انواع نامه ها در اتوماسیون اداری فراگستر

زمان تقریبی مطالعه: 10 دقیقه

نامه اداری ابزاری برای برقراری ارتباط رسمی در درون و بیرون سازمان می‌باشد و حاوی موضوعاتی اداری و رسمی است؛ دسته‌بندی‌ها و انواع مختلفی از نامه‌های اداری در سازمان‌ها نگارش و ارسال می‌گردند و اتوماسیون اداری به عنوان ابزاری برای تسهیل و تقویت ارتباطات درون/برون سازمانی، باید قابلیت نگارش و مدیریت انواع مختلف نامه‌های اداری را داشته باشد.

در این مقاله به منظور آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر و قابلیت‌ها و امکانات آن، به معرفی و بررسی انواع نامه ها در اتوماسیون اداری فراگستر می‌پردازیم؛ برای کسب اطلاعات بیشتر و آشنایی با انواع نامه‌های اداری، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.

انواع نامه اداری در اتوماسیون فراگستر کدامند؟

همان‌طور که در ابتدا اشاره کردیم، نامه های اداری به روش‌های مختلفی دسته‌بندی می‌شوند؛ در ادامه نامه‌های اداری را بر اساس فاکتورهای مختلفی دسته‌بندی می‌کنیم:

انواع نامه های اداری بر اساس سطوح سازمانی

از منظر سطوح ارتباطی، نامه های اداری به دو دسته درون سازمانی و برون سازمانی تقسیم می‌شوند.

نامه‌های درون سازمانی یا همان نامه های داخلی،به نامه‌های اداری گفته می‌شود که درون یک سازمان، از فردی به فرد دیگر یا از واحدی به واحد دیگر ارسال/دریافت می‌گردد؛ نامه های برون سازمانی – شامل نامه های صادره و وارده – ، به نامه‌هایی گفته می‌شود که گیرنده یا فرستنده آن‌ها فردی در خارج از سازمان است و یا نامه‌هایی که گیرنده/فرستنده آن‌ها سازمان دیگری می‌باشد. به بیان دیگر، فرستنده و گیرنده نامه‌های درون سازمانی (داخلی)، افراد خود سازمان هستند و فرستنده/گیرنده نامه‌های برون سازمانی (صادره و وارده)، افراد یا سمت‌هایی خارج از سازمان شما می‌باشند.

شایان ذکر است که نامه های داخلی نیز بر اساس سلسله مراتب و چارت سازمانی، به 5 دسته تقسیم می‌شوند:

1. نامه بین دو واحد هم سطح در یک سازمان: برای ارتباط و هماهنگی میان واحدهای داخلی.
2.  نامه واحد بالاتر به واحد پایین تر: حاشیه نویسی بر روی نامه های وارده که در پی آن اقدامی باید انجام گیرد.
3. نامه از واحد پایین تر به واحد بالاتر: ارائه گزارش کار، درخواست و تقاضا.
4.  نامه یک کارمند به واحد اداری: ارائه گزارش ماموریت ، درخواست و تقاضای( اشتغال به کار، کسر حقوق، وام و…).
5. نامه واحد اداری به کارمند: احکام ماموریت؛ تشویق‌نامه‌ها، توبیخ نامه‌ها، پاسخ درخواست های کارمند.

بیشتر بدانیم: راهنمای نگارش نامه اداری

برخی از انواع نامه‌های درون سازمانی و برون سازمانی عبارت‌اند از:

• ابلاغ وظایف و دستورات
• دعوت به جلسه و صورت‌جلسه
• درخواست مرخصی
• درخواست اضافه کاری
• ارسال گزارش کار
• درخواست کالا و تجهیزات
• ابلاغ تغییرات سازمانی
• درخواست استعلام
• اطلاعیه های سازمانی
• پیشنهاد همکاری تجاری
• درخواست ارائه قیمت و پیش‌فاکتور
• تشکر از همکاری
• درخواست اعتبارنامه بانکی
• تذکر به سازمان‌ها و ارگان‌های زیرمجموعه
• و…

انواع نامه های اداری بر اساس قالب نامه

نامه‌های اداری بر اساس ساختار و قالبی که دارند نیز به انواع مختلفی تقسیم می‌شوند؛ برخی از انواع نامه های اداری بر اساس قالب عبارت‌اند از:

• نامه اداری
• فرم
• گزارش
• صورت‌جلسه
• حکم
• بخشنامه
• دستورالعمل
• آگهی، اطلاعیه
• احکام اداری
• و…

بیشتر بدانیم: 7 نکته برای رعایت ساختار نامه اداری

انواع نامه های اداری بر اساس متن یا ماهیت موضوع

یکی دیگر از فاکتورها و مشخصه‌های دسته‌بندی نامه های اداری، درون مایه و محتوای این نامه‌ها محسوب می‌شود؛ نامه های اداری – اعم از درون سازمانی یا برون سازمانی – بر اساس نوع محتوا به چند دسته تقسیم می‌گردند، که عبارت‌اند از:

1- نامه های خبری: اطلاع‌رسانی، اعلام نتایج کارها، اعلام نتیجه استعلام و… .

