چطور با چند کلیک ساده، گزارش عملکرد مکاتباتی کارکنان را در سیستم ارزیابی کنیم؟

زمان تقریبی مطالعه: 12 دقیقه

با ورود به عصر ارتباطات و استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات، راه‌های مختلفی برای برقراری ارتباط درون/برون سازمانی شکل گرفته‌اند؛ یکی از راه‌های بررسی عملکرد کارکنان در سازمان، ارزیابی و بررسی گزارش عملکرد مکاتباتی کارکنان است.

فرایند تهیه گزارش عملکرد کارکنان، فرایندی پیچیده و زمان‌بر محسوب می‌گردد و احتمال بروز خطای انسانی در آن زیاد است، اما جای نگرانی نیست؛ امروزه بسیاری از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، مانند اتوماسیون اداری فراگستر، ابزارهای مختلفی را برای تهیه گزارش عملکرد کارکنان در اختیار سازمان‌ها گذاشته‌اند، که به کمک آن‌ها می‌توان تنها با چند کلیک ساده، گزارش عملکرد مکاتباتی کارکنان را در سیستم ارزیابی کرد.

در این مقاله ضمن بررسی ماهیت و کاربرد گزارش عملکرد مکاتباتی، ساده‌ترین روش برای تهیه این گزارش را نیز به همراه شما بررسی می‌کنیم؛ تا انتهای این مقاله از وبلاگ فراگستر همراه ما باشید.

منظور از گزارش عملکرد مکاتباتی چیست و چه کاربردی دارد؟

گزارش عملکرد مکاتباتی کارکنان، گزارشی جامع و کاربردی، شامل اطلاعات کمی و کیفی از عملکرد کارکنان در سازمان است؛ اطلاعاتی مانند نوع و تعداد مکاتبات کارکنان، ارتباطات مکاتباتی بین اعضای سازمان، مدت زمان رسیدگی به مکاتبات و…، همگی اطلاعات و داده‌هایی هستند که به صورت خام و پردازش شده، در این گزارش درج می‌شوند.

هدف اصلی تهیه و بررسی گزارش عملکرد کارکنان، کسب اطلاعات دقیق و مهم در خصوص کیفیت و کارایی مکاتبات درون/برون سازمانی است و با تحلیل این گزارش می‌توان عملکرد کارکنان در سازمان را بهبود بخشید و نظارت دقیق‌تری نیز بر آن داشت. به طور کلی، گزارش عملکرد مکاتباتی کارکنان شامل اطلاعات زیر می‌باشد:

• تعداد مکاتبات ارسالی و دریافتی
• تعداد مکاتبات درون/برون سازمانی
• نوع مکاتبات ارسالی و دریافتی
• گلوگاه‌های مکاتباتی، مانند تاخیر در پاسخ‌دهی.
• گیرندگان و فرستندگان مکاتبات
• و…

شایان ذکر است که انواع مختلفی از گزارش عملکرد کارکنان یا همان گزارش عملکرد کارکنان وجود دارند، که هر کدام از آن‌ها اطلاعات مختلفی را اختیار ما می‌گذارند؛ در ادامه با انواع گزارش های عملکرد مکاتباتی کارکنان آشنا خواهیم شد.

انواع گزارش های عملکرد کارکنان کدامند؟

مکاتبات سازمانی انواع مختلفی دارند و به موجب همین امر، گزارش‌های متنوعی از عملکرد کارکنان می‌توان تهیه نمود. همان‌طور که در ابتدای این مقاله اشاره کردیم، نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مانند اتوماسیون اداری فراگستر، ابزارهای مختلفی را برای تهیه گزارش عملکرد کارکنان در اختیار سازمان‌ها می‌گذارند و به واسطه این ابزارها، مدیران و کاربران می‌توانند انواع مختلفی از گزارش های عملکرد کارکنان را تهیه نمایند.

