فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری در واحدها و بخش های سازمان
زمان تقریبی مطالعه: 10 دقیقه
سازمان‌ها و کسب و کارها از فرایندهای بسیار متنوعی برخوردار هستند، که هر کدام از آنها اهداف و کاربرد خود را دارند؛ یکی از فرایندهای اساسی و بسیار پرکاربرد در سازمان ها و کسب و کارها، فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری در واحدها و بخش‌های سازمانی است. فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری به زبان ساده یعنی به جریان انداختن نامه‌ها، مستندات و مکاتبات در بخش‌های مختلف سازمان و رسیدگی به آنها؛ وجود این فرایند و مدیریت و خودکارسازی آن، اهمیت بسیار بالایی در سازمان دارد، زیرا گردش اسناد و مکاتبات اداری، نقش بسیار مهمی در مدیریت مکاتبات و اسناد، توزیع و گردش آنها در سازمان و همچنین بهبود مدیریت ارتباطات درون سازمانی دارد. فرایند گردش اسناد از مراحل مختلفی تشکیل شده و مزایای متنوعی نیز به همراه دارد، که در ادامه به بررسی آنها می‌پردازیم.
[TOC]
دلیل اهمیت گردش اسناد و مکاتبات اداری در سازمان چیست؟
شاید برای شما هم سوال پیش آمده باشد که چرا گردش اسناد و مکاتبات اداری اینقدر اهمیت دارد؟ این فرایند چه مزیت‌هایی برای سازمان‌ها و کسب و کارها به همراه دارد؟ برای درک اهمیت اجرا و خودکارسازی فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری در سازمان، بهتر است تا مزیت‌های استفاده از این فرایند را با هم مرور کنیم؛ برخی از مزیت‌های فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری عبارت‌اند از:
- بهبود سازماندهی و نظم‌بخشی اسناد و مکاتبات
- افزایش کارایی و بهره‌وری
- افزایش شفافیت و تقویت مسئولیت‌پذیری در سازمان
- بهبود نگهداری و حفظ اسناد و مکاتبات
- تقویت امنیت و دقت مکاتبات
5 دلیل اهمیت فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری در سازمان
1- بهبود سازماندهی و نظم بخشی اسناد و مکاتبات
با پیاده‌سازی فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری، مسیر جریان گردش آنها در سازمان به‌طور کامل مشخص می‌گردد؛ این امر به سازمان‌ها و کسب و کارها کمک می‌کند تا نامه‌ها، اسناد، فرم‌ها و درخواست‌هایی که در سازمان به گردش در می‌آیند را به راحتی سازماندهی نمایند و آنها را به درستی به گردش در آورند، تا از هرگونه سوتفاهم، ابهام و اشتباه در گردش اسناد و مکاتبات اداری جلوگیری کنند.
2- افزایش کارایی و بهره وری
یکی دیگر از مزایای مشخص کردن مسیر جریان گردش اسناد و مکاتبات در سازمان، افزایش کارایی و بهره‌وری سازمان‌ها و کسب و کارها است؛ با تعیین جریان گردش نامه‌ها، اسناد، فرم‌ها و درخواست‌ها در فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری، انواع مکاتبات و ارتباطات سازمانی با سرعت و دقت بیشتری در واحدها و بخش‌های سازمان به گردش در می‌آیند و زمان رسیدگی به آنها کاهش می‌یابد. تمامی این موارد در کنار یکدیگر، افزایش کارایی و بهره‌وری در سازمان را به همراه دارد.
3- افزایش شفافیت و تقویت مسئولیت پذیری در سازمان
با پیاده‌سازی و خودکارسازی فرایند گردش اسناد و مکاتبات در سازمان، جریان گردش فرم‌ها، نامه‌ها، مستندات و درخواست‌ها و همچنین افراد مرتبط با آن و فعالیت‌هایی که روی مکاتبات باید صورت بگیرد، کاملا مشخص می‌شود و افراد می‌توانند به طور کاملا شفاف و رسمی، مراحل مختلف و جریان گردش نامه‌ها و اسناد را در سازمان مشاهده نمایند. این امر موجب افزایش شفافیت سازمانی و همچنین تقویت حس مسئولیت‌پذیری در اعضای سازمان می‌گردد.
