نحوه تعریف درختواره پوشه‌های بایگانی در نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر
زمان تقریبی مطالعه: 5 دقیقه
پوشه‌بندی مناسب اسناد، نقش مهمی در بایگانی موفق آنها دارد. یکی از قابلیت‌های مهم نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر نیز، امکانات متنوع آن برای تعریف درختواره پوشه‌ها و پرونده های بایگانی و انتقال اسناد میان آنهاست. برای آشنایی با این قابلیت‌ها با همراه باشید.
مشاهده فهرست مطالب
پوشه بندی اسناد بایگانی چه فایده‌ای دارد؟
در مقالات قبلی با بایگانی اسناد و روش‌های آن آشنا شده‌اید. یکی از اصلی‌ترین بخش‌ها در هنگام بایگانی اسناد، دسته‌بندی و پوشه‌بندی آنهاست تا جستجو و بازیابی اسناد تسهیل شود. منظور از پوشه، زونکن یا پرونده‌هایی است که مجموعه اسناد و سوابقی است که ارتباط و موضوع واحد دارد، در آن با یک نظم منطقی، در کنار هم نگهداری می‌شوند.
اما شاید بپرسید علت اهمیت پوشه‌بندی اسناد چیست و چرا باید به آن توجه کنیم؟ دلایل متعددی برای اهمیت پوشه‌بندی اسناد وجود دارد. برخی از آنها عبارتند از:
- مدیریت بهتر اسناد:
پوشه بندی کردن اسناد و اطلاعات سازمانی برای نظم دادن به حجم زیاد اسنادی که در سازمان‌ها استفاده می‌شوند، ضروری است و امکان مدیریت بهتر آنها را فراهم می‌کند. سازمانی که اسناد خود را بایگانی نمی‌کند، برای استفاده از آنها عملاً به مشکل برخواهد خورد.
- جلوگیری از گم‌شدن اسناد:
دلیل دیگر اهمیت پوشه بندی اسناد این است که از گم‌شدن آنها جلوگیری می‌کند. وقتی سازوکاری برای پوشه‌بندی اسناد وجود نداشته باشد، احتمال گم شدن آنها بسیار بیشتر است. بدون پوشه‌بندی، حتی اگر اسناد از بین نروند، پیدا کردن آنها مشکل خواهد بود.
- نظارت بهتر بر اسناد:
فایده دیگر پوشه‌بندی اسناد سازمانی، تسهیل نظارت بر اسناد است. به این ترتیب که شما می‌توانید بر دسترسی به پوشه‌ها نظارت کرده و با توجه به محتوای آنها، در موارد لازم دسترسی به آنها را محدود کنید. کنترل بهتر اسناد، می‌تواند باعث بهبود امنیت آنها نیز بشود.
- افزایش سرعت بازیابی اسناد:
پوشه‌بندی اسناد می‌تواند سرعت بازیابی آنها را افزایش دهد. زیرا طبقه‌بندی مناسب اسناد به طور مستقیم به جستجوی اسناد کمک می‌کند و یافتن و بازیابی آنها را آسان‌تر و سریع‌تر می‌کند. این امر متعاقباً بهره‌وری فرآیندهای کاری مرتبط با اسناد را افزایش می‌دهد.
- پیروی بهتر از قوانین:
پوشه‌بندی اسناد باعث بهبود پیروی از مقررات می‌شود. طبق قانون، گاهی کسب‌وکارها موظف هستند از انواع خاصی از داده‌ها محافظت کنند. پوشه‌بندی به شما امکان می‌دهد اسناد مشمول مقررات خاص را از سایر اسناد جدا کرده و کنترل‌های لازم را روی آنها اعمال کنید.
نحوه تعریف درختواره پوشه‌های بایگانی در مدیریت مستندات فراگستر
برای تعریف درختواره پوشه‌ها و پرونده‌های بایگانی در مدیریت مستندات فراگستر باید از قسمت زیرساخت اتوماسیون اقدام کنید. علت آن هم این است که این پوشه‌بندی‌ها سازمانی محسوب می‌شوند و تغییر آنها توسط هر یک از کاربران در کارتابل آنها باعث سردرگمی خواهد بود.
برای شروع باید وارد قسمت زیرساخت اتوماسیون اداری فراگستر شده و به قسمت تنظیمات “زیرساخت مدیریت مستندات” بروید. همانطور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، در این قسمت 4 گزینه در اختیار شماست که عبارتند از “مدیریرت پوشه‌ها”، “انواع سند”، “انواع فایل سند”، “مکانهای فیزیکی اسناد” و “فرآیندهای اسناد”.
تنظیمات “زیرساخت مدیریت مستندات”
گزینه “مدیریت پوشه‌ها” برای تنظیم درختواره پوشه‌هاست که مطابق تصویر زیر قابل تعریف است.
