ایمیل یا اتوماسیون اداری؟ آیا ایمیل می‌تواند جایگزین مناسبی برای اتوماسیون اداری باشد؟

زمان تقریبی مطالعه: 9 دقیقه

مدیریت اصولی ارتباطات و سازماندهی آن‌ها، یکی از دغدغه‌های سازمان‌ها و کسب و کارها می‌باشد، که این دغدغه با استفاده از اتوماسیون اداری، بر طرف می‌گردد؛ اما بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها به جای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، از سامانه‌های ایمیل (مانند Gmail، Yahoo، Outlook و…) برای مدیریت مکاتبات و ارتباطات درون/برون سازمانی خود استفاده می‌کنند، که متاسفانه جایگزین مناسبی برای اتوماسیون اداری محسوب نمی‌شود، اما چرا جایگزین مناسبی نیست؟ برای یافتن پاسخ این سوال و سوالات دیگر، تا انتهای این مقاله از وبلاگ فراگستر، همراه ما باشید.

سازمان ها چرا از سامانه های مکاتباتی استفاده می کنند؟

سامانه‌های مکاتباتی مانند اتوماسیون اداری و ایمیل، هر دو با هدف مدیریت مکاتبات و برقراری ارتباط بین افراد مختلف طراحی و توسعه داده شده‌اند؛ سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف، برای مدیریت متمرکز و یکپارچه مکاتبات و ارتباطات درون/برون سازمانی خود، از نرم افزارها و سامانه‌های مکاتباتی مانند ایمیل یا اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند. اما همان‌طور که در ابتدا گفتیم، سامانه‌های ایمیل مانند Outlook و Gmail نمی‌توانند گزینه مناسبی برای رسیدن به این هدف باشند، زیرا به کمک اتوماسیون اداری و ابزارها و زیرسیستم‌های مختلفی که دارد، ابزار مناسب‌تری برای مدیریت یکپارچه و متمرکز مکاتبات درون/برون سازمانی است.

چرا ایمیل جایگزین مناسبی برای اتوماسیون اداری نیست؟

سامانه های ایمیلی مانند Outlook و Gmail با اینکه از سرعت و راحتی بالایی در ارسال مکاتبات الکترونیکی برخوردار است، اما ابزاری مناسب برای مدیریت مکاتبات سازمانی نیست، زیرا سازمان‌ها و کسب و کارها هنگام استفاده از ایمیل به عنوان سامانه مکاتباتی خود، با محدودیت‌ها و کمبود‌های مختلفی مواجه می‌شوند، که برخی از مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:

تصویر 1 – چرا ایمیل جایگزین مناسبی برای اتوماسیون اداری نیست؟

عدم امکان درج شناسه مکتوب برای مکاتبات

یکی از مهم‌ترین قسمت‌های هر نامه سازمانی، شناسه‌هایی است که برای آن تعریف شده‌اند و از طریق آن‌ها می‌توان نامه مورد نظر را جستجو و پیدا کرد و مورد استفاده قرار دارد؛ شناسه‌هایی مانند تاریخ، شماره اندیکاتور، شماره رهگیری و…). در ایمیل همچنین شناسه‌هایی به صورت خودکار برای مکاتبات ایجاد و ثبت نمی‌شوند، مگر اینکه کاربران به صورت دستی آن را در متن نامه وارد نمایند، که باز هم در این صورت در سامانه ایمیل قابل جستجو نخواهند بود.

اما با استفاده از سامانه اتوماسیون اداری، سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند با تعریف اندیکاتور و نحوه شماره‌دهی آن، شناسه‌های مختلفی را به صورت خودکار برای مکاتبات خود ایجاد و ثبت نمایند، شناسه‌هایی که قابل جستجو هستند و به کمک آن‌ها می‌توان مکاتبات مورد نظر را در کمترین زمان، پیدا نمود.

