امکان ایجاد نامه مشابه در قالب و سربرگی جدید در اتوماسیون اداری فراگستر

زمان تقریبی مطالعه: 2 دقیقه

یکی از قابلیت های خوب و کاربردی اتوماسیون کسب و کار فراگستر، امکان ایجاد نامه مشابه از روی یک نامه قدیمی است. اما اگر بخواهید نامه مشابه خود را در یک قالب و سربرگ متفاوت بسازید، چطور؟ نسخه 7 اتوماسیون کسب و کار فراگستر، این قابلیت را برای شما فراهم کرده است. برای آشنایی با این قابلیت با همراه باشید.

برای مشاهده نحوه کار با این قابلیت می‌توانید ویدئوی زیر را مشاهده کنید:

قابلیت ایجاد نامه مشابه از روی یک نامه قدیمی به کاربران امکان می‌دهد تا برخی از مهم‌ترین بخش‌های نامه از جمله بدنه، گیرندگان، پیوست‌ها، رونوشت‌ها و نامه های مرتبط را بدون نیاز به تنظیم دوباره، استفاده کنند. اما در سازمان های دولتی در هر سال حسب تغییر در شعار سال، سربرگ‌های سازمان (قالب‌های نامه سازمان) دستخوش تغییر می‌شوند. یا حتی ممکن است یک سازمان فارغ از موضوع شعار سال، سربرگ سازمانی خود را بنا به هر دلیلی تغییر دهد. این موضوع می‌تواند ایجاد نامه مشابه از روی نامه‌ای که در سربرگ قبلی ایجاد شده را دچار اشکال نماید.

یکی از قابلیت‌های جدید نسخه 7 اتوماسیون کسب و کار فراگستر این است که اگر کاربر بخواهد از روی یک نامه‌ای که در سال قبل و بر روی سربرگ قبلی ایجاد شده، نامه مشابه‌ای در سال جدید و بر روی سربرگ جدید ایجاد نماید، می‌تواند قالب نامه جدید مورد نظرش را انتخاب نماید.

برای انجام این کار، کاربر باید مراحل زیر را طی کند:

قدم اول:

ابتدا باید مطابق تصویر زیر نامه (ووردی) مورد نظر را باز کرده و از منوی بالای صفحه نمایش نامه، روی گزینه “ایجاد نامه مشابه” کلیک کنید.

قدم اول برای ایجاد یک نامه مشابه

قدم دوم:

در قدم بعدی مطابق تصویر زیر، در پنجره‌ای که باز می‌شود (فرم ایجاد نامه مشابه) در ابتدا گزینه “ایجاد نامه مشابه بر روی قالب جدید” را انتخاب می‌کنید. سپس با کلیک بر روی دکمه “دانلود بدنه”، بدنه نامه قبلی را (بدون سربرگ و امضا) دریافت کرده و تمام یا آن بخشی را که می‌خواهید در قالب جدید قرار دهید، در حافظه copy می‌کنید.

دانلود بدنه نامه قدیمی

قدم سوم:

در نهایت، کافیست مطابق تصویر زیر گزینه “انتخاب قالب …” را انتخاب نمایید و قالب مورد نظر مقصد (قالب جدید) را از فهرست قالب‌های ووردی در دسترس انتخاب کنید. سپس با کلیک بر روی دکمه “ایجاد”، متنی را که قبلاً کپی کرده بودید، در قالب جدیدی که انتخاب کرده‌اید paste کنید.

انتخاب قالب جدید برای نامه مشابه

حال شما یک نامه مشابه نامه قدیمی دارید که قالب متفاوتی دارد.