-premise نصب می‌شود؟

نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر جزو سامانه‌های تحت وب است و باید بر روی سرور‌های سازمان به صورت On-Premise نصب گردد؛ این امر موجب افزایش امنیت داده‌ها و اطلاعات سازمان‌ها، کنترل بیشتر بر روی سیستم اتوماسیون اداری، مدیریت دقیق داده‌ها، کاهش ریسک نفوذ به سیستم و تداوم و پایداری فعالیت‌های سازمانی می‌گردد. کاربران سازمان‌ها با اتصال به شبکه داخلی سازمان و اخذ دسترسی‌های لازم، می‌توانند از طریق مرورگر خود و به صورت تحت وب – بدون نیاز به اینترنت– به اتوماسیون اداری فراگستر دسترسی داشته باشند.

بیشتر بدانیم: تفاوت سیستم‌های تحت وب On-Premises و سیستم‌های ابری چیست؟

11- اتوماسیون اداری چه نوع فرم سازهایی را پشتیبانی می‌کند؟

برای استفاده از فرم‌های اداری در سازمان و به گردش انداختن آن‌ها، اتوماسیون اداری فراگستر 3 راهکار در اختیار شما می‌گذارد:

1. اگر فرم‌های مورد نیاز شما بر مبنای فرایند هستند و می‌خواهید در هنگام طراحی فرایندهای اداری، فرم‌های اداری متنوعی طراحی کنید و مورد استفاده قرار دهید، می‌توانید از نرم افزار فرم ساز درون زیرسیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS استفاده کنید.
2. اگر فرم‌های شما بر مبنای فرایندها نیستند و می‌خواهید از آن‌ها تنها در حوزه گرش داده‌های ساختارمند خود استفاده نمایید، می‌توانید از زیرسیستم فرم ساز فراگستر استفاده نمایید.
3. راهکار سوم ارائه فرم‌های آماده است؛ اتوماسیون اداری فراگستر 12 فرم کاملا آماده را تحت عنوان زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان ارائه کرده، که این 12 فرم عبارت‌اند از:
   • درخواست ثبت مرخصی
   • درخواست ثبت ماموریت
   • درخواست ثبت اضافه کار
   • درخواست اصلاح کارکرد
   • درخواست وام
   • درخواست پرداخت
   • درخواست خودرو
   • درخواست کالا
   • درخواست خدمات
   • درخواست مساعده
   • درخواست پذیرش مهمان
   • درخواست رزرو اتاق جلسات

12 نمونه فرم آماده اتوماسیون اداری فراگستر

12- فرمها و فرایندهای اداری را سازمان ها باید طراحی کنند یا بر عهده شرکت فراگستر است؟

سازمان‌ها و کسب و کارها در حوزه‌های مختلف، از فرم‌ها و فرایندهای متنوعی برخوردار هستند و طراحی و اجرای فرم‌ها و فرایندها، کاملا نیازمند شناخت کامل از جزییات کسب و کار سازمان خواهد بود. در همین راستا اتوماسیون فراگستر ابزار مناسب طراحی فرم‌ها و فرایندها را در اختیار سازمان‌ها می‌گذارد و نحوه کار با آن‌ها را به‌طور کامل به آن‌ها آموزش می‌دهد و با امکان برگزاری دوره های مربی‌گری ساخت فرم‌ها و فرآیندها، در فاز اجرا نیز در کنار سازمان بهره بردار خواهد بود.

13- آیا می توان اطلاعات سیستم های قدیمی را در اتوماسیون اداری فراگستر کانورت کرد؟

پیش از اجرا و پیاده‌سازی اتوماسیون اداری در سازمان بهره بردار و در مرحله فروش نرم‌افزار، در صورت درخواست سازمان، تیم فنی فراگستر آمادگی دارد تا نسبت به بررسی دقیق و امکان‌سنجی کانورت و انتقال اطلاعات و داده‌ها از سامانه قبلی به سامانه فراگستر اقدام نماید؛ این فرایند موجب می‌شود تا مشتریان دید کاملی از امکان کانورت اطلاعات و داده‌ها، راه‌ها و روش‌های اجرای این فرایند و زمان و هزینه لازم برای کانورت اطلاعات به‌دست بیاورند و بر مبنای آن تصمیم گیری صحیحی صورت پذیرد.

