شاخصهای ارزیابی اتوماسیون اداری از منظر قیمت نرم‌افزار

زمان تقریبی مطالعه: 6 دقیقه

عمدتاً اولین سوالی که هرکدام از ما در زمان خرید یک محصول جدید از فروشنده می‌پرسیم قیمت آن محصول است. برای نرم‌افزارهای مدیریت کسب‌وکار به خصوص نرم‌افزار اتوماسیون اداری نیز اولین چیزی که ذهن خریدار را درگیر می‌کند؛ اطلاع از قیمت نرم‌افزار اتوماسیون اداری است.

آیا میدانید قیمت نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری بر چه اساسی تعیین می‌شود؟ آیا صرفا استعلام قیمت یک سیستم اتوماسیون اداری برای خرید آن کافی است؟ چه مواردی را باید در قیمت یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری دخیل دانست؟ به غیر از قیمت چه فاکتورهای دیگری را در زمان خرید یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری باید مدنظر قرار داد؟

در این مقاله قصد داریم که به شما دیدی جامع از نحوه قیمت‌گذاری نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و عوامل مهمی که در زمان خرید و استعلام قیمت از شرکت‌های ارائه دهنده باید مدنظر قرار دهید را ارائه دهیم، پس با ما همراه باشید.

نحوه قیمت‌گذاری یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری چگونه است؟

قبل از بحث در مورد قیمت یک اتوماسیون اداری بهتر است ابتدا سازمان خود، بزرگی آن، نیازهای مختلف درون سازمان و خواسته‌های مدیریت ارشد را بشناسید و سپس قدم‌های بعدی را طی کنید.

اگر شما صرفاً قیمت یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری را می‌خواهید؛ بدانید این قیمت ممکن است عددی بین چند میلیون تا چند صد میلیون تومان باشد. اما چرا؟ این قیمت به چه عواملی بستگی دارد؟

قیمت نرم‌افزار اتوماسیون اداری بطور کلی به عوامل زیر بستگی دارد:

• تعداد پرسنل و یا به عبارتی تعداد کاربر سازمان شما
• ساختار سازمانی شرکت شما (چند سازمانه و یا تک سازمانه)
• ماژول‌های مختلف موردنیاز سازمان شما
• نوع پشتیبانی و خدمات موردنیاز سازمان شما
• و…

با انتخابی دقیق، سنجیده و مناسب سازمانتان؛ از هزینه‌های مجدد و جانبی جهت جبران کمبودها و خسارات، جلوگیری کنید.

۲ فاکتور اساسی تعیین کننده قیمت نرم‌افزار اتوماسیون اداری

از میان موارد بالا دو فاکتور اساسی اثرگذار بر قیمت اتوماسیون اداری بزرگی و تعداد کاربر سازمان و همچنین ماژول‌های مورد نیاز سازمان است.

در واقع هرکدام از این عوامل بسته به نوع سازمان شما و بزرگی آن ممکن است منجر به یک سری هزینه‌های جانبی دیگر شود. از جمله هزینه خدمات مشاوره، هزینه سخت‌‌افزارهای موردنیاز، هزینه پیاده‌سازی و استقرار سیستم، هزینه آموزش، هزینه نگهداری و هزینه‌های پشتیبانی سالیانه.

در نتیجه زمانیکه شما می‌خواهید قیمت یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری را بپرسید؛ باید بدانید که این قیمت بسته به عوامل ذکر شده در بالا ممکن است بین چند میلیون تا چند صد میلیون از سوی شرکت‌های ارائه دهنده نرم‌افزار اتوماسیون اداری به شما اعلام شود.

بنابراین قبل از تصمیم‌گیری بر حسب قیمت اعلامی از سمت شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزار اتوماسیون اداری:

ابتدا نیاز سازمان خود را بشناسید.
دوم ماژول‌های متناسب با نیاز سازمان خود را تعیین نمائید.
سوم معیارهای انتخاب یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب را حتماً بررسی و مطالعه کنید.
چهارم برترین شرکت‌های ارائه دهنده نرم‌افزار اتوماسیون اداری داخلی را با تحقیق و بررسی تعیین نمائید و از آن‌ها تقاضای ارائه دمو دهید.
پنجم با شرح ماهیت سازمان خود، بزرگی و تعداد کاربر آن و همچنین ماژول‌های مورد نیاز خود از شرکت‌های ارائه دهنده نرم‌افزار استعلام قیمت نمائید.
و در آخر بر اساس دو اصل کیفیت و قیمت، اقدام به انتخاب بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری برای سازمان خود نمائید.

