اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA) چیست و چطور می تواند فرایندهای ما را خودکارسازی کند؟

زمان تقریبی مطالعه: 8 دقیقه

اتوماسیون فرایند رباتیک یا Robotic Process Automation که به اختصار RPA نامیده می‌شود، فناوری برای خودکارسازی و اتوماسیون فرایندهای کسب و کار محسوب می‌گردد؛ در این فناوری از نرم‌افزارهای رباتیک برای انجام وظایف روتین و تکراری استفاده می‌شود و فعالیت‌ها و کارها به جای دستی انجام شدن، به صورت خودکار و توسط ربات‌های نرم‌افزاری انجام می‌گردند.

اما فناوری اتوماسیون فرایند رباتیک RPA چگونه فرایندهای ما را خودکار می‌سازد؟ کاربردها و مزایای استفاده از اتوماسیون فرایند رباتیک RPA چیست؟ برای آشنایی کامل اتوماسیون فرایند رباتیک و کاربردها و مزایای به‌کارگیری آن در نرم‌افزارها و سامانه‌های سازمانی، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.

اتوماسیون فرایند رباتیک RPA چیست؟

همان‌طور که در ابتدا اشاره کردیم، RPA یکی از فناوری‌های بسیار کاربردی است که با استفاده از ربات‌های نرم‌افزاری، فرایندها و کارهای تکراری را به صورت خودکار انجام می‌دهد؛ از این فناوری بیشتر در سامانه‌های اتوماسیون اداری و دیگر سامانه‌ها و نرم‌افزارهایی که فرایندهای تکراری و روتین دارند، استفاده می‌شود.

ربات‌های RPA یا همان اتوماسیون فرایند رباتیک، به کمک یک رابط کاربری گرافیکی (GUI) با سیستم‌ها و سامانه‌های نرم‌افزاری ارتباط برقرار می‌کنند و فعالیت‌ها و کارهای مشخص شده را را همانند انسان انجام می‌دهند.

ربا‌ت‌های RPA می‌توانند داده‌ها و اطلاعات ورودی را دریافت نمایند، فرایندها را اجرا کنند و بر اساس قوانین تعیین شده تصمیمات ساده‌ای بگیرند و خروجی مناسبی ارائه دهند؛ برای این کار اتوماسیون فرایند رباتیک RPA از فناوری‌های مختلفی مانند پردازش زبان طبیعی، بینایی ماشین و… برای اجرای فرایندهای ساده و پیچیده تکراری و قابل پیش‌بینی استفاده می‌کنند.

اتوماسیون فرایند رباتیک RPA در چه حوزه هایی کاربردهایی دارد؟

با توجه به ماهیت و قابلیت‌هایی که فناوری اتوماسیون فرایند رباتیک یا همان RPA دارد، در حوزه‌ها و بخش‌های مختلفی از سازمان‌ها و کسب و کارها مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ در این بخش برخی از حوزه‌ها و بخش‌هایی که فناوری RPA در آن‌ها کاربرد دارد را باهم بررسی می‌کنیم.

برخی از کاربردهای اتوماسیون فرایند رباتیک در حوزه‌ها و بخش‌های مختلف سازمانی و اداری عبارت‌اند از:

1. اتوماسیون فرایندهای مالی و حسابداری
2. اتوماسیون فرایندهای منابع انسانی
3. اتوماسیون فرایندهای مدیریت مشتری
4. اتوماسیون فرایندهای فروش و بازاریابی
5. اتوماسیون فرایندهای زنجیره تامین

حال بیایید هر کدام از موارد فوق را باهم بررسی کنیم.

فناوری RPA در چه حوزه هایی کاربرد دارد؟

اتوماسیون فرایندهای مالی و حسابداری

بسیاری از فرایندهای مالی و حسابداری به دلیل ثابت بودن روند و مراحل فرایند، قابل خودکارسازی هستند؛ فناوری RPA می‌تواند بسیاری از فرایندهای مالی و حسابداری مانند پردازش فاکتورها، یادآوری تسویه حساب‌ها، مدیریت و دسته‌بندی صورت حساب‌ها، ایجاد گزارشات مالی و… مورد استفاده قرار بگیرد.

