بهترین ابزارهای مدلسازی فرآیند کدامند و فراگستر از کدام ابزار مدلسازی استفاده میکند؟

زمان تقریبی مطالعه: 8 دقیقه

کاهش هزینه‌ها، بهبود کارایی و ایجاد قابلیت مقیاس‌پذیری از اهداف هر سازمان و کسب و کاری محسوب می‌شوند؛ راه‌های مختلفی برای رسیدن به این اهداف وجود دارد، اما یکی از بهترین راه‌ها، استفاده از ابزار مدلسازی فرایند است. در این مقاله قصد داریم تا با بهترین ابزارهای مدلسازی فرایند آشنا شویم؛ پس تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

مدلسازی فرایند کسب و کار چیست؟

مفهوم مدلسازی فرایند کسب و کار به معنای نمایش گرافیکی و تصویری از مراحل، فعالیت‌ها و تعاملات درگیر در یک فرایند، به منظور افزایش شفافیت، بهبود کارایی فرایندها، کاهش هزینه‌ها و خودکارسازی فرایندهای اداری و سازمانی است. تکنیک مدلسازی فرایند کسب و کار به ثبت و نمایش تصویری جریان کار، اطلاعات و منابع مورد نیاز و مورد استفاده در یک فرایند کمک می‌کند و با استفاده از ابزار مدلسازی فرایند، سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند ناکارآمدی‌ها، گلوگاه‌ها، نواقص و زمینه‌های قابل بهبود را شناسایی نمایند، فرایندها را بهبود بخشیده و آن‌ها را با بهره‌وری بیشتر و عملکرد بهتر طراحی و مدلسازی نمایند.

بیشتر بخوانیم: مدلسازی فرایند کسب و کار چیست؟ مدلسازی فرایند در نرم افزار BPMS فراگستر

6 ابزار مدلسازی فرایند مهم

انواع مختلفی از روش‌ها و ابزارها برای مدلسازی فرایند‌های کسب و کار به‌وجود آمده‌اند، که هر کدام از آن‌ها روش و متد خاصی برای مدلسازی فرایندها ارائه می‌دهند؛ در این بخش از مقاله 6 تا از مهم‌ترین ابزارهای مدلسازی فرایند را باهم بررسی می‌کنیم:

1- نمودارهای SIPOC

نمودارهای SIPOC ابزاری برای مدلسازی فرایند محسوب می‌شوند که در متدولوژی Six Sigma استفاده می‌گردند؛ عبارت SIPOC مخفف قسمت‌های مختلف این روش و ابزار مدلسازی فرایند هستند:

• حرف S: به معنای تامین کنندگان Suppliers
• حرف I: به معنای ورودی‌ها Inputs
• حدف P: به معنای فرایندی که قصد بهبودی آن را دارید Processes
• حرف O: به معنای خروجی‌ها Outputs
• حرف C: به معنای مشتریان هدف Customers

در این روش هر حرف بالای ستونی نوشته می‌شود و سپس عناصر کلیدی در هر ستون دسته‌بندی می‌شوند؛ این ابزار به سازمان‌ها و کسب و کارها کمک می‌کند تا دید دقیق‌تری نسبت به اجزا و عناصر فرایندها به دست بیاورند.

نمودار SIPOC

2- نمودارهای UML

نمودارهای UML (Unified Modeling Language) که به معنای “زبان مدلسازی یکپارچه” است، یکی دیگر از ابزارهای مدلسازی فرایندها محسوب می‌شوند؛ این ابزار توسط مهندسین نرم‌افزار و به منظور ارائه یک روش استاندارد برای تحلیل، طراحی و پیاده‌سازی نرم‌افزارها ایجاد شده است، که برای مدلسازی فرایندهای کسب و کار نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد. در حدود 14 نوع مختلف از نمودارهای UML وجود دارند، که برخی از آن‌ها به عنوان ابزاری قدرتمند برای مدلسازی فرایندهای کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرند.

