امکان ثبت خودکار و مشاهده ایمیل های دریافتی در کارتابل اتوماسیون اداری فراگستر

زمان تقریبی مطالعه: 2 دقیقه

اتوماسیون اداری فراگستر با امکان ثبت خودکار و مشاهده ایمیل‌های دریافتی در کارتابل اتوماسیون به کاربران امکان می‌دهد تا بتوانند ایمیل‌های خود را در کنار سایر نامه‌ها و فعالیت‌های خود، از داخل کارتابل پیگیری کنند.

برای مشاهده نحوه کار با این قابلیت می‌توانید ویدئوی زیر را ملاحظه کنید:

یکی از فایده‌های اصلی اتوماسیون اداری این است که بتوانید تمامی کارهای خود را از یکجا و به صورت یکپارچه مدیریت کنید. اما گاهی اوقات، نامه‌ها با استفاده از ایمیل ارسال و دریافت می‌شوند. در این صورت، کارکنان برای پیگیری کارها مجبور به استفاده از نرم افزارهای مربوط به ایمیل خواهند شد. برای رفع این مشکل، فراگستر، قابلیت ثبت خودکار و مشاهده ایمیل‌های دریافتی در کارتابل اتوماسیون را در اختیار شما قرار می‌دهد. چنین قابلیتی حتی می‌تواند شما را از نرم افزارهایی مانند اوتلوک نیز بی‌نیاز کند.

برای اینکه ایمیل‌های که دریافت می‌کنید بصورت خودکار در قالب یک نامه در داخل کارتابلتان قرار بگیرد، ابتدا باید از قسمت زیرساخت اتوماسیون به بخش تنظیمات شخصی کاربری بروید و مطابق تصویر زیر گزینه “تنظیمات ثبت خودکار ایمیل‌ها” را انتخاب کنید.

در پنجره‌ای که باز می‌شود، می‌توانید با کلیک بر روی دکمه اضافه، مطابق تصویر زیر و در سمت راست فرم باز شده، یک نام برای این امکان وارد و سپس آدرس ایمیلتان را برگزینید. در ادامه دبیرخانه‌ای که به آن دسترسی دارید و می‌خواهید توسط آن ثبت و شماره‌گذاری ایمیل انجام شود را انتخاب و روی گزینه ذخیره کلیک نمایید.

در قسمت سمت چپ نیز مطابق تصویر زیر می‌توانید تعیین نمایید که ایمیل‌های دریافتی از کدام آدرس ایمیل‌ها، بصورت خودکار ثبت و در کارتابل قرار گیرند.

در صورتی که بخواهید تمام ایمیل‌هایی که به آدرس ایمیل شما ارسال می‌شود، بصورت خودکار ثبت و به کارتابلتان ارسال شوند، باید گزینه “ثبت همه ایمیل‌های ارسال شده به حساب ایمیل شما” را انتخاب نمایید و بر روی دکمه اضافه کلیک کنید.

حال به محض دریافت ایمیلی که شرایط آن را تعریف کرده باشید، آن ایمیل به صورت خودکار ثبت و در کارتابلتان قرار خواهد گرفت!!!