14- آیا اتوماسیون اداری فراگستر از سرویس هایی مثل ایمیل و فکس هم پشتیبانی می‌کند؟

اتوماسیون اداری در کنار قابلیت‌های متنوع برای مدیریت مکاتبات، امکان ارسال و دریافت ایمیل و فکس از طریق اتوماسیون اداری را نیز برای شما فراهم کرده است؛ اتوماسیون فراگستر می‌تواند با سرور‌های ایمیل و فکس سازمان ارتباط برقرار کند، تا کاربران بتوانند در محیط یکپارچه کارتابل اتوماسیون، نامه‌ها، ایمیل‌ها و فکس‌های دریافتی/ارسالی خود را مدیریت نمایند.

15- آیا اتوماسیون اداری فراگستر از سرویس پیامکی هم پشتیبانی می‌کند؟

بله؛ با اتصال پنل پیامکی یا سرویس پیامکی سازمان خود به اتوماسیون اداری، می‌توانید انواع پیام‌های اطلاع‌رسانی، تبریک، یادآوری و… را از طریق سرویس پیامکی متصل به اتوماسیون اداری، ارسال نمایید. برای کسب اطلاعات بیشتر از این قابلیت، به لینک زیر مراجعه بفرمایید:

سرویس اعلانات پیامکی

16- آیا خارج از سازمان هم می‌توان از اتوماسیون اداری فراگستر استفاده کرد؟ (اتوماسیون اداری از طریق اینترنت در دسترس است؟)

نرم افزار اتوماسیون فراگستر سامانه‌ای تحت وب است و برای دسترسی به آن از درون سازمان، نیازی به اینترنت نیست و کاربران با کمک شبکه داخلی و مرورگر خود، می‌توانند به اتوماسیون اداری فراگستر دسترسی داشته باشند؛ اما برای کاربرانی که خارج از سازمان هستند چطور؟ اتوماسیون اداری فراگستر در راستای تقویت دسترس‌پذیری، 2 راهکار امن و کاربردی برای اتصال به اتوماسیون در خارج از سازمان ارائه کرده است:

• نسخه موبایل PWA بدون نیاز به نصب نرم‌افزار
• میزبانی وب اتوماسیون اداری فراگستر

با استفاده از این دو قابلیت، کاربران در صورت اخذ دسترسی‌های لازم از سمت راهبر سیستم، می توانند به اتوماسیون اداری خود هم از طریق تلفن همراه هوشمند و هم از طریق مرورگرها در کامپیوتر، متصل شوند و کارها و فعالیت‌های خود را انجام دهند.

17- آیا زیرسیستم های اتوماسیون اداری فراگستر را می‌توان به تدریج خریداری کرد یا همه یکجا باید خریداری شوند؟

سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند در ابتدا تنها اتوماسیون اداری پایه را برای مدیریت مکاتبات خود خریداری نمایند و سپس با گذشت زمان و شناسایی کامل نیازهای سازمان، دیگر زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری فراگستر – مانند مدیریت فرایندهای کسب و کار، مدیریت مستندات، مدیریت کارها و وظایف تیمی و… – را خریداری و در اتوماسیون اداری فعال‌ نمایند.

18- تهیه کدام زیرسیستم(ها) برای سازمان ما از اهمیت بالاتری برخوردار است؟

برای انتخاب و خریداری زیرسیستم‌ها، مهم‌ترین عامل شناسایی نیازهای سازمان است؛ قبل از خریداری اتوماسیون اداری و زیرسیستم‌های آن، ابتدا باید نیازهای سازمان یا کسب و کار خود را شناسایی کنید و سپس این نیازها را با کاربردها و قابلیت‌های زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری منطبق نمایید و در نهایت زیرسیستم‌هایی که مناسب سازمان‌تان هستند را خریداری کنید. به‌طور کلی به جز زیرسیستم مدیریت مکاتبات – که زیرسیستم پایه اتوماسیون اداری است – زیرسیستم‌های دیگری مانند مدیریت مکاتبات، مدیریت فرایندهای کسب و کار و مدیریت کارها وظایف تیمی، زیرسیستم‌های کاربردی و مهمی محسوب می‌شوند؛ اما مثلا برای سازمان‌هایی که ساختار هلدینگی دارند، زیرسیستم چندسازمانی از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است، به همین دلیل شناسایی نیازهای سازمان امری بسیار حیاتی برای انتخاب و خریداری زیرسیستم محسوب می‌شود.

