شیوه های دریافت و ارسال نامه در اتوماسیون اداری + ویدیو

زمان تقریبی مطالعه: 9 دقیقه

ارسال و دریافت انواع نامه‌ها و مدیریت آن‌ها، یکی از اصلی‌ترین کاربردهای اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف می‌باشد؛ از طرفی هر کدام از سازمان‌ها و کسب و کارها با توجه به شرایط و سامانه‌ها و امکاناتی که دارند، از راه‌های مختلفی برای ارسال یا دریافت نامه استفاده می‌کنند.

در همین راستا یک اتوماسیون اداری خوب باید قادر به دریافت/ارسال نامه‌ها از راه‌های مختلف باشد؛ به بیان دیگر، با یک اتوماسیون اداری خوب باید بتوانید نامه‌های درون سازمانی یا برون سازمانی خود را از طریق روش‌ها و شیوه‌های گوناگون، ارسال، دریافت و مدیریت کنید. در این مقاله، به معرفی و بررسی شیوه‌های ارسال نامه در سیستم اتوماسیون اداری و همچنین دریافت آن‌ها، خواهیم پرداخت؛ برای کسب اطلاعات بیشتر، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.

انواع نامه ها بر اساس نحوه ارسال نامه در اتوماسیون اداری

دسته‌بندی‌های مختلفی برای نامه‌های اداری و سازمانی وجود دارد، که از منظر‌ها و جنبه‌های مختلف نامه‌های اداری را مورد بررسی قرار می‌دهند؛ در این قسمت قصد داریم تا نامه‌های اداری و سازمانی را بر اساس نوع ارسال و دریافت نامه، دسته‌بندی کنیم. به طور کلی نامه‌های اداری بر اساس نوع ارسال/دریافت به 3 دسته تقسیم می‌شوند:

1. نامه های صادره
2. نامه های وارده
3. نامه های داخلی

حال بیایید هر کدام از این انواع نامه را باهم بررسی کنیم.

1- نامه های صادره

نامه صادره همان‌طور که از اسمش پیداست، به نامه‌هایی می‌گویند که از درون یک سازمان، به فردی در خارج از سازمان یا به سازمان‌های دیگر، ارسال می‌شود؛ به بیان دیگر در نامه‌های صادره، فرستنده در درون سازمان قرار دارد و گیرنده فرد یا نهادی خارج از سازمان می‌باشد.

2- نامه های وارده

نامه های وارده دقیقا بر خلاف نامه‌های صادره می‌باشند؛ در نامه‌های وارده، فرستنده فرد یا مجموعه‌ای در خارج از سازمان است و گیرنده فرد یا واحدی درون سازمان می‌باشد.

3- نامه های داخلی

نامه‌های داخلی یکی از پراستفاده‌ترین نامه‌های اداری محسوب می‌شوند؛ گیرنده و فرستنده نامه‌های داخلی هر دو افراد یا واحد‌هایی درون سازمان می‌باشند؛ به بیان دیگر، یک نامه داخلی، تنها درون سازمان به گردش در می‌آید.

بیشتر بدانیم: انواع نامه ها در اتوماسیون اداری فراگستر (هنگام انتشار لینک مقاله گذاشته شود لطفا)

شیوه های دریافت و ارسال نامه در اتوماسیون اداری با توجه به نوع نامه (داخلی، صادره و وارده) متفاوت است؛ در ادامه شیوه ارسال هر کدام از انواع نامه ها در اتوماسیون اداری را باهم بررسی خواهیم کرد.

انواع شیوه های ارسال نامه در اتوماسیون اداری

سامانه‌های اتوماسیون اداری از زیرسیستم‌ها و نرم‌افزارهای مختلفی تشکیل شده‌اند و یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر اتوماسیون اداری، قابلیت‌ها و روش‌های ارتباطی و مکاتباتی موجود در آن است. همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، یک اتوماسیون خوب باید از انواع راه‌های ارسال و دریافت مکاتبات و نامه‌ها پشتیبانی کند؛ انواع شیوه های ارسال نامه در اتوماسیون اداری و دریافت مکاتبات اداری عبارت‌اند از:

• ارسال نامه در اتوماسیون اداری از طریق ایمیل
• ارسال نامه در اتوماسیون اداری از طریق فکس
• ارسال نامه در اتوماسیون اداری از طریق ECE
• ارسال نامه در اتوماسیون اداری از طریق کارتابل اتوماسیون

انواع شیوه های ارسال نامه در اتوماسیون اداری

حال بیایید هر کدام از این شیوه‌ها را باهم بررسی کنیم.

