چگونه اسناد خود را سازماندهی کنیم؟
زمان تقریبی مطالعه: 8 دقیقه
سازماندهی اسناد به فرایندی می‌گویند که در آن اسناد بر اساس فاکتورهای مختلفی ترتیببندی، دستهبندی و تنظیم می‌شوند؛ روش‌های گوناگونی برای سازماندهی اسناد وجود دارد، که هر کدام از آنها مزایا و معایب خود را دارند و شرکت‌ها و سازمان‌ها بر اساس نیاز خود، یکی از روش‌های سازماندهی اسناد را انتخاب می‌کنند. سوال اصلی که مطرح می‌شود، این است که چگونه اسناد خود را سازماندهی کنیم؟ یا اینکه انواع روش‌های سازماندهی اسناد کدامند؟ برای یافتن پاسخ این سوالات و آشنایی کامل با سازماندهی اسناد، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.
مشاهده فهرست مطالب
سازماندهی اسناد چه تفاوتی با بایگانی اسناد دارد؟
سازماندهی اسناد و بایگانی اسناد دو فرایند مجزا اما مرتبط با یکدیگر هستند؛ همان‌طور که اشاره کردیم، سازماندهی اسناد عبارت است از ترتیببندی، دستهبندی و تنظیم اسناد با استفاده از روش‌ها و فاکتورهای مختلف، اما بایگانی اسناد به فرایندی می‌گویند که در آن اسناد سازماندهی شده، به منظور استفاده در طولانی مدت، نگهداری و آرشیو می‌شوند.
از طرفی هدف سازماندهی اسناد، دستهبندی آنها به گونه‌ای است که در کمترین زمان ممکن و به راحت‌ترین شکل، در دسترس و مورد استفاده قرار بگیرند؛ اما بایگانی اسناد بر روی نگهداری طولانی مدت اسناد در شرایطی امن و حفظ سلامت اسناد می‌باشد.
تفاوت دیگر سازماندهی اسناد و بایگانی آنها در این است که، تمامی اسناد باید سازماندهی شوند اما همه اسناد بایگانی نمی‌شوند و تنها اسنادی که مهم و ارزشمند هستند و در آینده مورد استفاده قرار می گیرند، در سازمان بایگانی می‌شوند.
بیشتر بدانیم: چگونه اسناد را بایگانی کنیم؟
مزیت های سازماندهی اسناد در سازمان چیست؟
سازماندهی اسناد یکی از ضروریات شرکت‌ها و سازمان‌هایی است که از حجم بالای مستندات و اطلاعات برخوردار هستند؛ استفاده از روش‌های سازماندهی اسناد و ترتیببندی و دستهبندی اسناد، از مزایای مختلفی برخوردار است، که برخی از آنها عبارت‌اند از:
- دسترسی آسان و سریع به اطلاعات
- افزایش بهره‌وری کارکنان
- کاهش اشتباهات در مدیریت اسناد
- افزایش امنیت و حفاظت از اطلاعات
مزیت های سازماندهی اسناد در سازمان
دسترسی آسان و سریع به اطلاعات
سازماندهی اسناد به شما کمک می‌کند تا به سادگی اسنادی را که نیاز داری، جستجو نمایید و مورد استفاده قرار دهید؛ شما می‌توانید پس از سازماندهی اسناد، به کمک فاکتورهای مختلفی که برای سازماندهی استفاده کرده‌اید، اسنادی که در نظر دارید را جستجو کنید و دسترسی آسان و سریعی به اسناد و اطلاعات داشته باشید.
افزایش بهره‌وری کارکنان
با افزایش سرعت و دقت دسترسی به اطلاعات و اسناد، شما و دیگر افراد سازمان به راحتی و با سرعت بیشتری به اسناد و اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا می‌کنید و از آنها برای انجام وظایف و کارهای خود استفاده می‌نمایید؛ این امر به طور خودکار موجب افزایش بهره‌وری کارکنان در سازمان و در نهایت افزایش بهره‌وری سازمان یا مجموعه شما می‌گردد.
کاهش اشتباهات در مدیریت اسناد
سازماندهی و دستهبندی اسناد به شما کمک می‌کند تا احتمال بروز اشتباهاتی مانند مفقود شدن اسناد، تخریب اسناد، ثبت اسناد، اشتباه شدن اسناد و… کاهش دهید؛ با یک ترتیببندی درست و اصولی، می‌توانید شاهد کاهش چشم‌گیر اشتباهات در فرایند مدیریت اسناد باشید.
افزایش امنیت و حفاظت از اطلاعات
با استفاده از روش‌های مختلف دستهبندی و سازماندهی اسناد، می‌توانید کنترل بیشتری بر روی مدیریت مستندات و دسترسی کاربران به آنها داشته باشید؛ به عنوان مثال، می‌توانید اسناد محرمانه را در دستهبندی جداگانه‌ای سازماندهی کنید، تا فقط افرادی که حق و دسترسی لازم برای مشاهده آنها را دارند، از این اسناد استفاده نمایند.
