5 اشتباه رایج شرکت ها در خرید اتوماسیون اداری
زمان تقریبی مطالعه: 11 دقیقه
استفاده از نرم‌افزارهای مختلف و الکترونیکی و خودکار کردن فرآیندها، روز به روز در شرکت‌ها و کسب و کارهای مختلف در حال گسترش است و در این راستا، بسیاری از شرکت‌ها اقدام به خرید نرم افزار اتوماسیون اداری می‌کنند؛ انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری کاری بسیار مهم محسوب می‌گردد و بسیاری از شرکت ها مرتکب اشتباهات مختلفی در خرید اتوماسیون اداری می‌شوند. در این مقاله ضمن معرفی اتوماسیون اداری و کاربردهای آن، به بررسی اشتباهات شرکت ها در خرید اتوماسیون اداری نیز می‌پردازیم؛ با ما همراه باشید.
مشاهده فهرست مطالب
اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردهایی دارد؟
اتوماسیون اداری ابزار و نرم‌افزاری برای مدیریت و تسهیل فرآیندها و فعالیت‌های مختلف به صورت یکپارچه و متمرکز می‌باشد؛ نرم افزار اتوماسیون اداری به طور معمول دارای زیرسیستم‌های مختلفی است، که هر کدام از آنها، بخشی از نیازهای سازمان یا کسب و کارها را پاسخ می‌دهند و سازمان‌ها بر اساس نیازهای خود، می‌توانند از زیرسیستم‌های گوناگون استفاده نمایند. این امر موجب شده تا نرم افزارهای اتوماسیون اداری حرفه‌ای، کاربردها و قابلیت‌های مختلفی داشته باشند؛ برخی از کاربردها و قابلیت‌های نرم افزار اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:
مدیریت مکاتبات
به کمک زیرسیستم‌هایی همچون کارتابل و گردش مکاتبات، دبیرخانه و پیام‌رسان سازمانی (چت سازمانی)، می‌توانید تمامی مکاتبات درون/برون سازمانی خود را مدیریت نمایند؛ همچنین به کمک زیرسیستم‌هایی مانند سامانه انتقال فایل، قادر به انتقال و اشتراک‌گذاری فایل‌ها در محیطی امن و یکپارچه می‌باشید.
مدیریت ارتباطات
یکی دیگر از کاربردهای نرم افزار اتوماسیون اداری، مدیریت ارتباطات درون/بیرون سازمانی است؛ با استفاده از قابلیت‌هایی همچون مدیریت ایمیل، مدیریت فکس، پروتکل امنیتی ECE، چند سازمانی و… می‌توانید انواع ارتباطات درون یا بیرون سازمانی خود را به صورت یکپارچه و متمرکز مدیریت کنید.
مدیریت مستندات
بایگانی و بازیابی مستندات، یکی از مهم‌ترین فرآیندهای هر شرکت، سازمان و کسب و کاری محسوب می‌گردد؛ با استفاده از زیرسیستم مدیریت مستندات، می‌توانید انواع مختلفی از اسناد، مدارک، قراردادها، گواهی‌نامه‌ها و… را به سادگی ثبت و دسته‌بندی کنید.
مدیریت وظایف و تیم ها
همان‌طور که گفتیم، اتوماسیون اداری با هدف تسهیل فرآیندها و فعالیت‌های مختلف سازمان‌ها و کسب و کارها طراحی شده است؛ یکی دیگر از قابلیت‌ها و کاربردهایی برخی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری دارند، امکان مدیریت وظایف و تیم‌ها به صورت یکپارچه و متمرکز می‌باشد.
به کمک زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف، می‌توانید به سادگی هرچه تمام‌تر، فضاهای کاری، پروژه‌ها، کارها و وظایف مختلفی را برای خود، همکاران و اعضای تیم‌تان تعریف کنید، بر روند پیشرفت کارها و پروژه‌ها نظارت داشته باشید و عملکرد اعضای تیم خود را مورد ارزیابی قرار دهید.