تنظیم درختواره پوشه‌ها
درختواره پوشه‌ها اساساً در هر سازمانی بر طبق سلیقه آنها چیده می‌شود. اما سایر گزینه‌ها در حکم تگ برای اسناد هستند که نه تنها یافتن اسناد را آسان‌تر می‌کنند، بلکه از ایجاد پوشه‌های اضافی و تکراری در درختواره جلوگیری می‌کنند. به عنوان نمونه اگر یک درختواره پوشه‌های بایگانی بر اساس واحد سازمانی تنظیم شده باشد، با تبدیل “نوع سند” به یک تگ، دیگر نیازی به ایجاد پوشه‌های همنام و مشابه در هر یک از واحدها برای اسناد از نوع “دستورالعمل” نخواهید داشت.
با کلیک بر روی گزینه “انواع اسناد” می‌توانید مطابق تصویر زیر برای تعریف انواع اسناد اقدام کنید. منظور از نوع اسناد، قالب‌های رایجی مانند دستورالعمل، راهنما، شناسنامه فرم و شناسنامه فرآیند است.
تعریف انواع اسناد
گزینه “انواع فایل سند” نیز تگ‌هایی هستند که با تنظیم آنها مطابق تصویر زیر، در مورد ماهیت یک فایل صحبت می‌کنید و “نوع سند” نمی‌تواند آنها را به خوبی توصیف کند. مانند صفحه اول شناسنامه، تصویر کارت ملی، فیش حقوقی، کروکی منزل، قرارداد استخدامی و غیره.
تعریف “انواع فایل سند”
گزینه بعدی “مکانهای فیزیکی اسناد” است که به شما امکان می‌دهد مکان قرارگیری فیزیکی سند در سازمان را مشخص کنید.
تعیین مکان قرارگیری فیزیکی سند
در نهایت، گزینه “فرآیندهای اسناد” وجود دارد که به شما می‌گوید، اسناد مورد نظرتان در کدام یک از فرآیندهای سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
تعیین فرآیندهای اسناد
پس از تعریف تمامی “تگ”هایی که ذکر شد، شما می‌توانید در مرحله اضافه کردن یک سند جدید به بایگانی، این ویژگی‌ها را برای آن تعیین کنید. در تصویر زیر، پنجره اضافه کردن یک سند جدید را به بایگانی مدیریت مستندات ملاحظه می‌کنید.
اضافه کردن یک سند جدید
در نهایت، این تگ‌ها به شما برای جستجوی اسناد نیز یاری می‌کنند. به عنوان نمونه مطابق تصویر زیر، می‌توانید با تعیین “نوع سند” (در اینجا سند پرسنلی)، “گروه فرآیندی” (در اینجا حقوقی و قراردادها)، “ماهیت فایل” (یا نوع سند: در اینجا صفحه اول شناسنامه) و “مکان نگهداری” آن (در اینجا دفتر مرکزی)، سند مورد نظر خود را به سرعت پیدا کنید. مطابق تصویر زیر، تمامی اسنادی که ویژگی‌های فوق را دارند و در “پرونده پرسنلی” قرار گرفته‌اند، به عنوان نتایج جستجو در اختیار کاربر قرار گرفته‌اند.
تسهیل جستجوی اسناد با پوشه‌بندی آنها
سایر امکانات مدیریت پوشه‌ها در مدیریت مستندات فراگستر
برخی دیگر از قابلیت‌های نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر در ارتباط با پوشه‌بندی اسناد عبارتند از:
- امکان تعریف درختواره پوشه‌ها و پرونده های بایگانی مستندات بطور نامحدود
- امکان تعریف سطوح دسترسی به پوشه‌ها بر اساس واحد های سازمانی و سمت پرسنل
- امکان تعریف سطوح دسترسی پرونده ها براساس مجوزهای (مشاهده، ایجاد، ویرایش بدنه، حذف، جابجایی، تایید و ابطال)
- امکان اعطای دسترسی موقت مشاهده اسناد درون پرونده ها برای یک بازه زمانی مشخص به افراد
- امکان تعریف دسته ای پرونده ها از روی قالب فایل اکسل
- امکان جابجایی پرونده ها در درختواره بایگانی
- امکان جابجایی اسناد بین پرونده های بایگانی
- امکان جستجو اسناد درون پرونده های بایگانی بر اساس موضوع، شماره ،نوع سند، گروه سند، کلید واژه
کلام آخر
یکی از اصلی‌ترین مراحل بایگانی اسناد، پوشه‌بندی منظم و دقیق آنهاست. با توجه به اهمیت این موضوع، زیرسیستم مدیریت مستندات نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، امکانات زیادی را برای پوشه‌بندی اسناد در اختیار شما قرار می‌دهد. در این نرم‌افزار شما می‌توانید ضمن تعریف مشخصات دقیق هر سند، آنها را به سرعت بازیابی کنید. همچنین امکان اصلاح و ویرایش تمامی دسته‌بندی‌ها وجود دارد و حتی می‌توانید اسناد را میان پوشه‌های مختلف جابجا کنید. برای آشنایی بیشتر با امکانات این نرم افزار، می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.