برخی از این گزارش‌های عملکرد کارکنان عبارت‌اند از:

• گزارش عملکرد شخصی: گزارشی از تمامی مکاتبات انجام شده افراد به صورت شخصی، به همراه اطلاعات نامه‌ها.
• گزارش تحلیل عملکرد: گزارشی از تمامی ارجاعات ارسال شده و دریافت شده فرد یا واحدی خاص، به همراه زیرمجموعه‌های آن.
• گزارش رسوب نامه در کارتابل: گزارشی از مدت زمان رسوب نامه‌ها در کارتابل افراد، قبل از رسیدگی به آن‌ها.
• گزارش اقلام باز: گزارشی فارغ از چارت سازمانی و سلسله مراتب، شامل تمامی نامه‌های دریافتی و ارسالی در سازمان به همراه مشخصات آن‌ها.
• و…

حال که شناخت کاملی نسبت ماهیت و مفهوم گزارش عملکرد کارکنان به دست آوردیم، زمان آن رسیده که به بررسی سوال اصلی این مقاله بپردازیم؛ چطور به سادگی گزارش عملکرد مکاتباتی کارکنان را در سیستم تهیه کنیم؟

بیشتر بدانیم: نحوه تهیه گزارش کار پرسنل در سیستم فرم ساز فراگستر

چگونه گزارش عملکرد مکاتباتی کارکنان را در سیستم ارزیابی کنیم؟

برای تهیه گزارش عملکرد کارکنان، راه‌های مختلفی وجود دارد، اما ساده‌ترین راه برای تهیه و ارزیابی گزارش عملکرد مکاتباتی کارکنان، استفاده از ابزارهای موجود در سیستم اتوماسیون اداری است. به عنوان مثال، اتوماسیون اداری فراگستر زیرسیستمی تخصصی تحت عنوان تحلیل عملکرد را به منظور ارزیابی و تهیه گزارش عملکرد کارکنان در اختیار سازمان‌ها گذاشته، تا از آن برای ایجاد انواع مختلفی از گزارش های عملکرد مکاتباتی کارکنان استفاده نمایند.

نحوه ورود به بخش تحلیل عملکرد

برای تهیه و ارزیابی گزارش عملکرد کارکنان در سیستم اتوماسیون اداری فراگستر، تنها کافیست مراحل زیر را به ترتیب طی کنید:

1- ابتدا وارد اکانت خود در اتوماسیون اداری می‌شوید و از منوی سمت راست، روی گزینه “تحلیل عملکرد” کلیک می‌کنید.

2- در بخش تحلیل عملکرد، تب‌های مختلفی را مشاهده می‌کنید، که هر کدام از آن‌ها مربوط به یکی از انواع گزارش عملکرد مکاتباتی کارکنان هستند.

ورود به بخش تحلیل عملکرد

3- پس از انتخاب نوع گزارش مورد نیاز، تنها کافیست فیلد‌های اطلاعاتی مورد نظر خود، مانند بازه زمانی، نوع نامه از لحاظ گیرنده و فرستنده (داخلی، صادره، وارده)، نوع نامه از لحاظ ماهیت (جهت اقدام، استحضار، جهت اطلاع، جهت پیگیری، اقدام دار و…)، کاربر مورد نظر (بر اساس دسترسی‌های تعیین شده) و… را تکمیل نمایید.

در ادامه فیلدهای اطلاعاتی هر کدام از انواع گزارش عملکرد کارکنان و نحوه تهیه آن‌ها را باهم بررسی خواهیم کرد.

بخش تحلیل عملکرد کارکنان در اتوماسیون اداری فراگستر

نحوه تهیه گزارش عملکرد شخصی

برای تهیه گزارش عملکرد شخصی، پس از انتخاب تب “گزارش عملکرد شخصی”، فیلدهای اطلاعاتی مختلفی مانند بازه زمانی مورد نظر، نوع نامه‌ها (ایجاد شده، دریافت شده، ارجاع شده و ارجاع نشده، اقدام شده و اقدام نشده) برای شما به نمایش در می‌آید.

پس از تکمیل و انتخاب فیلد‌های مورد نظر، کافیست روی گزینه فراخوانی کلیک کنید، تا گزارش عملکرد شخصی شما به سادگی در اختیارتان قرار بگیرد.

برخی از اطلاعات موجود در این گزارش نیز عبارت‌اند از:

شماره رهگیری، شماره نامه، تاریخ نامه، فرستنده، نوع نامه، موضوع نامه و اقدام دار بودن یا نبودن نامه‌ها.

