فراگستر چگونه امنیت اطلاعات در سیستم‌های اتوماسیون اداری را تضمین می‌کند؟

زمان تقریبی مطالعه: 9 دقیقه

در حال حاضر سیستم‌های اتوماسیون اداری در سازمان‌ها‌، بهترین ابزار برای انتقال سریع اطلاعات در کمترین زمان به دورترین نقاط و مراکز و شعب سازمان‌ها در شهرها و اقصی نقاط کشور است و همین عامل باعث گسترش روزافزون استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و ادارات دولتی و شرکتهای خصوصی و تعدد کاربران استفاده کننده از این سیستم شده است. این حجم عظیم تبادل داده و اطلاعات حساس و محرمانه در سازمان‌ها و نقش اتوماسیون اداری در امور جاری آنها، باعث شده امنیت نقش مهمی در نرم‌افزار اتوماسیون اداری داشته باشد، بطوری که همواره در سازمان‌ها نگرانی‌هایی در مورد امنیت اطلاعات در این سیستم‌ها و حفاظت از آنها در برابر تهدیدات سایبری وجود دارد که باید بطور جدی مورد توجه قرار گیرد.

در این مقاله، سعی داریم ابتدا بطور خلاصه ولی کاربردی، به بررسی اهمیت و چالش‌های موجود در حوزه امنیت اطلاعات در سیستم‌های اتوماسیون اداری و راهکارهای مقابله با آن‌ها بپردازیم و سپس امکانات و استانداردهای امنیتی که بطور ویژه در نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر تعبیه شده تا سازمان‌های بهره‌بردار بتوانند با رعایت و استفاده از آنها ضریب امنیت در استفاده از این سیستم را بالا ببرند؛ بیان می‌کنیم.

چالش‌های امنیت اطلاعات در سیستم‌های اتوماسیون اداری و راهکارهای مقابله با آنها

قبل از اینکه بخواهیم به بحث چالش‌های امنیتی بپردازیم باید به این نکته توجه ویژه شود که حفظ امنیت اطلاعات در سیستم‌های اتوماسیون اداری، یک فرآیند مداوم و مستمر است که نیازمند توجه همه‌جانبه به جنبه‌های مختلف نرم‌افزار، پایگاه داده، سیستم عامل، زیرساخت‌های فنی سرور و شبکه و همچنین سیاست‌های امنیتی سازمان است.

یکسری چالش‌ها، موانع و مشکلاتی وجود دارد که سازمان‌ها در راه برقراری امنیت اطلاعات با آن‌ها مواجه می‌شوند. این چالش‌ها ممکن است ناشی از عوامل فنی (مانند آسیب‌پذیری‌های نرم‌افزاری و سخت افزاری)، انسانی (مانند خطاهای کاربری) یا محیطی (مانند تهدیدات سایبری) باشند.

از جمله مهمترین چالش‌های امنیتی در اتوماسیون اداری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

حجم بالا و تنوع داده‌های حساس

سیستم‌های اتوماسیون اداری با حجم عظیمی از داده‌های ساختاریافته و غیرساختاریافته سروکار دارند که از منابع مختلفی ثبت و جمع‌آوری می‌شوند. از اطلاعات شخصی کارمندان و مشتریان گرفته تا مکاتبات و قراردادها و اسناد محرمانه تجاری، همه این داده‌ها در معرض تهدید قرار دارند. این حجم و تنوع، مدیریت و حفاظت از داده‌ها را به شدت پیچیده می‌کند و در صورت نشت این اطلاعات، می‌تواند منجر به جریمه‌های سنگین و از دست دادن اعتماد مشتریان شود و آسیب جدی به اعتبار سازمان وارد کند.

راهکار: نظارت و ثبت تمام فعالیت‌های کاربران و سیستم‌ها (Logging and Auditing)، طبقه‌بندی داده‌ها براساس حساسیت آنها، تعریف سطوح دسترسی متفاوت و رمزنگاری داده‌های حساس براساس الگوریتم‌های قوی، به شناسایی فعالیت‌های مشکوک و بررسی نقض‌های امنیتی کمک می‌کند.

دسترسی غیرمجاز

یکی از چالش‌های اساسی، جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به داده‌های حساس است. اگر سیستم اتوماسیون اداری به درستی پیکربندی نشود و دسترسی‌های مناسب برای کاربران تعریف نشود، افراد غیرمجاز ممکن است به اطلاعات حساس دسترسی پیدا کنند.

راهکار: کنترل دقیق دسترسی، احراز هویت قوی و استفاده از روش‌های احراز هویت دو یا چند عاملی برای کاهش این خطر ضروری هستند.

