قبل از شروع پروژه BPMS چه اقداماتی باید انجام دهید؟

زمان تقریبی مطالعه: 3 دقیقه

شروع یک پروژه مدیریت فرایندهای کسب‌ وکار (BPM) و انتخاب یک  نرم افزار BPMS مناسب، نیاز به یک سری پیش نیازها و مهارتها دارد؛ بخصوص اگر سازمان شما برای نخستین بار است که برای انجام چنین کاری گام برداشته است.

برخی از مهارت ها برای شروع پروژه BPMS به شرح زیر است:

تعیین محدوده فرایند

ابتدا باید ببینید که فرایندهای موردنظر سازمان شما به چه حوزه‌ای مرتبط است و بدانید که حاصل آن چیست، این به شما چرایی وجود فرایند را نشان می‌دهد و همچنین باعث می‌شود که فرآیندهای حیاتی سازمان را بهتر شناسایی کنید.

درک فرایند

باید متوجه شوید که فرایند کنونی چه کار می‌کند چرا که راه‌های زیادی برای این کار وجود دارد. (برای مثال استفاده از فلوچارت و غیره)

درک فرایندها باعث شناسایی بهتر نقش افراد و مسئولیت‌هایی که آن‌ها در طی فرآیند بر عهده‌دارند، می‌شود و به شما کمک می‌کند که افراد مناسبی را برای وظایف پیدا کنید. به همین دلیل، مهم است که افراد از قسمت‌های مختلف که در مدل‌سازی فرایند مشارکت داشته‌اند برای ایفای نقش‌های فرایند انتخاب شوند؛ چون آن‌ها وظایفی را انجام می‌دهند که بقیه افراد از آن اطلاعی ندارند و نمی‌توانند آن‌ها را در فرایند، مدلسازی کنند.

شناسایی افراد درگیر در فرایند

در این گام باید ذینفعان را بشناسید و اینکه طراحی فرایند چقدر پیچیده خواهد بود را به طور کامل درک کنید چرا که قانون کلی این است اگر واحد بیشتری وجود دارد، پس فرایند هم پیچیده‌تر خواهد شد. هرچقدر شما در سازمانتان بخش‌های وظیفه‌ای (اصلی) داشته باشید، فرایند شما پیچیده‌تر خواهد بود. هدف بهینه‌سازی فرایند، رهایی از بخش‌های وظیفه‌ای (اصلی) و بلااستفاده است.

شناسایی نیازهای مشتری

حالا شما شروع به پرسیدن راجع به نیازهایی که باید به آن‌ها پاسخ داده شود می‌کنید که نیاز مشتری‌ها چیست و چگونه آن‌ها را با حداقل تعامل با مشتری می‌توانید فراهم کنید. در این میان نیز فرایندی که به‌طور مستقیم نمی‌تواند نیاز مشتری را رفع کند، باید رها کنید. از سویی اطلاعات رد وبدل شده بین افراد، به شما این امکان را می‌دهد تا به جابه‌جایی‌های درون سازمانی سمت‌وسو دهید و آن‌ها را به حداقل برسانید چرا که استفاده از سیستم‌های BPM به شما کمک می‌کند تا اطلاعاتی که باید منتقل شوند را تشخیص دهید.

شناسایی محدوده یکپارچگی

اغلب فرایندهای کسب‌وکار با سیستم‌های دیگر یکپارچه می‌شوند و بعضی‌اوقات این یکپارچگی باعث پیچیدگی بیشتر در فرایند و مسیریابی می‌شود به همین دلیل نیز باید ببینید شما به دنبال چه سطحی از یکپارچگی هستید تا بتوانید خروجی موردنظر مشتری را به سهولت تأمین کنید.

شناسایی قوانین کسب و کار موجود در فرایند

اگر قرار است از موتور قوانین به عنوان بخشی از ابزار BPM استفاده کنید این به شما کمک می‌کند تا بدانید قوانین باید در فرایند قرار بگیرند یا به‌عنوان جزئی جدا از آن باشد به موجب همین موضوع نیز باید به جواب برخی از پرسش ها از جمله اینکه “چه قوانین کسب‌وکاری در فرایند وجود دارد؟”، “معمولاً چه مدت طول می‌کشد تا این قوانین تغییر کند” و “مهم‌تر از همه آیا هنوز به کار می‌آیند؟” رسید.

شناسایی نیازمندیهای گزارشات کاربران

اطلاعات و مسیریابی فرایند شما، دقیقا بستگی به گزارش‌های موردنیاز شما دارد. اگر کاربر به گزارش‌های واحد کسب‌وکار نیاز داشته باشد باید فیلدهای موردنظر را به فرایند اضافه کنید چرا که بسیار مهم است که شاخص با خروجی موفقیت‌آمیز مشتری مطابقت داشته باشد وگرنه اطلاعاتی که موردنظر است را به دست نخواهید آورد.

انعطاف در زمانبندی آماده‌سازی سیستم

ممکن است که افراد از شما راجع به زمان آماده‌سازی سیستم بپرسند که چه زمانی این سیستم آماده می‌شود. دقت نمایید که زمان آن را باز و منعطف بگذارید، مگر اینکه تیم تجزیه‌وتحلیل شما همه‌چیز را بررسی کرده باشد. زمان تخمینی ندهید، محدودیت‌های سازمان را دربیاورید و ببیند چطور می‌شود با آن‌ها کنار آمد.

تعیین افراد مناسب در پروژه

یکی از اقدامات مهم قبل از شروع پروژه BPMS پیدا کردن افراد مناسب است چرا که اگر یک نفر نیازمندی‌ها را شناسایی می‌کند و فرد دیگری تست آن‌ها را انجام می‌دهد ممکن است مشکلاتی را به دنبال داشته باشد. شما باید مطمئن بشوید که ذینفعانی که در لیست شما هستند درست انتخاب‌شده‌اند و به‌اندازه کافی در طول زمان پیاده‌سازی با آن‌ها بحث کرده‌اید. این خیلی مهم است که شما مطمئن باشید که مدیران ارشد، فرایند و بهبودهای آن را تأیید کرده و حمایت کامل خودشان را نشان داده باشند.

منبع: Twelve important questions when starting BPM projects