2- نامه های بازدارنده: جلوگیری و بازداشتن از انجام یا ادامه کار و فرایندی در سازمان.

3- نامه های درخواستی: نامه‌هایی حاوی درخواست یا تقاضا، برای ارسال به سطوح مدیریتی بالاتر.

4- نامه های هماهنگی: هماهنگی کارها و پروژه‌ها، اطلاع از بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌ها.

5- نامه های دستوری: دستور یا ابلاغ انجام کاری از سطوح مدیریتی بالاتر به سطوح پایین‌تر.

بیشتر بدانیم: انواع ماهیت‌های نامه اداری کدم‌اند؟

انواع نامه های اداری بر اساس درجه امنیت و اهمیت

سطوح مدیریتی و دسترسی مختلفی در سازمان‌ها وجود دارند، که هر کدام از آن‌ها به سطوح خاصی از مکاتبات و مستندات دسترسی دارند؛ در همین راستا، نامه‌های اداری را بر اساس درجه امنیت و اهمیت نیز می‌توان به انواع مختلفی تقسیم کرد. برخی از انواع نامه های اداری بر اساس درجه امنیت عبارت‌اند از:

1- نامه های عادی : نامه هایی که از درجه امنیتی و اهمیت پایینی برخوردار هستند؛ اغلب نامه‌های اداری در دسته نامه‌های عادی قرار می‌گیرند و گردش کار آن‌ها به صورت عادی در سازمان صورت می‌گیرد.

2- نامه های طبقه بندی شده : نامه های طبقه بندی شده به نامه‌هایی می‌گویند که از لحاظ امنیتی و اهمیت، بالاتر و مهم‌تر از نامه‌های عادی محسوب می‌شوند؛ انواع نامه‌های طبقه بندی شده عبارت‌اند از:

• محرمانه
• خیلی محرمانه
• سرّی
• تمام سرّی

انواع نامه های اداری بر اساس نوع اقدام

نامه های اداری بر اساس نوع اقدامی که دارند، به دو دسته نامه های عادی و نامه‌های فوری تقسیم‌بندی می‌شوند؛ نامه‌های عادی که بیشترین حجم نامه‌نگاری اداری را تشکیل می‌دهند، مسیر ارتباطی خود را از مبدا تا مقصد وبر عکس به صورت عادی طی می کنند.

نامه‌های فوری یا همان نامه های اقدام دار، نامه‌هایی هستند که گیرندگان باید بر اساس نوع اقدام نامه‌ها، در سریع‌ترین زمان ممکن، به آن‍ها رسیدگی کنند. نامه‌های فوری بر اساس اهمیت اقدام، به چند دسته تقسیم می‌شوند:

• نامه های فوری (حداکثر تا 48 ساعت رسیدگی شوند)
• نامه های خیلی فوری (حداکثر تا 24 ساعت رسیدگی شوند)
• نامه های اقدام سریع یا آنی (رسیدگی به محض دریافت نامه)

یک نامه اداری چه ویژگی ها و مشخصه هایی دارد؟

نامه اداری یا سازمانی ظاهر و ساختاری کمی متفاوت با نامه‌های عادی دارد؛ یک نامه اداری از چند بخش اصلی سربرگ (Header)، بدنه نامه (مقدمه، متن اصلی یا درخواست اصلی، نتیجه گیری یا پایان نامه) و پابرگ (Footer) تشکیل شده است.

در بخش سربرگ اطلاعاتی مانند موضوع نامه، تاریخ تهیه نامه، شماره نامه، لوگوی سازمان، پیوست و… درج می‌شود؛ در بخش بدنه نامه اطلاعاتی مانند عنوان گیرنده، عنوان موضوع، مقدمه، متن اصلی، نتیجه‌گیری و… می‌باشد؛ در بخش پابرگ (Footer) اطلاعاتی مانند نام و نام خانوادگی فرستنده، امضای فرستنده، سمت فرستنده، رونوشت گیرندگان و… درج می‌گردد.