خطاهای انسانی

در یک سازمان، اتوماسیون اداری جزو معدود نرم‌افزارهای سازمانی است که کاربر زیادی دارد و به عنوان یک ابزار مشترک و یکپارچه برای همه بخش‌ها و واحدها استفاده می‌شود و اکثر کارمندان به آن دسترسی دارند. لذا هر چه تعداد کاربر یک نرم‌افزار بیشتر باشد، احتمال خطای انسانی و سوء استفاده از آن هم بیشتر می‌شود.

از طرفی باتوجه به ماهیت تحت وب بودن این سیستم‌ها و امکان دسترسی به سیستم از هر نقطه با استفاده از اینترنت و تلفن همراه، سطح دسترسی ها گسترش پیدا کرده و مدیریت آنها را پیچیده‌تر می‌کند.

خطاهای انسانی مانند اشتراک‌گذاری رمز عبور، استفاده از رمزهای عبور ضعیف و عدم رعایت سیاست‌های امنیتی، یکی از دلایل اصلی رخدادهای امنیتی است.

راهکار: تعیین سیاست‌های امنیتی قوی و جامع در سازمان و اجرا و بکارگیری آنها در سیستم و همزمان با آن ارائه آموزشهای لازم به کاربران مبنی بر درک اهمیت امنیت اطلاعات و پیروی از سیاست‌های امنیتی سازمان مثل انتخاب رمز عبور قوی برای ورود به سیستم

چالش‌های امنیت اطلاعات در سیستم‌های اتوماسیون اداری و راهکارهای مقابله با آنها

زیرساخت‌های قدیمی و ضعیف

بسیاری از سازمان‌ها از زیرساخت‌های قدیمی و منسوخ شده استفاده می‌کنند که دارای آسیب‌پذیری‌های امنیتی زیادی هستند.

راهکار: بروزرسانی زیرساخت ها و جایگزینی آنها با زیرساخت های جدید و امن

تهدیدات سایبری

هکرها بطور فزاینده ای ممکن است با هدف سرقت اطلاعات حساس، اخاذی یا ایجاد اختلال در فعالیت‌های سازمان، به سیستم‌های اتوماسیون اداری حمله کنند. این حملات می‌توانند شامل حملات فیشینگ، نفوذ بدافزارها و تروجان‌ها به سیستم، حملات DDoS و سایر تکنیک‌های پیشرفته باشند.

راهکار: از فایروال‌های قوی برای محافظت از شبکه سازمان در برابر حملات خارجی استفاده کنید و به صورت منظم نرم‌افزارها و سیستم عامل را به‌روزرسانی کنید تا آسیب‌پذیری‌های موجود برطرف شوند. همچنین به کاربران آموزش‌های کافی داده شود تا با تهدیدات سایبری آشنا شوند و از کلیک کردن روی لینک‌های مشکوک بخصوص در ایمیل‌ها خودداری کنند.

پشتیبان گیری از داده‌ها

یکی دیگر از چالش‌های امنیتی در اتوماسیون اداری، تهیه نسخه پشتیبان از تمام داده‌های مهم سازمان به ویژه بانک‌های اطلاعاتی است. اگر از نسخه‌های پشتیبان به درستی محافظت نشود و یا در زمان تهیه بکاپ، سرور آلوده به بدافزار باشد، مسلما در شرایط حساس، بازیابی نسخه پشتیبان با مشکل مواجه می‌شود و میتواند منجر به از دست رفتن اطلاعات مهم شود.

راهکار: ذخیره نسخه‌های پشتیبان بر روی هارد دیسک سرور کافی نیست و باید حتما بصورت منظم و خودکار آنها را در محل مطمئن دیگری نیز کپی نمایید، زیرا در صورت بروز مشکلات سخت‌افزاری برای هارد دیسک سرور یا آلودگی به باج افزارها و یا حوادثی مانند سرقت و آتش سوزی، کل اطلاعات روی هارد دیسک داخلی و احتمالا هارد دیسک‌های اکسترنال متصل به سرور را از دست خواهید داد. یکی از گزینه‌ها، کپی اطلاعات بصورت فشرده و رمزنگاری شده بر روی یک فضای FTP موجود در یک دیتاسنتر است.