ارسال نامه در اتوماسیون اداری از طریق ایمیل

این روش با کمک زیرسیستم مدیریت ایمیل قابل استفاده است؛ این روش بیشتر برای مکاتبه بین سازمان‌هایی استفاده می‌شود که از سامانه اتوماسیون متفاوتی استفاده می‌کنند و یا یکی از طرفین فاقد اتوماسیون اداری می‌باشد. برای ارسال نامه‌های صادره و وارده از طریق ایمیل، ابتدا نامه مورد نظر باید در دبیرخانه ثبت و شماره گردد و سپس به دست گیرنده نهایی برسد. شایان ذکر است که در برخی از موارد، نامه‌های درون سازمانی نیز به صورت ایمیل درون یک سازمان به گردش در می‌آیند؛ مانند ایمیل‌های آموزشی، اطلاع رسانی و… .

ارسال نامه در اتوماسیون اداری از طریق فکس

یکی دیگر از شیوه های ارسال و دریافت نامه در سازمان‌ها که شیوه‌ای قدیمی هم محسوب می‌گردد، ارسال و دریافت از طریق فکس می‌باشد، با این تفاوت که امروزه سامانه‌های اتوماسیون اداری برای دریافت یا ارسال فکس، از نرم‌افزار یا زیرسیستم مدیریت فکس استفاده می‌کنند. این روش نیز مانند روش قبلی، بیشتر برای مکاتبات برون سازمانی (وارده و صادره) مورد استفاده قرار می‌گیرد.

ارسال نامه در اتوماسیون اداری از طریق ECE

پروتکل ارتباطی ECE یا تبادل الکترونیکی مکاتبات، در بین سازمان‌هایی صورت می‌گیرد که هر دو دارای سامانه اتوماسیون اداری هستند؛ ممکن است سامانه‌های یکسانی داشته باشند و ممکن هم است که از سامانه‌های اتوماسیون متفاوتی استفاده نمایند. در این روش و پروتکل ارتباطی، ابتدا سازمان‌ها باید دو آدرس ایمیل را برای ارسال و دریافت نامه ها از طریق ECE در اختیار یکدیگر قرار دهند و سپس مکاتبات خود را در قالب یک فایل XML استاندارد، ارسال/دریافت نمایند.

مکاتبه از طریق پروتکل ECE بر پایه ایمیل انجام می‌شود، با این تفاوت که دارای پروتکل امنیتی برای عدم افشای اطلاعات و جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به مکاتبات می‌باشند.

بیشتر بدانیم: ECE چیست؟

ارسال نامه در اتوماسیون اداری از طریق کارتابل اتوماسیون

این روش بیشتر برای نامه‌های داخلی مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ در شیوه ارسال و دریافت نامه از طریق کارتابل اتوماسیون، افرادی که درون یک سازمان قرار دارند (نامه داخلی)، نامه‌ها و مکاتبات خود را درون محیط اتوماسیون و درون سازمان به گردش در می‌آورند. در این روش، کارکنان سازمان بر اساس سلسله مراتب و دسترسی‌هایی که دارند، می‌توانند انواع مختلفی از نامه‌ها، مستندات، فرم‌ها و… را به دیگر اعضای سازمان ارسال نمایند.

با اتوماسیون فراگستر دیگر نگران نامه های خود نباشید!

اتوماسیون اداری فراگستر با در اختیار داشتن زیرسیستم‌ها و ابزارهای مختلف، امکان مدیریت مکاتبات و ارسال/دریافت نامه به روش‌ها و شیوه‌های مختلف را برای سازمان‌ها و کسب و کارها ایجاد کرده است. نکته حائز اهمیت در اتوماسیون اداری فراگستر، مدیریت متمرکز و یکپارچه انواع نامه‌ها و روش‌های دریافت و ارسال آن‌ها می‌باشد؛ به بیان دیگر در اتوماسیون اداری فراگستر، برای مدیریت ایمیل‌ها، فکس‌ها، ECEها و دیگر انواع مکاتبات، نیازی به خروج از محیط اتوماسیون نیست و با ورود به زیرسیستم مدیریت مکاتبات، می‌توانید تمامی نامه‌هایی که از راه‌های مختلف دریافت کرده‌اید را، مشاهده نمایید.

