BPMS یا BI کدام انتخاب بهتری است؟

زمان تقریبی مطالعه: 5 دقیقه

باتوجه به اینکه بسیاری از کاربران ما در حوزه مدیریت فرایندها این سوال را بارها مطرح نموده‌اند؛ برآن شدیم توضیحاتی در مورد تفاوت این دو سیستم پرکاربرد و محبوب بیان کنیم. برای درک بهتر تمایز BPMS با BI ، لازم است ابتدا کمی در مورد سیستم‌های اطلاعاتی توضیح دهیم. تا شما دریابید که این سوال در ذات خود اشتباه مطرح شده است و سوالی که اشتباه باشد هر نوع جوابی به آن ناقص بوده و به کج فهمی بیشتر منجر میگردد.

انواع سیستم‌های اطلاعاتی

سیستم‌های اطلاعاتی و مدیریتی براساس یک تقسیم‌بندی کلاسیک شامل سه سطح زیر می‌باشند:

۱- سیستم‌های TPS:

سیستمهای پردازش تعاملی (Transaction Processing System) که به جمع‌آوری داده‌ها و تراکنش‌های روزمره سازمان اعم از تامین، تولید و توزیع میپردازند. این سیستم ها امور عملیاتی سازمان که غالبا ماهیتی تکراری و مستمر دارند و بدلیل حجم بالا، نیروی انسانی زیادی را بخود اختصاص میدهند را مکانیزه میکنند. بطورکلی TPS ها بستری فراهم میکنند که سایر سیستمها بر آن بنا میشوند.

۲- سیستم‌های MIS:

سیستمهای مدیریت اطلاعات (Management Information System) که وظیفه جمع‌آوری، کنترل و پالایش داده‌های موردنیاز سازمان را بر عهده دارند. در این سطح داده‌های خام فاقد ارزش براساس شاخص‌ها و روش‌های مناسب هر سازمان، به اطلاعات ارزشمند و تصمیم ساز تبدیل میشوند.

۳- سیستم‌های DSS / ESS:

سیستمهای تصمیم‎گیر (Decision Support System) یا سیستمهای پشتیبان مدیریت (Executive Support System) در جهت کمک به تصمیم‌گیری مدیران ارشد سازمان برای انتخاب صحیح یک کار و یا اقدام و در نتیجه بهبود کارایی سیستم استفاده می‌شوند. این سیستمها بمنظور حمایت از تصمیمات برنامه‌ریزی نشده و سناریوهای غیر محتمل در مدیریت استراتژیک مورد استفاده قرار میگیرند.

بیشتر بدانید: راهکار یکپارچه سازی سیستمهای اطلاعاتی با فرایندها

علت تمایز BPMS با BI چیست؟

تعریف و کاربرد BPMS:

سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (Business Process Management System) رویکردی است سیستماتیک بمنظور خودکارسازی گردش کار در سازمان با برخورداری از قابلیت انطباق‌پذیری نسبت به تغییرات پیرامونی در رابطه با فرآیندهای ساخت یافته که کلیه اجزا فرآیند از قبل قابل شناسایی می باشد. بطورکلی هدف از استقرار BPMS کاهش خطاهای انسانی ناشی از تبادل نادرست اطلاعات بین افراد و افزایش بهره‌وری و مدیریت زمان است.

تعریف و کاربرد BI:

طبق تعریف Gartner “هوش تجاری (Business Intelligence) یک اصطلاح کلیدی است که شامل برنامه‌ها، زیرساخت‌ها، ابزار و بهترین شیوه‌هایی است که امکان دسترسی و تجزیه و تحلیل اطلاعات را برای بهبود و فراهم آوردن امکان بهینه‌سازی تصمیم‌ها و عملکرد فراهم میکند.” در واقع سیستمهای BI داده‌های پیچیده کسب و کار را به اشیا قابل شناسایی برای نمایش به کاربر تبدیل میکنند.

