امکان تغییر در ترتیب گیرندگان در هنگام ایجاد نامه

زمان تقریبی مطالعه: 3 دقیقه

آیا می‌دانستید که در اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توانید ترتیب نام‌ها در فهرست گیرندگان نامه را به شکل دلخواهتان تنظیم کنید؟ برای جابجایی ترتیب گیرندگان کافیست تا آنها را تا پیش از امضاء و ارسال نامه با چندین روش از جمله Drag & Drop در فهرست مربوطه جابجا کنید.

برای مشاهده نحوه کار با این قابلیت می‌توانید ویدئوی زیر را مشاهده کنید:

یکی از قابلیت‌های اتوماسیون اداری فراگستر امکان ارسال یک نامه به چند نفر است. یعنی نامه شما می‌تواند چندین گیرنده داشته باشد. همچنین، این قابلیت نیز وجود دارد که تا پیش از امضاء و ارسال نامه، ترتیب نام‌ها در فهرست گیرندگان آن را به صورت دلخواه تنظیم کنید. با این حال، با توجه به اینکه عملاً تمام گیرنده‌ها نامه را به صورت الکترونیکی و همزمان دریافت می‌کنند، ممکن است بپرسید که تنظیم ترتیب گیرندگان چه اهمیتی دارد؟

پاسخ اینجاست که این قابلیت برای زمانیست که بخواهیم ترتیب نمایش گیرندگان نامه به صورتی باشد که مد نظر ماست. به عنوان مثال ممکن است بخواهیم به خاطر احترامات و رسوم اداری، در بدنه نامه و در تگ گیرندگان، بر حسب جایگاه سازمانی ابتدا نام مدیر عامل قرار گیرد، سپس نام معاون و سپس نام افراد دیگر. یا ممکن است مخاطب اصلی یکی از کارکنان باشد و بخواهیم نام او پیش از سایر گیرندگان آورده شود. در این حالت به دنبال تغییر ترتیب نمایش گیرندگان نامه خواهیم بود.

در اتوماسیون اداری فراگستر امکان مرتب‌سازی گیرندگان در هنگام ایجاد نامه به چهار روشی که در ادامه آورده شده، مهیا می‌باشد:

• با درگ اند دراپ در فهرست گیرندگان:

اگر تعداد گیرندگان کم باشد می‌توان آنها را تا پیش از امضاء و ارسال نامه با Drag & Drop در فهرست گیرندگان جابجا کرد. برای انجام این کار کافیست مشابه تصویر زیر گیرنده یا گیرندگان مورد نظر را با موس گرفته و در محل مورد نظر قرار دهید.

نحوه تغییر در ترتیب گیرندگان در هنگام ایجاد نامه

• با گزینه مرتب‌سازی گیرندگان:

برای تغییر در ترتیب گیرندگان با استفاده از این روش باید در ابتدا مطابق تصویر زیر روی گزینه “مرتب‌سازی گیرندگان” کلیک کنید.

تغییر در ترتیب گیرندگان نامه با استفاده از گزینه مرتب‌سازی گیرندگان

در این صورت پنجره‌ای مشابه تصویر پایین باز می‌شود. سپس باید از فرم باز شده، گیرندگان (یا رونوشت‌ها) را به صورت دستی مرتب کنید.

تغییر در ترتیب گیرندگان نامه با استفاده از گزینه مرتب‌سازی گیرندگان

• با مرتب‌سازی بر حسب نوع گیرندگان:

برای استفاده از این روش می‌توانید از بخش “مرتب‌سازی بر حسب نوع گیرندگان”، گیرندگان نامه (یا رونوشت‌ها) را بر اساس نوعشان مرتب کنید. به عنوان مثال می‌توانید اول گیرندگان درون سازمانی را قرار دهید، بعد گیرندگان برون سازمانی و الی آخر.

تغییر در ترتیب گیرندگان نامه با استفاده از گزینه مرتب‌سازی بر حسب نوع گیرندگان

• با مرتب‌سازی بر اساس رده سازمانی:

آخرین روش مرتب‌سازی ترتیب نام‌ها در فهرست گیرندگان نامه استفاده از گزینه “مرتب سازی بر اساس رده سازمانی” می‌باشد.

تغییر در ترتیب گیرندگان نامه با استفاده از گزینه مرتب‌سازی بر اساس رده سازمانی

با استفاده از این گزینه برای گیرندگان درون سازمانی به صورت خودکار ابتدا بر اساس چارت سازمانی و برای افراد هم سطح در چارت بر اساس رده سازمانی مرتب می‌گردند. دقت داشته باشید که رده سازمانی یک مشخصه برای تعیین جایگاه افراد در چارت سازمانی می‌باشد، به عنوان مثال دو نفر که در یک سمت سازمانی مشابه در چارت سازمانی قراردارند، می‌توانند رده سازمانی متفاوتی داشته باشند.