تضمین امنیت اطلاعات در نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر بعنوان یک راهکار تحت وب چگونه است؟

همانطور که قبلا عنوان شد برای محافظت از اطلاعات سازمان در برابر حملات سایبری و نفوذها، باید نرم‌افزارها و سیستم‌های اطلاعاتی به گونه‌ای طراحی و مدیریت شوند که در برابر نفوذ مقاوم باشند. این کار نیازمند رعایت اصول و استانداردهای امنیتی در تمام بخش‌های سیستم، از جمله نرم‌افزار، پایگاه داده، شبکه و زیرساخت‌های فنی و همچنین عوامل محیطی و فیزیکی است.

به عبارت ساده‌تر، امنیت اطلاعات مثل ساختن یک قلعه محکم است. هر قسمت از این قلعه (نرم‌افزار، سخت‌افزار، شبکه و …) باید به اندازه کافی قوی باشد تا در برابر حملات مهاجمان مقاومت کند.

از طرف دیگر مقاوم‌سازی و حفظ امنیت اطلاعات، یک مسیر است و نه یک مقصد، لذا در تمام دوره حیات یک نرم‌افزار، می‌بایست رویکرد جامع امنیتی در لایه‌های مختلف را مورد توجه و دقت ویژه قرار گیرد. (یعنی بطور مرتب باید از قلعه خود مراقبت کنیم)

در تصویر زیر شمای کلی معماری امنیتی نرم‌افزار اتوماسیون کسب و کار فراگستر به همراه استانداردهای لازم جهت مقاوم‌سازی سایر حوزه‌های مرتبط ارائه گردیده است.

معماری امنیتی نرم‌افزار اتوماسیون کسب و کار فراگستر

نرم‌افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر، بطور مستمر در حوزه تست نفوذ بر مبنای استاندارد امنیتی OWASP، توسط تیم‌های داخلی و آزمایشگاه‌های معتبر مورد ارزیابی قرار دارد و الزامات اهداف امنیتی تعریف شده پیوسته جهت اطمینان از صحت عملکرد‌های امنیتی بروزسانی می‌گردند.

در همین راستا اتوماسیون اداری فراگستر سال‌هاست با رعایت تمامی استانداردهای لازم امنیتی و گذراندن مراحل مختلفی از تست نفوذ و آزمونهای فنی نرم‌افزار، موفق به اخذ انواع گواهینامه‌های امنیتی لازم از مراجع معتبر نظیر افتا (سازمان فناوری اطلاعات ایران و امنیت فضای تولید و تبادل اطلاعات) گردیده و یک نرم‌افزارکاملا امن به حساب می‌آید ولی قطعا یک نرم‌افزار امن، اگر در یک محیط غیر امن، استفاده شود، همیشه غیر امنه!

گواهینامه افتا

قوانین و اقدامات امنیتی پیاده‌سازی شده در سطح نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر

فراگستر علاوه بر اخذ گواهینامه افتا، در نرم‌افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر (اتوماسیون کسب وکار) ویژگی‌ها و امکانات استانداری در حوزه امنیت اطلاعات تعبیه کرده تا سازمان‌های بهره بردار بتوانند با رعایت و استفاده از آنها، ضمن بالا بردن ضریب امنیت در استفاده از این نرم‌افزار از بسیاری از تهدیدهای سایبری در سطح نرم‌افزار جلوگیری نمایند.

– شناسایی و احراز هویت کاربران (Identification and Authentication)

• • مدیریت صحیح رمزهای عبور (تعیین الگوی پیچیدگی)
  • فعالسازی کد کپچا (captcha)در صفحه ورود
  • هویت سنجی دو مرحله‌ای
  • مدیریت مجوزها و دسترسی های کاربری
  • مدیریت تلاش های ناموفق برای ورود به سیستم

– مدیریت نشست (Session Management)

• • محدودسازی تعداد نشست‌ها
  • محدودسازی دسترسی کاربران براساس شناسه شبکه (IP)
  • محدود سازی دسترسی کاربران بر اساس زمان
  • محدود سازی زمان انقضا نشست‌ها (Sessions)

– حفاظت از اطلاعات و کنترل دسترسی (User data protection)

• • رمزنگاری اطلاعات حساس هنگام ذخیره سازی
  • بهره‌گیری از مکانیزم‌های امضای دیجیتال
  • کنترل عدم دسترسی غیرمجاز به منابع

_ رویدادنگاری و ممیزی اطلاعات (Event Log / Audit Log)

– مدیریت خطاها و استثناءها (Exception Handling)

– مقاومت دربرابر حملات و نفوذها (Security Function Protect)

– مقاومت دربرابر خرابی و تسهیل در نگهداری از نرم‌افزار (Resistance to Failure)

– پشتیبانی از SSL Channel به منظور ایمن‌سازی انتقال اطلاعات

– حفظ امنیت اطلاعات در هنگام ثبت و ذخیره‌سازی در سیستم و همچنین انتقال آن بین کاربران و سامانه‌های مختلف

– پشتیبان‌گیری صحیح از اطلاعات و داده‌ها

– وجود راهنمای کامل نصب و پیکربندی امنیتی شامل هرگونه پیکربندی امنیتی لازم برای سیستم‎‌‌ها و…

با مراجعه به صفحه «معماری امنیتی نرم‌افزار» می‌توانید بطور کامل با جزییات هر بخش آشنا شوید.

