آیا اتوماسیون اداری میتواند جایگزین ابزارهای همکاری جهانی مثل G Suite باشد؟

زمان تقریبی مطالعه: 9 دقیقه

برخی اوقات شنیده میشود در خارج از کشور چیزی به نام اتوماسیون وجود ندارد! مفاهیمی مانند چارت سازمانی، تعریف جانشین، عطف و پیرو و… تنها خاص ایران است! به همین دلیل در این مقاله مطالعه تطبیقی بین سیستم G Suite و اتوماسیون‌های ایرانی انجام شده تا رابطه روند جهانی ابزارهای همکاری و تعاملات سازمانی با سیستمهای اتوماسیون داخلی را بررسی کنیم.

آیا نیازهای کشور ما خاص منظوره است؟

آیا سیستم‌های اتوماسیون اداری کنونی بمعنای واقعی توانسته‌اند خودکارسازی را تحقق بخشند؟

آیا تمرکز آنها بر بهره‌وری و ایجاد بستر همکاری و تعامل موثر است؟

واقعیت اینست که سیستمهای جاری که در قالب اتوماسیون استفاده میشوند؛ بیشتر به همکاری و بهره‌وری سازمان کمک میکنند. البته سازمانها باید فرایندمحور باشند و پیاده‌سازی گردش فرایندها در سازمان بسیار مناسب است.

اما تصور کنید ما قصد داریم یکسری ایده‌ها را در سازمان مطرح کنیم. مثلا جهت تولید یک فیلم برای همایش در سازمان میخواهیم نظر کارکنان را نیز جویا شویم. مسلما برای این کار نمیشود یک فرایند تعریف کرد.

پس اگر اتوماسیون را ابزاری برای بهره‌وری و بهبود تعاملات سازمانی در نظر بگیریم؛ به یکسری از ابزارهای همکاری جهانی بسیار مطرح میرسیم.

۱- ابزار G Suite گوگل

شرکت گوگل ابزاری را در ۲۸ آگوست ۲۰۰۶ برای اولین بار در سازمانها اجرا کرد. هم اکنون نیز وضعیت این ابزار در حال توسعه است و همواره گوگل جهت افزایش قابلیتهای آن و معرفی آن به سازمانها در حال سرمایه‌گذاری است. G suite برای تمامی شرکتهای کوچک، متوسط و بزرگ قابل استفاده است.

اما خود گوگل، ابزار G-suite را اینگونه معنی کرده است:

G Suite is a suite of cloud computing, productivity and collaboration tools, software and products developed by Google Cloud.

همانطور که می‌بینید گوگل در این تعریف روی ابزارهای همکاری تاکید میکند. در نتیجه در خارج از ایران نیز سازمانها به ابزاری جهت همکاری سازمانی نیاز دارند.

۲- ابزار Basecamp

شعار Basecamp این است:

All growing businesses run into the same fundamental problems. Stuff everywhere buried under email. Basecamp solves them.

همه کسب‌وکارها در روند رشدشان یک مشکل اساسی دارند. کارها در همه جا هستند و زیر ایمیل‌ها دفن میشوند. بیس‌کمپ این مشکل را حل میکند!

۳- ابزار Citrix Podio

به شعار پودیو توجه کنید:

Your workflows, structured & smarter!
Try the customizable work management solution leaders trust and employees love working on.

جریان کارتان را ساختارمند و هوشمند کنید! راهکار مدیریت کارها قابل انطباق، که مدیران به آن اعتماد و کارکنان دوستدار کار کردن با آن هستند.

از مهمترین مشتریان ابزار podio میتوان به شرکت Volvo و Sony اشاره کرد که سالیان زیادی است در حال استفاده از این ابزار هستند.

لازم است یادآور شویم در این دسته‌بندی نرم‌افزارهایی مانند تلگرام مورد بررسی قرار نگرفته‌اند. زیرا ابزار مناسبی از منظر تعاملات سازمانی نخواهد بود. چون کارها و اطلاعات را دسته‌بندی نکرده و مکاتبات در آنها بصورت فردبفرد انجام میگیرد.

البته ابزارهای همکاری و بهره‌وری بسیار دیگری نیز در این زمینه وجود دارد که ما در اینجا تنها سه ابزار را معرفی کرده و حال به بررسی امکانات مهمترین ابزار یعنی G-Suite گوگل و مقایسه آن با اتوماسیونهای ایرانی و باورهای غلطی که پیرامون آن شکل گرفته است می‌پردازیم.

مقایسه G Suite و اتوماسیون های ایرانی

چند باور غلط:

ایمیل در خارج از ایران جوابگوی نیازهای مکاتبه‌ای سازمانی است!

تعریف چارت سازمانی مخصوص اتوماسیون های ایرانی است!

سیستمهای خارجی چیزی به نام جانشین ندارند!

نیازها در ایران با دنیا متفاوت است!

۱- گوگل نیز همانند سیستمهای اتوماسیون، بخش admin و پشتیبانی دارد که در نسخه رایگان آن موجود نیست!