خودکارسازی و مدیریت فرآیندها
یکی از مهم‌ترین کاربردها و قابلیت‌های نرم افزارهای اتوماسیون اداری، امکان خودکارسازی فرآیندها و مدیریت آنها است؛ بسیاری از فرآیندها به صورت پیش‌فرض در نرم‌افزار اتوماسیون اداری خودکارسازی شده‌اند، اما به کمک زیرسیستم مدیریت فرآیند BPMS، می‌توانید علاوه بر فرآیندهای پیش‌فرض، فرآیندهای دیگر را نیز بهینهسازی، طراحی و خودکار نمایید.
به عنوان مثال، یکی از کاربردهای زیرسیستم مدیریت فرآیند BPMS، در مدیریت زنجیره تامین می‌باشد؛ با کمک BPMS شرکت‌ها می‌توانند فرآیندهای ثبت درخواست، پیگیری درخواست، ثبت سفارش و… را خودکارسازی کنند و همچنین به کمک ابزارهای ارتباطی و مکاتباتی، ارتباطات خود با تأمین‌کنندگان و مشتریان را بهبود ببخشند.
نمایی از مدیریت فرآیند BPMS فراگستر
اتصال به سامانه های مختلف
اگر شرکتی از سامانه‌های مختلفی مانند CRM، HRS و… استفاده می‌کند و یا قصد استفاده از آنها را دارد، میتواند به سادگی از طریق APIها، نرم افزار اتوماسیون اداری را به سامانه‌ها و نرم‌افزارهای دیگر – مانند نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی، نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتریان و… – متصل کند.
به موجب این اتصال و یکپارچه‌سازی، شرکت‌ها می‌توانند فرآیندهای مرتبط با سامانه‌های دیگر (مانند ثبت درخواست مرخصی، مدیریت حضور غیاب و…) را به صورت یکپارچه و متمرکز و از طریق اتوماسیون اداری مدیریت نمایند.
همچنین شایان ذکر است که شرکت‌ها می‌توانند اطلاعات و داده‌های نرم‌افزارها و سامانه‌های مختلف را به کمک ابزارهای اتوماسیون اداری (مانند زیرسیستم گزارش ساز) تجزیه و تحلیل کنند و گزارش‌های متنوعی نیز تهیه نمایند.
تجزیه و تحلیل اطلاعات و تهیه گزارش
از دیگر امکانات و قابلیت‌هایی که در نرم افزارهای اتوماسیون اداری وجود دارد، قابلیت تجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعات و تهیه انواع مختلفی از گزارش‌ها می‌باشد؛ گزارش‌هایی مانند گزارش عملکرد، گزارش حضور و غیاب و… .
اگر شما به هر کدام از مواردی که در بالا اشاره کردیم نیاز داشتید، باید از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری استفاده کنید، در غیر این صورت، استفاده از اتوماسیون اداری برای شرکت یا سازمان شما، اتلاف زمان و هزینه خواهد بود. حال که آشنایی کاملی با اتوماسیون اداری و کاربردهای آن به دست آوردیم، زمان آن رسیده که به سؤال اصلی این مقاله بپردازیم.
اشتباهات رایج شرکت ها هنگام خرید اتوماسیون اداری چیست؟
همان‌طور که در ابتدای مقاله اشاره کردیم، خرید اتوماسیون اداری کاری مهم محسوب می‌گردد، زیرا تمام افراد و بخش‌های یک شرکت یا سازمان از آن استفاده خواهند کرد؛ در همین راستا، هنگام خرید اتوماسیون اداری باید به نکات مختلفی توجه داشته باشید. برخی از اشتباهات رایج شرکت‌ها و سازمان‌ها هنگام خرید اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:
اشتباهات رایج شرکت‌ها هنگام خرید اتوماسیون اداری
عدم شناسایی و تعیین دقیق نیازها
یکی از اولین اشتباهاتی که شرکت‌ها برای خرید اتوماسیون اداری مرتکب می‌شوند، عدم شناسایی کامل و تعیین دقیق نیازها می‌باشد؛ شرکت‌ها قبل از خرید نرم افزار اتوماسیون و پیاده‌سازی آن، باید نیازها و اهداف خود برای استفاده از اتوماسیون اداری را شناسایی کنند و به بررسی و تحلیل آن نیازها بپردازند. در قدم دوم، باید راه‌حل‌ها و ابزارهای موجود برای رفع نیازهای خود را شناسایی نمایند و سپس نسبت به خرید اتوماسیون اداری یا هر سامانه و نرم‌افزار تخصصی دیگری اقدام کنند.