گزارش عملکرد شخصی

نحوه تهیه گزارش تحلیل عملکرد

با انتخاب تب یا برگه “گزارش تحلیل عملکرد”، منوی درختی در سمت راست برای شما به نمایش در می‌آید، که از آن با توجه به دسترسی‌های تعیین شده، قادر به انتخاب سمت یا واحد سازمانی خاصی هستید؛ پس از انتخاب فرد یا واحد مورد نظر، تنها کافیست بازه زمانی خود را مشخص کنید بر روی گزینه “بروزرسانی” کلیک نمایید تا گزارش تحلیل عملکرد در کسری از ثانیه در اختیارتان قرار بگیرد.

نکته: با انتخاب گزینه “نمایش به همراه زیرمجموعه”، می‌توانید گزارش عملکرد مکاتباتی کارکنان یا واحد‌های سازمانی را به همراه تمامی زیرمجموعه‌های تعریف شده برای آن در چارت سازمانی، مشاهده کنید.

برخی از اطلاعات موجود در این گزارش عبارت‌اند از:

کل ارجاعات دریافتی، ارجاعات دریافتی داخلی، ارجاعات دریافتی وارده، ارجاعات خوانده نشده، ارجاعات دریافتی فوری، تعداد ارجاعات ارسالی و… .

گزارش تحلیل عملکرد

آیا می‌دانستید که اتوماسیون اداری فراگستر، امکان ارسال گزارش های خودکار به کارتابل کاربران را برای سازمان‌ها فراهم کرده است؟

آشنایی با قابلیت ارسال گزارش های خودکار به کارتابل کاربران از سمت اتوماسیون اداری

نحوه تهیه گزارش رسوب در کارتابل

برای تهیه گزارش رسوب مکاتبات در کارتابل، کافیست همانند گزارش‌های قبلی، برگه یا تب مربوط به “گزارش رسوب در کارتابل” را انتخاب نمایید و پس از انتخاب فرد یا واحد مد نظر از منوی درختی سمت راست، بازه زمانی را تعیین کنید و سپس بر روی گزینه “بروزرسانی” کلیک نمایید.

در لیست نمایش داده شده، با کلیک بر روی تعداد ارجاعات دریافتی، لیست و گزارش کامل رسوب در کارتابل به تفکیک نامه‌ها برای شما به نمایش در خواهد آمد. اطلاعات موجود در این گزارش عبارت‌اند از:

فرستنده نامه، موضوع نامه، شماره نامه، تاریخ ایجاد نامه، تاریخ دریافت نامه، تاریخ مشاهده نامه و مدت زمان رسوب در کارتابل.

گزارش رسوب در کارتابل

جزئیات گزارش رسوب در کارتابل

نحوه تهیه گزارش اقلام باز

نحوه تهیه “گزارش اقلام باز” نیز همانند گزارش‌های قبلی، با انتخاب برگه یا تب مربوطه، یعنی گزارش اقلام باز، شروع می‌شود؛ پس از ورود به برگه مربوطه، بازه ثبت زمانی ایجاد نامه، بازه زمانی دریافت نامه، نوع نامه ار لحاظ فرستنده و گیرنده (داخلی، صادره و وارده)، نوع نامه از لحاظ ماهیت (جهت اقدام، جهت استحضار، جهت اطلاع و…) را انتخاب می‌نمایید و سپس روی گزینه “فراخوانی” کلیک می‌کنید.

گزارش اقلام باز اطلاعات مختلفی را در اختیار شما می‌گذارد؛ برخی از این اطلاعات عبارت‌اند از:

شماره رهگیری، تاریخ ثبت نامه، نوع نامه، فرستنده اصلی، موضوع، موقعیت فعلی در کارتابل کاربر، تاریخ دریافت توسط کاربر، وضعیت رسوب در کارتابل، نوع ارجاع و… .

گزارش اقلام باز

شایان ذکر است که برای تهیه دیگر انواع گزارش های عملکرد مکاتباتی کارکنان نیز کافیست برگه گزارش مورد نظر را انتخاب کنید و پس از تکمیل فیلد‌های اطلاعاتی، گزارش مورد نیاز خود را تهیه نمایید.