بیشتر بدانیم: ۱۰ مزیت رقابتی مهم اتوماسیون اداری فراگستر نسبت به سایر اتوماسیون های اداری

19- حداقل و حداکثر تعداد کاربری که سیستم اتوماسیون اداری فراگستر می تواند به طور همزمان پشتیبانی کند چقدر است؟

یکی از فاکتورهای اصلی دخیل در هزینه خرید و پیاده‌سازی اتوماسیون اداری، تعداد کاربران فعال آن در سازمان است. لازم به ذکر است که تعداد کاربر قابل تعریف، ملاک درستی برای تهیه پیش‌نیازهای سخت‌افزاری نیست، بلکه تعداد کاربرانی که همزمان می‌توانند از اتوماسیون اداری استفاده کنند ملاک است.

به عنوان مثال، حداقل تعداد کاربر فعال همزمانی که لایسنس اتوماسیون اداری فراگستر برای آن صادر می‌شود، 10 کاربر است و حداکثر آن نیز محدودیتی ندارد و سازمان های می توانند با تهیه سخت‌افزار مناسب، با هزاران کاربر نیز از این سیستم استفاده نمایند.

20- آیا امکان یکپارچه سازی اتوماسیون اداری فراگستر بین شعب مختلف یک سازمان وجود دارد؟

ایجاد بستری یکپارچه و متمرکز برای مدیریت مکاتبات بین شعب مختلف یک سازمان، از اهمیت بالایی برخوردار است؛ یکپارچه‌سازی سیستم‌های مکاتباتی و مدیریت اطلاعات و فرایندها بین شعب و زیرمجموعه‌های یک سازمان، منجر به کاهش هزینه‌ها، افزایش شفافیت، تسهیل و سرعت بخشیدن به فرایندها و سهولت در برقراری ارتباط می‌گردد. اتوماسیون اداری فراگستر با ارائه “زیرسیستم چندسازمانی” امکان تعریف شرکت‌های هلدینگی و سازمان‌هایی با شعب مختلف به صورت یکپارچه را فراهم کرده است.

با استفاده از این زیرسیستم، سازمان‌ها و شرکت‌های مادر می‌توانند علاوه بر تعریف چارت سازمانی خود، شرکت‌های زیرمجموعه و شعب مختلف خود را نیز به صورت درختواره در سیستم تعریف کنند، برای آ‌ن‌ها دبیرخانه‌های جداگانه و مستقلی در نظر بگیرند، چارت سازمانی هر کدام را مجزا تعریف نمایند و بین آن‌ها راه‌های ارتباطی امنی برقرار کنند.

برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر می‌توانید از طریق لینک زیر درخواست برگزاری جلسه دمو و دریافت مشاوره رایگان از متخصصین ما را ثبت کنید، تا همکاران ما در کمترین زمان ممکن، با شما ارتباط برقرار کنند:

سخن پایانی

در این مقاله به بررسی 20 سوال متداولی که مشتریان در جلسات دمو از متخصصین و مشاورین ما می‌پرسند، پرداختیم و پاسخ‌ این سوالات را بررسی کردیم؛ هدف از این مقاله افزایش دانش و آگاهی شما در مورد اتوماسیون اداری بوده و امیدواریم که با مطالعه این مقاله، دید بهتری نسبت به جلسات دمو و مشاوره رایگان و سوالاتی که باید بپرسید، به‌دست آورده باشید. لازم به ذکر است که پذیرای سوالات و ابهامات شما در بخش نظرات هستیم.