راه اندازی نرم افزار BPMS، پس از اجرای موفق اتوماسیون اداری در شهر فرش

زمان تقریبی مطالعه: 3 دقیقه

شهر فرش در یک نگاه

شهر فرش متنوع ترین مکان برای دیدن و پسندیدن فرش است و دارای انواع فرش های ماشینی، کلاسیک و فانتزی میباشد. این مجموعه در زمینه فرش های ماشینی بر روی انواع برندهای معتبر ایرانی تمرکز کرده است و همچنین مجموعه ی کاملی از فرش های فانتزی وارداتی از کشورهایی نظیر ترکیه، هند، بلژیک و … را دارد. این مجموعه از لحاظ موقعیت فیزیکی و جغرافیایی دارای دو شعبه در شهر تهران میباشد و در مجموع حدودا ۶۰۰ نفر پرسنل دارد.

شهر فرش قبل از مکانیزه شدن

پیش از پیاده سازی سیستم های یکپارچه فراگستر نظیر اتوماسیون اداری و BPMS در این مجموعه، تبادل مکاتبات در شهر فرش به صورت دستی و سنتی انجام میگرفت. این مساله شرکت شهر فرش را با چالش های زیر مواجه کرده بود:

• مصرف بالای کاغذ و هزینه های هنگفت مربوط به آن
• کاهش امنیت در مکاتبات و امکان اشتباه در تبادل آنها
• دشواری های موجود در فرآیند بایگانی و نگهداری مکاتبات
• عدم دسترسی به موقع و در لحظه به مکاتبات وسوابق آنها
• عدم دسترسی به اطلاعات صحیح و به موقع و تصمیم گیری بر اساس این داده ها

داستان استقرار نرم افزارهای یکپارچه فراگستر در شرکت فرش شهر

بنا به گفته آقای مهندس جان نثاری – مدیر اداری این مجموعه: مدتی بود که خرید سیستم اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها در این مجموعه مطرح گردید و پس از اعلام این مساله به مدیرعامل شرکت و تایید ایشان، به بررسی سیستمهای رایج در بازار پرداختیم. تحقیق و بررسی و رایزنی های بسیاری بر روی سیستم های موجود صورت گرفت و درنهایت، مجموعه نرم افزارهای فراگستر را به دلایل زیر، برای شهر فرش انتخاب کردیم.

دلایل انتخاب فراگستر 

بنا به گفته مدیر اداری شرکت شهر فرش : آنچه شرکت شهر فرش را مصمم به استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) فراگستر کرد، تسلط بسیار بالای کارشناسان حاضر در جلسه ی دمو بود، طوریکه به مباحث مربوطه و مهمتر از آن، بر روی خود نرم افزارها کاملاً مسلط بودند و جواب تمام سؤالات ما را داشتند و نیازهایمان را درک میکردند، که این درک متقابل مشخصه ای بسیار بااهمیت بود. علاوه بر این موارد، طی تحقیقات و پرس وجوهایی که انجام دادیم، به این نتیجه رسیدیم که نرم افزار های فراگستر نسبت به سایر نرم افزارهای موجود در بازار دارای قابلیت ها و ویژگی های چشمگیر بسیاری هستند. همچنین به روز بودن سیستم های این مجموعه با تکنولوژی های روز دنیا، از دیگر نقاط قوت شرکت فراگستر به شمار میرفت که ما را در انتخاب آن مطمئن تر میساخت.

نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، با همکاری تیمی و نزدیک، بین تیم استقرار شرکت فراگستر و همکاران بخش فناوری اطلاعات شرکت شهر فرش در مدت زمانی مناسب و با کمترین چالش به مرحله اجرا و بهره برداری رسید. برنامه ریزی آموزشی متناسب با ساختار سازمانی شهر فرش، مراجعات حضوری و رفع اشکال کاربران و همچنین جلسات بازآموزی ای که برای شرکت شهر فرش در نظر گرفته شده بود، از عوامل مهم در اجرایی کردن سیستم در این مجموعه بود.

پس از استقرار موفقیت آمیز نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) نیز در مجموعه شهر فرش وارد فاز نصب و راه اندازی شد و اکنون به همت نیروهای این دو شرکت مراحل استقرار و آموزش را پشت سر میگذارد.

دستاوردهای شرکت شهر فرش پس از استقرار نرم افزارهای یکپارچه فراگستر

از مهم ترین دستاوردهای شرکت شهر فرش پس از پیاده سازی مجموعه نرم افزارهای یکپارچه فراگستر میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

• سهولت و سرعت در ذخیره‌سازی و بازیابی مکاتبات
• امکان دسترسی از راه دور به کارتابل و مرتفع شدن محدودیت زمانی و مکانی مدیران
• کاهش زمان انجام کارها
• کاهش هزینه های مربوطه کاهش مصرف کاغذ
• استفاده از نسخه موبایل و دسترسی سریع مدیران به کارتابل نامه هایشان

امید است استفاده از این دو سیستم در  مجموعه شهر فرش مهر تاییدی برای پیاده سازی سایر نرم افزارهای فراگستر در این مجموعه باشد و همواره رضایتمندی کاربران شرکت شهر فرش را به همراه داشته باشند.