شاخصهای ارزیابی اتوماسیون اداری از منظر کاربرپسند بودن (User Friendly)
زمان تقریبی مطالعه: 7 دقیقه
اگر هنوز در انتخاب بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری تردید دارید؛ در این مقاله با معرفی ۵ شاخص انتخاب نرم‌افزار از لحاظ کاربرپسندی به شما کمک می‌کنیم انتخاب مناسب‌تری جهت مکانیزه‌سازی مکاتبات سازمانتان داشته باشید.
کاربرپسندی (User Friendly) چیست؟ رابط کاربری نرم‌افزار در واقع بخشی از نرم‌افزار است که کاربران به صورت مداوم آن را مشاهده کرده و روزانه برای انجام امور خود از طریق نرم‌افزار با آن سروکار دارند. در واقع رنگ‌بندی مناسب، طراحی مدرن منوها و گزینه‌ها، چینش کاربردی ستون‌ها و اطلاعات، دسترسی راحت به موارد موردنیاز کاربر و مواردی از این قبیل همگی در بحث طراحی رابط کاربری نرم‌افزار مطرح است.
در واقع رابط کاربری برای یک نرم‌افزار همانند ظاهر و لباس مناسب و شیک برای یک انسان است.
حتما تابحال تجربه مهاجرت از نرم‌افزارهای قدیمی به نسخه‌های مدرن و جدید را داشته‌اید…
تابحال فکر کرده‌اید چرا سرویس ایمیل گوگل (Gmail) بسیار محبوب‌تر از سرویس‌های مشابه مانند YahooMail یا Hotmail است؟
به راستی زمانیکه پس از سالها کار با ویندوز ۹۸، ویندوز Xp را نصب کردید، چه حسی داشتید؟
بنابراین انتخاب یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری که از تکنولوژی‌های مدرن در طراحی نرم‌افزار استفاده کرده و رابط کاربری مناسب و کاربرپسندی بالایی داشته باشد، در استقرار موفق نرم‌افزار و پذیرش کارکنان بسیار حائز اهمیت خواهد بود.
چه شاخص‌هایی در انتخاب یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری کاربرپسند مهم است؟
برای روشن شدن مطلب و بررسی جزئی‌تر ویژگی‌های نرم‌افزار از منظر محیط گرافیکی و رابط کاربری، تعدادی از مهمترین فاکتورهایی که در زمان انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری باید به آنها دقت کرد را با همدیگر بررسی خواهیم کرد.
شاخص های انتخاب نرم‌افزار از لحاظ کاربرپسند بودن و رابط کاربری:
- واکنش‌گرا (Responsive) بودن نرم‌افزار
- رنگ‌بندی مناسب
- فونت‌های مناسب و خوانا
- تم قابل تغییر
- پاسخ‌دهی و جستجوی سریع خواسته‌ها و نیازهای کاربر
- نمایش اطلاعات کامل و موردنیاز کاربر در محیط نمایش نامه
- کامل بودن در عین سادگی و پرهیز از پیچیدگی در محل قرارگیری منوها، گزینه‌ها، ستون‌ها و سایر اجزای محیط کارتابل نامه‌ها، صفحه نمایش نامه و صفحه ارجاع نامه
شاخص اول: نرم‌افزارهای صرفاً تخصصی اتوماسیون اداری یا نرم‌افزارهای یکپارچه اداری کدام کاربرپسندترند؟
از لحاظ محیط گرافیکی و رابط کاربری نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری عمدتاً به دو دسته تقسیم می‌شوند.
دسته اول نرم‌افزارهای صرفاً تخصصی اتوماسیون اداری هستند که به صورت خاص برای اتوماسیون اداری طراحی شده‌اند.
دسته دوم نرم‌افزارهای با چارچوب عمومی یا به اصطلاح فریم‌ورک عمومی هستند که برای نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، مالی، منابع انسانی و… طراحی و توسعه داده شده‌اند.
آندسته از نرم‌افزارهایی که به صورت تخصصی فقط برای اتوماسیون اداری طراحی شده‌اند؛ از محیط کاربری و گرافیکی بسیار برتری نسبت به نرم‌افزارهای با چارچوب عمومی برخوردار هستند. عموما پیاده‌سازی الگوها و استانداردهای طراحی نرم‌افزار (UX) در این سیستمها معنی پیدا کرده و کاربران اینگونه نرم‌افزارها را بیشتر می‌پسندند. چراکه از نظر آنان محیط جذاب‌تر و راحتتری خواهد داشت.
به همین دلیل میتوان گفت نرم‌افزارهای دسته اول که نرم‌افزارهای صرفاً تخصصی اتوماسیون اداری می‌باشند؛ از دیدگاه کاربرپسند بودن نرم‌افزار در جایگاهی بالاتر از نرم‌افزارهای دسته دوم هستند.
شاخص دوم: واکنش‌گرا بودن و سازگاری با نمایشگرهای متفاوت
واکنش‌گرا (Responsive) بودن یک نرم‌افزار به این معنا است که نرم‌افزار بتواند خود را با کوچک و بزرگ شدن اندازه صفحه نمایشگر کاربر تطبیق داده و منوها و گزینه‌های مختلف موجود در نرم‌افزار به نسبت صفحه نمایشگر کوچک و بزرگ شوند و درعین حال هماهنگی بین آنها از بین نرود.