حال نوبت آن رسیده که انواع شیوه های ارسال و دریافت نامه در اتوماسیون اداری فراگستر و زیرسیستم‌های مرتبط با آن‌ها را بررسی کنیم:

انواع شیوه های ارسال و دریافت نامه در اتوماسیون اداری فراگستر

مدیریت ایمیل

زیرسیستم مدیریت ایمیل در اتوماسیون فراگستر امکان مدیریت ایمیل‌های شخصی و سازمانی را در محیط اتوماسیون برای شما فراهم می‌کند؛ برخی از قابلیت‌ها و امکانات زیرسیستم مدیریت ایمیل در اتوماسیون فراگستر عبارت اند از:

• ثبت خودکار و مشاهده ایمیل های دریافتی در کارتابل
• تطابق نوع ارتباط با پروتکل‌های POP3،IMAP و Exchange برای دریافت
• تطابق نوع ارتباط با پروتکل‌های Smtp و Exchange برای ارسال
• آرشیو ایمیل‌های دریافتی/ ارسالی در کارتابل یا دبیرخانه
• Forward و Reply ایمیل ها
• مشاهده ایمیل‌های‌ دریافتی، ثبت شده، ارسالی، در حال ارسال و حذف شده در کارتابل و دبیرخانه
• و…

مدیریت فکس

به کمک زیرسیستم مدیریت فکس در اتوماسیون اداری فراگستر، بدون نیاز به دستگاه فکس و تنها با استفاده از سرویس نرم‌افزاری فکس، می‌توانید انواع مکاتبات خود را درون محیط اتوماسیون اداری و از طریق سرویس فکس ارسال و دریافت کنید. برخی از قابلیت‌ها و امکانات زیرسیستم مدیریت فکس عبارت‌اند از:

• دسته‌بندی فکس‌‎های دبیرخانه‌های مختلف بر اساس خطوط فکس
• کارتابل فکس‌های دریافتی، ارسالی، ثبت شده و حذف شده
• تبدیل فکس‌‎های دریافتی به نامه وارده و داخلی
• مشاهده لحظه به لحظه وضعیت فکس ارسالی
• و…

پروتکل ارتباطی ECE

زیرسیستم مدیریت ECE به شما کمک می‌کند تا از طریق سامانه اتوماسیون اداری نامه‌های خود را با روشی امن، به سازمان‌هایی که دارای اتوماسیون هستند، ارسال کنید؛ برخی از قابلیت‌ها و امکانات زیرسیستم مدیریت ECE فراگستر عبارت است از:

• تعریف آدرس‌های ایمیل جهت استفاده از پروتکل ارتباطی ECE
• تعیین دسترسی کاربران به زیرسیستم ECE
• امکان انتخاب دبیرخانه، پرونده و محرمانگی در زمان ثبت نامه
• انتخاب بدنه و پیوست نامه در زمان ارسال از طریق ECE
• مرتب‌سازی ECE دریافتی بر اساس وضعیت، فرستنده، تاریخ دریافت
• امکان تنظیم جهت تبدیل بدنه و پیوست نامه به فرمت tiff در زمان ارسال
• دریافت خروجی اکسل ECEهای ارسالی و دریافتی
• و…

پروتکل ارتباطی PTP

پروتکل ارتباطی PTP یا Point To Point، یکی از قابلیت‌ها و زیرسیستم‌های تخصصی اتوماسیون فراگستر است. PTP پروتکل ارتباطی بین دو سازمانی است که از سامانه اتوماسیون اداری فراگستر استفاده می‌کنند؛ در این روش با ایجاد دسترسی‌های لازم، ارتباط مستقیمی بین درگا‌ه‌های دبیرخانه دو سازمان ایجاد می‌شود و مکاتبات و نامه‌ها به صورت امن و با رعایت پروتکل‌های امنیتی، بین دو سازمان رد و بدل می‌شوند. این روش بیشتر در بین سازمان‌هایی با ساختار هلدینگی و چند سازمانی که دارای اتوماسیون اداری فراگستر هستند، مورد استفاده قرار می‌گیرد. برخی از قابلیت‌های این زیرسیستم عبارت‌اند از:

• تنظیم دبیرخانه پیش‌فرض برای دریافت نامه‌های بین سازمانی
• تنظیم پوشه پیش‌فرض برای دریافت نامه‌های بین سازمانی
• ارسال و دریافت نامه در یک سازمان در صورت وجود دیتابیس جزیره‌ای
• ارجاع مستقیم نامه از داخل کارتابل فرستنده به کارتابل دبیرخانه سازمان‎های مخاطب
• تعریف چندین کانال ارتباطی جهت ارسال نامه
• مانیتورینگ صف ارسال و دریافت نامه
• و…