به طور کلی، سازماندهی اسناد موجب تسهیل جستجو و دسترسی به مستندات و اطلاعات و همچنین افزایش بهره‌وری کارکنان و بهبود مدیریت اسناد در سازمان می‌گردد.
انواع روش های سازماندهی اسناد کدامند؟
برای سازماندهی اسناد باید با توجه به نیازهای خود و بررسی روش‌های مختلف سازماندهی اسناد، مناسب‌ترین راهکار و روش برای سازماندهی اسناد را انتخاب کنید. فاکتورها و معیارهای مختلفی در این فرایند مورد استفاده قرار می‌گیرند، مانند موضوع، تاریخ، نوع سند، سطح محرمانگی و… . هر کدام از این فاکتورها در روش‌های مختلف سازماندهی اسناد مورد استفاده قرار می‌گیرند و به کمک آنها می‌توانید ضمن سازماندهی و دستهبندی اسناد، آنها را جستجو و مدیریت کنید. برخی از روش‌های پرطرفدار و پرکاربرد در سازماندهی اسناد که بسیاری از مجموعه‌ها، شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ استفاده می‌کنند، عبارت‌اند از:
- سیستم شاخصبندی
- نامگذاری فایلها
- سیستم کدگذاری
- سیستم پوشهبندی
- برچسبگذاری
- نرمافزارهای مدیریت اسناد
انواع روش های سازماندهی اسناد
در ادامه هر کدام از این روش‌های سازماندهی اسناد را باهم مرور خواهیم کرد.
سیستم شاخصبندی
در سیستم شاخصبندی از شاخص‌های کلیدی و عناوین برای دستهبندی اسناد و مرتب کردن آنها استفاده می‌شود؛ این شاخص‌ها می‌توانند موارد مختلفی مانند کلمات کلیدی، شماره‌ها، تاریخ‌ها و حتی موضوعات اسناد باشند. به‌طور معمول در این روش پس از تعیین شاخص‌ها، آنها را بر اساس حروف الفبا مرتب می‌کنند تا جستجو در بین آنها و پیدا کردن سند مورد نیاز، آسان باشد.
نامگذاری فایلها
برای سازماندهی اسناد با استفاده از روش نامگذاری فایلها، باید یک سیستم نامگذاری ایجاد کنید؛ برای این کار می‌توانید از عناوین، شماره‌ها و موضوعات برای ایجاد یک سیستم نامگذاری قابل فهم، استفاده نمایید. در این روش می‌توانید اسناد را با جستجوی نامی که برای آنها تنظیم شده است، پیدا کرد.
سیستم کدگذاری
در این روش سازماندهی اسناد، با کمک حروف، اعداد، عناوین و… یک سیستم کدگذاری ایجاد می‌کنید و سپس متناسب با نوع اسناد، کد خاصی را به آنها اختصاص می‌دهید و اسناد مشابه را با سیستم کدینگ یکسانی، ثبت و سازماندهی می‌کنید؛ برای درک بهتر این سیستم، توجه شما را به چند مثال زیر جلب می‌کنم:
- اسناد حقوقی: ح-1234
- اسناد مالی: م-1243
- اسناد محرمانه: م-م-1234
- قراردادها: ق-1234
- و…
سیستم پوشهبندی
یکی دیگر از روش‌های سازماندهی اسناد، ایجاد یک سیستم پوشهبندی منظم و سلسله‌مراتبی می‌باشد؛ در این سیستم، اسناد را در پوشه‌های اصلی و زیرپوشه‌های مختلف، به صورت دستهبندی شده و سلسله مراتبی، سازماندهی می‌کنید. شایان ذکر است که این پوشه‌ها را نیز می‌توانید بر اساس فاکتورهای مختلفی مانند تاریخ، موضوع، نوع یا معیارهای دیگر، دستهبندی کنید.
برچسبگذاری
استفاده از برچسب‌ها یکی از روش‌های کاربردی و سریع در سازماندهی اسناد می‌باشد؛ شما می‌توانید برای ایجاد برچسب‌ها از عناوین و عبارات و یا حتی طرح‌های گرافیکی استفاده کنید و به هر کدام از اسناد مورد نظر، یک و یا حتی چند برچسب مختلف اختصاص دهید، سپس برای جستجوی اسناد مورد نیاز خود، برچسب‌های مرتبط را فیلتر کنید تا در نهایت به سندی که نیاز دارید، دست بیابید.
نرمافزارهای مدیریت اسناد
در صورتی که حجم اسناد در سازمان شما زیاد باشد، بهترین و کارآمدترین روش برای سازماندهی اسناد، استفاده از نرمافزارهای مدیریت اسناد است. این دسته از نرم افزارهای تخصصی، امکانات و قابلیت‌های مختلفی را برای مدیریت اسناد در سازمان، در اختیار شما قرار می‌دهند؛ امکاناتی از قبیل:
- دستهبندی
- تعیین سطح دسترسی افراد
- دسترسی از راه دور
- اشتراک‌گذاری آسان
- و…
توجه داشته باشید که برای انتخاب بهترین روش سازماندهی اسناد، باید به نیازهای خود و سازمانتان توجه کنید، اما به طور کلی با گسترش سامانه‌ها و سیستم‌های نرم‌افزاری تخصصی در سازمان‌ها، استفاده از روش‌های سنتی سازماندهی اسناد، بهره‌وری سازمان شما را کاهش می‌دهند، اما در عوض نرمافزارهای مدیریت اسناد، امکان اتصال و یکپارچگی با نرمافزارهای سازمانی را دارند، که این امر موجب افزایش سرعت فرایندها و کارها و در نهایت افزایش بهره‌وری سازمان می‌گردد؛ در همین راستا، بهترین روش برای سازماندهی اسناد در سازمان را می‌توان استفاده از نرمافزارهای مدیریت اسناد دانست.