باتوجه به تعاریف بالا و انواع سیستمهای اطلاعاتی، مشاهده میکنید که سیستم BPMS جزو سطوح سیستمهای TPS و سیستم BI باتوجه به اینکه یک ابزار برای تصمیم‌سازی بشمار میرود؛ جزو سطوح سیستمهای DSS/ESS قرار میگیرند. این بدان معنی است که این دو سیستم در دو سطح مختلف از سیستم‌های اطلاعاتی قرار گرفته و به هیچ عنوان جایگزین یکدیگر نمی‌باشند. به همین نسبت هدفی که از اجرای هرکدام از این ابزارها در سازمان دنبال میشود نیز کاملا متمایز است. بطورکل مقایسه میان BPMS و BI مقایسه صحیحی نبوده و همانند مقایسه ماشین با خانه است!

ارتباط BI و نرم‌افزار BPMS

یکی از مهمترین اجزای نرم‌افزار bpms ، موتور گردش کار (Workflow Engine) است که همانند تمام سیستم‌های استاندارد گردش کار، بایستی امکان تصمیم‌گیری در هر وضعیت و حالت کار را داشته باشد.

در وضعیتهای ساده، تصمیم‌گیری، با استفاده از مقادیر وارد شده در فرایند جاری قابل انجام است. مانند بررسی موجودی انبار در سیستم تامین کالا. ولی در بعضی از موارد اطلاعات موردنیاز جهت تصمیم‌گیری با استفاده از پردازشهای پیچیده قابل انجام است.

هسته اصلی اجرای این پردازشها پیچیده توسط DSS ها قابل انجام است. به بیان دیگر سیستم BI به عنوان یک جعبه، ورودی‌های لازم را از فرایند اصلی گرفته و بعد از پردازش‌های لازم، خروجی تولید می‌کند که به عنوان ورودی برای مراحل بعدی فرایند مورد استفاده قرار می‌گیرد.

درنتیجه اگرچه BPMS و BI دو متدولوژی و تکنولوژی کاملا مستقل از هم هستند، اما در عین حال به یکدیگر مرتبط نیز می‌باشند. زیرا در بحث BPM بایستی گزارشات برخط و داشبورد شده با دیدگاهی وسیع و چندجانبه از فرایندها داشته باشیم. به همین خاطر اکثر متخصصین BPM و BPMS توصیه کرده‌اند: برای گزارش‌گیری علل الخصوص گزارشات تحلیلی و پویا بهترین راه‌حل استفاده از تکنولوژی BI هست.

لازم بذکر است از لحاظ تقدم ابتدا بایستی BPMS در سازمان جاری شده تا دیتاهای اولیه فرایندها تامین گردد. سپس با استفاده از تکنولوژی BI گزارش‌های ارزشمند از فرایندها ارائه گردد.

کلام آخر:

کسب و کارها برای خلق مزیت رقابتی نیازمند استراتژی هستند، بستر اجرایی استراتژی عملیات‌های روزانه سازمان است که بخشی از آن را می‌توان فرآیند نامید. فرآیندها خواستگاه تغییرات در سازمان بوده و بدون مدیریت آن تحقق اهداف ممکن نیست. سازمان‌های موفق در حوزه مدیریت نیازمند راه‌حلی کم ریسک با هزینه پایین هستند و BPM پاسخی است به این نیاز در سازمان‌های نوین.

BPM یک نرم افزار نیست بلکه یک ابتکار استراتژیک برای سازماندهی و فرایندمحوری سازمان است. BPMS ابزار اطلاعاتی متناسب برای پیاده‌سازی و استقرار چارچوب BPM در سازمان بشمار میرود. در ابزارهای BPMS گزارشاتی استاندارد و ابتدایی که نیازهای عمومی مدیران سازمان را پوشش می‌دهد در قالب ابزاری با عنوان BAM جای داده است اما به جهت تحلیل و مشاهده گزارشها در یک برنامه کاربردی، لازم است که از نرم‌افزارهای هوش تجاری (BI) استفاده گردد. BI یک روش برای گزارشگیری مدیریتی و مصورسازی اطلاعات براساس نیازهای اطلاعاتی مدیران و تصمیم‌گیرندگان سازمان است.