اتوماسیون فرایندهای منابع انسانی

اتوماسیون فرایند رباتیک یا همان RPA در حوزه منابع انسانی نیز قابل استفاده است و کاربرد دارد؛ در این حوزه از فناوری RPA برای جمع‌آوری و پردازش اطلاعات کارکنان، مدیریت ارتباط با کارکنان (فرم‌های انتقادات و پیشنهادات یا درخواست‌ها)، مدیریت مراحل استخدام و… استفاده می‌شود.

بیشتر بدانیم: کاربرد BPMS در نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان

اتوماسیون فرایندهای مدیریت مشتری

مدیریت مشتریان و رسیدگی به درخواست‌های آنها، یکی دیگر از حوزه‌هایی است که می‌توان از فناوری RPA برای بهبود آن کمک گرفت؛ از اتوماسیون فرایند رباتیک می‌توان برای خودکارسازی اطلاع‌رسانی به مشتریان، مدیریت تیکت‌های ثبت شده، تحلیل داده‌های مشتریان و… استفاده نمود.

اتوماسیون فرایندهای فروش و بازاریابی

ثبت و پردازش سفارشات، مدیریت لیدها، مدیریت ایمیل‌های دریافتی/ارسالی، تحلیل داده‌های بازاریابی و… همگی فرایندهایی هستند که به کمک اتوماسیون فرایند رباتیک می‌توان آن‌ها را بهبود بخشید. فناوری RPA با خودکارسازی این دسته از فرایندها، موجب افزایش سرعت و دقت آن‌ها می‌گردد.

اتوماسیون فرایندهای زنجیره تامین

زنجیره تامین یکی از مهم‌ترین بخش‌های کسب و کارها است؛ فرایندهایی مانند ثبت سفارش، مدیریت و پیگیری موجودی انبار، پیگیری تحویل سفارشات، مدیریت تامین‌کنندگان و… همگی جزو فرایندهایی هستند که می‌توان از فناوری RPA برای بهبود آن‌ها استفاده کرد. فناوری اتوماسیون فرایند رباتیک به سازمان‌ها و کسب و کارها کمک می‌کند تا با خودکارسازی فرایندهای زنجیره تامین، سرعت و دقت فرایندها را افزایش داده و مدیریت بهتری بر روی این زنجیره داشته باشند.

اتوماسیون فرایند رباتیک چگونه فرایندهای ما را خودکارسازی می کند؟

برای خودکارسازی فرایندها به کمک RPA، مراحل مختلفی وجود دارد، که در ادامه آن‌ها را باهم بررسی می‌کنیم:

• تعریف فرایند
• تهیه ربات‌های نرم افزاری
• ضبط فعالیت‌ها و طراحی فرایند
• تنظیم قوانین و منطق فرایند
• اجرای فرایندهای طراحی شده

مراحل خودکارسازی فرایندها با فناوری RPA

تعریف فرایند

اولین مرحله برای خودکارسازی فرایندها به کمک فناوری اتوماسیون فرایند رباتیک، تعریف فرایندها است؛ در این مرحله باید فرایندهای مورد نظر شناسایی شوند و مراحل هر کدام از آن‌ها تعیین گردد و همچنین فعالیت‌های هر مرحله نیز مشخص شوند.

تهیه ربات‌های نرم افزاری

در مرحله بعد، متخصصین و برنامه‌نویسان این حوزه، به طراحی و ساخت ربات‌های مورد نیاز برای انجام خودکار فرایندها می‌پردازند؛ ربات‌های RPA نرم‌افزارهایی هستند که با استفاده از ابزارها و پلتفرم‌های RPA ایجاد می‌شوند.

