بایگانی درگاه و دبیرخانه در اتوماسیون اداری فراگستر چگونه است ؟

زمان تقریبی مطالعه: 5 دقیقه

کاربر دبیرخانه تحت وب فراگستر میتواند نامه‌های داخل درگاه و نامه‌های موجود در فهرست نامه‌ها را در پوشه‌های بایگانی مرتبط با درگاه و دبیرخانه بایگانی نماید. نامه‌های بایگانی شده در درگاه را در بخش “بایگانی درگاه” و نامه‌های بایگانی شده در دبیرخانه را در فرم “بایگانی دبیرخانه” مشاهده نمایید.

۱- بایگانی درگاه

کاربر دبیرخانه میتواند نامه‌های داخل درگاه را بایگانی نماید.

برای انجام این مهم، نامه یا نامه‌های موردنظر از لیست نامه‌ها انتخاب کرده و بر روی دکمه “بایگانی” کلیک میکند. سپس فرمی همانند تصویر زیر باز میشود که در این فرم پوشه‌های بایگانی درگاه که به کاربر دبیرخانه دسترسی داده شده نمایش داده میشود و کاربر میتواند با انتخاب هرکدام از پوشه‌ها نامه را داخل آنها بایگانی کند.

کاربر دبیرخانه میتواند نامه‌های بایگانی شده در درگاه را در بخش “بایگانی درگاه ” مشاهده نماید.

برای انجام این کار پس از ورود به بخش “بایگانی درگاه” بر روی “انتخاب پوشه بایگانی” کلیک کرده و در پنجره باز شده پوشه مورد نظر را انتخاب کرده و سپس بر روی “تایید” کلیک کرده تا نامه‌های بایگانی شده در آن پوشه نمایش داده میشود.

۲- بایگانی دبیرخانه

کاربر دبیرخانه میتواند نامه‌های موجود در فهرست نامه‌ها را در پوشه‌های بایگانی مرتبط دبیرخانه بایگانی نماید. بمنظور انجام این کار کاربر نامه و یا نامه‌های موردنظر را از فهرست نامه‌ها انتخاب کرده و سپس بر روی دکمه “بایگانی” کلیک میکند. در این فرم پوشه‌های بایگانی مرتبط با دبیرخانه که کاربر به دبیرخانه دسترسی داده شده نمایش داده میشود و کاربر میتواند با انتخاب هرکدام از پوشه‌ها و کلیک بر روی دکمه”بایگانی”نامه را داخل آن پوشه بایگانی نماید.

برای مشاهده نامه‌های بایگانی شده در دبیرخانه کاربر کافیست وارد فرم “بایگانی دبیرخانه” شود. (مشابه تصویر ذیل)

کاربر دبیرخانه می‌تواند با انتخاب پوشه‌های بایگانی از درختواره سمت راست فرم، نامه‌های بایگانی شده در آنها را مشاهده نماید.

در کادر بالای پرونده‌های بایگانی امکان تایپ بخشی از عنوان پوشه بایگانی وجود دارد تا کاربر با وارد نمودن بخشی از عنوان و سپس کلیک بر روی دکمه با علامت ذره‌بین یا زدن دکمه Enter از صفحه کلید پرونده موردنظرش را پیدا نماید.