چک لیست بررسی وضعیت امنیتی سرور اتوماسیون اداری فراگستر

در نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر، مدیران شبکه یا امنیت سازمان، می‌توانند در یک نگاه وضعیت امنیتی سرور اتوماسیون اداری سازمان خود را بررسی کنند و الزامات و توصیه‌های امنیتی سیستم را در دو سطح نرم‌افزار و زیرساخت مشاهده و در صورت نیاز اقدامات لازم را جهت افزایش سطح امنیتی سرور اتوماسیون اداری خود انجام دهند.

در ویدئوی زیر این امکان توضیح داده شده است:

افزایش امنیت اطلاعات اتوماسیون اداری با درج اطلاعات رمز نگاری شده بوسیله واترمارک (watermark)

در سازمان‌های دولتی و خصوصی این امکان وجود دارد که اطلاعات اسناد و مکاتبات با عکسبرداری با دوربین‌های موبایل یا چاپ آن‌ها، بدون مجوز از سازمان خارج شوند و در اختیار افراد فاقد صلاحیت قرار گیرند. در سیستم اتوماسیون کسب و کار فراگستر، برای حفظ امنیت اطلاعات، امکانی مهیا شده تا در هر بار باز شدن نامه، اطلاعات کاربری که آن را مشاهده کرده، بصورت رمز نگاری شده با Watermark یا Qrcode یا الگوگذاری‌های دیجیتالی دیگر بر روی پس زمینه نامه درج گردد.

با این امکان در صورت پرینت نامه یا حتی عکسبرداری با موبایل از روی آن، اطلاعاتی همانند شناسه سیستم، اطلاعات شناسایی کاربر و حتی تاریخ و زمان در یک رشته رمزگذاری شده قرار خواهند گرفت و توسط سرویس‌های نرم‌افزاری در نظر گرفته شده برای این موضوع، قابل بازگردانی خواهد بود.

افزایش امنیت اطلاعات اتوماسیون اداری با درج اطلاعات رمز نگاری شده بوسیله واترمارک (watermark)

احراز اصالت فیزیکی نامه با QR Code در سیستم اتوماسیون اداری فراگستر

همانطور که سهولت در استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری و انتقال سریع اخبار و مکاتبات از مزیت‌های این نرم‌افزار در نهادها و سازمانهای مختلف محسوب می‌شود، صدور و انتقال اخبار جعلی می‌تواند مخرب باشد؛ به ویژه در سازمان‌هایی که نیاز به حفظ امنیت و اطمینان از صحت اسناد را دارند. قابلیت احراز اصالت فیزیکی نامه در سیستم اتوماسیون اداری فراگستر به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از جعل و دستکاری اسناد جلوگیری کرده و به طور دقیق پیگیری کنند که چه کسی، چه زمانی و به چه دلیلی به یک سند دسترسی داشته است.

احراز اصالت فیزیکی نامه با QR Code در سیستم اتوماسیون اداری فراگستر

جمع‌بندی

در دنیای دیجیتال امروز، امنیت اطلاعات به یک ضرورت تبدیل شده است و سازمان‌ها باید برای محافظت از داده‌های خود سرمایه‌گذاری کنند. اتوماسیون اداری فراگستر با ارائه راهکارهای امنیتی جامع و قابل اعتماد، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به این هدف دست یابند. با این حال، امنیت اطلاعات یک فرآیند مداوم و مسیر است نه یک مقصد! و نیازمند توجه و تلاش مستمر همه افراد در سازمان است. با اتخاذ رویکرد جامع امنیتی و استفاده از ابزارها و زیرساخت‌ها و فناوری‌های امنیتی مناسب، می‌توان از اطلاعات سازمان در برابر تهدیدات سایبری محافظت کرد و به موفقیت بلندمدت کسب‌وکار کمک کرد. مثل همیشه فراگستر همراه شماست تا به سازمان‌های بهره بردار از نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر مشاوره‌ها و راهکارهای امنیتی لازم را ارائه کند.