ضبط فعالیت‌ها و طراحی فرایند

ربات‌ نرم‌افزاری RPA قادر به ضبط فعالیت‌های کاربران و شناسایی و یادگیری مراحل مختلف فرایندها است؛ این فعالیت‌ها شامل کلیک‌ها، وارد کردن داده‌ها، استخراج اطلاعات و دیگر فعالیت‌های تکراری و قابل شناسایی هستند.

تنظیم قوانین و منطق فرایند

پس از شناسایی فعالیت‌ها توسط ربات‌های اتوماسیون فرایند رباتیک، زمان آن رسیده است که راهبران سیستم یا همان متخصصین RPA، فعالیت‌ها و مراحل فرایندها را بررسی نمایند و قوانین مورد نیاز را برای اجرای درست فرایندها پیاده‌سازی کنند و منطق فرایندها را برای ربا‌ت‌های RPA مشخص نمایند.

اجرای فرایندهای طراحی شده

پس از اتمام تمام فرایندهای فوق، باید فرایندهای طراحی و شناسایی شده در سیستم پیاده‌سازی و اجرا شوند؛ در این مرحله، ربات‌ها باید قادر به اجرای خودکار و کامل فرایندهای تعریف شده باشند و بدون دخالت انسانی، وظایف و فعالیت‌های فرایندهای مختلف را به سرعت و با دقتی بالا انجام دهند.

فناوری RPA چه تفاوت‌هایی با BPMS دارد؟

قبل از بررسی این دو فناوری و سیستم، باید به این نکته اشاره کنیم که اگر با فناوری و سیستم BPMS آشنایی ندارید، توصیه می‌کنیم که ابتدا مقاله “BPMS چیست؟” را مطالعه بفرمایید. فناوری RPA و نرم افزار BPMS دو ابزار جدا از هم هستند، اما در حوزه مشترکی فعالیت دارند؛ RPA و BPMS ابزارهایی برای بهبود عملکرد و خودکارسازی فرایندهای کسب و کار محسوب می‌گردند. در ادامه به بررسی تفاوت‌های این دو ابزار از جنبه‌های مختلف می‌پردازیم:

تمرکز فناوری

فناوری RPA بیشتر بر روی فرایندهای مبتنی بر کامپیوتر تمرکز دارد. به بیان دیگر فناوری اتوماسیون فرایند رباتیک از ربات‌های نرم‌افزاری برای انجام فرایندها در محیط‌های کامپیوتری استفاده می‌شوند، مانند ورود اطلاعات از یک نرم‌افزار به نرم‌افزاری دیگر؛ اما سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPMS، بر روی بهبود فرایندها و مدیریت آن‌ها در سطح سازمان تمرکز دارد و از ابزارها و فناوری‌های مختلفی برای مدیریت فرایندها در سطح سازمان، نظارت بر آن‌ها و بهبود فرایندهای کسب و کار استفاده می‌کند.

محیط اجرا

محیط اجرای این دو فناوری نزدیک به هم است، اما همچنان تفاوت‌هایی دارد؛ ربات‌های RPA می‌توانند در محیط دسکتاپ و مستقل و مجزا از سیستم‌های اصلی فعالیت کنند، اما سامانه BPMS بیشتر در محیط‌های تحت وب و وبی اجرا می‌شود و برای مدیریت فرایندها و جریان اطلاعات و داده‌ها در سیستم‌های مختلف سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد.

میزان انعطاف‌پذیری

فناوری RPA و سیستم BPMS هر دو برای خودکارسازی فرایندهای تکراری و قابل پیش‌بینی مورد استفاده قرار می‌گیرند، با این تفاوت که ایجاد تغییرات و اصلاح فرایندها در نرم افزار BPMS آسان‌تر از فناوری RPA است و همچنین BPMS ابزارهای قدرتمندتری برای مدیریت و اصلاح فرایندها و تسهیل جریان کار دارد؛ پس می‌توان گفت که BPMS نسبت به RPA از انعطاف‌پذیری بیشتری برخوردار است.