4- بهبود نگهداری و حفظ اسناد و مکاتبات
علاوه بر کاربردها و مزایای فوق، فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری، در نگهداری و حفظ اسناد و مکاتبات نیز به سازمان‌ها و کسب و کارها کمک می‌کند؛ سازمان‌ها می‌توانند انواع مختلفی از نامه‌ها، اسناد، درخواست‌ها و فرم‌هایی که در سازمان به گردش افتاده‌اند را، بایگانی نمایند، از آنها نگهداری کنند و در صورت نیاز، با یک جستجوی ساده آنها پیدا و بازیابی نمایند.
5- تقویت امنیت و دقت مکاتبات
با استفاده از گردش مکاتبات اداری در سازمان، امنیت مکاتبات و مستندات بهبود می‌یابد. این اقدام باعث تقویت حریم خصوصی اسناد، اطلاعات و مکاتبات می‌شود. فرایند گردش مکاتبات اداری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات محرمانه و حساس را به صورت کاملاً محفوظ و امن به گردش بیاندازند و از دسترسی غیرمجاز و یا گم شدن آنها جلوگیری کنند.
چگونه فرایند گردش نامه و مکاتبات اداری را خودکارسازی و تسهیل کنیم؟
حال که با تعریف و اهمیت فرایند گردش نامه و مکاتبات اداری آشنا شدیم، باید به این سوال بپردازیم که چگونه می‌توانیم این فرایند را در سازمان پیاده‌سازی و خودکارسازی نماییم؟ راه‌ها و ابزارهای مختلفی برای گردش اسناد و مکاتبات در سازمان وجود دارد، اما بهترین ابزار برای این امر، سیستم اتوماسیون اداری است. اتوماسیون اداری با در اختیار داشتن زیرسیستم‌ها و ابزارهای مختلف، راه‌های متنوعی را برای گردش اسناد و مکاتبات در سازمان و خودکارسازی آنها در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارها می‌گذارد. در ادامه با برخی از راه‌های ایجاد فرایند گردش اسناد و مکاتبات در سازمان و خودکارسازی آنها آشنا می‌شویم:
1- کارتابل و گردش مکاتبات
اولین و مهم‌ترین ابزاری که اتوماسیون اداری برای گردش اسناد و مکاتبات در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارها می‌گذارد، زیرسیستم کارتابل و گردش مکاتبات است؛ این زیرسیستم به کاربران اجازه می‌دهد تا تمامی مکاتبات و نامه‌نگاری‌های خود را مدیریت نمایند، اعم از نامه‌های صادره، داخلی و وارده، فرم‌ها، درخواست‌ها، ایمیل‌ها، فکس‌ها و هر نوع دیگری از مکاتبات که در سازمان به گردش می‌آیند. برخی از قابلیت‌های زیرسیستم کارتابل و گردش مکاتبات عبارت‌اند از:
- ایجاد انواع نامه
- پاسخ و ارجاع مکاتبات
- مرتبط کردن نامه‌ها، اسناد و فرم‌ها به یکدیگر
- استفاده از قالب‌های آماده نامه
- پیگیری و مشاهده مسیر ارجاعات و گردش مکاتبات در سازمان
- تکمیل انواع فرم‌های اداری و به گردش انداختن آنها در سازمان
- پیگیری فعالیت‌های صورت گرفته روی مکاتبات
- بایگانی و دسته‌بندی شخصی و سازمانی مکاتبات
- امکان تعیین ارجاع خودکار مکاتبات و اسناد دریافتی
- و…
محیط کاربری کارتابل و گردش مکاتبات فراگستر
شایان ذکر است که زیرسیستم کارتابل و گردش مکاتبات، با دیگر زیرسیستم‌ها و ابزارهای اتوماسیون اداری یکپارچگی کاملی دارد؛ به عنوان مثال زیرسیستم کارتابل و گردش مکاتبات و دبیرخانه تحت وب، ابزارهای جدا اما یکپارچه با یکدیگر هستند و امکان شماره‌گذاری خودکار نامه‌ها، توزیع خودکار مکاتبات در سازمان، مدیریت مرسولات، ثبت نامه‌ها در سازمان و… را برای سازمان‌ها و کسب و کارها فراهم می‌کند.