هنگامیکه وارد ایمیل خود میشوید اگر روی آیکون منوهای گوگل کلیک کنید؛ ابزارهای مختلف آن مانند Calendar، Drive و… را مشاهده میکنید. کسانیکه از نسخه سازمانی Gsuite استفاده کنند در قسمت بالای این منو گزینه ادمین را مشاهده میکنند.

پس گوگل هم مانند سیستمهای ایرانی قسمت ادمین دارد. در واقع گوگل هم کنترل مرکزی دارد. در گوگل هم کاربران مانند سیستمهای اتوماسیون ، توسط ادمین بصورت گروهی تعریف میشوند.

همچنین در این بخش گزینه support نیز وجود دارد که یک ضرورت اساسی و کلیدی برای سازمانهاست. پشتیبانی یکی از مهمترین محورهایی است که شما سازمانها را با آن میسنجید.

۲- در جی سوئیت نیز جز اولین کارها تعریف چارت سازمانی است

همانطور که در تصویر می‌بینید گوگل در بخش Google Admin در اولین قدم از شما میخواهد چارت سازمانی یا Organizational Units را تعریف کنید.

همانطور که میدانید در پنل رایگان گوگل یا در صورت عدم استفاده از چارت سازمانی، هنگامیکه یک ایمیل را ارسال کنید از روند ارسالهای آتی آن مطلع نخواهید شد. مگر اینکه شخص ارسال کننده، مجددا ایمیل شما را در CC یا BCC وارد کند یا در واقع مجدد جزو گیرنده‌های ایمیل باشید.

در صورتیکه پس از تعریف چارت سازمانی مشاهده میکنیم گوگل این امکان را فراهم میکند که هرکسی که در چارت، رئیس معرفی میگردد؛ بتواند اطلاعات افراد زیرمجموعه را جستجو کند. حتی اگر یک ایمیل و نامه به دستش نرسیده باشد.

در واقع مانند سیستمهای اتوماسیون اداری، زمانیکه چارت سازمانی تعریف میشود، وقتی شخصی نامه‌ای را ثبت و ارسال کند، میتواند همواره از طریق درخت ارجاعات روند نامه را پیگیری کند.

۳- گوگل نیز امکان تعریف جانشین را فراهم کرده است

گوگل نیز در Delegation امکان تعریف جانشین را فراهم کرده است.

این منطقی است که مدیران در سازمان باید بتوانند در زمان مرخصی از بابت انجام کارها در نبودشان آسوده خاطر بوده و قادر به تفویض امور باشند. این امکان در G Suite گوگل نیز به نحو احسنت ایجاد شده است.

البته در دنیا واژه office automation برای ابزارهای خودکارسازی کسب‌وکار بصورت متداول استفاده نمیشود. بلکه برای محصول خود یک نام و برند خاص انتخاب میکنند. مانند اسنپ که تنها برند را در میان مردم جا انداخته و مثلا از واژه “سیستم حمل و نقل الکترونیکی” استفاده نشده است. در واقع روال کار را تعریف نکرده و یک کلمه به تنهایی مفهوم را منتقل میکند. مانند Gsuite.

به همین دلیل ممکن است شما با جستجو واژه office automation هیچگاه به نمونه ابزارهای همکاری ، بهره‌وری و خودکارسازی جهانی نرسید. اما در ایران واژه اتوماسیون اداری متداول بوده و بجای برندسازی از این واژه استفاده شده است.

پس ما دقیقا در مسیر درست جهانی هستیم. حال به بررسی این نکته میپردازیم که چرا نباید از ابزارهای جهانی جهت مدیریت کسب‌وکار خود استفاده کنیم.

چرا به ابزارهای همکاری داخلی جهت مدیریت کسب‌وکار نیازمندیم؟

• برخی از شرکتهای خارجی پاسخگوی نیاز داخلی نیستند. (نمونه‌های آن مانند تلگرام تجربه شده است)
• محل ذخیره‌سازی اطلاعات: امروزه حاکمیت روی اطلاعات از مهمترین دغدغه‌های دولت‌های مختلف در جهان است. مثلا در دولت کانادا قانونی تصویب شده که اطلاعات دولت کانادا حتی اگر در آن شرکتهای امریکایی در حال فعالیت باشند؛ به هیچ وجه نباید در امریکا ذخیره شود.
• اقتصاد ملی و خروج ارز از کشور
• امنیت اطلاعات: امنیت رکن اساسی سیستمهای سازمانی است. شرکتهای خارجی میتوانند از اطلاعات محرمانه سازمانهای ایرانی بعنوان ابزاری برای جاسوسی استفاده کنند.
• داده کاوی بر روی اطلاعات و استنتاج

آینده سیستم‌های اتوماسیون کسب و کار

• رایانش ابری (Cloud)

حرکت اتوماسیون‌ها بسوی رایانش ابری از مهمترین روندهای جهانی بوده که در ایران نیز در حال پیشرفت است. مثلا تجربه موفق پیاده‌سازی اتوماسیون ابری در بزرگترین بانک جهان اسلام (بانک ملی ایران) توسط فراگستر نمونه بارز حرکت در راستای روند جهانی است.