عدم امکان تعریف سربرگ در ایمیل

در سامانه اتوماسیون اداری، سازمان‌ها می‌توانند سربرگ‌های مختلفی را در سیستم ایجاد و ثبت نمایند و پس از تعیین دسترسی‌های کاربران، آن‌ها را در اختیار افراد سامان بگذارند، تا به راحتی و در کمترین زمان ممکن، به سربرگ‌های اداری و سازمانی دسترسی داشته باشند و برای مکاتبات اداری از آن‌ها استفاده کنند؛ اما این امکان در سامانه ایمیل وجود ندارد.

در بهترین حالت، سازمان‌هایی که از Outlook یا دیگر سامانه ایمیلی استفاده می‌کنند، باید سربرگ‌های خود را در قالب فایل Word در اختیار کاربران بگذارند، که این روش معایب مختلفی دارد؛ بعضی از آن‌ها عبارت‌اند از:

• تعیین سطح دسترسی کاربران به قالب‌های نامه وجود ندارد.
• در صورت انجام اصلاحات بر روی سربرگ‌ها، باید به صورت جداگانه برای کاربران ارسال شود.
• مدیریت متمرکزی بر روی قالب‌های نامه وجود ندارد.
• امکان بروز خطای انسانی و ایجاد تغییرات ناخواسته در قالب نامه وجود دارد.
• و…

عدم اتصال به سامانه های سازمان

به جز مدیریت مکاتبات، سازمان‌ها در سایر بخش‌های خود نیز از سامانه‌ها و نرم‌افزارهای مختلف استفاده می‌کنند؛ مانند سامانه مدیریت منابع انسانی، مدیریت مستندات و آرشیو اسناد، دبیرخانه و… . همان‌طور که می‌دانیم، مکاتبات درون/برون سازمانی باید در دبیرخانه ثبت شوند، شماره نامه دریافت کنند و سپس در صورت نیاز، در بایگانی سازمان، ثبت و نگه‌داری شوند.

در صورت استفاده از اتوماسیون اداری، امکان اتصال و یکپارچه‌سازی این نرم‌افزارها و سامانه‌ها وجود دارد و می‌توان فرآیندهای مرتبط با دبیرخانه، بایگانی و بخش‌های دیگر را به صورت خودکار انجام داد؛ اما ایمیل امکان اتصال به سامانه‌های سازمان را ندارد و ارسال مکاتبات به واحد دبیرخانه یا بایگانی، باید به صورت دستی انجام شود، که این امر موجب افزایش هزینه و هدر رفت زمان می‌گردد.

عدم امکان تعیین سلسله مراتب سازمانی و مکاتباتی

مکاتبات سازمانی دارای سلسله مراتب خاصی هستند و اعضای سازمان نباید خلاف سلسله مراتب اداری و چارت سازمانی، مکاتبه‌ای انجام دهند؛ در سامانه‌های ایمیل (مانند Outlook) امکان تعیین سلسله مراتب سازمانی برای مکاتبات وجود ندارد و هر فردی با در اختیار داشتن ایمیل فرد دیگر، می‌تواند با وی مکاتبه نماید.

تصویر 2 – تعریف چارت سازمانی و سلسله مراتب مکاتباتی

اما در اتوماسیون اداری، سازمان‌ها و کسب و کارها با تعریف چارت سازمانی، به راحتی قادر به پیاده‌سازی سلسله مراتب مکاتباتی هستند و همچنین می‌توانند دسترسی کاربران به انواع مکاتبات (عادی، محرمانه، فوق محرمانه و…) را نیز مدیریت کنند.

عدم امکان رهگیری و یا پس‌گیری مکاتبات

یکی از مهم‌ترین محدودیت‌هایی که سازمان‌ها طی استفاده از ایمیل با آن مواجه هستند، عدم امکان رهگیری مکاتبات و یا پس‌گیری آن‌ها می‌باشد. زمانی که ایمیلی ارسال می‌شود، دیگر امکان بازپس‌گیری آن وجود ندارد و همچنین، پس از ارسال آن، کاربران نمی‌توانند پیگیری‌های لازم را انجام دهند؛ اما در اتوماسیون اداری، علاوه بر امکان بازپس‌گیری و حذف مکاتبات، امکان پیگیری آنها و مشاهده ارجاعات بعدی و اقدام‌هایی که روی آن صورت گرفته نیز وجود دارد.