بیشتر بدانیم: سیستم گردش مکاتبات اداری و دبیرخانه چیست و چه مزایایی دارد؟
2- فرم های آماده
یکی دیگر از راه‌های خودکارسازی و تسهیل گردش نامه و مکاتبات در سازمان، استفاده از فرم‌های آماده اداری است؛ اتوماسیون اداری فراگستر در کنار کارتابل الکترونیکی و گردش مکاتبات و اسناد، 12 تا از پرکاربردترین فرم‌های اداری و سازمانی را به صورت کاملا آماده در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارها گذاشته، تا بدون نیاز به طراحی فرم با استفاده از نرم افزارهای فرم ساز و همچنین کدنویسی، به راحتی انواع مختلفی از فرم‌ها و درخواست‌ها را در قالب نامه در اتوماسیون اداری به گردش بیاندازند. این فرم‌های آماده تحت زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان ارائه می‌گردند و سازمان‌ها و کسب و کارها با تهیه این زیرسیستم در کنار اتوماسیون فراگستر، می‌توانند به راحتی و چابکی، انواع فرم‌های اداری و سازمانی از پیش طراحی شده را، به گردش بیاندارند. این 12 فرم آماده اتوماسیون اداری فراگستر عبارت‌اند از:
- درخواست ثبت مرخصی
- درخواست ثبت ماموریت
- درخواست ثبت اضافه کار
- درخواست اصلاح کارکرد
- درخواست وام
- درخواست پرداخت
- درخواست خودرو
- درخواست کالا
- درخواست خدمات
- درخواست مساعده
- درخواست پذیرش مهمان
- درخواست رزرو اتاق جلسات
شایان ذکر است که این فرم‌های آماده قابل ویرایش نیستند و اگر سازمان یا کسب و کاری قصد استفاده از فرم‌های شخصی‌سازی‌شده را دارد، می‌تواند با استفاده از نرم افزار فرم ساز، انواع مختلفی از فرم‌های ساده و پیچیده را با Drag&Drop فیلدهای متنوع و تنظیم و تعیین قوانین و شروط منطقی برای آنها، طراحی نماید و در اتوماسیون اداری به گردش بیاندازد.
بیشتر بدانیم: چه نوع فرم‌هایی در اتوماسیون اداری فراگستر بدون دانش برنامه نویسی قابل پیاده سازی است؟
3- مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS
سومین راهکار نرم افزار اتوماسیون اداری برای تسهیل و خودکارسازی گردش اسناد و مکاتبات در سازمان، طراحی فرایندها و فرم‌ها با استفاده از زیرسیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPMS است؛ با استفاده از زیرسیستم BPMS، سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند در محیطی گرافیکی و با استفاده از نماد‌ها و المان‌های طراحی فرایند بر اساس استاندارد BPMN 2.0 انواع فرایندهای ساده و پیچیده را مدلسازی و خودکارسازی نمایند.
همچنین علاوه بر طراحی فرایند، زیرسیستم BPMS از فرمساز نیز پشتیبانی می‌کند؛ یعنی سازمان‌ها و کسب و کارها و می‌توانند انواع فرم‌های اداری را طراحی نمایند و در فرایندهای خود از آنها استفاده کنند و فرم‌ها و درخواست‌ها را در اتوماسیون اداری به گردش بیاندازند.
شایان ذکر است که اتوماسیون اداری و BPMS دو نرم‌افزار جدا از هم محسوب می‌شوند، اما به دلیل کاربردهای بالای BPMS در اتوماسیون اداری و همچنین فراهم کردن بستری مناسب برای پیاده‌سازی فرایندهای طراحی شده با BPMS توسط اتوماسیون اداری، موجب شده تا زیرسیستم BPMS و فرمساز آن به صورت یکپارچه با اتوماسیون اداری ارائه شوند؛ این یکپارچگی موجب سهولت در طراحی و پیاده‌سازی فرایندها، افزایش فرایندهای قابل مدیریت در اتوماسیون اداری، بهبود گردش اسناد و مکاتبات در سازمان و همچنین ایجاد محیطی متمرکز و یکپارچه برای مدیریت مکاتبات، اسناد، فرم‌ها و فرایندها می‌گردد. برخی از قابلیت‌ها و ویژگی‌های نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS عبارت‌اند از:
- طراحی فرایندها بر اساس استاندارد BPMN 2.0 و محیطی گرافیکی
- طراحی فرایندها با استفاده از نماد‌ها و المان‌های بصری
- طراحی انواع فرم‌ها با Drag&Drop فیلدهای اطلاعاتی
- طراحی تعداد نامحدودی از فرایندها
- سفارشی‌سازی ساختار و ظاهر گرافیکی فرم‌ها
- تعریف زیرفرایند‌ها درون فرایند اصلی
- تعریف و تعیین متغیر برای فراخوانی اطلاعات و داده‌ها
- پشتیبانی از انواع داده‌های رشته‌ای، عددی، پولی، فایل و…
- پشتیبانی کامل از معماری سرویس‌گرا SOA
- یکپارچگی کاربران با LDAP و Active Directory از طریق اتوماسیون اداری
- و…
محیط کاربری BPMS فراگستر – مدلسازی فرایند
لازم به ذکر است که اتوماسیون اداری فراگستر، علاوه بر موارد فوق، از زیرسیستم‌ها و قابلیت‌های دیگری نیز برای تسهیل و خودکارسازی فرایند گردش اسناد و مکاتبات در سازمان برخوردار است؛ برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر و راهکارهای آن برای خودکارسازی و تسهیل فرایند گردش نامه، فرم‌ها، اسناد و درخواست‌ها در سازمان، می‌توانید با مراجعه به لینک زیر، از مشاوره رایگان توسط متخصصین ما، متناسب با نیازهای سازمان و کسب و کارتان و همچنین مشاهده نسخه دموی آنلاین اتوماسیون اداری، بهره‌مند شوید.