چالش‌های پیش روی سازمان شما در صورت انتخاب یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری نامناسب

نکته بسیار مهمی که در زمان انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری باید به آن توجه کرد اینست که هیچگاه تنها بر اساس قیمت نباید یک نرم‌افزار را انتخاب یا رد کنید. قطعاً قیمت یکی از عوامل مهم و تاثیرگذار بر انتخاب شما خواهد بود. اما اگر انتخاب خود را تنها براساس قیمت نرم‌افزار انجام دهید؛ یقین بدانید که در حین کار با نرم‌افزار و در زمان پیاده‌سازی و استفاده از آن در سازمان با چالش‌های بسیار جدی مواجه خواهید شد.

تعدادی از چالش‌هایی که با انتخاب یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری نامناسب ممکن است با آن‌ها روبرو شوید عبارت است از:

• مقاوت پرسنل سازمان در برابر پیاده‌سازی به علت کاربرپسند نبودن نرم‌افزار و یا دشواری کار با آن
• عدم تطابق نرم‌افزار با نیازهای سازمان
• سرعت بسیار پائین و عملکرد ضعیف نرم‌افزار
• گم‌شدن اسناد، مدارک و اطلاعات ذخیره شده در نرم‌افزار و یا دشواری دستیابی به آن‌ها
• عدم توانایی رهگیری مناسب کارها، وظایف و اقدامات صورت گرفته
• افزایش دوباره‌کاری و انجام کارها به صورت موازی هم به صورت نامه‌های چاپی و هم الکترونیکی
• عدم گزارش‌دهی شفاف نرم‌افزار از عملکرد افراد و کل سازمان
• عدم پشتیبانی مناسب و به موقع شرکت ارائه دهنده نرم‌افزار برای حل مشکلات احتمالی
• دشواری و خطرات نگهداری امن داده‌ها و اطلاعات سازمان
• هزینه‌های مجدد برای مشکلات مختلف آموزشی، سخت‌افزاری، نگهداری و …
• و موارد بسیاری دیگر

بنابراین در وهله اول هیچگاه بر اساس قیمت در مورد یک نرم‌افزار قضاوت نکنید و همه عوامل مهمی که ممکن است شما را بعداً متحمل هزینه‌های مجدد و یا حتی تغییر نرم‌افزار کند را با دقت بررسی کنید و با یک دید کامل و جامع دست به انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری مناسب سازمان خود بزنید.

آیا قیمت یک معیار مناسب برای انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری است؟

همان‌طور که در بالا ذکر شد دو مورد از عوامل مهم و اثرگذار بر قیمت نرم‌افزار اتوماسیون اداری ، نیازهای سازمان و همچنین بزرگی سازمان و تعداد کاربرانی است که قرار است از نرم‌افزار اتوماسیون اداری استفاده کنند.

عموماً بسته به تعداد کاربران سازمان یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری در بازه‌های ۱-۱۰ کاربره، ۱۰-۲۰ کاربره، ۲۰-۳۰ کاربره، ۳۰-۵۰ کاربره،  ۵۰-۱۰۰ کاربره و … قیمت‌گذاری می‌شود.

همچنین از سویی دیگر بنا به ماهیت سازمان‌ها و نیاز آن‌ها ممکن است ماژول‌های متفاوتی برای سازمان خریداری شود. ماژول‌هایی مانند مدیریت مستندات، تقویم سازمانی و جلسات، کارتابل آفلاین، مدیریت فرایندها، گزارش‌ساز، رسانه سازمانی، سرویس‌های ارسال پیامک، ایمیل، فکس، ECE، PTP، هوش تجاری، جستجوی هوشمند و… .

بنابراین اگر سازمان شما یک سازمان کوچک با تعداد کاربر کمتر از ۱۰ نفر باشد و فقط ماژول‌های مرسوم را انتخاب نمائید؛ هزینه نرم‌افزار اتوماسیون اداری برای شما قاعدتاً بیشتر از چند میلیون تومان نخواهد شد.

اما اگر سازمان شما یک سازمان بزرگ است و تعداد کاربر بیش از ۱۰٫۰۰۰ نفر دارید و پکیج کاملی از ماژول‌ها را نیاز دارید؛ قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری ممکن است تا چند صد میلیون تومان برای سازمان شما نیز هزینه دربرداشته باشد.

کلام آخر

بطورکلی قیمت نرم‌افزار اتوماسیون اداری بنا به ماهیت و بزرگی و نیازهای سازمان شما تعیین می‌گردد. پس هیچ‌وقت در همان ابتدای کار فریب قیمت کمتر برخی نرم‌افزارها را نخورید و با دستی پر و دیدی جامع به بررسی نرم‌افزارهای مختلف، قابلیت‌ها و کیفیت هرکدام از آن‌ها، میزان و کیفیت خدمات تعهدی و سایر عوامل مهم در انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری بپردازید؛ تا انتخابی مناسب داشته و متحمل هزینه‌های گزاف و مجدد برای جبران انتخاب اشتباه خود نشوید.

جهت دریافت قیمت اتوماسیون اداری فراگستر فرم زیر را تکمیل نمایید

تا پس از جلسه دمو و شناسایی نیازهای سازمان شما، پیشنهاد قیمتی برایتان ارسال شود.