عملکرد اتوماسیون اداری برای افراد با چندین سمت مختلف چگونه است؟

زمان تقریبی مطالعه: 2 دقیقه

یکی از مواردی که در هنگام استقرار سیستم‌های اتوماسیون اداری همواره از ما سوال می‌شود این است که:

«نحوه تعامل و عملکرد سیستم اتوماسیون اداری فراگستر در هنگامی که فرد یا افرادی در سازمان ما، دارای چند پست یا به عبارتی دارای چند سِمَت هستند، چگونه است؟»

به ‌عنوان‌ مثال فردی را در نظر بگیرید که در سازمان دارای دو سمت است یکی سمت «عضو هیئت‌مدیره» و دیگری سمت «مدیر خدمات پس از فروش». در این حالت بطور بدیهی فرد انتظار دارد نامه‌هایی که مرتبط با فعالیت «هیئت‌مدیره» بوده با نامه‌های مرتبط با فعالیت او در «حوزه خدمات پس از فروش» به‌صورت تفکیک‌شده در اختیار وی قرار گیرد.

برای این مهم ابتدا می‌بایست در هنگام تعریف پست یا سمت سازمانی فرد، برای او تمام سمت‌های سازمانی‌ای که فرد احراز نموده را تعریف نمود. یعنی یک سیستم اتوماسیون اداری استاندارد، باید قابلیت انتساب پرسنل به بیش از یک جایگاه سازمانی را داشته باشد.

همان‌طور که در شکل ۱ مشاهده می‌کنید کاربر ما به دو سمت در سیستم منتسب گردیده است. (یکی کارشناس نرم‌افزار و دیگری سرپرست سخت افزار»

شکل۱

ازاینجا به بعد وظیفه نرم‌افزار اتوماسیون اداری این است که، با توجه به تعریف بیش از یک سمت برای فرد، امکان ارجاع نامه‌ها را به تفکیک سمت‌های تعریف‌شده برای پرسنل ممکن نماید. یعنی در فرم «ارجاع نامه» با انتخاب پرسنل، سمت‌های انتساب داده‌شده به پرسنل نمایش داده شود و ارسال‌کننده نامه بتواند مشخص نماید که نامه را می‌خواهد به کدام سمت پرسنل ارسال نماید.

شکل ۲

یکی دیگر از تمهیداتی که در این حالت در یک سیستم‌ اتوماسیون اداری استاندارد می‌بایست دیده شود، این است که سیستم باید بتواند دسترسی مجزایی برای سمت‌های مختلف فرد در نظر بگیرید یعنی همان‌طور که در ابتدای مقاله اشاره گردید، کلیه نامه‌های مرتبط با سمت‌های مختلف فرد در یک کارتابل نباشد و به‌صورت مجزا و تفکیک‌شده کاربر بتواند نامه‌های مرتبط با سمت‌های مختلفش را ببیند.

برای این مهم یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری استاندارد باید این قابلیت را داشته باشد که بتوان در هنگام تعریف چند سمت برای یک کاربر، یکی از سمتهای او را پیش فرض اعلام کرد. یعنی باید مشخص شود که کاربر به‌طور پیش‌فرض با کدام سمت به سیستم وارد شود و بطور پیش‌فرض نامه‌های کدام سمت خود را ببیند.

در ادامه سیستم به ساده‌ترین روش ممکن باید امکان تغییر کارتابل بین سمتهای مختلف را به پرسنل داده تا او بتواند بین کارتابل‌ها که هرکدام متناظر با یک سمت او می‌باشد جابجا شود. مشابه تصویر ذیل که با کلیک بر روی عنوان سمت دوم، نامه‌های مرتبط با آن سمت رؤیت خواهد شد.

شکل ۳