همراهی فدراسیون فوتبال ایران و فراگستر ۵ ساله شد
زمان تقریبی مطالعه: 3 دقیقه
فدراسیون فوتبال ایران در یک نگاه
فدراسیون فوتبال جمهوری اسلامی ایران یک سازمان مردم نهاد در ایران است که امور مربوط به فوتبال در ایران را اداره می‌کند و در سال ۱۳۲۵ خورشیدی تأسیس شده است. این نهاد مالک قانونی برند و نشان تجاری تیم ملی فوتبال ایران است و حدودا دارای ۳۰۰ نفر پرسنل می باشد .
در حال حاضر نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر در فدراسیون فوتبال و سازمان های زیر مجموعه آن از جمله سازمان لیگ و شرکت افق سبز پیاده سازی شده است.
جناب آقای مهندس عبیری- راهبر سیستم در این سازمان، طی گفتگویی با روابط عمومی شرکت فراگستر، به چالش های پیش از استقرار و دستاوردهای پس از استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری در فدراسیون فوتبال ایران اشاره کردند که در ادامه آن را میخوانیم.
چالش های پیش از استقرار
پیش از استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری در فدراسیون فوتبال، در این سازمان با چالش های زیر مواجه بودیم:
- عدم دسترسی به موقع مسئولان فدراسیون به کارتابلشان در زمان های مسافرت، به دلیل تحت ویندوز بودن سیستم پیشین و ایجاد محدودیت مکانی و زمانی برای کاربران آن
- عدم یکپارچگی بین سازمان های زیرمجموعه فدراسیون فوتبال
- سنتی بودن مکاتبات در این سازمان ها
- روند بسیار کند گردش و پیگیری مکاتبات
- مصرف بالای کاغذ به دلیل تهیه تعداد زیادی کپی از نامه های حجیم
- احساس نیاز به همراهی با تکنولوژی و رشد آن
دلایل انتخاب اتوماسیون اداری فراگستر
پس از آنکه سازمان با چالش های فوق مواجه شد و بسیاری از امور به دلیل عدم دسترسی مسئولان به کارتابلشان به تعویق افتاد، داشتن یک اتوماسیون اداری تحت وب برای این سازمان لازم دیده شد و از اینرو تهیه آن در دستور کار فدراسیون قرار گرفت. پس از تحقیق و بررسی و رایزنی های بسیار در بین سیستم هایی که در بازار موجود بودند، اتوماسیون اداری فراگستر را به دلایل زیر برای این سازمان مناسب دیدیم:
- قابلیت استفاده از کارتابل آفلاین در هنگام عدم اتصال به شبکه و امکان مشاهده و ارجاع نامه‌ها
- دارا بودن دو نسخه تحت وب و تحت ویندوز بخش دبیرخانه نرم‌افزار اتوماسیون اداری
- دارا بودن افزونه های word و outlook
- استفاده از نسخه موبایل PWA و دسترسی سریع مدیران به کارتابل نامه هایشان
- امکان درج پاراف و امضای خود را باقلم نوری بر روی متن نامه در تبلت و یا موبایل
همچنین یکی دیگر از دلایل انتخاب اتوماسیون اداری فراگستر این بود که این شرکت به نحوه قیمت گذاری محصولات خود توجه کرده بود و تلاش کرده با ارائه محصولاتی با قیمت مناسب طیف بیشتری از مشتریان را جذب کند. آنچه که ما در بررسی های خود به آن رسیدیم این بود که شرکت فراگستر سعی دارد ضمن ارائه خدمات مناسب، محصولات خود را به گونه ای قیمت گذاری کند که اکثر افراد توان خرید آن را داشته باشند.
در نهایت و از همه مهمتر، تعهد شرکت فراگستر در خصوص انتقال اطلاعات از سیستم قبلی به سیستم فعلی بود. زیرا آنچه که برای ما اهمیت داشت صحت و درستی اطلاعات در خصوص کانورت و جابه جایی از سیستم قبلی به سیستم فعلی بود به نحوی که صحت داده ها بتواند به قوت خود باقی بماند که این مساله با برنامه ریزی و پیگیری های دلسوزانه و مداوم نیروهای متخصص و فعال شرکت فراگستر به نحو احسن انجام شد.
کیفیت استقرار، آموزش و خدمات پس از فروش
استقرار سیستم در این سازمان ها حدودا یک ماه به طول انجامید. از آنجاییکه عملیاتی کردن کامل سیستم در این مجموعه نیازمند کار و برنامه ریزی هدفمند بود و فرآیند استقرار را با دشواریهایی مواجه میکرد که تلاش های مداوم و پیگیر نیروهای شرکت فراگستر و همکاری آنها با نیروهای بخش آی تی این سازمان ها باعث شد نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر به خوبی در این سازمان ها اجرا و استقرار پیدا کند.
ایشان همچنین اشاره کردند: در ابتدا اعتماد به سیستم و محرمانگی آن در بین پرسنل سازمان وجود نداشت ولی با برنامه ریزی آموزشی مناسب، متناسب با جایگاه و ساختار سازمانی، مراجعات حضوری و رفع اشکال کاربران، برگزاری جلسات بازآموزی و پس از آن کار کردن با سیستم، این حس اطمینان را در بین پرسنل ایجاد کرد.
همچنین از عوامل موثر در القای این حس اطمینان و اعتماد، متخصصین مجرب شرکت فراگستر بودند که با تسلط کامل بر فرآیند اجرایی سیستم، پس از استقرار اتوماسیون اداری در این سازمان، همانطور که انتظار میرفت، خدمات پس از فروش خود را در هر زمان که نیاز داشتیم به نحو احسن ارائه میکردند.
سخن آخر
وی اعلام کرد: یکی از دلایل و اهداف پیاده سازی اتوماسیون اداری در این سازمان ها، سیستمی و مکانیزه کردن ارکان فوتبال بود که با وجود نرم افزارهای شرکت فراگستر ما توانستیم به این مهم دست پیدا کنیم و به طور قطع در آینده همکاری بیشتری را با شرکت فراگستر خواهیم داشت و از نرم افزارهای این شرکت در بخش های مختلف استفاده خواهیم کرد.
