جلسه شانزدهم | آیا ابطال نامه در اتوماسیون اداری به معنای حذف نامه است؟
زمان تقریبی مطالعه: 2 دقیقه
همراهان همیشگی؛ سلام
در ادامه مباحث قبلی آموزش اتوماسیون اداری، در این جلسه میخواهم آموزشم را با یکی از پرسشهای متداول کاربران در هنگام استقرار یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری در سازمان شروع کنم.
با نامه‌های ابطال شده در سازمان چه کار کنیم؟
قبل از پاسخ به این پرسش، خوب است یک تعریفی از نامه ابطال‌شده ارائه دهیم و سپس بگوییم که فرق آن با نامه حذف‌شده چیست؟
در سازمان‌ها به هر دلیلی ممکن است نیاز باشد یک نامه ابطال شود. به‌عنوان‌مثال یک نامه‌ای تهیه شده ولی در زمان مناسب برای گیرنده آن ارسال نشده است و عملاً موضوعیت ارسال نامه از بین رفته است. در این حالت سازمان می‌تواند نامه را ابطال نموده تا از به جریان افتادن آن بدون مجوز جلوگیری نماید. البته مثال‌های مختلفی در خصوص دلایل و نمونه‌های ابطال نامه میتوان آورد ولی به ذکر این‌یک مثال در این آموزش بسنده می‌کنیم.
پرسشی که اینجا مطرح میشود این است که چه زمانی میتوان یک نامه را ابطال نمود و در واقع آیا عملیات ابطال نامه در نرم افزار معادل حذف فیزیکی نامه خواهد بود؟
اگر در حالت سنتی و فیزیکی دو مقطع زمانی زیر را برای یک نامه در نظر بگیریم
- پیش از ثبت نامه در دفتر اندیکاتور و اصطلاحاً شماره شدن آن
- پس‌از شماره شدن و ثبت نامه در دفتر اندیکاتور
در این حالت برای ابطال نامه تا زمانی که نامه شماره نشده و به اصطلاح پیش نویس است، میتوانیم آنرا براحتی حذف کنیم و بعبارتی دست نوشته خود را از بین ببریم. ولی بعد از شماره شدن و ثبت در دفتر اندیکاتور اگر به هر دلیلی بخواهیم نامه در سازمان گردش نداشته باشد، به دلیل اینکه در دفتر اندیکاتور یک ردیف شماره به آن اختصاص داده شده و در نتیجه ممکن است باعث از بین رفتن سوابق نامه شود، در این حالت مجاز به حذف فیزیکی نیستیم و باید مهر ابطال روی نامه بزنیم.
انجام همین عملیات دقیقا در یک نرم افزار اتوماسیون اداری هم صادق است.
به این صورت که اگر در نرم‌افزار اتوماسیون اداری، نامه‌ای در وضعیت «پیش نویس» باشد و هنوز توسط سیستم شماره‌ای به آن اختصاص داده نشده باشد، براحتی با اعمال دگمه «حذف» میتوان نامه را بطور کامل از سیستم حذف کرد.
ولی اگر نامه ثبت و در سطح سازمان به گردش در آمده باشد، و به هر دلیلی نیاز به ابطال نامه باشد، مجاز به حذف نامه نیستیم و باید نامه را ابطال کنیم.
در صورت ابطال نامه، هرلحظه سازمان می‌تواند به سوابق آن دسترسی داشته باشد ولی دیگر امکان ارجاع روی آن نامه وجود نخواهد داشت. همچنین اگر نامه پیش از ابطال در سطح سازمان گردش داشته باشد یعنی ارجاع شده باشد با انجام عملیات «ابطال نامه»، نامه از کارتابل تمام گیرندگان به‌صورت خودکار جمع‌آوری خواهد شد.
البته بدیهی است فرآیند ابطال نامه نیاز به مجوزهای مختص به خود دارد که معمولاً در یک سازمان این مهم در اختیار مدیر سیستم یا دبیرخانه مرکزی می‌باشد. نمونه‌ای از اعطا یا لغو مجوز ابطال نامه در ذیل مشاهده میشود.
به محض کلیک بر روی آیکون فوق صفحه زیر ظاهر میشود.
در این صفحه، نام فرد موردنظر را انتخاب و جهت ایجاد دسترسی روی دکمه ”ذخیره“ کلیک کرده تا فرد موردنظر به فهرست افراد دارای دسترسی ابطال نامه اضافه شود.
آموزش نحوه انجام فرآیند ابطال نامه را در جلسات بعدی که مختص به امکانات دبیرخانه و کارتابل در نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر می باشد ارائه خواهیم نمود.
در ادامه مقاله بعدی همراه ما باشید…