به‌طور خلاصه مهم‌ترین مشخصه‌ها و ویژگی‌های یک نامه اداری عبارت‌اند از:

• شماره نامه
• تاریخ تهیه
• عنوان یا موضوع نامه
• عنوان گیرنده و فرستنده
• نام، سمت و امضای فرستنده
• درج لوگو یا نماد سازمان
• رعایت ضوابط نامه‌نگاری رسمی و اداری
• رونوشت گیرندگان
• نشانی فرستنده
• و…

اجزای اصلی و مشخصه های یک نامه اداری

اتوماسیون فراگستر چه امکاناتی برای مدیریت انواع نامه ها در اتوماسیون اداری دارد؟

همان‌طور که باهم مطالعه کردیم، نامه‌های اداری بر اساس فاکتورهای مختلفی در دسته‌بندی‌های جداگانه‌ای قرار می‌گیرند؛ اتوماسیون اداری فراگستر با هدف مدیریت صفر تا صد مکاتبات و ارتباطات درون/برون سازمانی، امکانات و قابلیت‌های مختلفی را برای نگارش و ارسال انواع نامه‌ها و مکابتات اداری در اختیار سازمان‌ها قرار داده است. برخی از قابلیت‌ها و امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر در مدیریت مکاتبات و نامه های اداری عبارت‌اند از:

کارتابل و گردش مکاتبات

با ورود به کارتابل و گردش مکاتبات، می‌توانید تمامی انواع نامه‌هایی که در کارتابل خود دریافت کرده‌اید – اعم از داخلی، صادره و وارده – را مشاهده کنید؛ همچنین با استفاده از ابزار جستجو، از طریق مشخصه‌های مختلفی – مانند شماره نامه، موضوع نامه، نوع نامه، گیرنده و فرستنده نامه و… – نامه‌ها و مکاتبات مورد نظر خود را به سادگی پیدا نمایید. شایان ذکر است که در این زیرسیستم می‌توانید با توجه به سطح دسترسی سازمانی خود، نامه‌ها را پاراف‌نویسی کنید و آن‌ها را به افراد مورد نظر خود ارجاع دهید؛ همچنین این سامانه امکان دریافت خودکار نامه‌ها و پیگیری گردش آنها را نیز برای شما فراهم می‌کند.

محیط کاربری کارتابل و گردش مکاتبات فراگستر

استفاده از نمادها در کارتابل مکاتبات اتوماسیون فراگستر برای تشخیص سریع مشخصات نامه ها

در این محیط کاربری، مشخصات نامه‌ها به کمک نمادهای مختلف نشان داده می‌شوند. برخی از نمادهای موجود در اتوماسیون فراگستر برای تشخیص سریع مشخصات نامه عبارت‌اند از:

• نامه وارده
• نامه داخلی
• نامه صادره
• نامه دارای پیوست
• نامه دارای سند
• نامه اقدام دار
• نامه جهت پیگیری
• نامه محرمانه
• نامه مرتباط
• و…

به کمک این نمادها می‌توانید در کمترین زمان ممکن نوع نامه را تشخیص دهید برای رسیدگی به آن برنامه‌ریزی و اقدام کنید.

نمادهای موجود در اتوماسیون فراگستر برای تشخیص مشخصات نامه ها

دبیرخانه تخصصی

زیرسیستم دبیرخانه تخصصی فراگستر امکان مدیریت متمرکز نامه‌های برون سازمانی (صادره / وارده) و درون سازمانی (داخلی) در محیطی یکپارچه با اتوماسیون و کارتابل مکاتبات برای شما فراهم شده است؛ با استفاده از زیرسیستم دبیرخانه تخصصی می‌توانید فرایندهایی مانند شماره‌گذاری خودکار نامه‌ها، تعیین زمانبندی ارسال، مدیریت نامه‌های برون سازمانی، ثبت و مدیریت مرسولات و بسته‌های پستی و بسیاری دیگر از وظایف واحد دبیرخانه را به سادگی انجام دهید.

بایگانی شخصی و سازمانی

در اتوماسیون فراگستر می‌توانید از قابلیت بایگانی سازمانی و شخصی برای دسته‌بندی نامه‌های خود استفاده کنید؛ علاوه بر دسته‌بندی‌هایی که توسط راهبر سیستم در بخش بایگانی سازمانی وجود دارند، امکان ایجاد دسته‌بندی‌های دیگر در بخش بایگانی شخصی برای شما فراهم شده است.

طراحی قالب نامه

یکی از مهم‌ترین قابلیت‌ها و امکانات اتوماسیون اداری فراگستر، امکان طراحی قالب نامه و استفاده از آن برای نگارش و ارسال انواع نامه های اداری و سازمانی می‌باشد؛ در بخش طراحی قالب نامه، می‌توانید لوگوی سازمان، تگ‌های اطلاعاتی (مانند تاریخ، عنوان گیرنده، شماره نامه و…)، متن آماده و دیگر جزئیات نامه ها را شخصی‌سازی کنید.