عدم امکان تعیین سطح دسترسی کاربران

تعیین و مدیریت سطح دسترسی کاربران و تامین امنیت مکاتبات در سامانه‌های ایمیل وجود ندارد و هر کس می‌تواند از خارج از سازمان به ایمیل افراد دسترسی داشته باشد و یا کاربران می‌توانند با هر فردی مکاتبات اداری انجام دهند؛ این امر موجب از بین رفتن نظم سازمانی و امنیت مکاتبات می‌گردد.

شایان ذکر است که در سامانه اتوماسیون اداری، تمامی دسترسی‌های کاربران قابل مدیریت می‌باشد و راهبران سیستم می‌توانند به سادگی دسترسی‌های مختلفی را برای کاربرانی خاص و یا برای واحد یا سمتی خاص، تعریف و مدیریت کنند.

عدم امکان استفاده از تگ ها به صورت خودکار

یکی از لازمه‌های تسهیل فرآیندهای مکاتباتی، استفاده از تگ‌های مختلف در قالب نامه و سربرگ می‌باشد؛ مانند تگ تاریخ، تگ آدرس سازمان، تگ شماره تماس، تگ شماره نامه، تگ تصویر امضا و… . در سامانه‌های ایمیلی، سازمان‌ها باید به صورت دستی تگ‌های مورد نظر را وارد کنند، زیرا پایگاه داده‌ای برای فراخوانی آن‌ها در اختیار ندارند و سامانه ایمیل نیز قابل اتصال به پایگاه‌های داده سازمان نیست.

سامانه‌های اتوماسیون اداری با اتصال به پایگاه‌های داده، امکان استفاده از تگ‌های اطلاعاتی بر روی قالب‌های نامه و مکاتبات و تکمیل خودکار آن‌ها را برای سازمان‌ها و کسب و کارها فراهم می‌کنند، تا فرآیند تکمیل و ارسال نامه در کمترین زمان و با بهترین کیفیت صورت بگیرد.

دشواری در ثبت نامه های وارده

بسیاری از نامه‌های وارده به سازمان‌ها و کسب و کارها به صورت فیزیکی هستند و باید آن‌ها را در سازمان به صورت الکترونیکی ثبت و به افراد مورد نظر ارجاع داد، اما سامانه ایمیل همچنین قابلیتی ندارد؛ به بیان دیگر سازمان‌ها و کسب و کارهایی که از سامانه ایمیل برای مدیریت مکاتبات اداری خود استفاده می‌کنند، شاید در بخش مکاتبات درون سازمانی – با وجود محدودیت های فوق – بتوانند کمی موفق ظاهر شوند، اما در بخش مکاتبات برون سازمانی، حتماً دچار مشکل خواهند شد.

خوشبختانه سامانه‌های اتوماسیون اداری، با اتصال به سامانه دبیرخانه، امکان ثبت و ارجاع نامه‌های وارده/صادره را برای سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف فراهم کرده‌اند.

اتوماسیون اداری فراگستر، بهترین ابزاری فراتر از مدیریت ارتباطات

اتوماسیون اداری فراگستر با در اختیار داشتن زیرسیستم‌های مختلف، علاوه بر مدیریت مکاتبات و ارتباطات، امکانات و قابلیت‌های دیگری را نیز در اختیار سازمان‌ها می‌گذارد؛ اما سامانه مکاتبات اداری فراگستر یا همان اتوماسیون اداری پایه فراگستر، چه امکاناتی دارد؟

برخی از قابلیت‌های زیرسیستم مکاتبات اداری اتوماسیون فراگستر عبارت‌اند از:

