10 تفاوت نرم افزار فرم ساز و BPMS

زمان تقریبی مطالعه: 7 دقیقه

نرم افزارهای فرم ساز و BPMS هر دو ابزارهای بسیار کاربردی در حوزه فرآیند‌های سازمانی و کسب و کارهای مختلف و همچنین الکترونیکی کردن این فرآیندها می‌باشند؛ اما از نظر عملکرد و قابلیت‌ها، تفاوت‌های زیادی با هم دارند؛ به طور کلی نرم افزار فرم ساز برای جمع آوری اطلاعات  و نرم افزار BPMS برای تعریف و مدیریت فرآیندها مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای آشنایی بیشتر با تفاوت فرم ساز و BPMS، تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

نرم افزار فرم ساز چیست؟

نرم افزار فرم ساز، ابزاری برای طراحی و ساخت انواع مختلفی از فرم‌های الکترونیکی و آنلاین است، که بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی وب و با کمک فیلدهای اطلاعاتی تعریف شده در آن و قابلیت Drag&Drop، افراد می‌توانند فرم‌های مورد نیاز خود را طراحی کنند و در پلتفرم‌های مختلف (مانند اتوماسیون اداری، وب‌سایت و…) منتشر نمایند.

این اطلاعات ساختاریافته در نرم افزارهای دیگر، مانند گزارش ساز، قابل استفاده هستند. برخی از مزایای استفاده از نرم افزار فرم ساز عبارت‌اند از:

• سهولت در طراحی فرم‌ها
• صرفه‌جویی در زمان
• ثبت ساختاریافته داده‌ها
• کاهش خطای انسانی در ثبت داده‌ها
• قابلیت تنظیم و سفارشی‌سازی فرم‌ها
• و…

نرم افزار BPMS چیست؟

نرم افزار مدیریت فرآیندها یا Business Process Management Suite که به اختصار BPMS خوانده می‌شود، ابزاری جامع و بسیار کاربردی برای طراحی و مدل‌سازی فرآیندهای قابل پیش‌بینی و خودکارسازی آنها می‌باشد؛ از کاربردهای استفاده از نرم افزار BPMS می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

• طراحی و تعریف فرآیندها
• خودکارسازی فرآیندها
• مدیریت فرآیندهای تعریف شده در سیستم
• اتصال به سامانه‌های اتوماسیون
• استفاده از فرم‌های آنلاین در فرآیندها
• بهینه‌سازی فرآیندها و حذف مراحل اضافی
• کاهش هزینه‌های جاری و افزایش بهره‌وری
• و…

10 تفاوت نرم افزار فرم ساز و BPMS

همان‌طور که در قسمت‌های قبل بررسی کردیم، هر کدام از نرم افزارهای فرم ساز و BPMS دارای امکانات و مزیت‌های مختلفی هستند و هر دو به افزایش بهره‌وری سازمان و کاهش هزینه‌ها کمک می‌کنند؛ اما این دو نرم افزار چه تفاوت‌هایی دارند؟

تصویر 1 – 10 تفاوت نرم افزار فرم ساز با BPMS

تفاوت نرم افزار فرم ساز و BPMS عبارت‌اند از:

هدف و کاربرد

هدف استفاده از نرم افزار فرم ساز، طراحی انواع فرم‌های الکترونیکی در کمترین زمان و جمع‌آوری و ثبت داده‌ها و اطلاعات به صورت ساختاریافته می‌باشد؛ در حالی که هدف استفاده از نرم افزار BPMS، تعریف و طراحی فرآیندها و خودکارسازی آنها است.

امکانات و قابلیت ها

امکانات و قابلیت‌های موجود در نرم افزار فرم ساز، به طراحی فرم‌ها و سفارشی‌سازی آن‌ها کمک می‌کند؛  در مقابل، ابزارها و امکاناتی که در نرم افزار BPMS وجود دارد، همگی به منظور طراحی و مدیریت بهتر فرآیندها و اتوماسیون آن‌ها تعبیه شده‌اند.