عدم بررسی کامل امکانات و قابلیت های اتوماسیون اداری
انواع مختلفی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری وجود دارند، که هر کدام از آنها دارای زیرسیستم‌ها و قابلیت‌های مختلفی هستند؛ هنگام انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری، باید به زیرسیستم‌ها، امکانات و قابلیت‌های آن اتوماسیون اداری دقت کنید و نرم‌افزاری را انتخاب نمایید که پاسخگوی نیازهای حال و آینده شما باشد.
خرید و پیاده‌سازی اتوماسیون اداری، مانند نصب نرم‌افزارهای ساده نیست، زیرا اتوماسیون اداری قرار است در تمام قسمت‌های شرکت مورد استفاده قرار بگیرد و تعویض و جایگزینی آن با اتوماسیون‌های دیگر، علاوه بر زمان، موجب اتلاف هزینه‌ها و ایجاد آشفتگی و بی‌نظمی در کارها و بخش‌ها می‌گردد؛ در همین راستا، هنگام انتخاب و خرید اتوماسیون اداری، حتماً به امکانات، قابلیت‌ها و زیرسیستم‌های آن توجه داشته باشید. برخی از امکانات و قابلیت‌های یک نرم افزار اتوماسیون خوب و امل عبارت‌اند از:
- مدیریت انواع مکاتبات صادره، وارده و داخلی
- مدیریت دبیرخانه و یکپارچگی آن با کارتابل مکاتبات
- امکان تعریف و مدیریت فرآیندهای مختلف (BPMS)
- مدیریت و بایگانی یکپارچه و متمرکز مستندات
- مدیریت کارها و وظایف تیمی
- پیگیری آنی و مرحله به مرحله درخواست‌ها و مکاتبات
- ارائه خدمان غیرحضوری به مشتریان و ارباب رجوع
- تجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعات و تهیه انواع گزارش
- اتصال به نرم‌افزارها و سامانه‌های مختلف
- طراحی و ساخت فرم‌های الکترونیکی
- و…
عدم توجه به زیرساخت های مورد نیاز برای پیاده سازی اتوماسیون
یکی دیگر از اشتباهات رایج شرکت‌ها در خرید اتوماسیون اداری، عدم توجه به زیرساخت‌های لازم است؛ قبل از پیاده‌سازی اتوماسیون اداری، باید تجهیزات سخت‌افزاری لازم (مانند کامپیوترها، سرور، شبکه‌سازی داخلی و…) در شرکت تهیه و پیاده‌سازی شده باشند، در غیر این صورت علاوه بر پیاده‌سازی ناقص اتوماسیون اداری، زمان و سرمایه شرکت نیز هدر رفته است.
توصیه می‌کنیم حتماً قبل از خرید اتوماسیون اداری، شناخت و اطلاعات کافی از زیرساخت‌های مورد نیاز برای پیاده‌سازی آن به دست بیاورید و قبل از پیاده‌سازی، حتماً نسبت به آماده‌سازی زیرساخت‌های لازم اقدام نمایید.
عدم توجه به برنامه آموزشی سیستم اتوماسیون
همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، نرم افزار اتوماسیون اداری از ابزارها و زیرسیستم‌های مختلفی برخوردار است و برای استفاده درست و بهینه از آن، باید نحوه کار با اتوماسیون به افراد شرکت یا سازمان آموزش داده شود و بخش‌های مختلف آن معرفی گردد.
هنگام خرید اتوماسیون اداری، باید به این نکته توجه داشته باشید که کلاس‌ها، ویدیو‌ها و حتی جزوات آموزشی کامل و جامعی از سمت شرکت ارائه دهنده اتوماسیون اداری در اختیار شرکت‌ها گذاشته شود، تا تمامی آموزش‌های لازم، به اعضا و کارکنان شرکت یا سازمان منتقل گردد و آشنایی کاملی با ابزارها و قابلیت‌های مورد نیاز خود به دست بیاورند.
همچنین شرکت‌ها نیز باید برنامه‌ریزی‌های دقیق و مناسبی برای پیاده‌سازی کلاس‌های آموزشی داشته باشند و منابع کافی را برای آموزش کامل کارکنان فراهم نمایند؛ در غیر این صورت، بهره‌وری سامانه اتوماسیون اداری کاهش خواهد یافت و نتیجه مثبتی در پی نخواهد داشت.