سخن پایانی
در بین انواع فرایندهای اداری و سازمانی، فرایند گردش اسناد و مکاتبات، یکی از فرایندهای حیاتی در سازمان محسوب می‌گردد؛ خودکارسازی و تسهیل فرایند گردش مکاتبات و اسناد، مزایای مختلفی مانند افزایش سرعت انتقال و گردش اسناد و مکاتبات در سازمان، کاهش هزینه‌های مکاتباتی، افزایش دقت مکاتبات و گردش اسناد و همچنین افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد سازمان‌ها و کسب و کارها را به همراه دارد.
اتوماسیون اداری به عنوان نرم افزاری که زیرسیستم‌ها و قابلیت‌های مختلفی برای مدیریت مکاتبات، مستندات، اطلاعات و فرایندها در سازمان‌ها و کسب و کارها دارد، بهترین ابزار برای تسهیل و خودکارسازی فرایند گردش اسناد و مکاتبات در سازمان محسوب می‌گردد. در این مقاله با انواع راهکارهای اتوماسیون اداری فراگستر برای گردش مکابتات و اسناد در سازمان آشنا شدیم و امیدواریم که این مطالب برای شما سودمند بوده باشد.
در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که پذیرای سوالات و ابهامات شما عزیزان در بخش نظرات هستیم؛ پیروز و سربلند باشید.
سوالات متداول
فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری چیست؟
یکی از فرایندهای بسیار حیاتی و مهم در سازمان‌ها و کسب و کارها محسوب می‌گردد، که در آن نامه‌ها، اسناد، فرم‌ها و درخواست‌ها به صورت کاملا دقیق و با سرعتی بالا، در سازمان به گردش در می‌آیند. فرایند گردش اسناد و مکاتبات مراحل مختلفی دارد، که این مراحل عبارت‌اند از:
- ایجاد/دریافت نامه
- ثبت نامه
- تایید نامه
- ارجاع نامه
- پاسخ به نامه
- ثبت و ذخیره
- ارسال نامه
- پیگیری مکاتبات
فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری چه اهمیتی دارد؟
فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری یکی از عناصر و فرایندهای حیاتی در سازمان‌ها و کسب و کارها محسوب می‌گردد، اما چرا؟ برخی از دلایل اهمیت این فرایند عبارت‌اند از:
- افزایش نظم و بهبود سازماندهی مکاتبات
- افزایش کارایی و بهبود عملکرد سازمان‌ها و کسب و کارها
- افزایش شفافیت سازمانی و تقویت مسئولیت‌پذیری
- نگهداری از اطلاعات و داده‌ها و حفظ امنیت آنها
- افزایش رعایت قوانین و مقررات سازمان
- و…
اتوماسیون اداری چه نقشی در فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری دارد؟
اتوماسیون اداری با توجه به قابلیت‌ها، زیرسیستم‌ها و امکاناتی که دارد، بهترین ابزار و بستر برای مدیریت مکاتبات، مستندات و فرایندها – مخصوص فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری در سازمان – محسوب می‌گردد. با استفاده از زیرسیستم‌ها و ابزارهای اتوماسیون اداری، سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند انواع اسناد، نامه‌ها، درخواست‌ها و فرم‌ها را به گردش بیاندازند و آنها را در محیطی یکپارچه و متمرکز، مدیریت نمایند.