این ابزار مدلسازی فرایند کسب و کار، به دو دسته کلی نمودارهای ساختاری و نمودارهای رفتاری تقسیم می‌شود؛ در نمودارهای ساختاری، ساختار یک فرایند مورد بررسی و تحلیل قرار می‌گیرد، در حالی در نمودارهای رفتاری، افراد مرتبط، فعالیت‌ها و اجزای مختلف فرایند بررسی می‌شوند.

نمونه نمودار UML

بیشتر بخوانیم: طراحی فرایند چیست و چه نرم افزاری برای طراحی فرایند کسب و کار مناسب است؟

3- نقشه های فرایند BPMN

یکی از بهترین و کاربردی‌ترین ابزارها برای طراحی، بهینه‌سازی و مدلسازی فرایندهای کسب و کار، نقشه‌های فرایند BPMN (Business Process Management & Notation) است؛ این ابزار مدلسازی به نوعی مدل توسعه یافته نمودارهای UML هستند، با این تفاوت که به‌طور تخصصی برای طراحی و مدلسازی انواع مختلفی از فرایندهای کسب و کار و فرایندهای سازمانی طراحی شده و توسعه یافته است. نقشه‌های فرایند BPMN نسبت به نمودارهای UML از انعطاف‌پذیری، شفافیت و مقیاس‌پذیری بیشتری برخوردار هستند و سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند با استفاده از این روش مدلسازی فرایند، انواع مختلفی از فرایندهای ساده و پیچیده با اهداف متنوع را طراحی، بهینه‌سازی و مدلسازی نمایند.

محیط کاربری BPMS فراگستر – مدلسازی فرایند

ابزار مدلسازی فرایند BPMN از نماد‌ها و عناصر بصری استاندارد برای نمایش جریان کار فرایندها، فعالیت‌ها، شروط و دیگر اجزای یک فرایند استفاده می‌کنند؛ برخی از عناصر طراحی و مدلسازی فرایند در روش BPMN عبارت‌اند از:

• اشیاء جریان (Flow Objects): شامل رویداد‌ها، فعالیت‌ها و دروازه‌ها.
• اشیاء ارتباط‌دهنده (Connecting Objects): شامل جریان توالی، جریان پیغام، پیوندها.
• داده‌ها و مصنوعات (Data & Artifacts): شامل شئ داده‌ها، گروه‌ها، حاشیه‌نویسی.
• خطوط شناوری یا مسیرهای جریان (Swim Line): شامل استخر (چارچوب اصلی فرایند) و مسیر یا خط.

4- نقشه برداری جریان ارزش

روش نقشه برداری جریان ارزش یا VSM (Value Stream Mapping) یکی دیگر از انواع روش‌ها و ابزارهای مدلسازی فرایند کسب و کار محسوب می‌شود؛ هدف اصلی روش VSM، شناسایی مقاطع و مراحلی است که موجب اتلاف زمان یا هزینه در فرایندها می‌گردند. به کمک این ابزار مدلسازی فرایند کسب و کار، سازمان‌ها می‌توانند این مراحل و فعالیت‌ها را حذف کنند و با بهینه‌سازی و طراحی مجدد فرایندها، موجب افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد آن‌ها گردند. برخی از انواع عناصر روش نقشه برداری ارزش جریان عبارت‌اند از:

• انتظار: تاخیر ناشی از یک گلوگاه در فرایند مرتبط قبلی.
• حرکت: مراحل غیرضروری که موجب طولانی شدن یک فرایند می‌گردند.
• حمل و نقل: کاهش و بهینه‌سازی مراحل مربوط به حمل و نقل و تدارکات در فرایند.
• تولید بیش از حد: مدیریت تولید بیشتر از تقاضا و کاهش هزینه‌های تولید.
• پردازش بیش از حد: صرف زمان اضافی و بیش از اندازه بر روی مراحل فرایند.
• نقص: نیازمند انجام مجدد مراحل فرایند و یا حذف آن‌ها.