نمایی از محیط کاربری نرم افزار مدیریت فرایندها BPMS فراگستر

نرم افزار BPMS فراگستر، جعبه ابزاری برای مدیریت و خودکارسازی فرایندها!

نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار فراگستر یا همان نرم افزار BPMS فراگستر، ابزاری تخصصی برای طراحی، مدلسازی و خودکارسازی فرایندهای کسب و کار است؛ به بیان دیگر، نرم افزار BPMS ابزاری برای مدیریت فرایندهای کسب و کار در سطح سازمان محسوب می‌گردد. سامانه BPMS فراگستر نسخه بومی‌سازی‌شده نرم افزار قدرتمند ProcessMaker است، که متناسب با نیاز سازمان‌ها و کسب و کارهای ایرانی بهینه‌سازی شده است.

ابزارها و قابلیت‌های مختلفی در نرم افزار BPMS فراگستر وجود دارد، که همگی در راستای تسهیل مدیریت فرایندهای کسب و کار به کار گرفته شده‌اند؛ برخی از قابلیت‌ها و ویژگی‌های نرم افزار BPMS فراگستر عبارت‌اند از:

• طراحی فرایندها در محیطی گرافیکی به کمک نمادها و عناصر بصری
• طراحی فرایندها با استفاده از Drag&Drop
• پشتیبانی از استاندارد مدل‌سازی فرایند BPMN2
• طراحی انواع فرم‌های سازمانی
• سفارشی‌سازی ظاهر فرم‌ها با استفاده از کد‌های CSS
• قابلیت تعریف زیرفرایند در فرایندهای اصلی
• تعریف متغیر‌های مختلف برای دریافت اطلاعات (مانند داده‌های رشته‌ای، پولی، عددی و فایل)
• اتصال به سامانه‌ها و سیستم‌های دیگر و فراخوانی اطلاعات از آن‌ها
• تعریف انواع شرط‌ها، قوانین و انتساب‌ها در فرایند
• پشتیبانی از JavaScript برای برنامه‌نویسی پیشرفته
• شروع خودکار فرایندها بر اساس زمان‌بندی مشخص
• یکپارچگی کاربران با LDAP و Active Directory از طریق اتوماسیون اداری
• پشتیبانی از زبان فارسی و تقویم فارسی در طراحی فرایند
• امکان افزودن قابلیتهای جدید در قالب افزونه (پلاگین)
• و…

شایان ذکر است که اگر مایل به کسب اطلاعات بیشتر در خصوص نرم افزار BPMS فراگستر و دریافت مشاوره رایگان از کارشناسان ما هستید، بر روی لینک زیر کلیک کنید:

سوالات متداول مشتریان

نرم افزار RPA چیست؟

اتوماسیون فرایند رباتیک یا همان RPA، فناوری برای خودکارسازی فرایندهای سازمانی با استفاده از ربات‌های نرم‌افزاری است.

فناوری RPA چه کاربردهایی دارد؟

فناوری RPA در حوزه‌های مختلفی کاربرد دارد، که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از: فرایندهای مالی و حسابداری، فرایندهای منابع انسانی، فرایندهای فروش و بازاریابی و… .

مزایای استفاده از فناوری RPA چیست؟

پیاده‌سازی فناوری RPA در سازمان‌ها مزیت‌های مختلفی با خود به همراه دارد، که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از: افزایش بهره‌وری فرایندها، کاهش هزینه‌های اضافی، افزایش سرعت اجرای فرایندها و… .

سخن پایانی

در این مقاله به بررسی کامل فناوری RPA پرداختیم و کاربردهای آن در حوزه‌های مختلف را باهم بررسی کردیم؛ همچنین به مقایسه فناوری RPA و سیستم BPMS پرداختیم. امیدواریم که با مطالعه این مقاله اطلاعات مفیدی به دست آورده باشید.