ارزش افزوده و مهمترین مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

زمان تقریبی مطالعه: 4 دقیقه

تلاش برای بهینه سازی فرآیندها و فعالیت‌های سازمان همواره از مهمترین دغدغه‌های مدیران هدفمند بوده است. هرچند اثربخش بودن و نتیجه محور بودن پیاده‌سازی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری بر مدیران پوشیده نیست. اما قصد داریم تا باز هم به مهمترین و تاثیرگذارترین ویژگی‌ها و ارزش افزوده‌هایی که این نرم‌افزار برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد اشاره کنیم.

احتمالا با اغلب این ویژگی‌ها و مزایا آشنا باشید و یا اینکه برخی از آنها از چشم شما دور مانده باشند. اما اگر هنوز نسبت به خرید نرم افزار اتوماسیون اداری تردید دارید و یا به دنبال آشنایی بیشتر با این سیستم هستید این مقاله شما را در این مسیر راهنمایی می‌کند.

مهمترین مزایا و ارزش افزوده سیستم اتوماسیون اداری شامل :

– صرفه‌جویی در وقت و هزینه:

ابتدایی ترین تاثیری که پیاده‌سازی این سیستم بر روی سازمان دارد کاهش هزینه‌ها و صرفه‌جویی در وقت نیروی کار سازمانی برای استفاده بهینه از توانایی‌های فردی کارکنان است.

– کاهش فعالیت‌های بدون بازده:

فعالیت‌های مانند بایگانی، نگهداری سوابق و همگام سازی فعالیت‌های غیرمولدی هستند که با پیاده سازی این سیستم از چرخه فعالیت‌های سازمان حذف شده و سازمان به سمت بهینگی می‌رود.

– مدیریت بهتر کارکنان:

این سیستم امکاناتی در اختیار مدیران قرار می‌دهد که مدیریت کارکنان هم سریع تر و هم آسان‌تر می‌شود. امکاناتی مثل کنفرانس تلفنی، پیام رسانی و غیره.

– انجام امور در هر زمان و مکان:

با استفاده از سیستم کارتابل آفلاین و همچنین نسخه ی موبایلی و تبلتی نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، دسترسی به این سیستم در هر زمان و مکان میسر شده است.

– کاهش چشمگیر اشتباهات:

با پیاده‌سازی این سیستم، اشتباهات، فرآیندهای تکراری و فرآیندهای بدون بازده مثل ثبت اسناد و مدارک در عملیات سازمان به حداقل می رسند.

طبقه بندی و مدیریت داده ها، خودکار سازی فرآیندهای اداری

– طبقه‌بندی و مدیریت داده‌ها:

داده‌های اداری یا تجاری اصلی ترین منابع سازمان هستند. طبقه بندی صحیح و اصولی و همچنین نگهداری و مدیریت این منابع به چالشی اساسی در سازمان‌ها تبدیل شده که خودکارسازی فرآیندهای اداری این معضل را نیز برطرف کرده است.

– نظارت و گزارش‌گیری آسان:

بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری نرم افزاریست که بتواند پایش فعالیت‌های سازمان و گزارش‌گیری از بخش‌های مختلف سازمان را به ساده‌ترین شکل ممکن فراهم نماید.

– پیگیری آسان اقدامات اداری:

ارباب رجوع می تواند همواره جریان کاری و اقدامات انجام شده بر روی نامه های ثبت شده ی خود را پیگیری نماید و پیشرفت کار را تحت نظر داشته باشد.

– شفاف سازی:

با ثبت الکترونیکی و امکان پیگیری لحظه ای تمامی فرآیندها، مراحل گردش اسناد مدیریت کاملا شفاف سازی می‌شود.

– بهبود جریان کاری بین ادارات:

در نتیجه ی استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، نیاز به تشریفات و کنترل بر امور بین ادارات به حداقل خواهد رسید.

افزایش رضایت مشتریان

– افزایش رضایت مشتریان:

ارائه ی اطلاعات و خدمات به هنگام بیش از هر مساله‌ی دیگری می‌تواند بر میزان رضایت مشتریان و ارباب رجوع سازمان‌ها اثر بگذارد.

– افزایش رضایت شغلی کارکنان:

استفاده از سیستم اتوماسیون اداری باعث می شود کارکنان با حداقل کردن اتلاف وقت اثربخشی خود را به حداکثر برسانند که همین امر موجب افزایش رضایت خاطر کارکنان خواهد شد.

– کاهش وابستگی به سازمان‌های خارجی:

مکانیزه شدن فرآیندهای ثبت اسناد، مکاتبات و نامه نگاری ها موجب می‌شود که نیاز سازمان به ارگان‌های خارجی برای چاپ، پُست یا اموری از این دست از بین برود.

– حفاظت از محیط زیست:

هنگامی که حجم بسیار زیاد مکاتبات در سازمان‌ها به کمک نرم‌افزار اتوماسیون اداری مکانیزه می‌شود، میزان صرفه جویی چشمگیری نیز در مصرف کاغذ مشاهده خواهیم کرد که این مساله همسو با حفاظت از محیط زیست و منابع طبیعی نیز خواهد بود.

– امنیت بالای سیستم:

علاوه بر اینکه استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری باعث امنیت بیشتر ارسال نامه‌های محرمانه در سازمان می‌شود. استفاده از یک سیستم حرفه ای و ایمن مانند نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، بایگانی، نگهداری و مکاتبات را نیز با حداکثر امنیت به انجام می‌رساند.

در کنار این مزایا و دیگر ویژگی‌های استفاده از این نرم‌افزار، حس اطمنیان خاطر و آرامشی که این محصول در رابطه با انجام امور سازمانی به کارکنان و مدیران می‌بخشد آن را ارزشمندتر نیز می‌کند.

شما نیز میتوانید با استفاده از دموی رایگان و آنلاین نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر، مزایای این نرم افزار را برای سازمان خود تجربه کنید.