شناسایی چالش‌ها و فرصت‌های بکارگیری اتوماسیون اداری در کسب و کارهای کوچک

زمان تقریبی مطالعه: 5 دقیقه

طبق مطالعات اولیه انجام شده یک ژورنال کانادایی در سال ۲۰۰۹ ، استفاده از اتوماسیون اداری در کسب و کارهای کوچک (از مجموع ۴۴ شرکت و ۷۲ نفر دارای سمت‌های مدیریتی، مسئولین اجرایی و کارمندان اداری) بیانگر نگرش مثبت اما نسبتاً ساده‌انگارانه‌ای از سیستم اتوماسیون اداری در میان شرکت‌های کوچک است.

به رغم وجود فراگیر مقالات اتوماسیون اداری و آموزش اتوماسیون اداری و فرایندها، این فناوری هنوز بعنوان یک هزینه در نظر گرفته می‌شود، اما هزینه‌ای که برای افزایش اثربخشی و بهروه‌وری ضروری و ارزشمند است. از سوی دیگر مشکلات انسانی برای معرفی مناسب و درخور سیستم اتوماسیون اداری نادیده و یا دست کم گرفته شده است.

شاید در نگاه اول درک پیچیدگی مدیریت فرایند کسب و کارهای کوچک در سیستم اتوماسیون اداری مشکل باشد ولی مطالعات بیانگر این مهم است که مسائل و اثرات مرتبط با اتوماسیون اداری در کسب‌وکارهای کوچک ممکن است متفاوت از شرکت‌های بزرگ باشد.

اتوماسیون اداری در کسب و کارهای کوچک ، طرحی دو سر سود یا ضرر؟!

سازمان‌ها هر روزه با افزایش هزینه‌های اداری، ابهامات اقتصادی و افزایش رقابت برون سازمانی مواجه می‌شوند، در نتیجه بدنبال راهی برای کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری هستند. در سال‌های اخیر استفاده از فناوری‌های مبتنی بر کامپیوتر بعنوان راهکاری برای افزایش بهره‌وری و اثربخشی در کارهای اداری مورد توجه قرار گرفته است.

در این بین کسب و کارهای کوچک علاقمند به افزایش بازدهی هستند درحالیکه نسبت به کسب‌وکارهای بزرگ از منابع اندکی برای مقابله با رکودهای اقتصادی و رقابت با سایر شرکت‌ها برخوردار می‌باشند. برای صاحبان کسب و کارهای کوچک، سرمایه‌گذاری روی فناوری‌های اداری مادامی که نقاط مثبت و منفی بکارگیری از اتوماسیون اداری در کسب و کارهای کوچک بصورت شفاف بیان نشود بعنوان یک ریسک اقتصادی تلقی می‌گردد.

در مجموعه مقالات اتوماسیون اداری فراگستر قصد داریم با بیان صریح و روشن چالش‌ها و مزایا، راه را برای آگاهی مدیران از اتوماسیون اداری و فرایندها در کسب و کارهای کوچک هموار کنیم. مطمئنا مطالعه مقاله “چگونه از BPM در استارتاپ یا کسب‌و‌کار کوچک خود استفاده کنیم؟“ برای شما بسیار مفید خواهید بود.

هوش مصنوعی در اتوماسیون اداری

استفاده از واژه هوش مصنوعی در اتوماسیون اداری جدا از بخش جایگزینی انسان و نیروی کار با فناوری‌های نرم‌افزاری می‌تواند دارای معانی دیگری چون تکمیل تقاضا و درخواست‌های کسب و کار، افزایش سرعت و کاهش خطای انسانی نیز باشد.

نتایج بررسی بهره‌وری سازمانی انجام شده در شرکت‌های آمریکایی، بیانگر عدم وجود رابطه متقابل بین افزایش زمان کاری و نیروی انسانی با فزونی سرمایه تولید شده توسط کسب و کارها است. این دستاورد خط بطلانی بر تصور صاحبان کسب و کارهای کوچک در رابطه با افزایش بهره‌وری و تولید سرمایه خالص با تکیه بر سخت کوشی نیروی انسانی است.