تامین امنیت اطلاعات

هر دو نرم افزار از اطلاعات و داده‌های کاربران خود محافظت می‌کنند، اما قابلیت‌های امنیتی نرم افزار BPMS از فرم ساز بیشتر است و از پروتکل‌های امنیتی سطح بالاتری برای محافظت از اطلاعات سامانه و کاربران استفاده می‌کند.

انعطاف پذیری

سازمان‌ها می توانند نرم افزار BPMS را مطابق با نیازهای خود بهینه‌سازی نمایند و استفاده کنند؛ به بیان دیگر، نرم افزار BPMS قابلیت وفق‌پذیری با نیازهای سازمان و سامانه‌های مختلف را دارد، در حالی که در نرم افزار فرم ساز، شاهد میزان کمتری از وفق‌پذیری و انعطاف‌پذیری هستیم.

نسخه بندی فرآیند‌ها (Versioning)

در نرم افزار BPMS می‌توانید به نسخه‌های قبلی فرآیندها دسترسی داشته باشید و در صورت نیاز از آن‌ها استفاده نمایید، اما در نرم افزار فرم ساز، تنها به آخرین نسخه از فرم طراحی شده دسترسی دارید.

مدیریت دوره حیات فرآیند

نرم افزار BPMS با هدف مدیریت دوره حیات فرآیندها توسعه یافته است؛ مدیریت دوره حیات فرآیند، شامل طراحی، پیاده‌سازی، اجرا و مانیتورینگ فرآیندهای تعریف شده می‌باشد.

تعیین شروط و جریان کار

نرم افزار BPMS قابلیت تعریف شروط مختلف برای ایجاد جریان کار و خودکارسازی فرآیندها را دارد، اما در نرم افزار فرم ساز خبری از تعریف جریان کار نیست و تنها می‌توان از شروط منطقی برای دریافت اطلاعات از پایگاه داده و یا نمایش خروجی فرم استفاده نمود.

سرعت پیاده سازی

سرعت پیاده‌سازی و استفاده از نرم افزار فرم ساز به مراتب بیشتر از نرم افزار BPMS می‌باشد؛ یکپارچه‌سازی BPMS با سامانه‌های دیگر، آماده‌سازی زیرساخت‌ها و طراحی فرآیندها در آن، نسبت به نرم افزار فرم ساز، به زمان بیشتری نیاز دارد.

هزینه پیاده سازی

هزینه پیاده‌سازی سامانه BPMS از هزینه راه‌اندازی نرم افزار فرم ساز در سازمان بیشتر است؛ زیرا نرم افزار BPMS از امکانات بیشتری برخوردار می‌باشد و کاربرد‌های بیشتر و تخصصی‌تری دارد؛ در عوض نرم افزار فرم ساز با هزینه‌ی کمتر و سرعت بالاتری پیاده‌سازی می‌شود و در اختیار کاربران قرار می‌گیرد.

میزان نیاز به دانش برنامه نویسی

نرم افزار فرم ساز تنها برای تغییر در برخی از تنظیمات به دانش برنامه نویسی نیاز دارد، در حالی که نرم افزار BPMS به دانش برنامه‌نویسی وب نیازمند است.

تصویر 2 – مقایسه نرم افزار فرم ساز با BPMS

فرم ساز یا BPMS؟ کدام یک برای شما مناسب است؟

همان‌طور که در قسمت‌های قبل اشاره کردیم، هر دو نرم افزار فرم ساز و BPMS ابزارهایی برای افزایش بهره‌وری سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف محسوب می‌شوند و شما باید بر اساس نیاز سازمان یا کسب و کار خود، از آن‌ها استفاده کنید؛ اگر بخواهیم دو دلیل و هدف اصلی برای انتخاب بین نرم افزار فرم ساز و سیستم BPMS بیان کنیم، می‌توانیم به موارد زیر اشاره نمائیم:

جمع آوری یکپارچه اطلاعات با فرم ساز

نرم افزار فرم ساز علاوه بر طراحی فرم ها و گردش آن ها در سازمان در قالب نامه، یک قابلیت بسیار و مهم کاربردی دارد، که آن هم جمع آوری یکپارچه اطلاعات، نظرات و داده‌ها در بستر اتوماسیون اداری است؛ با کمک فرم‌های الکترونیکی که با فرم ساز طراحی می‌کنید – مانند نظرسنجی، انتقادات و پیشنهادات، رزرو غذا، گزارش کار، درخواست کالا و… – می‌توانید اطلاعات و داده‌‎ها را به صورت ساختاریافته و بر اساس هر فرم، در اختیار داشته باشید. با استفاده از این قابلیت زمان جمع‌اوری اطلاعات کاهش می‌یابد و دیگر نیازی به دسته بندی داده‌ها و اطلاعات نیست، زیرا به صورت ساختاریافته و خودکار ثبت می‌شوند؛ همچنین این یکپارچگی و منشم بودن داده‌ها، کار را برای آنالیز داده‌ها و اطلاعات و همچنین تهیه گزارش‌های متنوع بسیار آسان می‌کند. اگر نیازی به تعریف فرآیندهای جدید و مدیریت آن‌ها ندارید و تنها قصد جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات به صورت ساختار یافته را دارید، پیشنهاد ما به شما استفاده از نرم افزار فرم ساز فراگستر است.

مدیریت یکپارچه فرایندها با BPMS

نرم افزار BPMS همان‌طور که اشاره کردیم، ابزاری تخصصی برای طراحی و مدلسازی فرایندها است، که در کنار آن از قابلیت طراحی فرم‌های آنلاین برای استفاده در فرایندها نیز پشتیبانی می‌کند، اما بر خلاف نرم افزار فرم ساز، هدف آن جمع‌آوری اطلاعات نیست و فرم‌های درون BPMS بیشتر برای ثبت درخواست‌ها، تبدیل به اسناد و یا برای گردش در سازمان و دریافت تایید یا امضا مورد استفاده قرار می‌گیرند و تمرکز اصلی BPMS بر روی خودکارسازی فرایندها و مدیریت آن‌ها است. پس اگر قصد دارید فرآیندهای مختلف سازمان خود را طراحی و خودکار نمایید و همچنین از برنامه‌نویسان ماهری برخوردار هستید، توصیه می‌کنیم که در کنار نرم افزار اتوماسیون اداری خود، از نرم افزار BPMS فراگستر استفاده نمایید.

مخلص کلام

در این مقاله به بررسی نرم افزار فرم ساز و BPMS و همچنین تفاو‌ت‌های آن‌ها پرداختیم؛ نکته مهمی که باید به آن اشاره کنیم، این است که هر دو نرم افزار فرم ساز و BPMS قابلیت اتصال به سامانه‌های دیگر مانند اتوماسیون اداری را دارند.

در صورت وجود هرگونه سوال پیرامون نرم افزار فرم ساز و BPMS، آن‌ها در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول

آیا نرم افزار BPMS قابلیت طراحی فرآیندهای سفارشی را دارد؟

بله، نرم افزار BPMS قابلیت طراحی و مدل‌سازی فرآیندهای سفارشی را دارد و سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند مطابق نیاز خود، فرآیندهای مورد نظرشان را طراحی کنند.

آیا با نرم افزار فرم ساز می توان فرآیندی را طراحی و تعریف کرد؟

نرم افزار فرم سازها به شما کمک می‌کنند تا به راحتی فرم‌هایی را طراحی و ایجاد کنید، اما این نوع نرم افزارها به تنهایی امکان طراحی و تعریف فرآیندهای کسب و کار را ندارند.

آیا نرم افزار BPMS قابلیت تنظیم دسترسی کاربران را دارد؟

بله، نرم افزار BPMS قابلیت تنظیم دسترسی کاربران را دارد. با استفاده از این قابلیت، می‌توانید به کاربران مختلف سطوح دسترسی متفاوت اختصاص دهید و مشخص کنید کدام کاربران مجوز دسترسی به بخش‌های مختلف سیستم را دارند و کدام کاربران ندارند.