بیشتر بدانیم: انواع روش های بایگانی اسناد و مدارک در سازمان
راهکار فراگستر برای مدیریت و سازماندهی اسناد چیست؟
اتوماسیون اداری فراگستر در راستای پاسخ به نیازهای سازمانی، زیرسیستم‌ها و ابزارهای مختلفی را به صورت یکپارچه و متمرکز در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارها قرار داده است؛ زیرسیستم مدیریت اسناد فراگستر، ابزاری تخصصی برای مدیریت و سازماندهی انواع مستندات به صورت الکترونیکی می‌باشد.
محیط کاربری نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر
این نرم افزار یکی از زیرسیستم‌های تخصصی و یکپارچه اتوماسیون فراگستر می‌باشد، که با هدف ایجاد چرخه حیات اسناد در سازمان و همچنین تسهیل فرایند مدیریت و سازماندهی اسناد طراحی شده و توسعه یافته است. به کمک این نرم افزار می‌توانید به سادگی انواع مختلفی از مستندات را ثبت، دستهبندی و بازیابی کنید و در محیط امن اتوماسیون از آنها استفاده نمایید و یا آنها را به اشتراک بگذارید.
برخی از قابلیت‌ها و امکانات نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر در نسخه 7 عبارت‌اند از:
- یکپارچگی با نرمافزارهای خانواده Office
- پشتیبانی از قابلیت OCR فارسی
- ارسال و دریافت اسناد از طریق ایمیل و فکس
- کارگروهی بر روی اسناد و مدارک
- قفل سند (check in/check out) جهت کنترل ویرایش اسناد اشتراکی
- کاهش نویز اسناد و مدارک اسکن شده
- ساخت فرم های اطلاعاتی تکمیلی برای اسناد توسط Form Generator
- تعریف درختواره پوشه‌ها و پرونده‌های سازماندهی مستندات بطور نامحدود
- تعریف سطوح دسترسی کاربران به پوشه‌ها، بر اساس واحدهای سازمانی و سمت پرسنل
- تعیین تاریخ انقضاء برای اسناد
- الصاق فایل از طریق اسکنر یا الصاق دستی بر روی سند
- بازگرداندن نسخ فایل‌های اسناد به نسخه‌های قبلی
- جستجو روی اسناد درون پرونده‌های بایگانی، بر اساس موضوع، شماره ،نوع سند، گروه سند، کلید واژه و…
- جستجو داخل متن مستندات Word, Excel, PDF
- ارائه گزارش های تعدادی و گزارش از اسناد جدید اضافه شده، ویرایش شده، دارای سر رسید انقضاء و…
- ایجاد ارتباط یک نامه به یک سند از کارتابل اتوماسیون
برای آشنایی بیشتر با قابلیت‌ها و امکانات نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر برای سازماندهی اسناد و همچنین بایگانی آنها، می‌توانید از طریق لینک زیر، نسخه دموی رایگان این نرم افزار را مورد استفاده و بررسی قرار دهید؛ همچنین در صورت نیاز به مشاوره، تنها کافیست با شماره 42623 (021) تماس حاصل بفرمایید، تا همکاران ما تمامی مشاوره‌های لازم را به شما ارائه دهند.
سخن پایانی
در این مقاله ضمن مقایسه مفاهیم سازماندهی اسناد و بایگانی اسناد، با انواع روش‌های سازماندهی اسناد در سازمان آشنا شدیم و همچنین نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر را نیز باهم مورد بررسی قرار دادیم. در صورتی که سوالاتی که درون ذهن شما بی پاسخ مانده، حتما سوالات خود را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید؛ در ضمن بازنشر این مقاله برای همکاران و دوستان علاقه‌مند شما، موجب خرسندی ما می‌گردد.
سوالات متداول
سازماندهی اسناد چیست؟
سازماندهی اسناد به فرایند ترتیببندی، دستهبندی و تنظیم اسناد در یک سازمان اشاره دارد.
هدف اصلی سازماندهی اسناد چیست؟
هدف اصلی سازماندهی اسناد، فراهم آوردن راهی برای جستجو و دسترسی آسان به اسناد و اطلاعات درون آنها است.
انواع سازماندهی اسناد چیست؟
سیستم شاخصبندی
نامگذاری فایلها
سیستم کدگذاری
سیستم پوشهبندی
برچسبگذاری
نرمافزارهای مدیریت اسناد