در زمینه انعطاف‌پذیری نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری تقریباً میتوان گفت اکثر نرم‌افزارهای موجود در بازار واکنش‌گرا هستند. اما با این وجود برخی از آنها در این زمینه بهتر از سایرین عمل کرده و یا راهکارهای جایگزینی برای آن در نظر گرفته‌اند.
بطور مثال برخی شرکت‌های این حوزه علاوه بر نسخه‌های مخصوص موبایل (Android و iOS) برای رفع نیاز کاربران در این زمینه به توسعه نسخه PWA نرم‌افزار اتوماسیون اداری خود نیز پرداخته‌اند. این نسخه کاملا واکنش‌گرا بوده و از بروزترین تکنولوژی روز دنیا جهت رفع نیاز کاربران android و ios استفاده میکند.
مسلما این امر موجب کاربری بسیار آسان و راحت شده و از متداول‌ترین معیارهای کیفیت نرم‌افزار بشمار میرود.
شاخص سوم: طراحی مدرن نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری عامل جذب کاربران به این نرم‌افزارها
کوچک بودن اندازه فونت‌ها از دیگر مشکلات رابط کاربری نرم‌افزارهای این حوزه است. چراکه خوانایی عبارت‌ها و کلمات موجود در محیط نرم‌افزار را برای کاربر دشوار کرده است.
همچنین از خصوصیات نرم‌افزار خوب میتوان به طراحی حرفه‌ای و پرهیز از شلوغی منوها و گزینه‌های موجود در محیط نرم‌افزار اشاره کرد. که متاسفانه اکثر نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار محیطی بسیار شلوغ دارند. با این وجود برخی نرم‌افزارها با استفاده از تکنولوژی‌های مدرن در طراحی نرم‌افزار توانسته‌اند بهتر از سایرین عمل کنند.
از دیگر شاخص های کاربرپسند بودن نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری قابلیت تغییر تم و نمایه کلی نرم‌افزار است که کاربران می‌توانند با توجه به سلیقه خود تم نرم‌افزار را تغییر داده و از یکنواختی رنگ‌ها و منوهای محیط نرم‌افزار بکاهند.
همچنین برخی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری از منظر رنگ‌بندی، تنوع و هم‌خوانی رنگ‌ها در محیط نرم‌افزار از استایل مدرن در طراحی خود پیروی کرده‌اند. بطوریکه کاربران از همان ابتدای کار با این نرم‌افزارها جذب محیط آن شده و از نرم‌افزار خسته و دل‌زده نخواهند شد. توجه به این امر در کاهش مقاومت سازمانی در استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری نقش بسیاری خواهد داشت.
بیشتر بخوانید: چطور بر مقاومت سازمانی بعد از پیاده‌سازی سیستم‌های جدید اتوماسیون فائق آییم؟
شاخص چهارم: در انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری کاربرپسند حتما این ۳ محیط را بررسی کنید
محیط کارتابل نامه، محیط نمایش نامه و محیط ارجاع نامه سه پارامتر مشترک میان همه اتوماسیون‌های اداری هستند که کاربران بیشتر زمان خود را در این سه محیط می‌‌گذرانند.
- انتخاب مناسب ستون‌های اطلاعاتی موجود در محیط کارتابل نامه
- طراحی و چینش مناسب اطلاعات موردنیاز کاربر در صفحه نمایش نامه
- رفع نیازهای کاربر در زمینه ارجاع‌های متنوع و خاص در صفحه ارجاع نامه
این فاکتور از مهمترین شاخص های انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری کاربرپسند بوده که لازم است مدیران در زمان تصمیم‌گیری حتماً به این موارد دقت کنند.
شاخص پنجم: قبل از خرید نرم‌افزار اتوماسیون اداری حتما دمو ببینید
بعنوان آخرین شاخص انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری کاربرپسند میتوان گفت بهترین راهکار درخواست دمو از شرکت‌های نرم‌افزاری فعال در این حوزه و بررسی آنها از لحاظ موارد اشاره شده در این مقاله است. البته در صورتیکه کاربرپسندی محیط نرم‌افزار اتوماسیون اداری برایتان مهم باشد!
در واقع هیچ‌وقت شما نمی‌توانید بدون اینکه محیط کاربری یک نرم‌افزار را از نزدیک ببینید و با آن کار کنید دست به انتخاب آن نرم‌افزار بزنید. چرا که هزینه‌های جبران انتخاب اشتباه در این مرحله بسیار بالا بوده و در صورت خرید نرم‌افزار و استقرار آن در سازمان، به سختی میتوان نرم‌افزار را تغییر داد و کاربران سازمان را با نرم‌افزار جدید هماهنگ کرد.
بنابراین پیشنهاد ما اینست که با درخواست دموی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مختلف و بررسی آنها از نزدیک گزینه‌ای را انتخاب نمائید که شاخصهای مطرح شده در این مقاله در آن رعایت شده باشد تا کاربران سازمان شما به راحتی کار با آن را فراگرفته و از کار کردن طولانی مدت با آن خسته و دل‌زده نشوند.