برخی از نمونه قالب های نامه در زیرسیستم مدیریت مکاتبات فراگستر

طراحی انواع فرم های الکترونیکی

علاوه بر قالب نامه، می‌توانید درخواست‌های مختلف را به کمک زیرسیستم فرم ساز فراگستر، در قالب فرم های الکترونیکی طراحی کنید و در کارتابل مکاتبات به اشتراک بگذارید تا کارکنان سازمان به راحتی به فرم‌های مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند؛ مانند فرم درخواست مرخصی، فرم درخواست اضافه کار، فرم درخواست کالا و… .

برخی از نمونه فرم های آماده شده در زیرسیستم مدیریت مکاتبات فراگستر

تایید و امضای الکترونیکی نامه ها

بسیاری از مکاتبات و نامه‌های اداری نیاز به تایید سلسله مراتبی و امضا دارند؛ اتوماسیون اداری فراگستر امکان تعریف سیر تاییدات سلسله مراتبی و درج امضای الکترونیکی نامه‌های اداری را برای سازمان‌ها و کسب و کارها ایجاد کرده است. با استفاده از این قابلیت، برای نامه‌ها و درخواست‌های مختلف می‌توانید جریان کار و مسیر اخذ تاییدات و امضا طراحی نمایید، تا درخواست‌ها و مکاتبات به صورت خودکار در سازمان به گردش در بیایند.

تایید و امضای الکترونیکی نامه ها

برای کسب تجربه کار با نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر و مدیریت مکاتبات اداری با این سامانه، می‌توانید با کلیک بر روی لینک زیر، نسخه دموی رایگان این نرم افزار را در اختیار داشته باشید و از قابلیت‌ها و امکانات آن استفاده کنید.

سخن پایانی

در این مقاله به معرفی و بررسی انواع نامه ها در اتوماسیون اداری فراگستر پرداختیم و همچنین برخی از قابلیت‌ها و امکانات اتوماسیون فراگستر برای مدیریت انواع نامه ها را نیز باهم بررسی کردیم. امیدواریم که اطلاعات مفیدی از مطالعه این مقاله به دست آورده باشید. در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که پذیرای سوالات شما در بخش نظرات هستیم؛ هر سوالی که در ذهن شما بی پاسخ مانده، حتما در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول

نامه های اداری به چند دسته تقسیم می‌شوند؟

نامه های اداری بر اساس فاکتورها و شاخص‌های مختلفی دسته بندی می‌شوند؛ به طور کلی چندین نوع دسته‌بندی نامه اداری وجود دارد که عبارت‌اند از:

انواع نامه های اداری بر اساس سطوح سازمانی: درون سازمانی (داخلی) و برون سازمانی (صادره / وارده).

انواع نامه های اداری بر اساس قالب نامه: سند داخلی، فرم، گزارش، صورت‌جلسه، حکم، بخشنامه، دستورالعمل، آگهی، اطلاعیه، احکام اداری و… .

انواع نامه های اداری بر اساس متن یا ماهیت موضوع: نامه های خبری، نامه های بازدارنده، نامه های درخواستی، نامه های هماهنگی، نامه های دستوری و… .

انواع نامه های اداری بر اساس درجه امنیت و اهمیت: نامه های عادی . نامه های طبقه بندی شده (محرمانه، فوق محرمانه، سری، تمام سری).

انواع نامه های اداری بر اساس نوع اقدام: نامه های عادی و نامه های اقدام دار یا فوری (فوری، خیلی فوری و اقدام سریع یا آنی).

تفاوت نامه درون سازمانی و نامه برون سازمانی چیست؟

نامه های درون سازمانی (داخلی) نامه‌هایی هستند گیرنده و فرستنده آنها درون سازمان قرار دارند، اما نامه های برون سازمانی (صادره و وارده) نامه‌هایی هستند که گیرنده یا فرستنده آنها (افراد یا سازمان‌ها) در خارج از سازمان قرار دارند.

فرق نامه های درخواستی با نامه های خبری چیست؟

همان‌طور که از اسمشان پیداست، نامه های درخواستی آن دسته از نامه‌هایی هستند که با هدف درخواست انجام کاری نگارش و ارسال می‌شوند؛ نامه های درخواستی می‌توانند از یک سمت بالاتر به سمتی پایین‌تر (در قالب دستور و ابلاغیه) و یا از سمتی پایین‌تر به سمتی بالاتر (در قالب درخواست) ارسال گردند. شایان ذکر است که نوع لحن و نگارش نامه‌های اداری با توجه به سمت گیرنده و فرستنده باهم تفاوت دارند. نامه های خبری نیز آن دسته از نامه‌هایی هستند که با هدف اطلاع‌رسانی و اشتراک‌گذاری اطلاعات نگارش و ارسال می‌شوند؛ نامه‌های خبری می‌توانند شامل اطلاع‌رسانی از تغییر خط مشی سازمان، یادآوری و پیگیری کارها، تقدیر و تشکر و… باشند.