تجربه موفق پیاده سازی BPMS در شرکت AUDI

زمان تقریبی مطالعه: 3 دقیقه

شرکت AUDI در یک نگاه

شرکت خودروسازی آئودی (AUDI) یکی از زیرمجموعه‌های شرکت فولکس واگن و با سابقه بیش از یک قرن فعالیت، یکی از تولیدکنندگان موفق خودروهای لوکس در جهان است.

نام این شرکت از فامیل بنیانگذارش، «آگوست هورش» گرفته شده است. شعار این شرکت (به آلمانی: Vorsprung durch Technik) به معنی: «پیشرفت از طریق فناوری» است ولی آئودی در ایالات متحده آمریکا شعار Truth in Engineering را استفاده می‌کند که در فارسی «حقیقت در مهندسی» ترجمه می‌شود.

علامت تجاری خودروساز آئودی، چهار حلقه‌ی درهم تنیده است که نشاندهنده پیوستن چهار شرکت خودروسازی Audi, DKW, Horch و Wanderer است که تا قبل از آن مستقل از هم فعالیت میکردند.

تحول نرم‌افزاری در شرکت آئودی

فرآیندهای سازمانی در بخش مالی و اداری شرکت آئودی از بیش از ۲۰ واحد مختلف در سازمان تغذیه می‌شد که می‌توانست شامل تاییدیه‌هایی به ارزش بیش از ۵ میلیون دلار برای یک یا چند درخواست خاص باشد. در این بخش دائماً نیاز بود که فرآیندها مورد تایید مدیرعامل یا سایر مدیران شرکت قرارگیرد که متاسفانه به علت سفرهای بیش از حد این افراد، دستیابی به آنها با مشکلات زیادی مواجه بود. اما با مکانیزه کردن فرآیندهای سازمان، روال تایید درخواست از طریق یک پرتال تحت وب انجام و بصورت خودکار به تاییدکننده‌های بعدی ارسال می شد. درخواست‌ها در کارتابل جریان کار افرادبراساس زمان و اولویت انجام دسته بندی و در صورت نیاز، یادداشت و یا ارجاع روی درخواست ثبت میشد.

چالشهای سازمان قبل از فرآیندی شدن

صرف زمان و هزینه زیاد برای انجام دستی بسیاری از فعالیت‌ها
عدم شفافیت و کیفیت سیستم موجود
بسیاری از فعالیتهای در سیستم SAP و دیگر سیستمهای موجود، فرایند محور نبودند
بسیاری از درخواستهای مصوبات مکانیزه نبودند و قابلیت کنترل و نظارتوجود نداشت
اسناد و مصوبات در یکجا متمرکز نبود و بدلیل پراکندگی امکان ردیابی و پیگیری آنها بسیار دشوار بود
سیستم SAP موجود قابلیت پیاده سازی در محیط پیچیده و چندسطحی را نداشت
متصل نبودن سیستم‌ها به یکدیگر باعث تحمیل هزینه‌هایی به شرکت میشد
….

با توجه به همه این مشکلات میتوان گفت، برای رفع نیازهای ارتباطی اداری و فنی و اطمینان از سرعت و دقت در حفظ و نگهداری و دسترسی آسان به اسناد و مصوبات، سیستم‌های دستی و همچنین نرم‌افزارهای موجود نظیر SAP، دیگر جوابگوی این شرکت نبود، لذا مدیران شرکت آئودی در صدد استفاده از یک نرم افزار مدیریت فرآیند که بتواند مشکلات فوق را خیلی سریع و دقیق برطرف کند برآمدند.

اهداف این شرکت بزرگ برای استفاده از BPMS

افزایش شفافیت و کیفیت فرآیندهای بخش مالی و اداری
کاهش وابستگی به پیاده سازی دستی وکاغذی و تکمیل فرآیندهای سیستم SAP
خودکارکردن حساسیت و سطح درخواستها برای مصوبات به ارزش بیش از ۵میلیون دلار
تمرکز اسناد و مدارک و سهولتدر جستجو و ردیابی مصوبات گذشته
مقدمه ای به سوی یک تغییر سازمانی به سمت فعالیت های فرایند گرا
پشتیبانی از محیط پیچیده، چند سطحی و چند زبانی
….

دستاوردهای حاصل از بکارگیری BPMS در AUDI

خودکار کردن روند درخواست تایید برای ۲۰ واحد سازمانی در ۱۴ روزکاری
۷۵ درصد کاهش در زمان پردازش داخلی برای فرایندهای مالی و اداری
افزایش کارایی و بهره وری در بخش مالی و اداری
کاهش کاغذ بازی، فعالیت‌های دستی و تاخیر غیر ضروری
توزیع بهینه و تخصیص مجدد حجم کار، منابع و مسئولیتها
صرفه جویی در زمان به دلیل کاهش آرشیو و بایگانی اسناد
برطرف شدن مشکل محدودیت زمانی مدیران شرکت آئودیبا استفاده از امکان کارتابل مدیریتی فرایندها از راه دور
تسریع در تکثیر و انطباق فرآیندها با بخشهای دیگر سازمان
فرآیند درخواست تاییدیه در AUDI فقط در عرض چند هفته بوسیله BPMS مکانیزه شد و در بیش از ۲۰ واحد سازمانی مورد استفاده قرار گرفت و با کاهش عمده در میانگین چرخه زمانی تولید در ماه اول روبرو شد.
یک سیستم قوی بوجود آمد که می توانست به آسانی با تغییر و رشد و گسترش کسب و کار همراه و سازگار شود.
استفاده از BPMS در شرکت AUDI ادامه پیدا کرد و در ۵ فرآیند دیگر هم به کار برده شد.(۱- فرآیند تایید سفرخارجی ۲- فرآیند تایید سفر داخلی ۳- ایجاد درخواست خرید ۴- درخواست پرداخت ۵- مدیریت کنترل بودجه)
شرکت AUDI اظهار داشت که کلید موفقیت آنها استفاده از نرم افزار BPMS است. به این ترتیب پروژه BPMS بر اساس نرم افزار Bizagi کسب و کار آئودی را تغییر داد و آن را به جایی رساند که با چابکی آماده پذیرش دیگر فرآیندهای موجود به صورت مکانیزه باشند.