نمونه گزارش عملکرد کارکنان

یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های اتوماسیون اداری فراگستر در بحث گزارش عملکرد کارکنان، ارائه خروجی اکسل از گزارش‌ها است؛ شما می‌توانید علاوه بر مشاهده نتایج گزارش در محیط اتوماسیون اداری (تصاویری که مشاهده کردید)، نتایج گزارش‌ها را در قالب فایل اکسل، به صورت ساختاریافته و یکپارچه در اختیار داشته باشید و با استفاده از ابزارهای مختلف، داده‌ها و اطلاعات موجود در هر کدام از گزارش‌ها را تجزیه و تحلیل کنید و مورد ارزیابی و بررسی قرار دهید. این قابلیت موجب سهولت در دسترسی به اطلاعات، سهولت در تجمیع داده‌ها، افزایش سرعت گزارش‌گیری و کاهش زمان فرایند گزارش‌گیری و تهیه گزارش عملکرد سازمانی می‌گردد. در ادامه می‌توانید 3 نمونه گزارش عملکرد کارکنان را که با استفاده از اتوماسیون اداری فراگستر و زیرسیستم گزارش‌ساز آن تهیه شده‌اند را، دانلود کرده و مشاهده نمایید:

نمونه گزارش عملکرد شخصی

برای کسب تجربه کار با اتوماسیون اداری فراگستر و همچنین تهیه گزارش عملکرد کارکنان به کمک ابزار “تحلیل عملکرد”، می‌توانید با کلیک بر روی لینک زیر، نسخه دموی رایگان این نرم افزار را در اختیار داشته باشید.

فواید و مزایای ارزیابی عملکرد مکاتباتی کارکنان چیست؟

ارزیابی و بررسی عملکرد مکاتباتی کارکنان، یکی از فرایندهای مرتبط با مدیریت منابع انسانی محسوب می‌شود و فرایندی در راستای بررسی و ارزیابی عملکرد کارکنان بر حسب مکاتبات است. برخی از فواید و مزایای بررسی و ارزیابی عملکرد کارکنان عبارت‌اند از:

• بهبود کارایی و افزایش بهره‌وری کارکنان
• بهبود نظارت بر عملکرد کارکنان
• بهبود ارتباطات داخلی و خارجی
• شناسایی گلوگاه‌های مکاتباتی
• کسب آگاهی از حجم مکاتبات درون/برون سازمانی
• تقویت همکاری و هماهنگی در سازمان
• و…

به طور کلی، استفاده از گزارش عملکرد مکاتباتی کارکنان، موجب شناسایی نقاط ضعف در عملکرد کارکنان و گلوگاه‌های مکاتباتی در سازمان می‌گردد؛ پس از شناسایی این مشکلات می‌توان آن‌ها را برطرف نمود و کمیت و کیفیت ارتباطات سازمانی  را بهبود بخشید.

سوالات متداول

انواع گزارش عملکرد مکاتباتی کارکنان کدامند؟

انواع گزارش های عملکرد کارکنان عبارت‌اند از گزارش عملکرد شخصی، گزارش تحلیل عملکرد، گزارش رسوب در کارتابل، گزارش اقلام باز و… .

فواید و مزایای ارزیابی گزارش عملکرد کارکنان چیست؟

بهبود کارایی و افزایش بهره‌وری کارکنان، بهبود نظارت بر عملکرد کارکنان، بهبود ارتباطات داخلی و خارجی، شناسایی گلوگاه‌های مکاتباتی و… .

سخن پایانی

در این مقاله به معرفی و شناخت ماهیت، کاربرد و مزایای گزارش عملکرد کارکنان پرداختیم و با انواع گزارش های عملکرد مکاتباتی کارکنان نیز آشنا شدیم؛ همچنین آموختیم که چطور با چند کلیک ساده، گزارش عملکرد مکاتباتی کارکنان را در سیستم اتوماسیون اداری فراگستر تهیه کنیم و مورد ارزیابی قرار دهیم.

امیدواریم که اطلاعات مفیدی با مطالعه این مقاله به دست آورده باشید؛ در صورتی که سوالاتی درون ذهن شما بی‌پاسخ مانده، حتما در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید، تا در کمترین زمان ممکن، به سوالات شما عزیزان پاسخ دهیم.