نمونه نقشه برداری جریان ارزش

5- نمودارهای گانت

یکی از قدیمی‌ترین ابزارها برای مدیریت و مدلسازی فرایندهای کسب و کار، نمودارهای گانت (Gantt Charts) هستند؛ امروزه استفاده از این نمودارها برای مدلسازی و طراحی فرایندها کاهش یافته است، زیرا این روش مدلسازی بیش از 100 سال پیش توسعه یافته و تا به امروز انواع مختلفی از ابزارها و روش‌های مدلسازی فرایند ایجاد شده است.

نمودارهای گانت به عنوان یک ابزار مدلسازی فرایندها، با مشخص کردن زمان شروع و پایان هر فعالیت، افراد منتسب به آن فعالیت و مدت زمان انجام آن، به سازمان‌ها و کسب و کارها کمک می‌کنند تا دید نسبی خوبی از فرایندها و مراحل مختلف آن به دست بیاورند؛ با این تعاریف می‌توان گفت که نمودارهای گانت، بیشتر مناسب فرایندهای زمان‌محور هستند، اما برای فرایندهای پیچیده مناسب نیستند.

نمونه گان چارت مدلسازی فرایند

6- مدل IPO

مدل IPO (Input-Process-Output) یا مدل ورودی-فرایند-خروجی یکی از ساده‌ترین روش‌ها و ابزارهای مدلسازی فرایند محسوب می‌گردد؛ در این روش ورودی‌ها، فعالیت‌ها و خروجی‌های حاصل از فرایند شناسایی می‌شوند و مورد بررسی قرار می‌گیرند. این رویکرد ساده و کاربردی، از سه بخش اصلی تشکیل شده است:

• ورودی‌ها (Inputs): شامل منابع، مواد اولیه، داده‌ها، اطلاعات وارد شده یا فراخوانی شده و هرچیزی که به عنوان ورودی فرایند مورد نیاز است.
• فرایند (Process): مجموعه‌ای از فعالیت ها و عملیات‌هایی که روی ورودی‌های فرایند صورت می‌گیرند، تا خروجی مطلوب و مناسب حاصل گردد.
• خروجی‌ها (Outputs): نتایج، محصولات یا خدماتی که در انتهای فرایند حاصل می‌شود.

نمونه مدل IPO

بیشتر بدانیم: ۱۵ نمونه از انواع اتوماسیون فرایند در سازمان ها

بهترین ابزار مدلسازی فرایند

خودکارسازی و مدلسازی فرایندهای کسب و کار یکی از مهم‌ترین تکنیک‌ها برای افرایش بهره‌روی، بهبود عملکرد و کاهش هزینه‌های سازمان‌ها و کسب و کارها است؛ در همین راستا، انتخاب و استفاده از بهترین ابزار مدلسازی فرایند، امری ضروری و حیاتی محسوب می‌گردد. اتوماسیون کسب و کار فراگستر در راستای پاسخ به نیاز خودکارسازی و مدلسازی فرایندها در سازمان‌ها و کسب و کارها، از ابزاری تخصصی برای طراحی، بهینه‌سازی و مدلسازی انواع مختلفی از فرایندهای ساده و پیچیده استفاده می‌کند.

نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPMS (Business Process Management System)، ابزاری تخصصی برای مدلسازی، بهینه‌سازی و خودکارسازی فرایندها در سازمان‌ها و کسب و کارها محسوب می‌شود؛ نرم افزار BPMS با استفاده از استاندارد مدلسازی BPMN، امکان طراحی و مدیریت انواع مختلفی از فرایند‌های ساده و پیچیده در محیطی گرافیکی و با کمترین نیاز به دانش برنامه‌نویسی، فراهم کرده است.