برنامه‌ها و دوره‌های آموزشی
عدم انتخاب شرکت ارائه دهنده مناسب
انتخاب شرکت ارائه دهنده اتوماسیون اداری، یکی دیگر از مواردی است که بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها به سادگی از آن می‌گذرند و یا بررسی‌های دقیقی انجام نمی‌دهند. هنگام انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری، برای ارزیابی شرکت ارائه‌دهنده باید به فاکتورهای مختلفی توجه داشته باشید، فاکتورهایی مانند:
- میزان تجربه در پیاده‌سازی اتوماسیون اداری
- مشتریان فعلی و میزان رضایت‌مندی آنها
- پشتیبانی فنی و خدمات مشتریان
- قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری
- دوره‌ها و منابع آموزشی کافی
- و…
اتوماسیون اداری فراگستر با بیش از 600 هزار کاربر در حدود 2600 شرکت، سازمان و نهاد دولتی و خصوصی، به طور کامل متناسب با نیازهای شرکت‌ها و سازمان‌های ایرانی بهینهسازی شده است؛ علاوه بر قابلیت‌ها و ویژگی‌هایی که در ابتدای مقاله بررسی کردیم، امکانات و قابلیت‌های دیگری نیز در نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر وجود دارد، که آن را به بهترین و کامل‌ترین ابزار برای استفاده در شرکت‌ها و سازمان‌ها تبدیل می‌کند. برخی از قابلیت‌ها و امکانات ویژه اتوماسیون اداری فراگستر عبارت‌اند از:
- مدیریت کارها و وظایف تیمی متمرکز و یکپارچه با اتوماسیون اداری
- تنها اتوماسیون اداری مجهز به فناوری OCR فارسی برای تبدیل خودکار تصویر به متن
- تبدیل گفتار به متن به کمک فناوری Speech To Text
- موتور جستجوی قدرتمند “بهجو”
- برگزاری ویدیو کنفرانس در بستر اتوماسیون اداری
- نسخه موبایل اتوماسیون اداری با تکنولوژی PWA
- اتصال آسان به سایر سامانه‌ها به کمک APIهای آماده فراگستر
- چند سازمانی و مدیریت ارتباطات هلدینگ‌ها
- و…
برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توانید از طریق شماره تماس 42623 (021) با همکاران ما در تماس باشید و یا از طریق لینک زیر، نسخه دموی رایگان اتوماسیون اداری فراگستر را تهیه نمایید و مورد استفاده قرار دهید.
سخن پایانی
در این مقاله ابتدا آشنایی کاملی با نرم افزار اتوماسیون اداری و کاربردهای آن به دست آوردیم و سپس اشتباهات رایج شرکت ها هنگام خرید نرم افزار اتوماسیون اداری را باهم بررسی کردیم؛ امیدواریم که اطلاعات مفید و سودمندی از مطالعه این مقاله به دست آورده باشید.
اگر هرگونه سؤالی پیرامون انتخاب و خرید اتوماسیون اداری در ذهن شما بی‌جواب باقی مانده، حتماً ر بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.
سوالات متداول
آیا اتوماسیون اداری به درد همه مجموعه ها و شرکت ها می خورد؟
هر شرکت و مجموعهای که قصد مدیریت ارتباطات، مستندات و فرآیندهای خود را دارد، میتواند از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کند؛ نرم افزار اتوماسیون اداری را میتوان متناسب با اندازه شرکت و مجموعه، بهینهسازی کرد.
نکات مهم خرید اتوماسیون اداری چیست؟
برای خرید اتوماسیون اداری باید به نکات زیر توجه داشته باشید:
- نیازهای شرکت و اهداف استفاده از اتوماسیون اداری
- قابلیت‌ها، امکانات و فناوری‌های موجود در اتوماسیون اداری
- زیرساخت‌های مورد نیاز برای پیاده‌سازی اتوماسیون اداری
- دوره‌ها، کلاس‌ها و منابع آموزشی کامل و جامع
- مشتریان فعلی و میزان رضایت آنها از اتوماسیون اداری
- و…