راه حل بسیار ساده است؛ از این پس به جای سخت کار کردن هوشمندانه کار کنید. اتوماسیون اداری در کسب و کارهای کوچک همان هوشمندی موردنیاز شما است.

مدیریت فرایند کسب و کارهای کوچک در اتوماسیون اداری فراگستر

اتوماسیون اداری در کسب و کارهای کوچک ابزاری مفید برای پایان دادن به فرایندهای خسته کننده و روزمره‌ای است که میتواند توسط نیروی انسانی به خطا و اشتباه بیافتد و یا دچار فراموشی شود.

در ادامه ۶ قابلیت اتوماسیون اداری فراگستر برای رونق کسب و کارهای کوچک را معرفی می‌کنیم.

۱- پشتیبانی مشتریان

ارتباطات با مشتری از طریق ایمیل و پیام می‌تواند به کابوس کسب‌وکار شما تبدیل شود. بجای اینکه پیام‌ها در صندوق ورودی کارمندان شما دفن شوند، با استفاده از اتوماسیون اداری از این تهدید در جهت رشد و شکوفایی کسب و کار کوچک خود استفاده کنید.

۲- مدیریت صندوق ورودی

بررسی ایمیل‌ها و نامه‌ها میتواند یکی از زمانبرترین وظایف در لیست کارهای روزانه کارمندان اداری باشد. سرویس یکپارچه اتوماسیون اداری فراگستر امکان مدیریت پست‌های الکترونیک از سرویس‌های گوناگون را فراهم نموده است. بدین ترتیب بدون نیاز به هیچ نرم‌افزار دیگری میتوانید سرویس ایمیل خود را مدیریت نمایید.

۳- مدیریت پیامک‌ها

درخواست‌های جدید و وظایف هر کارمند را تنها با ثبت در سیستم اتوماسیون اداری به وی محول کنید. واحد مدیریت پیامک‌ها در اتوماسیون اداری فراگستر با ارسال یک پیامک به شخص، او را در جریان وظایف محوله می‌گذارد. مزیت این روش صرفه‌جویی در زمان و افزایش سرعت چشمگیر در مراودات داخلی شرکت است.

۴- برنامه‌ریزی جلسات

حتی در کسب و کارهای کوچک نیز وجود فردی برای تعیین قرار ملاقات‌ها و برنامه‌ریزی جلسات ضروری است. با استفاده از اتوماسیون اداری به نحوی هوشمندانه، با سرعت و دقت بالا زمان را مدیریت کنید.

۵- دانشنامه سازمانی و سامانه تبادل فایل

وجود جلسات منظم با کارمندان حتی در کسب و کارهای کوچک و استارت‌آپ‌ها نیز بسیار رایج است. در این جلسات گروه‌ها به تبادل اطلاعات و افکار می‌پردازند و خط و مشی گام‌های بعدی فعالیت را مشخص می‌کنند. دانشنامه سازمانی تعبیه شده در اتوماسیون اداری فراگستر امکان ثبت، ویرایش و بایگانی مستندات این جلسات و هم فکری‌ها را در اختیار کسب‌وکارهای کوچک می‌گذارد.

ضمن اینکه با استفاده از سامانه تبادل فایل نیز می‌توانید اطلاعات لازم در فرمت‌های مختلف را با کارمندان به اشتراک بگذارید. از قابلیت‌های منحصر به فرد سامانه تبادل فایل می‌توان به اعمال سطوح دسترسی و قابلیت استفاده در ابزارهای هوشمند همراه نظیر گوشی و تبلت اشاره کرد.

۶- نسخه موبایل (فراگستر همراه)

کسب‌وکارهای کوچک متاثر از رقابت بالا در بازار کار باید قادر به کنترل فرایندها فارغ از زمان و مکان باشند. به کمک نسخه موبایل اتوماسیون اداری فراگستر، کسب و کار کوچک خود را از راه دور مدیریت کنید.

اگر مایل به مدیریت کسب و کار کوچک خود با اتوماسیون اداری می‌باشید ؛ میتوانید از این قسمت بصورت رایگان با اتوماسیون اداری فراگستر کار کنید.

منبع : کتابخانه آنلاین Wiley