امکان ارجاع خاص گروهی در اتوماسیون اداری فراگستر

زمان تقریبی مطالعه: 2 دقیقه

یکی از قابلیت‌های جدید نسخه 7 اتوماسیون اداری فراگستر، قابلیت ارجاع خاص گروهی است. این قابلیت به راهبران سیستم امکان می‌دهد تا به گروهی از افراد این اجازه را بدهند که خارج از محدودیت های دسترسی سلسله مراتبی، با یکدیگر مکاتبه داشته باشند. برای آشنایی با این قابلیت با همراه باشید.

برای مشاهده نحوه کار با این قابلیت می‌توانید ویدئوی زیر را مشاهده کنید:

برای اینکه تعریف دقیقی از قابلیت ارجاع خاص گروهی در اتوماسیون اداری فراگستر داشته باشید، ابتدا لازم است تا با مفهوم “ارجاع خاص” آشنا شوید.

قابلیت ارجاع خاص یکی از قابلیت‌های اتوماسیون اداری فراگستر است که به کاربر دسترسی خاص و خارج از سلسله مراتب سازمانی برای مکاتبه با یکی دیگر از اعضای سازمان می‌دهد. یعنی مثلاً کارشناس یک سازمان (یا واحد سازمانی) با داشتن یک دسترسی ویژه و خاص می‌تواند نامه‌های خود را به مدیر یک سازمان دیگر (یعنی مدیری که به وی مستقیماً دسترسی ندارد) یا یک واحد سازمانی دیگر ارجاع بدهد. امکانی که در صورت روشن بودن گزینه سلسله مراتبی در سیستم عملاً وجود ندارد. بنابراین برای انجام این نوع مکاتبات نیاز به استفاده از قابلیت ارجاع خاص است.

اما مشکل اینجاست که برای اعطای دسترسی “ارجاع خاص”، راهبر سیستم باید از فرم ارجاع خاص در قسمت زیرساخت اتوماسیون، به صورت مجزا برای افراد اقدام کرده و میان واحدهای سازمانی آنها دسترسی ایجاد کند. اینجاست که قابلیت “ارجاع خاص گروهی” به کار می‌آید.

اگر راهبر نخواهد برای دادن دسترسی ارجاع خاص به هر یک از افراد، هر بار از فرم ارجاع خاص استفاده کند، می‌تواند با قابلیت ارجاع خاص گروهی، یک گروه تشکیل دهد که اعضای آن گروه بطور پیش فرض به هم دسترسی ارجاع داشته باشند.

برای اعطای این دسترسی، راهبر باید مراحل زیر را طی کند:

قدم اول:

ابتدا باید وارد قسمت زیر ساخت اتوماسیون شده و روی گزینه ارجاع خاص گروهی کلیک کند.

قدم دوم:

در قدم بعدی، در پنجره‌ای که باز می‌شود یک (یا چند گروه) ساخته و افراد مورد نظر خود را عضو آن گروه‌ها کنید. بطور پیش فرض اعضای هر یک از این گروه‌ها به یکدیگر دسترسی ارجاع خاص خواهند داشت.

به همین سادگی!