ارسال و دریافت نامه از طریق API

یکی دیگر از قابلیت‌ها و روش‌های ارسال نامه در اتوماسیون اداری فراگستر، ارسال و دریافت نامه از طریق APIهای فراگستر می‌باشد؛ به عنوان مثال، می‌توانید با اتصال سامانه‌های نرم‌افزاری – مانند CRM، HR و… – به اتوماسیون اداری فراگستر نامه‌ها، صورت‌جلسات، پیش‌فاکتورها و… را از طریق API به کارتابل اتوماسیون ارسال کنید و همچنین به صورت بالعکس از اتوماسیون اداری به سایر نرم‌افزارهای متصل از طریق API ارسال نمایید.

کارتابل و گردش مکاتبات

سامانه گردش الکترونیکی مکاتبات فراگستر یا همان زیرسیستم کارتابل و گردش مکاتبات، ابزاری برای مدیریت متمرکز و یکپارچه انواع نامه‌ها در محیط اتوماسیون اداری است؛ با استفاده از این زیرسیستم، شما قادر به مشاهده و مدیریت تمام نامه‌های صادره، وارده و داخلی خود می‌باشید.

علاوه بر این، کارتابل گردش مکاتبات فراگستر،  یک میز کار هوشمند نیز در اختیار شما می‌گذارد، که به کمک آن می‌توانید علاوه بر مکاتبات، یادداشت‌ها، یادآوری‌ها و جلسات خود را مدیریت کنید. برخی از قابلیت‌های این زیرسیستم عبارت‌اند از:

• استفاده از قالب‌های آماده نامه
• گروه‎بندی کارتابل به‌صورت درختی
• مدیریت یکپارچه و متمرکز انواع مکاتبات و راه‌های ارتباطی
• مشاهده خلاصه وضعیت آمار مکاتبات کارتابل کاربر
• تولید اطلاعات رمز نگاری شده از کاربر با watermark بر روی تصویر نامه
• امکان جابه‌جایی بین سمت‌های منتسب به کاربر جاری
• مشاهده آمار نامه‌ها و اطلاعات سمت‌ها و جانشین‌ها
• الصاق بدنه و پیوست نامه از طریق اسکنر
• تعیین فوریت و سطح طبقه‌بندی نامه
• احراز اصالت فیزیکی نامه با QR Code
• امکان بایگانی خودکار به محض دریافت نامه
• پیگیری و ردیابی ارجاعات و اقدامات
• ابزار “تبدیل گفتار به متن” برای نگارش نامه
• و…

آشنایی با نحوه ارسال نامه در اتوماسیون اداری فراگستر

در ویدیوی زیر (از ثانیه 13 به بعد)، نحوه ارسال نامه در اتوماسیون اداری فراگستر به صورت تصویری و مرحله به مرحله نمایش داده شده است:

این زیرسیستم تخصصی از امکانات و قابلیت‌های بسیار بیشتری برخوردار است و در این قسمت تنها تعداد محدودی از آن‌ها را  برای شما گردآوری کرده‌ایم. برای دریافت اطلاعات بیشتر و کسب تجربه کار با اتوماسیون اداری فراگستر و زیرسیستم‌های آن، می‌توانید از طریق لینک زیر، نسخه دموی رایگان این نرم‌افزار را در اختیار داشته باشید.

سخن پایانی

در این مقاله با انواع شیوه های ارسال و دریافت نامه در اتوماسیون اداری آشنا شدیم و همچنین قابلیت‌های اتوماسیون اداری فراگستر برای مدیریت انواع روش‌های مکاتبات سازمانی و اداری را نیز مورد بررسی قرار دادیم. امیدواریم که مطالعه این مقاله برای شما مفید واقع شده باشد.

در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که پذیرای نظرات و سوالات شما عزیزان در بخش نظرات هستیم؛ همچنین در صورت نیاز به دریافت مشاوره و راهنمایی‌های بیشتر، می‌توانید با همکاران ما از طریق شماره تماس 42623 (021) در ارتباط باشید.

سوالات متداول

انواع روش های ارسال نامه در سیستم اتوماسیون اداری کدامند؟

ارسال نامه در سیستم اتوماسیون اداری از به کمک ابزارهای مختلفی مانند ایمیل، فکس، ECE و نامه کارتابلی صورت می‌گیرد.

انواع نامه های اداری کدامند؟

نامه‌های اداری بر اساس نوع ارسال (گیرنده و فرستنده) به 3 دسته نامه‌های داخلی، وارده و صادره تقسیم می‌شوند.