سازمان‌ها و کسب و کارها با استفاده از زیرسیستم BPMS در اتوماسیون اداری فراگستر، علاوه بر مدیریت مکاتبات و ارتباطات، می‌توانند به راحتی فرایندهای اداری خود را نیز مدیریت و خودکارسازی نمایند. استفاده از نرم افزار BPMS در کنار اتوماسیون اداری و دیگر زیرسیستم‌های آن، مزایای مختلفی مانند افزایش یکپارچگی، افزایش شفافیت سازمانی، ارائه خدمات بهتر به ذی‌نفعان و در نهایت افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد فرایندها در سازمان می‌گردد.

در کنار این مزایا، زیرسیستم BPMS موجب افزایش انتعطاف‌پذیری و وفق‌پذیری سازمان‌ها و کسب و کارها می‌گردد؛ زیرا علاوه بر امکان اصلاح سریع فرایندها، به دلیل یکپارچگی با اتوماسیون اداری، موجب تسهیل پیاده‌سازی فرایندها در سطوح مختلف سازمان نیز می‌شود.

برای آشنایی بیشتر با نرم افزار BPMS اتوماسیون اداری فراگستر و کاربردها و مزایایی که به همراه دارد، کافیست از طریق لینک زیر، درخواست نسخه دمو را تکمیل نمایید، تا همکاران ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند و ضمن ارائه مشاوره رایگان، نسخه دموی آنلاین اتوماسیون فراگستر را نیز به شما نمایش دهند:

سخن پایانی

مدلسازی فرایند کسب و کار تکنیکی بسیار کاربردی در سازمان‌ها و کسب و کارهای موفق و پربازده محسوب می‌شود و ابزارها و روش‌های مختلفی نیز برای آن وجود دارند؛ نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPMS بهترین ابزار برای مدلسازی، بهینه‌سازی و خودکارسازی فرایندها در سازمان‌ها است و اتوماسیون کسب و کار فراگستر با بهره‌گیری از این نرم‌افزار به عنوان یکی از زیرسیستم‌های تخصصی خود، امکان مدیریت و مدلسازی فرایندها و پیاده‌سازی آسان آن‌ها در سازمان بر بستر یکپارچه و متمرکز اتوماسیون اداری را فراهم کرده است. برای دریافت اطلاعات بیشتر پیرامون قابلیت‌ها و کاربردهای این زیرسیستم تخصصی، حتما با مشاوران ما در تماس باشید.

سوالات متداول

آیا BPMS فراگستر را می توان جدای از اتوماسیون اداری تهیه کرد؟

خیر، سیستم اتوماسیون اداری فراگستر نرم افزاری یکپارچه و متمرکز است، که زیرسیستم‌های مختلف آن – مانند BPMS – بر بستر اتوماسیون اداری اجرا می‌شوند.

در بین انواع ابزارهای مدلسازی، کدام یک از همه بهتر است؟

راهکار مدلسازی نقشه های فرایند BPMN، که در سیستم‌های  BPMS مورد استفاده قرار می‌گیرد، بهترین ابزار برای مدلسازی فرایندها در سیستم‌های نرم‌افزاری است؛ سهولت طراحی، استفاده از نمادهای گرافیکی ساده و قابل فهم و همچنین انتعطاف‌پذیری بالای آن، موجب شده تا بهترین ابزار مدلسازی فرایند محسوب گردد.

آیا برای مدلسازی فرایند با ابزار BPMS به دانش برنامه نویسی نیاز است؟

هدف از توسعه نرم‌افزار BPMS، استفاده از کمترین دانش برنامه‌نویسی برای طراحی فرایندها است؛ در همین راستا، تا جای ممکن سعی شده که نیاز به دانش برنامه‌نویسی را کاهش داده، تا کاربران بتوانند طیف گسترده‌ای فرایندهای خود را با Drag&Drop المان‌های تصویری طراحی نمایند، اما برای طراحی فرایندهای پیچیده،  به کمی دانش برنامه‌نویسی و تعیین قوانین نیاز پیدا خواهید کرد.