• مدیریت متمرکز تمامی مکاتبات در کارتابل مکاتبات
• مدیریت ایمیل، فکس، ECE و…
• امکان استفاده از فرم‌های الکترونیکی
• اتصال به نرم افزار دبیرخانه
• پیگیری آسان مکاتبات و مشاهده سیر ارجاعات
• قابلیت ایجاد گروه گیرندگان و مدیریت ارجاعات گروهی
• امکان گفتگوی سازمانی با نرم افزار چت سازمانی
• امکان مدیریت و ثبت بسته‌ها و مرسولات
• تعیین دسترسی کاربران به قالب‌های نامه، فرم‌ها، فرآیندها و…
• تهیه انواع گزارش به کمک نرم افزار گزارش ساز فراگستر
• پشتیبانی از قابلیت تبدیل گفتار به متن
• و…

شایان ذکر است که اتوماسیون اداری فراگستر دارای افزونه Outlook می‌باشد؛ با اتصال این افزونه به اتوماسیون اداری، تمامی مکاتباتی که وارد کارتابل اتوماسیون می‌گردد، به صورت خودکار وارد Outlook کاربران می‌شود و می‌توانند به صورت آفلاین مکاتبات خود را مطالعه کنند و پاسخ دهند.

برای آشنایی بیشتر با نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توانید با شماره 42623 (012) تماس بگیرید و یا با مراجعه به لینک زیر، نسخه دمو و رایگان اتوماسیون اداری فراگستر را دریافت نمایید و استفاده کنید.

تصویر 3 – نمایی از محیط کاربری اتوماسیون اداری فراگستر

مخلص کلام

در این مقاله به بررسی ایمیل به عنوان جایگزینی برای اتوماسیون اداری پرداختیم و همان‌طور که مطالعه کردید، سامانه‌های ایمیل جایگزین مناسبی برای اتوماسیون اداری نیستند، زیرا محدودیت‌ها و کمبود‌های مختلفی برای مدیریت متمرکز مکاتبات سازمانی و خودکارسازی آنها دارد.

سازمان‌ها و کسب و کارها برای مدیریت بهینه مکاتبات و ارتباطات درون/برون سازمانی خود، باید از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کنند. در صورت وجود هرگونه سوال پیرامون نرم افزارهای مدیریت مکاتبات و ارتباطات و همچنین کاربردهای اتوماسیون اداری، حتماً آن‌ها را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول

اتوماسیون اداری نسبت به ایمیل چه مزایایی دارد؟

برخلاف ایمیل که به عنوان یک ابزار ارتباطی و ارسال پیام به کار می‌رود، اتوماسیون اداری به صورت یک راهکار جامع برای مدیریت کلیه فعالیت‌های اداری شامل مدیریت مکاتبات، مدیریت راه‌های ارتباطی، وظایف، پروژه‌ها، فرآیندهای کاری و گزارش‌دهی و… استفاده می‌شود.

آیا اتوماسیون اداری برای کسب و کارهای کوچک هم مناسب است؟

بله، در واقع کسب و کارهای کوچک ممکن است به دلیل محدودیت های مالی و منابع انسانی، به مدیریت بهینه فرآیندهای کاری خود نیاز داشته باشند و استفاده از اتوماسیون اداری، به کسب و کارهای کوچک کمک می‌کند تا علاوه بر مدیریت متمرکز مکاتبات و ارتباطات، فرآیندهای کاری خود را نیز بهبود بخشند و به صورت خودکار اجرا کنند.

استفاده از ایمیل به جای اتوماسیون اداری چه مشکلاتی در بر دارد؟

• عدم امکان مدیریت متمرکز مکاتبات
• عدم یکپارچگی میان سامانه‌های سازمان
• کاهش بهره‌وری و عدم صرفه‌جویی در زمان
• عدم امکان تعیین سطح دسترسی کاربران
• عدم امکان تعیین سلسله مراتب مکاتباتی و چارت سازمانی
• و…