به بیان ساده، در واقع در این نوع پیاده سازیِ اتوماسیون ابری، یک دیتابیس وجود دارد که به همه استانها متصل بوده و توانایی پاسخگویی به سازمانهای مختلف را دارد.

از مزایای پیاده‌سازی اتوماسیون ابری میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

• صرفه‌جویی در هزینه
• افزایش امنیت اطلاعات
• در دسترس پذیری و انعطاف پذیری بالا: اگر سروری دچار مشکل شود بلافاصله سرور دیگری جایگزین شده و کاربر بدون درنگ میتواند به فعالیت خود ادامه دهد
• ایجاد چابکی
• اطلاعات یکپارچه، بدون تناقض و شفاف
• کنترل خسارت و جبران فاجعه سریع و بهینه: در صورت بروز مشکل خیلی سریع ریکاوری شده و با یکبار هزینه تعداد بسیاری از سیستمها را اشکال‌زدایی خواهیم کرد.
• بروزرسانی های خودکار: با یکبار آپدیت تمامی استانهای تحت پوشش این نرم‌افزار آپدیت میشوند.

• جستجوی معنایی و پردازش زبان طبیعی در جستجو

بخش زیادی از چالش‌ها و مشکلات جستجو وابسته به زبان است و برای حل آن‌ها باید از روش‌های پردازش زبان‎‌های طبیعی بهره برد.

جستجوی معنایی (Semantic search) یک الگوی جستجوی اطلاعات است که نتایج جستجو را تنها براساس کلمات کلیدی مرتب نمیکند. بلکه براساس درک مفهوم کلماتی که فرد برای جستجو استفاده کرده است، مرتب میکند. نمونه آن موتور جستجوی معنایی بهجو است که امکان جستجوی هوشمند مانند گوگل را در اتوماسیون فراهم کرده است.

• دسته‌بندی خودکار اسناد سازمانی

داده کاوی در اسناد و استفاده از Clustering برای ایجاد بایگانی‌های خودکار اسناد براساس محتوای ایجاد شده یکی از اقدامات اصلی گوگل است که در اتوماسیون‌های ایرانی نیز در حال انجام است.

امروزه کارکنان سازمان به جهت دسته‌بندی اسناد از بایگانی استفاده میکنند. کاربر دبیرخانه نامه‌ها را در پوشه‌هایی ذخیره میکند تا در آینده بتواند به آنها دسترسی داشته باشد. زیرا شاید تنها با جستجو موفق به یافتن نامه موردنظر نشود.

با پیاده‌سازی این قابلیت در آینده و دسته‌بندی خودکار اسناد با استفاده از هوش مصنوعی، حتی امکان دارد بحث عطف و پیرو در نامه نگاری نیز حذف گردد.

• یادگیری ماشین بر اساس محتوای سازمانی و کمک کامپیوتر به کاربران از طریق هوش مصنوعی

استفاده از شبکه عصبی برای دسته‌بندی اسناد سازمانی از مزایای یادگیری ماشین در اتوماسیون ها است. مثلا کودکان با نگاه کردن به صحبت پدرومادر میتوانند گویش را یاد گرفته و ارتباط برقرار کند. حتی ممکن است به مواردی اشاره کنند که سبب شگفتی اطرافیان شود. این کار شبکه‌های عصبی است.

ماشینها نیز میتوانند از روی اسنادِ سازمانها یاد گرفته و بعنوان یک دستیار در جستجوها ، الویت بندی و زمانبندی کارها و… کنار ما باشند.

کلام آخر

در این مقاله سعی شد برترین ابزارهای همکاری و تعاملات سازمانی در جهان را مانند G-suite معرفی کرده و قابلیتهای کلیدی آنها را شناسایی کنیم تا درک دقیقی از روند و تجربه‌ای که آنها داشته‌اند را در تولید نرم‌افزارهای کارآمد بومی بدست آوریم.

البته این ادعا وجود ندارد که اتوماسیون های ایرانی توانایی رقابت در مقیاس جهانی با شرکتهایی نظیر گوگل را دارند. بلکه سعی شده از نرم‌افزار G Suite بعنوان یک مدل مرجع بهره گیریم تا مسیر و نقشه راهی برای سیستمهای ایرانی متصور شویم. هرچند که سیستم‌های ایرانی با شرایط بومی و فرهنگی در کارایی بالاتری نسبت به نرم‌افزار G Suite میتوانند قرار گیرند.

چه فعالیتهایی روی نرم‌افزار اتوماسیون کسب و کار فراگستر انجام شده تا در مسیر جهانی قرار بگیرد؟

مشتاقانه منتظر نظرات شما هستیم. اگر در مورد این مطلب سوالی دارید در پایین همین صفحه مطرح کنید تا کارشناسان ما پاسخگوی شما باشند.